Visma Quality Management

DI-XML Import

Innledning

DI-XML Import er et program for å importere data til DI-Business.

NB! Dataene må være tilpasset et standard XML-skjema utviklet for DI-Business. Standardformatet er laget i tråd med internasjonale standarder og er tilgjengelig for alle våre samarbeidspartnere.

Hvordan programmet skal benyttes i daglig drift, er avhengig av hvilke rutiner som er valgt og hvor automatisert bruken av disse skal være. I de fleste tilfeller vil programmet kun benyttes til å sette opp ønskede importer som deretter vil utføres automatisk.

Når du starter DI-XML Import vil du ha oppsett og innstillinger i bildevelgeren til venstre og rutinevalgene i båndet øverst.

Se også

Meny og navigasjon

Kommandoer i båndet

Beskrivelse av kommandoer

Gruppe	Kommando	Beskrivelse
Handlinger	Se etter nye meldinger og filer	Kommandoen ser etter nye filer og eller e-poster avhengig av om knappene er Import filer og/eller Importer e-postmeldinger er aktivert (gule): Dersom du har valgt automatisk import av filer og/eller e-postmeldinger, er ikke denne kommandoen tilgjengelig.
	Manuell behandling:	Trykk på Manuell behandling for å få tilgang til valgene under.
	Importer meldinger	Dette valget importerer e-postmeldinger fra Microsoft Outlook. For at DI-XML Import skal lese data fra en e-postmelding, må Emne-feltet være i henhold til oppsett under Innstillinger og vedlegget være i henhold til godkjent format. Filen kan ha filtype XML eller TXT.
	Importer tekstfil	Import av XML-dokument startes ved å trykke knappen Importer tekstfil. Du kan "klikke deg frem til" den filen som skal importeres. Merk at Filtype i bildet i utgangspunktet er satt til 'XML-dokumenter (.xml)'. Om filen du skal importere ikke har filtypen ".xml" må du endre til 'Alle filer (.*)' for å finne den. Når filen er valgt får du opp et nytt bilde som viser alle klientene du har tilgang til. Importen starter så snart du har valgt klient og trykket OK.
	Kontroller tekstfil	Du kan validere XML-dokumentet mot DI-XML XSD skjemaet. Du vil da få opp informasjon om XML-dokumentet har gyldig struktur og om obligatoriske felter er med i dokumentet eller ikke. Selve innholdet i dokumentet blir ikke validert her.

Innstillinger	Importere filer Automatisk import	Du velger at du skal importere filer ved å markere knappen Importer filer. Den endrer da bakgrunnsfarge til gul: Når dette valget er gjort, må du enten kjøre importen manuelt eller velge at importen skal skje automatisk: Velger du å kjøre importen automatisk, vil programmet jevnlig sjekke om det finnes filer med angitt filnavn i de mappene du har angitt under Innstillinger.
Innstillinger	Importer e-postmeldinger Automatisk import	Du velger at du skal importere filer fra e-postmeldinger ved å markere knappen Importer e-postmeldinger. Den endrer da bakgrunnsfarge til gul: Når dette valget er gjort, må du enten kjøre importen manuelt eller velge at importen skal skje automatisk: Velger du å kjøre importen automatisk, vil programmet jevnlig sjekke om det finnes e-poster med angitt Emne. Finnes disse, vil vedlegg som tilfredsstiller kravene til XML-importen, bli importert.

Hjelp	Hjelp	Her finner du lenker til denne dokumentasjonen og informasjon om versjonsnummer på DI-XML-Importprogrammet.

Rutiner i bildevelgeren

Logg

Viser meldinger fra programmet. Ved avslutning av programmet lagres denne loggen til filen “Log.txt” i samme mappe som programmet. Filen overskrives for hver gang.

Finnes det feil i xml-filen rapporteres dette tilbake av importprogrammet og importen avbrytes/utføres ikke:

Alle feil/årsaker som gjør at importen stopper, rapporteres tilbake
Er filen for står (går tom for minne) rapporteres dette som "kritisk feil" sammen med informasjon om at filen er for stor. Importen avbrytes.

Dersom importen går gjennom, rapporteres at import var OK, og antall poster som er oppdatert/endret.

Innstillinger

Du kan selv bestemme om XML-dokumenter skal leses fra e-post og/eller fra et filområde. Du kan også velge om du ønsker å starte importen manuelt når du har mottatt e-post eller XML-dokumenter som skal importeres.

Under innstillinger angir du hvilke emner og filer som skal behandles.

Filimport

Dersom du benytter filimport, er filene som skal importeres lagret på disken. Alternativet er at programmet “sjekker” innboksen for e-poster som inneholder transaksjonsfiler og henter filene fra e-post.

Angi hvilket område/hvilken mappe som skal "overvåkes", det vil si hvor importfilene lagres, f.eks. "C:\DI\Importfiler".

Velg Ny til høyre i listen og registrer Filnavn, Klientdisk og Klientnummer. Klientdisk og klientnummer plukkes fra de alternativer som finnes i installasjonen.

Merk! Dersom du mottar filer fra firma/klienter, bør dere avtale filnavn slik at tilsvarende navn benyttes når filen dannes.

Registrerer alle firma/klienter du skal importere fil fra.

E-post import

Dersom du mottar filene på e-post, kan programmet settes opp slik at det sjekker innboksen og “reagerer” dersom e-posten har angitt Emne. Dersom Emnet stemmer overens med det du har angitt, valideres alle filer av typen XML og TXT.

Velg Ny til høyre i listen for å registrere en ny E-post import.

