E-postdistribusjon DI-Business

Innledning

Elektronisk distribusjon/e-postdistribusjon av dokumenter betyr at dokumentene genereres elektronisk i stedet for på papir og sendes til den enkelte mottaker via e-post. Du kan sende dokumenter både til ansatte, kunder og leverandører. Det er en forutsetning at du benytter Blankettgenerator på de dokumentene som skal sendes på e-post.

 

Du har anledning til å sende tilbud, ordrebekreftelser, pakksedler, faktura,rentenota og purringer til dine kunder. Les også om ulike typer for elektronisk fakturering i egen veiledning.

 

Før du starter, må du legge inn informasjon om deg som e-postavsender og legge inn e-postadressene på aktuelle kunder, leverandører og ansatte. Du må også velge hvilken standard sendemåte du ønsker for de forskjellige dokumentene. Til slutt må du velge spesielle blankettyper som passer for e-post distribusjon.

 

Mottaker vil motta dokumentene i PDF-format, og for å kunne lese dokumentene er det nødvendig å ha Adobe Reader installert. Dette følger med på de fleste PC'er i dag eller kan også lastes ned kostnadsfritt fra Adobe.

Se også

Blanketter og blankettdesign

 

 

Avsenderopplysninger

Informasjon om e-post konto for avsender registreres etter valgt klient under kategorien DI-Business. Velg Innstillinger | Egenskaper DI-Business på en klient, og velg så E-postprofil under fanen Brukerprofil:

 

Registrerer informasjon:

 

 

 

Mottakeropplysninger

Registrer e-postadressen til alle kunder, leverandører og ansatte som skal motta dokumenter på e-post og eventuelt hvilke type(r) dokument(er) som skal sendes.

 

Dette gjør du under Fil | Leverandører ogFil | Kunder under fanen for Distribusjon dokumenter:

 

 

Skriv inn e-post adresse og kryss av på hvilke type dokumenter som skal sendes via e-post. Dersom det ikke krysses av, vil dokumentet skrives ut på skriver.

 

 

Egenskaper

Du velger hvordan du vil sende et dokument under Egenskaper | Felles | E-post.

 

 

 

 

Blankettype for e-post

Du må velge blankettype for e-post ut fra hvilke typer dokumenter som skal distribueres elektronisk.

 

Valg av blankettype kan skje under Fil | Egenskaper | Felles | Utskriftsoppsett og knappen Blankettoppsett eller under de ulike utskriftene hvor du også finner valg for Blankettoppsett.

 

Blanketter

Det er egne standardblanketter (egen blankett-type) for utsendelse via e-post.

 

Ordredata

  • Ordrebekreftelse epost
  • Pakkseddel epost
  • Tilbud epost

 

Fakturadata

  • Faktura med giro epost
  • Faktura uten giro epost
  • Kreditnota epost (når faktura med giro er satt på ordren)
  • Avtalegiro epost

 

Innkjøp

  • Innkjøpsordre epost

 

På blanketter som skal sendes pr. e-post, må du benytte egne blankettfiler. Standardblanketter for e-post er levert sammen med installasjonen.

 

Du kan velge den standardblanketten som er vedlagt og endre denne på vanlig måte.

Se også

Blanketter og blankettdesign

 

Standardblankettene finner du ved å bla i nedtrekkmenyen i feltet Blankettfil under Egenskaper | Felles | Utskriftsoppsett | Blankettoppsett.

 

Ønsker du å bruke egendefinerte blanketter, er det avgjørende at blanketten har korrekt blankett-type.

 

Det sjekker du/endrer du under vedlikehold av blanketten:

  • Velg Diverse | Rediger blanketter. Åpne aktuell blankett.
  • Når blanketten er åpnet, velger du Format | Egenskaper for blankett
  • Under flippen Blankett-type velges korrekt Blankett-type

 

NB! Vær oppmerksom på at når kunden er satt opp til å ha faktura uten giro på ordren vil kreditnota skrives fra samme blankett som faktura uten giro, og IKKE fra blanketten kreditnota. Dette gjelder også for e-post.

 

Blanketter som distribueres via e-post eller elektronsik, f.eks. via Visma AutoInvoice eller EHF-formatet, er automatisk satt opp til PDF-skriver og dette kan ikke endres av bruker.

 

 

Forutsetninger

Elektronisk distribusjon av dokumenter krever følgende:

  • PDF-XChange må være installert på maskinen.
    Den installeres automatisk når Visma Quality Management klientinstallasjonen kjøres.
  • En e-post server som støtter SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
    Programmet bruker standard port (25) og ikke-kryptert forbindelse.

 

 

Kontroll

Du kan kontrollere utsendelser ved å sjekke e-post-logg. Den finner du under Fil | Filutskrifter | Generelle, e-post logg. Finner du utsendelsen her, betyr det at e-posten er forsøkt sendt fra server. Feil e-post adresse vil kunne stå som OK i loggen, men slike feil blir sendt i retur til avsenderens e-post adresse.

 

De utsendelser du har utført, blir lagret som PDF-filer, og du finner dem lagret der du selv har angitt i Blankett innstillinger under PDF-alternativer. Her kan du sjekke at innhold og mottaker er korrekt.