Omschrijving van programmarapporten

In het venster Rapporten kunt u een aantal overzichtsrapporten genereren. Hieronder staan enkele korte omschrijvingen van elk rapport.

Het doel van dit rapport is om de winstgevendheid in de gaten te houden. U kunt bijvoorbeeld de klant- en dienstgegevens bekijken en nagaan waaraan de vestiging het meest en het minst verdient. Ook kunt u nagaan of diensten met vaste prijzen al dan niet winstgevend zijn geweest. U kunt allerlei soorten diensten controleren, ongeacht de prijsstelling.

Het rapport bevat alle registraties die zijn opgenomen in goedgekeurde en niet-goedgekeurde declaratievoorstellen. Kosten worden berekend door het gewerkte aantal uren te vermenigvuldigen met de kosten per uur voor de desbetreffende medewerker.

De kolom toont hoeveel urenregistraties in de geselecteerde periode nog niet zijn gedeclareerd. De gegevens zijn ontleend aan de urenregistraties in de geselecteerde periode tegen het uurtarief en de verrichtingsprijs en aan de Declaratieschema's voor vaste prijs.

Registraties die zijn opgenomen in goedgekeurde en niet-goedgekeurde declaratievoorstellen. Hier zijn de urenregistraties opgenomen die aan het declaratievoorstel zijn gekoppeld. Voorbeeld: U maakt een declaratievoorstel tot en met 20YY-06-30 aan. Alle urenregistraties tot en met deze datum zijn in het bedrag opgenomen. Ook de bedragen uit de declaratieschema's voor vaste prijzen waarvan de datum in de geselecteerde periode valt, zijn opgenomen.

Houd er rekening mee dat voor vaste prijzen het gedeclareerde bedrag kan verschillen van het declaratieschema, afhankelijk van de declaratiedatum en hoe de urenregistraties over de periode worden verdeeld. Meer informatie leest u in Algemene informatie over rapporten Voorbeelden (deze gelden voor alle rapporten, behalve voor het rapport Vaste prijs).

Gedeclareerd bedrag in de corresponderende periode in het vorige jaar.

Kosten van medewerkers (Instellingen - Medewerkers - Basisgegevens, Kosten per uur) vermenigvuldigd met geregistreerde uren in de geselecteerde periode.

(Te declareren + Gedeclareerd bedrag) - Kosten.

Brutowinst / (Te declareren + Gedeclareerd bedrag) x 100.

Brutomarge (%) in de corresponderende periode in het vorige jaar.

Dit rapport is bedoeld om de efficiency te meten en om na te gaan hoe het aantal bestede uren zich verhoudt tot het aantal gedeclareerde uren. Zo kunt u bijvoorbeeld de bezettingsgraad controleren per medewerker of voor de gehele vestiging. De bezettingsgraad wordt uitgedrukt als percentage en wordt berekend door het aantal gedeclareerde uren te delen door het geregistreerde aantal bestede uren.

Het rapport bevat alle registraties die zijn opgenomen in goedgekeurde en niet-goedgekeurde declaratievoorstellen. Het programma berekent de bezettingsgraad, ongeacht de prijs van de dienst.

Zie Declaratievoorstel voor andere prijsstellingen voor meer informatie over hoe gedeclareerde uren worden berekend als de prijsstelling per verrichting of voor een vaste prijs wordt toegepast.

Toont alle urenregistraties die in de geselecteerde periode zijn ingevoerd, zowel de gedeclareerde als de nog niet gedeclareerde. De nog niet gedeclareerde urenregistraties zijn alleen meegenomen als het selectievak Declarabele uren is gemarkeerd.

De waarde voor de prijs per uur is opgehaald uit het veld Declarabele uren in de urenregistraties die in de geselecteerde periode zijn ingevoerd.

De waarde van de prijs per verrichting wordt berekend door het aantal verrichtingen te vermenigvuldigen met de geschatte uren per verrichting (die aan de prijslijst zijn toegevoegd).

De waarde voor de vaste prijs is opgehaald uit het declaratieschema voor de vaste prijs, namelijk uit het veld Geschat aantal uren.

Geregistreerde uren die in een declaratievoorstel zijn opgenomen. Voor vaste prijzen worden de gedeclareerde uren berekend door het systeem. Meer informatie vindt u in Algemene informatie over rapporten Voorbeelden (deze gelden voor alle rapporten, behalve voor het rapport Vaste prijs).

