Algemene informatie over rapporten

Voorbeeld 1

In juni zijn er op de 15e en de 16e uren geregistreerd. U hebt niet gedeclareerd na deze datums, zodat deze urenregistraties niet in een declaratievoorstel zijn meegenomen. U maakt een rapport aan en stelt de periode in op 20YY-06-01 – 20YY-06-30. Aangezien deze urenregistraties niet in een declaratievoorstel zijn meegenomen, worden deze in het rapport als Te declareren verwerkt. Het te declareren bedrag wordt berekend als Aantal declarabele uren * Prijs per uur volgens de prijslijst die aan de klant is gekoppeld.

Voorbeeld 2

In juni zijn er op de 15e en de 16e uren geregistreerd. U declareert 20YY-06-15. U maakt een rapport aan en stelt de periode in op 20YY-06-01 – 20YY-06-30. De urenregistratie die op de 15e is ingevoerd, wordt nu als gedeclareerd verwerkt, maar de urenregistratie die op de 16e is ingevoerd, wordt nog steeds als Te declareren verwerkt. De urenregistratie op de 16e wordt pas als gedeclareerd verwerkt als u na die datum een declaratie aanmaakt.

Onderstaand voorbeeld laat zien hoe de vaste prijs in alle rapporten, behalve het rapport Vaste prijs, wordt verwerkt. Als u meer informatie over het rapport Vaste prijs wilt hebben, dan vindt u dat in Voorbeelden (deze gelden alleen voor het rapport Vaste prijs).

Voorbeeld 1

Stel dat u een vaste prijs hebt die elke maand op de 15e wordt gedeclareerd. In juni hebt u urenregistraties voor de vaste prijs op de 15e en de 16e. U maakt een rapport aan en stelt de periode in op 20YY-06-01 – 20YY-06-30. Totdat u de declaratie voor 15 juni aanmaakt, wordt het declaratiebedrag als Te declareren verwerkt. Het bedrag dat wordt gedeclareerd, is het bedrag dat in het declaratieschema van de vaste prijs is ingesteld. Uw urenregistraties worden als Declarabele uren getoond, omdat zij nog niet aan een declaratievoorstel zijn gekoppeld. Nadat u de 15e hebt gedeclareerd, is de urenregistratie van de 15e aan het aangemaakte declaratievoorstel gekoppeld en zal daarom in het rapport als gedeclareerd worden verwerkt. Het gedeclareerde bedrag wordt voor elke urenregistratie berekend, afhankelijk van hoeveel urenregistraties aan dat specifieke declaratievoorstel zijn gekoppeld.

• In het declaratieschema van de vaste prijs is vastgelegd dat er maandelijks 1200 EUR op de 15e van de maand wordt gedeclareerd, met een geschat aantal van 4 declarabele uren. Dit betekent een geschatte prijs per uur van 300 EUR.

• U hebt 2 uur geregistreerd op 20 mei en nog eens 3 uur op 15 juni.

• Wanneer u de declaratie voor 15 juni aanmaakt, worden beide urenregistraties aan deze declaratie gekoppeld. Het systeem berekent het aantal Gedeclareerde uren voor elke urenregistratie die aan de declaratieperiode van de vaste prijs is gekoppeld. Het aantal gedeclareerde uren dat wordt berekend voor de 3 uur die op 15 juni zijn geregistreerd, is 2,4 uur. Dat wordt als volgt berekend:

	Totaal geschat aantal uren voor de declaratieperiode (4 u)
Aantal uren (3 u) x	---------------------------------------------------
	Totaal geregistreerde uren voor de periode 20YY-05-16 - 20YY-06-15 (5 u)

De gedeclareerde uren zijn terug te zien in de declaratiespecificatie, in de kolom Geschatte declarabele uren.

• Het systeem berekent ook een gedeclareerd bedrag voor elke urenregistratie op basis van het berekende aantal gedeclareerde uren en de prijs per uur die in het declaratieschema van de vaste prijs is ingesteld. Het gedeclareerde bedrag voor de 3 uur die op 15 juni zijn geregistreerd, is 720 EUR. Dat wordt als volgt berekend:

Gedeclareerde uren (2,40 u) * Prijs per uur (300 EUR)

Wanneer u dus een rapport voor de periode 20YY-06-01 - 20YY-06-30 aanmaakt, wordt alleen de urenregistratie op 15 juni getoond als Gedeclareerde uren en is het gedeclareerde bedrag 720 EUR, hoewel de totale waarde van de declaratie 1200 EUR is.

U moet een rapport voor de periode 20YY-05-16 - 20YY-06-16 aanmaken om alle urenregistraties te verzamelen die aan de declaratie van 15 juni zijn gekoppeld. In dat geval zal het gedeclareerde bedrag 1200 EUR zijn.

Voorbeeld 2

U hebt een vaste prijs die elke maand op de 1e wordt gedeclareerd. Het declaratiebedrag is ingesteld op 5000 EUR. U hebt een urenregistratie van 8 uur op 8 juli. U maakt een declaratievoorstel aan tot en met 20YY-07-01. Maak bijvoorbeeld het rapport Gemiddeld uurtarief aan en stel de periode in op 20YY-07-01 – 20YY-07-31.

Resultaat:

De waarde in Gedeclareerd bedrag is 5000 EUR en die in Geregistreerde uren is 0. Dit komt doordat de geregistreerde uren in juli (8 uur op 8 juli) bij de volgende declaratieperiode horen, 20YY-08-01.

Omdat urenregistraties altijd aan het volgende declaratievoorstel zijn gekoppeld, kunnen de gegevens in de rapporten er een beetje merkwaardig uitzien als de urenregistraties en de declaraties nog niet klaar zijn voordat het rapport wordt aangemaakt. Om in bovenstaand voorbeeld 'nauwkeuriger' gegevens te krijgen moet het rapport worden aangemaakt nadat de declaraties voor 20YY-08-01 zijn opgesteld. De periode voor het rapport moet dan op 20YY-07-02 – 20YY-08-01 worden ingesteld. Op die manier worden de urenregistraties van één maand (juli) en één declaratieperiode (augustus) in het rapport meegenomen.

Bij de periodeselectie Inclusief uren en kosten gebaseerd op selecteert u Gekoppelde urenregistraties. Door deze combinatie bevat het rapport de gegevens voor de declaratieperiode van 1 juni, maar de urenregistraties en onkosten van mei. De urenregistraties en onkosten voor juni staan er niet in, omdat deze aan de declaratieperiode van 1 juli zijn gekoppeld.

Als u daarentegen de selectie Urenregistraties in periode gebruikt, dan kunt u de periode desgewenst op 20YY-06-01 – 20YY-06-30 instellen. In dat geval vergelijkt het rapport de declaratieperiode van 1 juni met de urenregistraties in juni.