Vedlegg elektronisk faktura

Generelt

Du kan knytte vedlegg til ordren og disse vedleggene blir automatisk med ved utsending av elektronisk faktura og til faktura på e-post.

 

Det er også mulig å automatisk generere en PDF-faktura som legges ved utsending av elektronisk faktura.

 

 

Vedlegg til ordren

For å knytte vedlegg til ordren velger du Vedlegg i menyen når du lager ordren.

 

Det er flere måter som kan brukes for å finne og legge ved vedlegg:

  • Hvis dokumentet finnes i Visma Quality Management og på klienten/firmaet, kan dette søkes fram ved å velge Ny. Marker ønsket dokument og trykk Ok.
  • Hvis dokumentet ligger utenfor Visma Quality Management, kan du høyreklikke og velge Importer. En dialogboks hjelper deg å velge filer/mapper for å finne korrekt dokument.
  • Du kan bruke Utforsker for å finne dokument og deretter "dra og slipp".

 

Vedleggene kan åpnes i standard visningsprogram. Vedlegg som knyttes til ordren, kopieres. Originalen endres ikke.

 

Merk! Det er i utgangspunktet ingen begrensning på typen vedlegg som kan legges med i EHF-formatet, men man bør være oppmerksom på disse faktorene/begrensningene:

  • EHF-formatet har en anbefalt begrensning på 5MB i filstørrelse på vedlegg.
  • Enkelte aksesspunkter støtter ikke alle typer vedlegg, noe som medfører at enten faktura kan bli avvist eller at disse vedleggene ikke kommer frem til mottaker. Vi anbefaler derfor kun å benytte PDF-filer som vedlegg til faktura da dette er en type vedlegg som alle aksesspunkter støtter.
  • Ved faktura på e-post kan enkelte typer vedlegg bli stoppet i ulike e-postfiltre.

Benytter man andre typer vedlegg enn PDF, bør dette alltid avtales på forhånd med mottaker.

 

 

Egenskaper

Dersom det er satt Ja for Faktura som PDF-vedlegg på kunden under Egenskaper og gruppen Elektronisk faktura, legges det automatisk til en PDF-kopi av fakturaen ved generering av den elektroniske fakturaen.

 

Det er også mulig å sette dette til å gjelde alle kunder, ved å sette egenskapen Faktura som PDF-vedlegg på klientnivå til Ja. Dette settes under Egenskaper | Egenskaper | Integrasjoner i bildevelgeren, og deretter gruppe Visma AutoInvoice.

 

 

Utfakturering

Ved utfakturering blir alle vedlegg som er knyttet til ordren automatisk lagt til i den elektroniske fakturaen. Dette gjelder elektroniske faktura til Visma AutoInvoice og EHF manuell løsning.

 

Ved sending av faktura på e-post blir vedleggene lagt ved i e-posten sammen med PDF-fakturaen.