(Declarabele uren + Gedeclareerde uren) gedeeld door Uren.

Bezettingsgraad (%) in de corresponderende periode in het vorige jaar.

Dit rapport biedt een overzicht van hoeveel nog niet gedeclareerd werk in het programma is geregistreerd. Het rapport behelst dus alle registraties die nog niet in een declaratievoorstel zijn opgenomen.

Het rapport bevat de gewerkte uren, declarabele uren en gedeclareerde uren voor de geselecteerde periode. Als u voor een dienst met een vaste prijs geen declaratieperiode hebt toegevoegd, dan worden alleen de gewerkte uren weergegeven. Houd er rekening mee dat het rapport geen urenregistraties bevat waarvan de declarabele uren op 0 zijn gesteld, omdat deze geen invloed op de declaratie hebben.

De kolom toont hoeveel uren zijn geregistreerd, maar nog niet zijn gedeclareerd. De urenregistraties voor prijs per uur en prijs per transactie in de geselecteerde periode zijn opgenomen.

Geregistreerde uren met een vaste prijs zijn niet opgenomen.

De waarde voor de prijs per uur is opgehaald uit het veld Declarabele uren in de urenregistraties die in de geselecteerde periode zijn ingevoerd.

De waarde van de prijs per verrichting wordt berekend door het aantal verrichtingen te vermenigvuldigen met de geschatte uren per verrichting (die aan de prijslijst zijn toegevoegd).

De waarde voor de vaste prijs is opgehaald uit het declaratieschema voor de vaste prijs, namelijk uit het veld Geschat aantal uren.

Het aantal verrichtingen in de urenregistraties die in de geselecteerde periode zijn ingevoerd.

Wordt berekend aan de hand van de urenregistraties in de geselecteerde periode die nog niet zijn gedeclareerd. Het bedrag voor vaste prijzen is opgehaald uit de declaratieschema's van de vaste prijzen.

Dit rapport biedt een overzicht van het gemiddelde tarief per gedeclareerd uur. Het gemiddelde uurtarief wordt berekend met de formule Gedeclareerd bedrag / Geregistreerde uren.

Het rapport bevat alle registraties die zijn opgenomen in goedgekeurde en niet-goedgekeurde declaratievoorstellen.

De kolom toont hoeveel urenregistraties in de geselecteerde periode nog niet zijn gedeclareerd. De gegevens zijn ontleend aan de urenregistraties in de geselecteerde periode tegen het uurtarief en de verrichtingsprijs en aan de Declaratieschema's voor vaste prijs.

Registraties die zijn opgenomen in goedgekeurde en niet-goedgekeurde declaratievoorstellen. Hier zijn de urenregistraties opgenomen die aan het declaratievoorstel zijn gekoppeld.

Voorbeeld:

U maakt een declaratievoorstel tot en met 20YY-06-30 aan. Alle urenregistraties tot en met deze datum zijn in het bedrag opgenomen. Ook de bedragen uit de declaratieschema's voor vaste prijzen waarvan de datum in de geselecteerde periode valt, zijn opgenomen.

Houd er rekening mee dat voor vaste prijzen het gedeclareerde bedrag kan verschillen van het declaratieschema, afhankelijk van de declaratiedatum en hoe de urenregistraties over de periode worden verdeeld. Meer informatie leest u in Algemene informatie over rapporten Voorbeelden (deze gelden voor alle rapporten, behalve voor het rapport Vaste prijs).

In deze kolom staan alle urenregistraties die in de geselecteerde periode zijn ingevoerd.

Gedeclareerd bedrag / Geregistreerde uren.

Als het selectievak Te declareren is gemarkeerd, dan wordt het gemiddeld uurtarief op deze manier berekend:

(Te declareren + Gedeclareerd bedrag) / Geregistreerde uren.

Gedeclareerd bedrag in de corresponderende periode in het vorige jaar.

Urenregistraties ingevoerd in de corresponderende periode in het vorige jaar.

Gemiddeld uurtarief in de corresponderende periode in het vorige jaar.

Het doel van dit rapport is een overzicht te bieden van de winstgevendheid van de vaste prijs door te analyseren wat de brutomarge, het gemiddelde uurtarief en de potentiële opbrengst zouden zijn geweest als voor de dienst een prijs per uur was berekend.

