Klient / firma

Generelt

Visma Quality Management er bygd opp slik at du velger hvilken klient du skal jobbe med.

 

Du åpner en klient og jobber med denne fra dette bildet.

Se også

Meny og navigasjon

 

 

Meny

I båndet øverst i bildet finner du fanen Klient som gir deg generelle valg og innstillinger for klienten.

 

Kommando

Beskrivelse

Navigasjon

Hovedvindu

Valget setter fokus på Hovedbildet og viser dette i front på skjermen din.

Vindu

Viser alle åpne vinduer.

Lagring

Lagre og lukk

Lagrer endringer som er utført på klienten og lukker så bildet/klienten.

Lagre

Lagrer endringer som er utført på klienten.

Liste

Ny / Endre / Slett

Dersom du står i et bilde som viser en liste (tabell), vil disse kommandoene være tilgjengelig. Disse lar deg da opprette nytt element i listen, endre et eksisterende element, eller slette valgt element.

Utskrift og Eksport

Skriv ut

Skriver ut en liste over alle poster som er vist i hovedbildet.

Eksporter til Excel

Eksporterer hele listen som er vist i hovedbildet til en kommaseparert fil. Denne filen åpnes så i Microsoft Excel.

Handlinger

Tjenester

Kommando

Beskrivelse

Visma Bizweb

Oppdater med data fra Visma Bizweb

Du kan sjekke navn, adresse, telefon, selskapsinformasjon med videre på klienten mot Visma Bizweb og oppdatere valgte verdier derifra.

Koble aktører

Her kan du koble aktører som hører sammen. Når du da endrer på kontaktinformasjon på en av aktørene som er koblet sammen, slik som adresseinformasjon, telefon, e-post, og lignende, så blir dette også endret på andre aktørene.

Diverse

Kommando

Beskrivelse

Dokumenter

Send rapporter/ dokumenter internt

Her kan du for eksempel sende rapporter/dokumenter internt til kolleger (medarbeidere).

Flett dokumenter

Her kan du lage flettedokumenter og sende til forbindelsene dine.

Importer dokumenter

Hensikten med å importere dokumenter, er å samle alle dokumentene i Visma Quality Management. Importprogrammet tar en kopi av eksisterende dokument og importerer dette.

Visma Partner Insights

Importer transaksjoner

Her kan du importere fil fra Visma Partner Insights for å danne ordre eller ordregrunnlag for kunders bruk av tjenester som Visma AutoInvoice og Visma.net AutoPay, samt lisensinformasjon. Du velger om det skal dannes ordre eller ordregrunnlag i importbildet. I tillegg kan du også sette ønsket ordredato og krysse av om ordrene skal settes fakturaklar.

Vis kunde

Dersom klienten er koblet til en kunde på byrået, kan du her åpne klientens kundebilde.

Visma AutoInvoice

Kommando

Beskrivelse

Opprett firma

Her kan du starte veiviseren for å opprette firmaet i Visma AutoInvoice-portalen direkte fra Visma Quality Management.

Legg til bruker

Her kan du legge til brukere i Visma AutoInvoice-portalen direkte fra Visma Quality Management.

Innstillinger

Generelt

Kommando

Beskrivelse

Blanketter

Blankettoppsett

Visma Quality Management leveres med et sett blanketter som kan brukes til utskrift av for eksempel ordre og faktura. Under første gangs utskrift vil du få spørsmål om skriver. Valgt skriver lagres og vil brukes ved neste utskrift. Dersom du vil benytte en annen skriver, må du endre skrivervalget i dialogen for blankettoppsett.

 

Du kan velge å bruke felles blankettoppsett eller ulikt blankettoppsett per klient. Felles blankettoppsett vedlikeholdes på byrået. Samme prosedyre benyttes på de firma/klienter som skal ha eget blankettoppsett.

 

Du kan også velge blanketter pr. bruker.

 

I dokumentasjonen for Salg finner du en enkel veiledning for hvordan du legger til nytt felt for KID.

E-post

E-post (utgående)

Her setter du opp e-postkontoer som skal benyttes for e-postdistribusjon.

 

Du kan registrere e-postkonto per medarbeider eller felles e-post konto for firmaet/klienten. Dette kan være aktuelt når du sender faktura på e-post.

Integrasjoner

Visma Business oppsett

Her kan du se og endre oppsettet på klienten for integrasjonen mot Visma Business Regnskapsbyrå. Valget er kun synlig dersom klienten er satt opp til å benytte Visma Business.

Oppdater Visma Business menystruktur

Dersom du har oppdatert Visma Business og det har kommet til nye menypunkter, kan du her kjøre en oppdatering slik at dette også bli gjenspeilet i menyen i Visma Quality Management. Valget er kun synlig dersom klienten er satt opp til å benytte Visma Business.

