Visma Quality Management

Bilagsartmaler

Generelt

Bilagsartmaler kan lages for å effektivisere bilagsregistreringsrutinen.

Bilagsartmaler kan benyttes på en rekke bruksområder for å redusere tastetrykk. Eksempel på slike områder kan være:

Betydelig forenklet registrering ved bruk sammen med DI-PaperLess (se eget avsnitt).
Betydelig forenklet registrering av betalinger (hvis du ikke bruker DI-Elbet).
Føring av faste bilag ved periodeslutt, såkalte seriemaler.
Enklere form for registrering av inngående faktura.
Føring av bilag som skal legges til/trekkes fra en fast prosent.
Føring av egen bilagslinje hvor beløpet er en fast prosent av foregående linje.
Betydelig forenklet registrering av timer i DI-Prosjekt.

Opprette/endre maler

Slik gjør du:

Nummer og navn

Fyll inn feltene Bilagsartmal med nummer/kode og beskrivende navn under Egenskaper | DI-Regnskap / DI-Prosjekt | Bilagsartmaler.

Vær oppmerksom på at nummeret/navnet du benytter i det første feltet, er det du må taste inn under bilagsregistreringen:

Rettigheter

Legg inn type mal, hvilken klient den skal gjelde for og hvem som kan benytte den:

Grunnmal velges dersom du skal opprette en bilagsartmal-serie. Grunnmal benyttes da på den første linjen/malen i serien.

Undermal benyttes til grunnmaler der bilaget går over flere linjer. Grunnmal benyttes da på linje 2, 3, osv.

Egenskapene for malen

Legg inn de egenskaper du ønsker at malen skal ha i fanen Regnskap (og eventuelt også Prosjekt). Velg Sti, behandling og eventuelt Verdi for hvert felt. Se oversikt over feltforklaringer i eget avsnitt.

Ny bilagslinje

Legg inn bilagsart som ønskes ved neste bilagslinje og neste linje ved 0. Når alle andre egenskaper er satt, bestemmer du om du ønsker å bruke samme mal, ny bilagsartmal, eller om du ønsker en ny bilagsart på bilagets neste linje. Det samme gjelder om bilaget du registrerer har gått i null.

Ta i bruk bilagsartmal i bilagsregistrering

Før du kan bruke bilagsartmaler i bilagsregistreringen, må du sette koden for dette under Egenskaper | DI-Regnskap / DI-Prosjekt | Bilagsbehandling.

Du er nå klar for å benytte deg av bilagsartmal i bilagsregistreringen.

Feltforklaringer

I sti kan du velge hvordan markøren skal stoppe eller hoppe over under bilagsregistreringen.

Fane: Regnskap

Felt	Sti	Behandling	Verdi
Bilagsart	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt		Alle bilag krever bilagsart. Her må du velge hvilken bilagsart føringen skal benytte. Bilagsartene vedlikeholder du under Egenskaper \| Felles \| Bilagsarter.
Dato	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt	0-Gjentar forrige dato 1-Bruker dagens dato 2-Bruker regnskapsdato 3-Bruker 01.01 4-Bruker 31.12 Velger du 0, benyttes dagens dato på 1. linje. Dato må fylles ut på alle bilag.
Avdeling	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt	Du kan få markøren til å stoppe i dette feltet kun på de linjer som krever avdeling. Ønsker du mulighet til å overstyre, kan du velge at sist brukte avdeling foreslås, men at markøren likevel stopper i feltet. 0-Standard Avdeling/prosjektnummer blir gjentatt på alle bilagsnummer og bilagslinjer. 1-Foreslår forrige Foreslår sist brukte avdeling/prosjekt – ikke nødvendigvis forrige linje. Markøren stopper i feltet. 2-Bruker forrige Samme som over, men markøren stopper ikke i feltet.	Legg eventuelt inn standard avdelingsnummer.
Bilagsnummer	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt	Vanligvis økes ikke bilagsnummeret så lenge bilaget ikke går i null. Benytter du kode 1-Adderer med 1 hver linje, kan du får systemet til å øke bilagsnummer, selv om bilaget ikke går i null. 0-Bruker standard 1-Adderer med 1 hver linje Legger til en til bilagsnummer på neste linje (selv om bilagsnummeret ikke går i 0).	Legg eventuelt inn standard bilagsnummer.
Debetkonto / Kreditkonto	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt	Ved registrering av bilag og bruk av referanse, er det vanlig å bruke <F7> etter at referansen er lagt inn i felt for debet-/kreditkonto. For å få mer effektiv registrering, kan du endre <Enter> på talltastaturet slik at den oppfører seg som <F7>. Du kan også endre <F5> på tilsvarende måte, slik at du kan benytte <Enter> i stedet, men pass på at du ikke allerede har endret <F7>. Du kan også få systemet til å søke på leverandør i stedet for kunde i feltet for Debetkonto. 0-Kontonummer-Enter. Referanse-F7 Vanlig behandling. Aksepterer kontonummer med <Enter> og referanse ved å trykke <F7>. 1-Referanse-Enter. kontonummer-F7 Omvendt behandling - Aksepterer kontonummer med <F7> og referanse ved å trykke <Enter> 2-Aksept alfasøk leverandør i stedet for kunde Søker på leverandør i feltet for Debetkonto (i stedet for kunde). 3-Bytter F5/Enter. Gjentar kontonr. ved blank Kopierer kontonummer fra forrige linje med <Enter> i stedet for <F5>. 4-Bytter F5/Enter. Gjentar sist brukte kontonr Kopierer sist brukte kontonummer med <Enter> i stedet for <F5>.	Legg eventuelt inn standard konto.
MVA-kode	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt		Legg eventuelt inn tekst.
Automatpostering	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt		Legg eventuelt inn kontonummer.
Beløp	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt	Du kan få systemet til å regne ut prosent ut fra foregående eller inntastet tall og sette dette i beløpsfeltet. 0-Standard 1-Differanse posteres Differansen posteres automatisk i beløpsfeltet. 2-Beregn % av foregående beløp Beregner prosent av beløp fra foregående linje basert på linjens beløp. 3-Beregn % av foregående brutto beløp Beregner prosent av beløp fra foregående linje basert på linjens bruttobeløp. 4-Beregn % av foregående nettobeløp Beregner prosent av beløp fra foregående linje basert på linjens nettobeløp. 5-Beregn % av registrert beløp Beregner prosent ut fra inntastet beløp. 6-Beregn % av registrert bruttobeløp Beregner prosent ut fra inntastet bruttobeløp. 7-Beregn % av registrert nettobeløp Beregner prosent ut fra inntastet nettobeløp. A-Differanse posteres v/0,00+Enter Tast <0> og deretter <Enter> i beløpsfeltet. Systemet legger da inn differansebeløpet i beløpsfeltet. Tilsvarer <F6>.	Legg eventuelt inn beløp Ønsker du å angi prosent av foregående linje, legger du inn 0. Ønsker du å regne om beløpet i bilagsregistreringen i prosent, legger du inn prosentsats.
Referanse	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt	Benyttes i de tilfeller leverandørens fakturanummer og bilagsnummer er likt, og du ønsker å få kopiert dette inn i feltet Anmerkning. 0-Blank i anmerkningsfelt 1-Referanse i anmerkningsfelt Benyttes når leverandørens fakturanummer og bilagsnummer er likt.
KID	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt
Anmerkning	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt	0-Standard behandling 1-Tilføyer navn fra sist brukte reskontro 2-Kopierer teksten fra forrige linje	Legg eventuelt inn tekst.
Kodefelt	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt		Legg eventuelt inn kode (ref. F1 i K-feltet).