Diensten met een prijs per uur of per verrichting zijn niet in het rapport opgenomen.

Het gedeclareerde bedrag en het geschatte aantal uren voor een bepaalde periode worden gebaseerd op de declaratie die voor de vaste prijs en voor de specifieke klant en dienst was gepland. U vindt de prijsstelling bij de geselecteerde klant op de tab Prijsstelling.

Er zijn twee manieren om naar de urenregistraties en de bijbehorende kosten in dit rapport te kijken:

  • Het rapport bevat standaard de urenregistraties die zijn gekoppeld aan de declaraties die u hebt geselecteerd. Dit betekent dat een urenregistratie in het rapport wordt getoond als deze in het declaratievoorstel voor de geselecteerde periode was opgenomen, ongeacht wanneer de urenregistratie was ingevoerd. Deze optie helpt u erachter te komen welke kosten bij een specifieke declaratie horen.
  • U kunt een urenregistratie voor een specifieke periode opnemen, ongeacht of die periode voor de declaraties is geselecteerd, door Urenregistraties in periode te kiezen. Gebruik deze optie als u wilt weten wat de kosten voor een specifieke periode waren, ongeacht aan welke declaraties die urenregistraties zijn gekoppeld.

Kosten worden berekend door het gewerkte aantal uren te vermenigvuldigen met de kosten per uur voor de desbetreffende medewerker. Uren gewerkt door inactieve medewerkers zijn altijd in dit rapport opgenomen.

De marge wordt berekend met de formule Gedeclareerd bedrag - Kosten.

Het gemiddelde uurtarief wordt berekend met de formule Gedeclareerd bedrag / Geregistreerde uren.

Opbrengst indien gedeclareerd per uur wordt berekend met de formule Geregistreerde uren * Prijs per uur (gebaseerd op de prijslijst die voor de klant geldt).

De afwijking van de potentiële opbrengst wordt berekend met de formule Gedeclareerd bedrag - Opbrengst indien gedeclareerd per uur.

Het rapport wordt standaard op klantniveau samengesteld, maar het kan worden uitgesplitst per dienst en activiteit.

Het systeem haalt alle declaratieperioden op die waren gepland voor de periode die u met het datumfilter in Inclusief declaratieperioden in periode hebt geselecteerd, ongeacht of deze zijn gedeclareerd of niet.

Het systeem haalt alle nog niet gedeclareerde declaratieperioden op die waren gepland voor de periode die u met het datumfilter in Inclusief declaratieperioden in periode hebt geselecteerd.

Het systeem haalt alle reeds gedeclareerde declaratieperioden op die waren gepland voor de periode die u met het datumfilter in Inclusief declaratieperioden in periode hebt geselecteerd.

Hier wordt het aantal geschatte uren getoond volgens het declaratieschema van de vaste prijs.

De geregistreerde uren zijn afhankelijk van wat er is geselecteerd met het datumfilter van Inclusief uren en kosten gebaseerd op.

Kosten worden berekend door het gewerkte aantal uren te vermenigvuldigen met de kosten per uur voor de desbetreffende medewerker. Uren gewerkt door inactieve medewerkers zijn altijd in dit rapport opgenomen.

Wordt berekend als Gedeclareerd bedrag - Kosten.

Wordt berekend als Gedeclareerd bedrag / Geregistreerde uren.

Opbrengst indien gedeclareerd per uur wordt berekend met de formule Geregistreerde uren * Prijs per uur (op basis van de prijslijst die aan de klant is gekoppeld).

De afwijking van de potentiële opbrengst wordt berekend met de formule Gedeclareerd bedrag - Opbrengst indien gedeclareerd per uur.

Dit rapport bevat een overzicht van daadwerkelijke declaraties in vergelijking tot geplande declaraties. De bedragen voor Prijs per uur en Prijs per verrichting worden berekend op basis van de resourceplanning en de prijslijst die aan de klant zijn gekoppeld. Voor vaste prijzen wordt de prijsstelling uit het declaratieschema voor de vaste prijs gebruikt.

De kolom toont het gedeclareerde bedrag in de corresponderende periode in het vorige jaar.

Prijs per uur en Prijs per verrichting: Uren die in de resourceplanning zijn ingevoerd, vermenigvuldigd met de prijs in de prijslijst.

