DI-XML Import

Innledning

DI-XML Import er et program for å importere data til DI-Business.

 

NB! Dataene må være tilpasset et standard XML-skjema utviklet for DI-Business. Standardformatet er laget i tråd med internasjonale standarder og er tilgjengelig for alle våre samarbeidspartnere.

 

Hvordan programmet skal benyttes i daglig drift, er avhengig av hvilke rutiner som er valgt og hvor automatisert bruken av disse skal være. I de fleste tilfeller vil programmet kun benyttes til å sette opp ønskede importer som deretter vil utføres automatisk.

 

Når du starter DI-XML Import vil du ha oppsett og innstillinger i bildevelgeren til venstre og rutinevalgene i båndet øverst.

Se også

Meny og navigasjon

 

 

Kommandoer i båndet

 

 

 

Rutiner i bildevelgeren

Logg

Viser meldinger fra programmet. Ved avslutning av programmet lagres denne loggen til filen “Log.txt” i samme mappe som programmet. Filen overskrives for hver gang.

 

Finnes det feil i xml-filen rapporteres dette tilbake av importprogrammet og importen avbrytes/utføres ikke:

  • Alle feil/årsaker som gjør at importen stopper, rapporteres tilbake
  • Er filen for står (går tom for minne) rapporteres dette som "kritisk feil" sammen med informasjon om at filen er for stor. Importen avbrytes.

 

Dersom importen går gjennom, rapporteres at import var OK, og antall poster som er oppdatert/endret.

 

 

Innstillinger

Du kan selv bestemme om XML-dokumenter skal leses fra e-post og/eller fra et filområde. Du kan også velge om du ønsker å starte importen manuelt når du har mottatt e-post eller XML-dokumenter som skal importeres.

 

Under innstillinger angir du hvilke emner og filer som skal behandles.

 

 

Filimport

Dersom du benytter filimport, er filene som skal importeres lagret på disken. Alternativet er at programmet “sjekker” innboksen for e-poster som inneholder transaksjonsfiler og henter filene fra e-post.

 

Angi hvilket område/hvilken mappe som skal "overvåkes", det vil si hvor importfilene lagres, f.eks. "C:\DI\Importfiler". 

 

Velg Ny til høyre i listen og registrer Filnavn, Klientdisk og Klientnummer. Klientdisk og klientnummer plukkes fra de alternativer som finnes i installasjonen.


Merk! Dersom du mottar filer fra firma/klienter, bør dere avtale filnavn slik at tilsvarende navn benyttes når filen dannes.

 

Registrerer alle firma/klienter du skal importere fil fra.

 

E-post import

Dersom du mottar filene på e-post, kan programmet settes opp slik at det sjekker innboksen og “reagerer” dersom e-posten har angitt Emne. Dersom Emnet stemmer overens med det du har angitt, valideres alle filer av typen XML og TXT.

 

Velg Ny til høyre i listen for å registrere en ny E-post import.

 

Angi hvilket emne programmet skal sjekke. Det vil si at programmet enten automatisk eller manuelt skal sjekke alle innkommende e-poster som har angitt emne. Hvis en slik e-post finnes, valideres vedleggene av typen XML og TXT. Når kontrollen er utført, importeres dataene til DI-Regnskap.   

 

Angi hvilken klientdisk og hvilket klientnummer dette gjelder.

 

Merk! Dersom du mottar filer fra firma/klienter, bør dere avtale Emne slik Emne automatisk knytter vedleggene til aktuelt firma/klient.

 

Registrerer alle firma/klienter du skal motta e-poster fra.

 

 

Tilleggsinfo

Forutsetninger

Alle konti som forekommer i overføringen må være innenfor intervall definert i DI-Regnskap (Egenskaper | Felles | Kontointervall).

 

Bilagsarter som benyttes må være opprettet i DI-Business (Egenskaper | Felles | Bilagsarter).

 

Vi anbefaler at bunter kontrolleres før de oppdateres i DI-Regnskap under Bilag | Buntbehandling

 

Nye kunder opprettes automatisk. Kundenumrene må ligge innenfor et av de intervallene som er satt under Egenskaper | Felles | Kontointervall

 

Backup

Det tas automatisk backup av filer som importeres. Disse blir liggende i en under mappe Backup på klienten i 3 måneder før de blir slettet. Backupfilene blir fortløpende nummerert, f.eks. KundeFakturaTranser(Klient_C_000).001.

 

Kontroller

Filene som skal importeres valideres mot et XML-skjema. Følger ikke filen den definerte standarden, blir den avvist. Alle filer kontrolleres iht. XML-skjema og oppsett og egenskaper i DI-Regnskap. Leverandører som skal benytte importprogrammet, må lage filene iht. prosessbeskrivelsen som kan bestilles. Ta kontakt med Visma-partner eller Visma Support for mer informasjon.

 

Generelle regler:

  • Hvis et element ikke finnes i XML-filen blir tilsvarende felt i DI-Business ikke endret under importen.
  • Hvis elementet er obligatorisk i skjema, godtas ikke blanke felt. Importen avvises og rapporterer feil.
  • Hvis elementet ikke er obligatorisk i skjema, men mottakende system krever det, rapporteres dette som feil.
  • Hvis feltene i XML-filen er lengre enn mottakende felt i DI-Business, avvises importfilen
  • Hvis filen inneholder f.eks. kunder, leverandører og transaksjoner, og det er feil i leverandører, avvises filen som helhet.
  • Dersom filen inneholder nye kunder, leverandører etc, men mangler informasjon i felt som kreves i DI-Regnskap, settes automatisk standardverdi inn. F.eks. Betalingsbetingelse, Purremåte og Status.