Skapa kundfaktura

Vill du se hur fakturan ser ut har du möjlighet att förhandsgranska den innan den skickas. Fakturans OCR- och fakturanummer syns inte i förhandsgranskningsläget, utan först när fakturan bokförs. Om du väljer alternativet Bokföringsunderlag kan du se hur konteringarna blir innan fakturan har sparats. Det är också möjligt att se konteringarna på sparade fakturautkast, bokförda fakturor och återkommande fakturor. Det här alternativet är bara tillgängligt om du använder faktureringsmetoden.

Fältet Husarbete eller grön teknik visas när du har angett att du fakturerar husarbete under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter.

Markera rutan Husarbete eller grön teknik om du vill inkludera en skattereduktion på fakturan. När du lägger till artikelrader med artiklar som är upplagda som tjänster, det vill säga när artikelkonteringen är inställd för tjänster, får du i kolumnen Typ av arbete specificera det utförda arbetet. Då räknas skattereduktionsbeloppet ut.

När kunden har betalat sin faktura registrerar du kundens inbetalning som en delbetalning. Därefter väljer du Skapa fil till Skatteverket för rot- och rutarbeten under Inställningar - Import och export för att ansöka om den resterande delen av arbetskostnaden (rot-/rutavdraget) hos Skatteverket.

Om arbetet avser en bostadsrätt måste du ange bostadsrättsföreningens organisationsnummer.

Kolumnen Momsfri gäller dig som arbetar enligt reglerna för omvänd skattskyldighet. Markera de rader för vilka det inte ska faktureras någon moms.

Kolumnen visas när du markerat Fakturerar enligt regler för omvänd skattskyldighet under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter och Omvänd skattskyldighet på kunden i kundregistret.

Markera Mellanmans försäljning varor EU om fakturan gäller trepartshandel. Fakturans varor tas då med som trepartshandel på den periodiska sammanställningen.

Kolumnen visas om du har markerat rutan Mellanmans försäljning varor EU under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter.

Denna kolumn används för att lägga till information om fakturaraden. Informationen visas i verifikationen som blivit skapad för fakturan. Texterna som är tillagda i kolumnen blir sökbara i vyn Kontoanalys.

På en kundfaktura kommer transaktionstexten automatiskt visa vilken kund fakturan skickades till.

Under Inställningar - Företagsinställningar - Bokföringsuppgifter markerar du rutan Använd transaktionstexter.

När lager är aktiverat skapas utleveranser automatiskt när du skapar en order eller en kundfaktura. Lagersaldot minskas då med direkt med de antal artiklar som du registrerat en order för eller har fakturerat.

Dina intäkter bokförs på det konto som du angett för artikelkontering på artikeln i artikelregistret. I ditt artikelregister lägger du in en artikelkontering på varje artikel och utifrån de val som du sparat på artikeln, kommer programmet hjälpa dig med rätt konto när du fakturerar. och om det är en vara eller tjänst du säljer. För att hjälpa dig har vi listat de vanligaste försäljningskontona nedan, fler finns i din kontoplan.

Det finns olika inställningar som bestämmer och påverkar hur momsen ska redovisas på en kundfaktura.

Den valuta och det språk som används på dokumentet styrs av de inställningar du gjort på kunden i kundregistret. Om ingen valuta är angiven på kunden används alltid SEK. För utländska kunder blir dokumenttexterna automatiskt på engelska. För att skicka säljdokument på engelska till kunder i Sverige väljer du Engelska under Språk på försäljningsdok inne på kunden.

Läs mer i avsnittet Matcha inbetalningar manuellt.

Om du registrerar ett dokument till en utländsk kund och vill att artikelbenämningen ska vara på engelska måste du ha angett en engelsk benämning för artikeln i artikelregistret. Om du registrerar ett dokument med annan valuta räknas priset på artiklarna om till aktuell kurs när dokumentet skapas.

Läs mer i avsnittet Skapa artikel.

Om du vill att ditt bankgiro och plusgiro ska visas på dina kundfakturor måste du lägga till dem under Inställningar - Företagsinställningar på fliken Grunduppgifter. Om inget bank- eller plusgironummer har lagts in visas istället ditt bankkontonummer på fakturan. Bankkontonummer lägger du in på ditt Företagskonto under Inställningar - Kassa- och bankkonton.