Medarbeider

Arbeidstidsmønstre

Her registrerer du de ulike arbeidstidsmønstrene som finnes for klienten, for eksempel heltid, halvtid, 80%-stilling, og lignende.

Tjenester

Du kan sende SMS-meldinger direkte fra Visma Quality Management. Du kan bygge opp maler for SMS-sendinger. Ved sending av SMS kan du da velge en av malene. Ved å klikke på knappen bak mobiltelefonnummeret i detaljvisningen, kan du sende SMS.

 

Sendte SMS vil lagres i aktivitetsloggen som også viser status for sendte SMS.

 

Under dette valget kan du redigere maler og se feil-logg for SMS-meldinger.

 

NB! Dersom du får problemer med å sende SMS, ta kontakt med Visma-partner eller Visma Support. I noen tilfeller må det åpnes for sending fra ulike systemer.

Gruppering

Kommando

Beskrivelse

Planlegging

Tilstede/fraværstyper

Før medarbeiderne kan begynne å registrere timer og fravær i sine kalendre, må du vedlikeholde Tilstede/­Fraværstyper.

Oppgavegrupper

Her kan du vedlikeholde og opprette nye oppgavegrupper. Benyttes dersom du har mange arbeidsoppgaver som du ønsker å gruppere for lettere å finne dem igjen når du skal hente opp en arbeidsoppgave. Eksempel på dette kan være grupper for regnskap, lønn, fakturering, med videre.

Forbindelser

Kategorier

Det ingen begrensning i antall nivå, men vi anbefaler at du for oversiktens skyld begrenser kategori­hierarkiet til 2-3 nivå. Kategoriene er lokale for hvert firma/klient.

 

Slik gjør du:

  • Velg meny Gruppering | Forbindelser | Kategorier
  • Velg Ny/Ny underkategori og skriv inn navn på kategorien
  • Velg Bruk for å lagre, OK eller Avbryt for å gå ut av bildet

 

Den nye kategorien er nå tilgjengelig.

 

Merk! Har du allerede laget kategorier og vil føye til nye ved å velge Ny, vil den nye kategorien legge seg på samme nivå som den du markerer. Ønsker du at den skal ligge på nivået under, velger du Ny underkategori.

Annen forbindelse typer

Alternativene du registrerer her blir valgene for type forbindelse under oppretting av en ny forbindelse under Andre forbindelser. Dette kan være både personer og firma, for eksempel bank, datterselskap, eier, styremedlem, med videre.

Kontaktperson stilling

Du kan knytte en stillingsbeskrivelse til en kontaktperson. Du oppretter aktuelle stillinger og når du oppretter/vedlikeholder en kontaktperson, kan du velge fra denne listen. En kontaktperson kan ha en stilling.

Kontaktpersonroller

En kontaktperson kan spille ulike type roller overfor et firma/klient. Rollene bygges opp på samme måte som kategorier. Det ingen begrensning i antall nivå, men vi anbefaler at du for oversiktens skyld begrenser rolle­hierarkiet til 2-3 nivå. Rollene er lokale for hvert firma/klient.

 

Når du oppretter/vedlikeholder en kontaktperson, kan du velge fra denne listen. En kontaktperson kan ha flere roller.

Dokumenter

Dokumentgrupper

Du velger dokumentgruppe når du jobber med maler, lager nye dokumenter og importerer dokumenter. En dokument­gruppe kan for eksempel være "Importert" eller "Tilbud".

Fullmakttyper

Regnskapsbyråene er pliktig til å innhente fullmakter fra sine kunder. Fullmaktene kan deles inn i typer. Du kan opprette de Fullmaktstyper som er aktuelle i ditt byrå. Ved utskrift av fullmakter kan du sortere på fullmaktstyper.

Salg

Produktgrupper

For å skille mellom produkttyper, kan produktene inndeles i produktgrupper. Standard produktgrupper i Visma Quality Management er:

  • Intern timeart
  • Ekstern timeart
  • Standard

 

I tillegg finnes en egen gruppe for Datafangst. Disse produktgruppene kan ikke slettes, men du har anledning til å legge til nye etter behov. Ved oppretting av nye produkter må produktgruppe velges.

 

Merk! Det er ikke mulig å endre produktgruppe på produkter som er i bruk av prisvariant

Produktkategorier

I tillegg til produktgrupper kan produktene kategoriseres (skilles i undergrupper).

 

Forskjellige produktgrupper kan gjerne tilhøre samme kategori. Du kan for eksempel sortere på kategorier i listevisningen. Dersom du benytter Utvalg, kan du bruke kategoriene for å gruppere dine egne utvalg.