Angi hvilket emne programmet skal sjekke. Det vil si at programmet enten automatisk eller manuelt skal sjekke alle innkommende e-poster som har angitt emne. Hvis en slik e-post finnes, valideres vedleggene av typen XML og TXT. Når kontrollen er utført, importeres dataene til DI-Regnskap.

Angi hvilken klientdisk og hvilket klientnummer dette gjelder.

Merk! Dersom du mottar filer fra firma/klienter, bør dere avtale Emne slik Emne automatisk knytter vedleggene til aktuelt firma/klient.

Registrerer alle firma/klienter du skal motta e-poster fra.

Tilleggsinfo

Forutsetninger

Alle konti som forekommer i overføringen må være innenfor intervall definert i DI-Regnskap (Egenskaper | Felles | Kontointervall).

Bilagsarter som benyttes må være opprettet i DI-Business (Egenskaper | Felles | Bilagsarter).

Vi anbefaler at bunter kontrolleres før de oppdateres i DI-Regnskap under Bilag | Buntbehandling

Nye kunder opprettes automatisk. Kundenumrene må ligge innenfor et av de intervallene som er satt under Egenskaper | Felles | Kontointervall

Backup

Det tas automatisk backup av filer som importeres. Disse blir liggende i en under mappe Backup på klienten i 3 måneder før de blir slettet. Backupfilene blir fortløpende nummerert, f.eks. KundeFakturaTranser(Klient_C_000).001.

Kontroller

Filene som skal importeres valideres mot et XML-skjema. Følger ikke filen den definerte standarden, blir den avvist. Alle filer kontrolleres iht. XML-skjema og oppsett og egenskaper i DI-Regnskap. Leverandører som skal benytte importprogrammet, må lage filene iht. prosessbeskrivelsen som kan bestilles. Ta kontakt med Visma-partner eller Visma Support for mer informasjon.

Generelle regler:

Hvis et element ikke finnes i XML-filen blir tilsvarende felt i DI-Business ikke endret under importen.
Hvis elementet er obligatorisk i skjema, godtas ikke blanke felt. Importen avvises og rapporterer feil.
Hvis elementet ikke er obligatorisk i skjema, men mottakende system krever det, rapporteres dette som feil.
Hvis feltene i XML-filen er lengre enn mottakende felt i DI-Business, avvises importfilen
Hvis filen inneholder f.eks. kunder, leverandører og transaksjoner, og det er feil i leverandører, avvises filen som helhet.
Dersom filen inneholder nye kunder, leverandører etc, men mangler informasjon i felt som kreves i DI-Regnskap, settes automatisk standardverdi inn. F.eks. Betalingsbetingelse, Purremåte og Status.

Noen kontroller

Kontroll	Beskrivelse
Betalingsbetingelser	Benytter standard betalingsbetingelser i DI-Regnskap.
Bilagsarter	Benytter standard bilagsarter på firma/klient. Finnes de ikke, avvises filen.
Buntnummer	Hvis buntnummer finnes i filen, benyttes dette også hvis det finnes i historikken DI-Regnskap fra før. Hvis det ligger en ikke-oppdatert bunt med samme buntnummer, avvises filen. Hvis filen ikke inneholder buntnummer, finner DI-Regnskap neste ledige nummer.
Buntdato	Buntdato settes til dagens dato så fremt ikke annet er angitt i filen.
Regnskapsperiode	Mangler regnskapsperiode i filen, settes perioden til gjeldende periode i DI-Regnskap.
Bunttype	Dersom bunten kommer fra Visma Quality Management (Fakturering), settes bunttype automatisk til Fra fakturering. Øvrige bunter får bunttype Andre transer
Bilagsnummer	Inneholder filen bilagsnummer, benyttes dette. Hvis bilagsnummer ikke finnes, hentes automatisk Neste bilagsnummer i DI-Regnskap. Ulovlige bilagsnummer avvises. Gyldige bilagsnummer er i intervallet 1 – 999999. Hvis bilaget er en utgående faktura eller kreditnota, sjekkes egenskap om bilagsnummer skal settes til fakturanummer i stedet for fortløpende tildelt bilagsnummer. Dette gjelder både for reskontro og hovedboksføringen. Hvis bilagsnummerering er satt til Manuell, og det ikke er tilgjengelig noen tellere å hente neste ledige bilagsnummer fra, benyttes fakturanummer som bilagsnummer. Hvis dette ikke er gyldig avvises bunten.
Leveringstidspunkt	Kun tidspunkt angitt i dager godtas.
Notatfelt	Notatfelt på kunder og leverandører kan maksimum inneholde 1024 tegn.
Avdeling	Hvis DI-Regnskap ikke er satt opp med avdelingsregnskap, og filen inneholder avdeling, blir filen avvist. Hvis DI-Regnskap er satt opp med Delvis avdeling (kontonivå), sjekker importen mot egenskap på konto. Ingen avdeling på reskontro. Avvik fører til at filen avvises. Hvis DI-Regnskap har avdeling på resultat- og balansekonti (konsern), kreves avdeling på alle konti, også på reskontro. Avvik fører til at filen avvises. Hvis DI-Regnskap er satt opp med avdeling på resultatkonti (vanlig), kreves avdeling på resultatkonti. Ingen avdeling på reskontro. Avvik fører til at filen avvises.
Prosjekt	Hvis det er prosjektnummer i filen, sjekkes prosjekt I DI-Prosjekt. Prosjektet blir sjekket med hensyn til korrekt status og sluttdato. Filen avvises hvis sjekken ikke passerer. Importen sjekker også om kontiene i filen er definert som prosjektkonto. I tillegg sjekkes om yter, antall og sats er påkrevd. Finnes mangler, avvises filen.