Declaratievoorstellen aanmaken

Als u Declaraties in het hoofdmenu kiest, dan kunt u declaratievoorstellen aanmaken voor de gewerkte uren en de onkosten die op de respectievelijke klanten zijn geregistreerd. De procedure voor het aanmaken van declaratievoorstellen wordt hieronder omschreven.

Voorbereiding van het declareren

Voordat u uw eerste declaratievoorstel aanmaakt, moet u alle diensten en bijbehorende urenactiviteiten in Instellingen - Diensten koppelen aan een artikelnummer in uw boekhoudsoftware. Zo weet u zeker dat de BTW correct op de factuur wordt weergeven en dat de BTW op de juiste rekening wordt geboekt. Als u declareren per dienst hebt geselecteerd in Instellingen - Instellingen vestiging, dan wordt het artikelnummer gebruikt dat u voor de dienst hebt ingevoerd. Als u echter declareren per dienst en activiteit hebt geselecteerd, dan wordt het artikelnummer gebruikt dat u hebt ingevoerd bij de urenactiviteiten. U kunt ook onkosten aan een artikelnummer koppelen in de onkostenregistratie.

Wanneer u declaratievoorstellen naar Visma eAccounting overbrengt, kunt u een declaratiedatum voor de declaratievoorstellen instellen. U moet hiervoor naar Instellingen - Instellingen vestiging - Declaraties in Visma Advisor gaan en de optie Altijd de datum instellen bij overbrengen van declaratievoorstellen markeren. Ga vervolgens naar Instellingen - Bedrijf - Facturering in Visma eAccounting. U moet de optie Gebruik voor conceptfacturen altijd oorspronkelijke datum inschakelen om de functie te kunnen activeren.

Declaratievoorstel aanmaken

  1. Selecteer Declaraties in het hoofdmenu.

De tab Te declareren wordt geopend.

  1. Voer een datum bij Datum t/m instellen in en maak de gewenste selecties.

Er wordt een lijst met voorgestelde Declaratievoorstellen weergegeven.

Aan de hand van de door u opgegeven datum worden bepaalde registraties bijgesloten. Alle uren- en onkostenregistraties die tot de gespecificeerde datum zijn uitgevoerd, worden bijgesloten als u het declaratievoorstel aanmaakt. Als u een vaste prijs gebruikt, worden de declaratieperioden opgehaald die binnen het datumbereik vallen.

Houd er rekening mee dat het declaratievoorstel mogelijk niet in de selectie wordt weergegeven doordat de instellingen voor Type prijsstelling niet correct zijn vastgelegd. Het is belangrijk dat u bij de selectie opgeeft voor welk type prijsstelling u declaratievoorstellen wilt weergeven: Uurtarief, Vaste prijs of Prijs per verrichting. Als u de optie Niets geselecteerd kiest, dan worden alle typen declaratievoorstellen weergegeven.

U kunt declaratievoorstellen aanmaken voor één klant of voor meerdere klanten tegelijk.

  1. Markeer het selectievak Declaratievoorstel aanmaken (aan de rechterkant) bij alle klanten in de lijst waaraan u op dit moment wilt declareren. Standaard wordt dit selectievakje bij alle klanten in de lijst gemarkeerd.

De klanten die u besluit nu niet te declareren, zullen als suggestie worden getoond wanneer u een volgende keer een nieuwe selectie maakt op de tab Te declareren.

  1. Klik op Declaratievoorstel aanmaken rechts bovenaan op de pagina. De waarde op die knop laat zien hoeveel klanten u hebt geselecteerd om te declareren.
Standaard worden slechts 30 klanten op de pagina getoond. Om alle klanten te zien die het programma voorstelt om te declareren scrolt u naar het einde van de lijst of klikt u op de link Alle regels tonen onder aan de pagina.
  1. Op de tab Declaratievoorstel die dan wordt weergegeven, ziet u alle declaratievoorstellen die zijn aangemaakt maar nog niet naar de boekhoudsoftware zijn overgebracht.
  2. Voer de benodigde correcties uit door op de desbetreffende declaratievoorstellen te klikken. Op de tab Declaratiespecificatie die dan wordt weergegeven, kunt u registraties wijzigen of toevoegen. Ga naar Declaratievoorstel aanpassen voor meer informatie. Op de tab Declaratieregels kunt u vervolgens de regels zien die worden overgezet naar de declaratie in uw boekhoudsoftware.
  1. Klik op het pictogram aan de rechterkant van de klanten waarvoor u een declaratievoorstel wilt aanmaken.
  2. De klant wordt daardoor van de tab Te declareren overgebracht naar de tab Declaratievoorstel.
  3. Klik op de tab Declaratievoorstel. Hier kunt u alle declaratievoorstellen zien die zijn aangemaakt maar nog niet zijn overgebracht naar de boekhoudsoftware.
  4. Voer de benodigde correcties uit door op de desbetreffende declaratievoorstellen te klikken. Op de tab Declaratiespecificatie die dan wordt weergegeven, kunt u registraties wijzigen of toevoegen. Ga naar Declaratievoorstel aanpassen voor meer informatie. Op de tab Declaratieregels kunt u vervolgens de regels zien die worden overgezet naar de declaratie in uw boekhoudsoftware.

Verwante onderwerpen

Declaratievoorstel aanpassen
Declaratievoorstellen goedkeuren
Declaratievoorstellen verwijderen
Declaratiespecificatie afdrukken
Declaratievoorstel voor andere prijsstellingen