Houd er rekening mee dat het totale aantal uren van de gehele maand uit de resourceplanning is opgehaald. Uren worden alleen in de berekening meegenomen als de periode in het rapport ook de eerste dag van de maand omvat.
Voorbeeld: U hebt 20 uur aan de resourceplanning voor juni toegevoegd. U voegt de periode 20YY-06-01 – 20YY-06-30 aan het rapport toe. Dan worden die 20 uur in de berekening meegenomen. Als u echter de periode 20YY-06-15 – 20YY-06-30 zou toevoegen, dan worden die 20 uur niet meegenomen.

Vaste prijs: Het bedrag is opgehaald uit het Declaratieschema van de klant en de dienst.

Houd er rekening mee dat de ingestelde declaratiedatum van de vaste prijs in de geselecteerde periode moet vallen, anders wordt deze niet meegenomen in de berekening.
Voorbeeld: U hebt 20YY-06-30 als declaratiedatum aan de instellingen van de vaste prijs toegevoegd. U voegt de periode 20YY-06-01 – 20YY-06-30 aan het rapport toe. Dan wordt het bedrag in de berekening meegenomen. Als u echter de periode 20YY-06-01 – 20YY-06-15 zou toevoegen, dan wordt het bedrag niet meegenomen.

Het bedrag is berekend op basis van de urenregistraties in de geselecteerde periode die nog niet zijn gedeclareerd. De gegevens zijn ontleend aan de urenregistraties in de geselecteerde periode tegen het uurtarief en de verrichtingsprijs en aan de Declaratieschema's voor vaste prijs.

Registraties die zijn opgenomen in goedgekeurde en niet-goedgekeurde declaratievoorstellen. Hier zijn de urenregistraties opgenomen die aan het declaratievoorstel zijn gekoppeld.

Voorbeeld: U maakt een declaratievoorstel tot en met 20YY-06-30 aan. Alle urenregistraties tot en met deze datum zijn in het bedrag opgenomen. Ook de bedragen uit de declaratieschema's voor vaste prijzen zijn opgenomen waarvan de datum in de geselecteerde periode valt en die al zijn gedeclareerd.

Geplande declaraties - (Te declareren + Gedeclareerd bedrag)

Afwijking van geplande declaraties / Geplande declaraties x 100

Dit rapport bevat een overzicht van daadwerkelijk bestede uren in vergelijking tot geplande uren. Als u het selectievak Vorig jaar markeert, dan worden er kolommen voor de gedeclareerde en geregistreerde uren van vorig jaar toegevoegd.

De kolom toont de geregistreerde uren in de corresponderende periode in het vorige jaar.

De kolom toont de geregistreerde en gedeclareerde uren (declarabele uren) in de corresponderende periode in het vorige jaar.

De uren in de kolom Geplande uren zijn opgehaald uit de Resourceplanning.

Houd er rekening mee dat de gegevens alleen worden meegenomen als de geselecteerde periode voor het rapport ook de eerste dag van de maand omvat.
Voorbeeld: U hebt 10 uur aan de Resourceplanning voor juni toegevoegd. U stelt de periode 20YY-06-01 - 20YY-06-30 voor het rapport in => de uren uit de Resourceplanning worden in het rapport meegenomen. U baseert het rapport echter op de periode 20YY-06-15 - 20YY-06-30 => de uren uit de Resourceplanning worden niet in het rapport meegenomen.

De kolom Geregistreerde uren toont alle urenregistraties die in de geselecteerde periode zijn ingevoerd.

Geplande uren - Geregistreerde uren.

Toont de afwijking als percentage.

Dit rapport bevat een overzicht van alle urenregistraties die in de geselecteerde periode zijn ingevoerd, ongeacht of ze zijn gedeclareerd of niet.

De waarden voor deze kolom zijn opgehaald uit het venster Urenregistratie en het veld Periode. Ook als het veld Periode in het venster Urenregistratie niet wordt gebruikt (deze instelling vindt u bij Instellingen vestiging - Uren en onkosten), dan is dit veld in het rapport aanwezig.

Toont alle urenregistraties die in de geselecteerde periode zijn ingevoerd, zowel de gedeclareerde als de nog niet gedeclareerde.