Om du vill att utländska kunder ska betala till ditt bankkonto måste du ange IBAN för ditt bankkonto. IBAN, som är en internationell standard för kontonummer, läggs till under Inställningar - Kassa- och bankkkonton. När det är tillagt visas det på alla kundfakturor till utländska kunder.

Det datum som visas här beror på vilken inställning som valts under Betalningsvillkor för kunden. Du kan ändra betalningsvillkoren under Försäljning - Kunder.

Ska du skapa en faktura som kunden ska betala direkt, exempelvis via Zettle by PayPal, kort eller PayPal, ska du välja betalningsvillkoret Kortbetalning på kunden innan du skapar fakturan. Om betalningen hanteras med Swish ska du använda betalningsvillkoret Swish direktbetalning.

Läs mer i avsnittet Matcha inbetalningar manuellt.

Om du vill göra en tillfällig ändring av post- eller leveransadressen klickar du på kundens namn i fältet Kund. De ändringar du gör gäller bara för detta dokument. Permanenta ändringar görs via Försäljning - Kunder.

Arbetar du med resultatenheter och kostnadsbärare anger du i dokumenthuvudet om hela dokumentet ska kostnadsföras på samma resultatenhet och kostnadsbärare. Ska dokumentet kostnadsföras på flera resultatenheter och kostnadsbärare anger du detta per artikelrad.

Om du vill lägga till en resultatenhet på en redan skapad faktura, kan du gå in på verifikationen för kundfakturan och lägga till resultatenheter där.

Läs mer i avsnittet Resultatenheter och kostnadsbärare.

Vill du ha en standardtext på dina dokument lägger du in den under Inställningar - Företagsinställningar, fliken Övriga uppgifter. Tänk på att standardtexterna för försäljningsdokument har en maxlängd på 180 tecken.

Lägg till en artikelrad genom att trycka på enter eller klicka på plusknappen sist i artikelraden. Ta bort en artikelrad genom att klicka på minusknappen. Vill du lägga till en textrad klickar du på Ny textrad. Du kan även ändra ordningen på text- och artikelraderna genom att klicka på de tre strecken och dra raden dit du vill ha den.

Du kan bifoga bilagor till fakturor du skickar via e-post eller som e-fakturor. Lägg till filen genom att dra och släppa filen inom fakturaområdet när du skapar fakturan eller välj en fil genom att klicka på Bifoga pdf. Den bifogade filen kommer att sparas med kundfakturan, oavsett om du bokför och skickar fakturan, eller om du sparar den som ett fakturautkast. Den bifogade filen måste vara i pdf-format och du kan bifoga maximalt 4 filer per kundfaktura. Totalt kan de bifogade filerna inte vara större än 9,5 MB.

Har du sålt varor och vill erbjuda kunden rabatt kan du göra det genom att lägga till negativa rader på fakturan. Om du till exempel erbjuder ”köp 3 betala för 2” lägger du till en artikelradrad på fakturan där du anger 3 i kolumnen Antal. På raden nedanför lägger du till samma artikel, men där anger du -1 i kolumnen Antal. På så vis ser din kund tydligt på fakturan att du dragit av den utlovade rabatten.

Notera följande:

• Det går inte att sätta ett minusvärde på à-priset.
• Fakturans totalbelopp måste alltid visa ett positivt värde för att kunna bokföras.
• Om du krediterar en faktura där du använt en negativ rad kommer den negativa raden att bli positiv på kreditfakturan. Kreditfakturans totalbelopp måste dock alltid visa ett negativt värde för att kunna bokföras.
• Om du har integration mot Visma Webshop påverkar minusartikeln inte lagersaldot.

Om du vill lägga in en rabatt till en kund lägger du in en procentsats som Kundrabatt på kunden och rabatten kommer att dras på alla artiklar som faktureras kunden. På fakturan kan du även ändra så att rabatten blir ett fast belopp, genom att klicka på den blå rutan inne i fältet Rabatt. Rabatten du anger på artikelraden är den totala rabatten för artikeln, oavsett antal.

Under knappen Förhandsgranska finns det alternativ som heter Bokföringsunderlag där du kan se hur din faktura kommer bokföras.

Det här alternativet är bara tillgängligt om du använder faktureringsmetoden.