Tilbud, årsaker til tap

Når et tilbud merkes som tapt kan du angi en årsak til tapet. Du kan selv definere en liste over mulige årsaker.

Prosess

Prosesskategorier

Her kan du opprette kategorier til prosessene.

Økonomi

Kommando

Beskrivelse

MVA

Du kan selv vedlikeholde aktuelle avgiftssatser for inn- og utgående avgifter. Dersom data synkroniseres med DI-Regnskap, importeres MVA-koder. Hvis det finnes egendefinerte koder i DI-Regnskap, vil du finne disse i kolonnen Brukerdefinert kode.

Valuta

I bildet kan du trykke på knappen Ny for å opprette ny valuta. Velg så Valutakode fra detaljkortet, skriv eventuelt inn navn på valuta samt valutakurs og -enhet.

 

Merk! Programmet tar ikke vare på historiske kurser. Når du endrer kursen vil det kun være denne kursen som blir tatt vare på.

Prisvarianter

Første gang du er inne i dette bildet, får du spørsmål om du ønsker å aktivere bruk av prisvariant. I bildet kan du trykke på knappen Ny for å lage ny prisvariant og knytte denne opp mot kunde, medarbeider, produkt og/eller prosjekt. Du kan opprette så mange prisvarianter du ønsker på en vare, og en kunde kan knyttes til så mange prisvarianter du ønsker.
Fakturering

I dette bildet setter du opp egenskaper for fakturering og transaksjoner/eksport av faktura til regnskapssystemet, samt startverdier for tilbudsnummer, ordrenummer, fakturanummer og kundenummer.

Fakturaavtaler

Her kan du opprette og vedlikeholde fakturaavtaler. Søk opp kunden du ønsker å opprette avtalen på og legg inn de egenskaper avtalen skal ha. Fakturaavtalene kan eksporteres til Microsoft Excel for utskrift.

 

Tips! Dersom du ønsker å fakturere andre ting sammen med avtalen, kan du hake av for Lag ordregrunnlag ved fornyelse. Du kan da velge flere grunnlag som til sammen skal danne en ordre. Fra ordrebildet velger du deretter Generer ordre fra liste i menyen til høyre. Kryss av for de grunnlag som skal danne ordren.

 

Vær oppmerksom på at dette ikke kan gjøres dersom du har annen betaler på kunden.

Factoringavtaler

Dersom du på klienten benytter factoring, må avtalen vedlikeholdes.

Expense utleggstyper

Her finner du utleggstyper i Visma.net Expense som er opprettet på klienten. Du kan også i bildet opprette standard utleggstyper.

Betalingstjenester

Nets

Dersom du skal benytte elektroniske betalingsavtaler, slik som for eksempel OCR fakturering eller AvtaleGiro, må du skrive avtale med Nets eller banken din.

 

Sletteanmodning blir opprettet ved oppretting av kreditnota av faktura. Hvis betalingskravet ikke er arkivert (sendt til Nets), blir det slettet.

 

Kommando

 Beskrivelse

Mottaker-/ betaleravtaler

Når du har skrevet avtale med Nets eller bank, kan du registrere opplysningene fra avtalen på Mottakeravtalen.
Forsendelse

Bildet viser en oversikt over hvilke forsendelser som er aktive.
Forsendelsesarkiv

Her får du oversikt over tidligere forsendelser.

Diverse

Kontoplan

Visma Quality Management leveres med en standard kontoplan. Den kan du aktivere med knappen Opprett standard. Du kan velge å benytte standard kontoplan med eventuelle tilpasninger eller bygge din egen kontoplan.

 

I applikasjonen benyttes konto på kunde, leverandør og produkt. Kontoplan kan eksporteres til Microsoft Excel.

 

Merk! Dersom du benytter integrasjon mot et ERP-system, anbefaler vi at kontoplan importeres fra det systemet.

Avdelinger

Avdelinger benyttes i Produkt og Medarbeider, og defineres separat for hvert firma/klient. Det er også mulig å importer fra tilknyttet ERP-system.

Fakturatillegg

Dette er ”produkter” som (automatisk) kan tilføyes en faktura under utfakturering, for eksempel fakturagebyr, frakt eller gebyr. Fakturatilleggene må opprettes som et produkt/vare før de kan registreres som Faktura­tillegg.

 

Slik gjør du:

  • Opprett et produkt, for eksempel fakturagebyr i produktbildet
  • Legg inn nødvendige opplysninger, og lagre og lukke produktet
  • Velg så Fakturatillegg fra menyen og legg til produktet ved å trykke Ny og deretter søk
  • Velg ønsket produkt og trykk OK
  • Under Økonomi | Fakturering krysser du av for Legg inn fakturatillegg automatisk ved fakturering

 

Merk! Disse "produktene" vil nå komme med som et tillegg på alle fakturaer.

