Synkronisering med Visma Quality Management

Innstillinger for synkronisering

Du kan automatisk overføre data fra DI-Business til Visma Quality Management (tidligere DI-Office). Det er mulig å importere varer, timearter, kunder, leverandører, kontoplan, bilagsarter, medarbeidere/ansatte, avdelinger, prosjekt, datafangst og datafangstlink.

 

For at importen skal aktiveres må du sette opp rutine for eksport og import.

 

Merk! I Visma Quality Management er timearter og ordinære varer samlet i en og samme oversikt, bare atskilt av produkt­gruppe­­betegnelsen.

Se også

Datafangst

 

Egenskaper – aktuelle data

Velg Egenskaper | Felles | DI-Office integrasjon under for eksempel DI-Regnskap eller DI-Fakturering

 

Kryss av hvilke data du vil ha overført:

 

Merk! Dersom du har kunder, leverandører og/eller ansatte som du ikke ønsker å opprette i Visma Quality Management, kan du knytte disse til grupper. Gruppenummer må være 999, for eksempel Kundegruppe 999.

 

Øvrige klienter

For hver klient som skal ha overført data, må også disse valgene settes med unntak av datafangst som kun gjelder byrået.

 

Import av data før 1. gangs bruk av Visma Quality Management

Når du har satt opp rutinene for synkronisering, kan du, før du setter i gang første gang, eksportere og importere data ved på velge Verktøy | Eksport av data | Annet | DI-Office i DI-Regnskap, og trykker Start. Kryss av for det du ønsker å eksportere og start eksporten

 

Alternativt kan du gjøre dette i Fellesrutiner hvis du vil overføre flere klienter. Velg i så fall Fellesrutiner i Oppstartsbildet under kategorien Klienter, og deretter velger du Annet og krysser av for Slå på synkronisering med DI-Office og Eksport av data til DI-Office:

Velg aktuelle klienter og trykk så på Kjør.

 

Slå på synkronisering med DI-Office sørger for at synkronisering av firmaopplysninger blir slått på:

 

Hvis flere av sjekkboksene er slått på fra før blir de ikke slått av når denne rutinen kjøres.

 

 

Overføring av transaksjoner til DI-Regnskap

Fakturatransaksjonene kan automatisk oppdateres i DI-Regnskap. Du vi da finne transaksjonene sammen med andre bunter i Buntbehandlingen.

 

Benytter dere en ekstern regnskapsfører, kan fil med kunder og transaksjoner sendes via e-post direkte. 

 

Oppdateringen skjer når du kjører fakturajournal.

 

NB! Du må være administrator eller ha spesiell tilgang til rutinen under. DI-Regnskap må være installert.

 

Åpne klienten/firmaet, og velg k ategorien Klient. Velg så Generelt | Fakturering:

 

Velg fanen Transaksjoner, og huk av for Aktiver transaksjonsbehandling:

 

Velg Overfør transaksjoner til DI-Regnskap.

 

Oppdateringen skjer automatisk når du kjører fakturajournal.  Dersom brukeren har tilgang til for bunter fra fakturering i Buntbehandling i DI-Regnskap vil bildet Buntbehandling vises når bunten er laget, og den kan oppdateres umiddelbart. Har brukeren ikke tilgang til Buntbehandling, får brukeren melding om at bunt er laget, eventuelt feilet.

 

Merk! Selv om dere tidligere har synkronisert data på dette firmaet/denne klienten, må dere FØR dere skal oppdatere transaksjoner direkte til DI-Regnskap, oppdatere bilagsartene i Visma Quality Management. Det gjør du enklest i Fellesrutiner. Velg Annet i menyen til venstre, kryss av aktuelle klienter, velg Eksport av data til DI-Office og trykk på Kjør.  Alternativt kan du opprette nødvendige bilagsarter i Visma Quality Management under Vedlikehold | Økonomi | Bilagsarter, f.eks. 1 Utg. fakt og 2 Utg. kred

 

Har du tidligere ikke overført data, må du følge oppskriften beskrevet lengre oppe.

NB! Du må være administrator eller ha spesiell tilgang til rutinen under.

 

Åpne klienten/firma og velg kategorien Klient. Velg så Generelt | Fakturering:

 

Velg fanen Transaksjoner og huk av for Aktiver transaksjonsbehandling:

 

Velg Eksporter transaksjoner til fil.

 

Filen dannes automatisk når du kjører fakturajournal. Hvis du ikke velger å lage e-post automatisk, blir filen lagret på disk for manuell oversendelse. Filnavn bør avtales med regnskapsbyrået. For eksempel kan klientnummer hos byrået være en del av filnavnet. Filen kan også importeres av regnskapsbyrå som ikke benytter DI-Regnskap. Vær da obs på at samme serie for kundenummer må benyttes.

 

KID

Ønsker du innlesing/oppdatering av betalingstransaksjoner i DI-Regnskap, må du på forhånd skrive en OCR-avtale med Nets. Dette gjør du ved å ta kontakt med kunderådgiveren i din bank. Deretter må du opprette avtalen under Økonomi | Nets.

Se også

Betalingsavtaler
KID

 

 

Oppdatering av transaksjoner i DI-Regnskap

Automatisk oppdatering

Har du valgt direkte oppdatering i DI-Regnskap (Alternativ 1 over), vil transaksjonene automatisk overføres. Du finner igjen buntene i Bilag | Buntbehandling.

 

Oppdatering av mottatt fil

Dersom du benytter Alternativ 1 - Direkte oppdatering i DI-Regnskap, skjer oppdateringen automatisk.

Dersom du benytter Alternativ 2 - Overføring til ekstern regnskapsfører, må du overføre filen manuelt.

 

Under Hjem velger du Program | DI-XML-import. Velg så Filimport i bildevelgeren til venstre og registrer mappen hvor du legger mottatte filer:

 

Velg Ny og angi filnavn med disk og klientnummer. Deretter velger du E-post import i bildevelgeren til venstre og registrer Emne avtalt med firma/klient og angi klientdisk og klientnummer.

 

NB! Filer og e-poster med vedlegg kan importeres automatisk.

Se også

DI-XML Import