*) Når bilagsføringen går over flere linjer, kan du legge inn den bilagsartmalen du ønsker å bruke på neste linje. Du kan dermed velge at markøren skal stoppe i feltet dersom det er ny mal som benyttes, fra og med linje 2 skal den da hoppe over feltet.

Fane: Prosjekt

Felt	Sti	Behandling	Verdi
Prosjekt	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt	0-Standard Foreslår sist brukte prosjekt, ikke nødvendigvis forrige bilagslinje. 1-Foreslår forrige Foreslår sist brukte prosjekt, ikke nødvendigvis forrige bilagslinje. 2-Bruker forrige Benytter sist brukte prosjekt, ikke nødvendigvis forrige bilagslinje. Markøren stopper ikke i feltet. Du kan få markøren til å stoppe i dette feltet kun på de linjer som krever prosjekt. Ønsker du mulighet til å overstyre, kan du velge at sist brukte prosjekt foreslås, men at markøren likevel stopper i feltet.	Legg eventuelt inn standard prosjekt.
Yter	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt	0-Standard Foreslår sist brukte yter, ikke nødvendigvis forrige bilagslinje. 1-Foreslår forrige Foreslår sist brukte yter, ikke nødvendigvis forrige bilagslinje. 2-Bruker forrige Benytter sist brukte yter, ikke nødvendigvis forrige bilagslinje. Markøren stopper ikke i feltet.	Legg eventuelt inn standard yter.
Antall	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt		Legg eventuelt inn antall.
Sats	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt		Legg eventuelt inn sats.
Påslag	0-Hopp over felt 1-Stopp på ny mal *) 2-Stopp i felt		Legg eventuelt inn påslag i prosent.

DI-PaperLess og bilagsartmal

Ved bruk av DI-PaperLess med bokføring av skannede bilag, kan man også kan forenkle registreringen betydelig ved bruk av bilagsartmal. Man begrenser antall tastetrykk til en pr linje, ved leverandørfakturaer.

Følgende oppsett lages på leverandørfaktura:

Det er også mulig å bruke bilagsartmaler til andre bilag i forbindelse med DI-PaperLess. Bilagsartmalen settes da opp som ønsket.

Se også

Integrasjon mellom DI-Business og DI-PaperLess

Bilagsregistrering

Slik gjør du:

Start bilagsregistrering på vanlig måte i DI-Regnskap/DI-Prosjekt, under Bilag | Registrere årsbilag (fjorårsbilag).
Når du skal registrere bilagslinjer, kan du for eksempel registrere 1.linje som et vanlig bilag (uten bruk av mal). Når du kommer til en linje der du ønsker å benytte en mal, trykker du <Esc> for å komme til feltet <Art>.
Skriv deretter inn navn eller nummer på ønsket bilagsart.
Malen avgjør videre bilagsregistrering.
Avslutt på vanlig måte

Merk! Vær oppmerksom på at dersom du trykker <Esc> senere på bilagslinja, vil malen bli brutt! Trykk evt. <M> i K-feltet for å makulere linja og start på nytt.