Prosentvarer

Dersom du for eksempel har avtalt med kunden at du skal fakturere et tillegg for eksempel rekvisita kan du benytte prosentvarer. Du kan da opprette en vare som heter rekvisita og som beregner for eksempel 2,5 % tillegg på ordregrunnlaget. Prosenten kan overstyres på kunden.

Bilagsarter

Bilagsarter og behandlingskoder for overføring av transaksjoner til DI-Business.

Regnskapssystem

<Regnskapssystem>

Du kan her se hvilket regnskapssystem som er valgt på klienten, og eventuelt endre i nedtrekksmenyen. Du kan også sette regnskapssystem til Ingen.

Informasjon

Hjemmeside

Knappen åpner klientens hjemmeside i standard browser.

 

Egenskaper Fakturering

Egenskap

Beskrivelse

Fane: Fakturering

Nummerserier

Under systeminnstillingene for fakturering kan du sette startverdier for tilbudsnummer, ordrenummer, fakturanummer og kundenummer. Etter hvert som systemet er i bruk, vil verdiene vise de sist brukte numrene. Det er mulig å endre startverdier i ettertid.

Produktnummer

Haker du av for Skjule produktnummer i vedlikeholdsdialog, betyr det at du ikke ser produktnummeret når du står i produktvinduet og skal vedlikeholde et produkt.

Prisvariant

Valget Bruk prisvariant ved registrering av tilbud, ordre og ved maskinell generering av ordre benyttes dersom du ønsker å ha forskjellige priser, avhengig av kunde.

Automatikk

Lag ordregrunnlag automatisk for kalenderelementer bestemmer om alle kalenderelementer kan faktureres, det vil si alle avtaler som ligger i kalenderen.

 

Krysser du av for Lag ordregrunnlag for kalenderelementer bare der tilhørende oppgave er fullført blir det også automatisk krysset av for Lag ordregrunnlag automatisk for kalenderelementer.

 

For beskrivelse av valget Legg inn fakturatillegg automatisk ved fakturering se egen veiledning om fakturatillegg.

 

Når valget Aktiver bruk av prosentvare er benyttet og man registrerer en ordrelinje med en vare/produkt som er definert som prosentvare, blir utprisen behandlet som prosent av ordretotalen.

KID som brukes i utskrift og eksport

Her setter du om KID skal benyttes, og hvilken KID du ønsker skal skrives blant annet på fakturautskrifter. Du kan velge mellom:

  • Kort KID (10 posisjoner)
    Fakturanummer pluss kontrollsiffer med ledende nuller
  • DI-Business KID (16 posisjoner)
    Kundenummer og fakturanummer pluss kontrollsiffer med ledende nuller
  • Ikke bruk KID

Fane: Transaksjoner

Behandling av transaksjoner

Når du kjører fakturajournal, kan du samtidig velge å oppdatere transaksjoner til valgt regnskapsystem. Alternativt kan du velge å eksportere til e-post dersom du benytter regnskapsbyrå.

 

Avhengig av valgt regnskapssystem og om du har valgt automatisk overføring eller eksport til fil, vil du få ytterligere valg i bildet for å sette opp nødvending informasjon.

 

 

Bildevelgeren

Når du har valgt hvilket firma/hvilken klient du vil jobbe med, vil bildevelgeren til venstre i bildet vise hvilke programmer og rutiner som er tilgjengelig.

 

De forskjellige hoveddelene er inndelt i ulike listevisninger i hovedvinduet. Hva som kommer frem av opplysninger, avhenger av hvilket bilde du velger. Alle bildene kan vises eller skjules ved å trykke på pilene til høyre for navnet på den enkelte gruppe, for eksempel Planlegging. Du kan også endre visning ved å høyreklikke og velge fra menyen.

 

Dashboard

Her finner du et dashboard som gir en enkel, grafisk oversikt over trender og utvikling på klienten.

 

Egenskaper

Her finner du egenskaper og innstillinger som gjelder for klienten.

 

Hjem (firmanavn)

Inngangsportalen for klienten du jobber med. Her kan du fakturere for klienten/byrået, planlegge oppdrag og oppgaver, vedlikeholde forbindelser for klienten, og lignende. I menyen vil navnet på valgt klient stå, for eksempel Demobyrå AS.

 

ERP-System

Inngangsportalen/menysystemet for ERP-systemet som er satt opp på klienten. Avhengig av hvilket ERP-system klienten er satt opp med, så vil du her enten få DI-Business eller Visma Business.