In deze kolom staan de waarden die als Declarabele uren in de Urenregistratie zijn ingevoerd. Als het veld Declarabele uren in het venster Urenregistratie niet wordt gebruikt (deze instelling vindt u bij Instellingen vestiging - Uren en onkosten), dan is de waarde in de kolom gelijk aan de Geregistreerde uren.

Bij vaste prijzen worden de gedeclareerde uren door het systeem berekend. Meer informatie leest u in Algemene informatie over rapporten Voorbeelden (deze gelden voor alle rapporten, behalve voor het rapport Vaste prijs).

Als u voor een of meerdere diensten de prijsstelling Prijs per verrichting hebt ingesteld, dan wordt het aantal verrichtingen getoond dat tijdens de geselecteerde periode is uitgevoerd.

Als u interne notities aan de urenregistraties hebt toegevoegd, dan worden de notities in deze kolom getoond (mits het selectievak Notities weergeven is gemarkeerd). Ook als het veld Interne notitie in het venster Urenregistratie niet wordt gebruikt (deze instelling vindt u bij Instellingen vestiging - Uren en onkosten), dan is de kolom in het rapport aanwezig als het selectievak is gemarkeerd.

Als u een declaratietekst aan de urenregistraties hebt toegevoegd, dan wordt de tekst in deze kolom getoond (mits het selectievak Notities weergeven is gemarkeerd). Ook als het veld Declaratietekst in het venster Urenregistratie niet wordt gebruikt (deze instelling vindt u bij Instellingen vestiging - Uren en onkosten), dan is de kolom in het rapport aanwezig als het selectievak is gemarkeerd.

Deze kolom toont het nummer van het declaratievoorstel waarin deze urenregistratie is meegenomen.

Houd er rekening mee dat als een urenregistratie nog niet is gedeclareerd (nog niet in een declaratievoorstel is meegenomen), er geen waarde word getoond.

Dit rapport bevat de gegevens die u nodig hebt om de salarissen te berekenen. U ziet - per dag - hoeveel uur uw medewerkers hebben gewerkt of afwezig zijn geweest. In het urenoverzicht ziet u ook wat de normale contracturen zijn en wat het urensaldo is. Het begin- en eindsaldo van de uren wordt getoond, maar ook het urensaldo voor de geselecteerde periode.

Houd er rekening mee dat deze kolom alleen wordt getoond als u bij het aanmaken van het rapport in het onderdeel Structuur de optie Medewerker voor Niveau 1 hebt geselecteerd en voor Niveau 2 en 3 niets hebt geselecteerd.

Deze kolom toont het Urensaldo (begin) dat is opgehaald uit het venster Urensaldo aanpassen van elke medewerker (Instellingen - Medewerkers - Werkschema).

De geregistreerde uren in de geselecteerde periode. Deze kolom toont zowel de uren die op klanten zijn geregistreerd als de interne uren.

Als u Afwezigheid [002FV] hebt geregistreerd, dan wordt er één kolom per afwezigheidstype getoond. In de kolom zijn de uren opgehaald die op dat afwezigheidstype zijn geregistreerd.

Deze zijn opgehaald uit het schema van elke medewerker. Deze kolom toont alleen de dagen die als voltooid zijn gemarkeerd.

Wijzigingen in het urensaldo in de geselecteerde periode.

Deze kolom toont Ja voor voltooide dagen.

Houd er rekening mee dat deze kolom alleen wordt getoond als u bij het aanmaken van het rapport in het onderdeel Structuur de optie Medewerker voor Niveau 1 hebt geselecteerd en voor Niveau 2 en 3 niets hebt geselecteerd.

Wordt berekend als Urensaldo (begin) - Wijzigingen urensaldo gedurende de periode.

Met dit rapport kunt u nagaan hoeveel uren een of meer medewerkers op klanten hebben geregistreerd in relatie tot het totale aantal gewerkte uren.

Deze kolom toont hoeveel uren op klanten zijn geregistreerd in de geselecteerde periode (opgehaald uit het veld Uren in elke urenregistratie).

Uren die op de Interne klant [001IT] zijn geregistreerd (vergaderingen, trainingen, enzovoort).

Uren op klanten geregistreerd + Geregistreerde interne uren.

(Uren op klanten geregistreerd / Totaal) x 100.

Verwante onderwerpen

Rapporten aanmaken en afdrukken
Lijsten en adresetiketten afdrukken