Ressursplanlegging

Generelt

Ressursplanlegging i Visma Quality Management omfatter registrering/oppdatering av budsjetterte, planlagte og utførte timer per person samt fraværsregistrering.

 

Dersom du benytter timebudsjett, har du også tilgang til kalenderen, og vil til sammen gi en god oversikt over planlagt og registrert tid.

 

På grunnlag av arbeidstidsmønsteret, fordeles budsjettert tid på hver medarbeider, for eksempel om du er heltids- eller deltidsansatt.

 

Ved å benytte ressursplanlegging kan du få oversikt over budsjettert/planlagt timeforbruk mot reelt førte timer. I tillegg får du også en rekke rapporter med blant annet statistikker på medarbeidere.

 

 

Kom i gang

Slik gjør du:

  • Innstillinger av Tilstede/fraværstyper må settes (kalender)
  • Opprette Arbeidstidsmønstre (budsjettert tid)
  • Knytte opp Arbeidstidsmønstre på personer (budsjettert tid)
  • Registrere Planlagt tid (budsjettert tid)
  • Registrere avtaler/oppgaver og fravær på vanlig måte (kalender)

 

 

Tilstede-/Fraværstyper

Før medarbeiderne kan begynne å registrere timer og fravær i sine kalendre, må du vedlikeholde Tilstede/Fraværstyper.

 

Dette setter du på klienten/firmaet i fanen Klient i båndet øverst i bildet. Velg Gruppering | Planlegging | Tilstede/Fraværstyper i gruppen Innstillinger:

 

  • All føring av tid henført til Normaltid er lik avtalt tid i aktuell periode for den enkelte medarbeider.
  • All føring av tid merket Tilstede på Tilstede/Fraværstyper, er knyttet til Eksterne eller Interne timearter.
  • Dersom Eksterne timearter benyttes, kreves gyldig Forbindelse (kunde).
  • Kun Eksterne timearter vises under søk dersom Forbindelse (kunde) er angitt.
  • Dersom Interne timearter benyttes, kreves at Forbindelse (kunde) ikke er registrert.
  • Kun Interne timearter vises under søk dersom Forbindelse (kunde) ikke er angitt.
  • Emne på kalenderelement blir fylt ut med Timeart dersom Emne er blankt og Timeart er benyttet.
  • Emne på kalenderelement blir fylt ut med Tilstede/Fraværstype dersom Emne er blankt og Timeart ikke er benyttet.
  • Tidsfaktor benyttes kun på Tilstede/Fraværstyper som påvirker Tidskonto.

 

 

Arbeidstidsmønster

Du kan velge å definere arbeidstidsmønsteret for medarbeiderne.

 

Dette setter du opp under fanen Klient i båndet øverst i bildet, og Generelt | Medarbeider | Arbeidstidsmønstre under gruppen Innstillinger:

 

For å opprette nytt arbeidstidsmønter trykker du på Nytt mønster. Deretter oppretter du perioder innenfor dette arbeidstidsmønsteret ved å trykke på Ny periode:

 

I bildet legger inn startdato og sluttdato samt startmåned og sluttmåned. Systemet foreslår selv 8 timer pr. uke alle dager, unntatt lørdag og søndag, men dette kan du overstyre.

 

Ett arbeidstidsmønster kan bestå av flere arbeidstidsperioder.

 

 

Opprette Timebudsjett

En forutsetning for å kjøre timekontroll, er at du har registrert timebudsjett på ansatte. Dette gjøres under Hjem (firmanavn) | Forbindelser | Medarbeidere ved å velge Timebudsjett/-saldoer i gruppen Handlinger under fanen Medarbeider i båndet øverst i bildet.

 

Første gang du oppretter timebudsjett på en person er bildet tomt. Klikk på knappen Opprett timebudsjett for å opprette nytt timebudsjett på personen:

 

Registrer oppstart saldo for overtid, overtidstillegg, mertid og feriekonto. I tillegg velger du arbeidstidsmønster på personen eller definerer normaltimer per dag.

 

Trykk OK for å opprette timebudsjettet:

(t) = timer, (d) = dager

 

Etter hvert som den ansatte registrerer timer, vil saldo oppdateres.

 

Saldo overtid, overtidstillegg, mertid og ferietidskonto viser saldo (IB) per 1. januar. Disse feltene kan eventuelt overstyres. Til høyre i bildet vises medarbeiderens Arbeidstidsmønster.

 

Linje

Tekst

Beskrivelse

 Genereres fra...

1

Brutto arbeidsdager

5 arbeidsdager per uke i 52 uker + 31.12.

arbeidstidsmønster

2

Bevegelige helligdager

Helligdager og høytidsdager som faller på normale arbeidsdager.

arbeidstidsmønster

3

Budsjettert ferie

Planlagte feriedager for Medarbeider.

 

4

Budsjettert annet fravær

Planlagt annet fravær som permisjoner og lignende.

 

5

Netto arbeidsdager

Sum linje 5, 6 og 7.

arbeidstidsmønster

6

Arbeidstimer pr. dag

I henhold til Arbeidstidsmønster nummer 1.

arbeidstidsmønster

7

Brutto arbeidstimer

Arbeidstimer pr. dag * Netto arbeidsdager.

arbeidstidsmønster

8

Intern tid (t)

Antall timer på Intern tid.

 

9

Faktureringsgrad

%-andel av tilstedeværelse som faktureres.

 

10

Netto arbeidstimer

Brutto arbeidstimer * faktureringsgrad.

arbeidstidsmønster

11

Sum oppgavetimer

Opplysninger hentes fra detaljbildet i Oppgaver, feltet Budsjett (timer). Viser antall budsjetterte timer fra den enkelte Medarbeiders oppgaver(kalender) med frist i inneværende år.

arbeidstidsmønster

12

Frittstående timer

Noen har en del timer hvert år til rådgivning, konsulent og andre timer som oppstår etter behov og som ikke skal planlegges som en oppgave i henhold til oppdraget.

 

Avvik blir beregnet automatisk som Netto arbeidstimer – Sum oppgavetimer – Frittstående timer. Rapporten for timebudsjett er oppdatert tilsvarende.

 

13

Avvik

Netto arbeidstimer - Sum oppgavetimer.

arbeidstidsmønster

14

Mulige overtidstimer

Avtalt med den enkelte Medarbeider.

 

15

Mulige opparbeidstimer

Avtalt med den enkelte Medarbeider.

 

16

Planlagt avspasering

Avtalt med den enkelte Medarbeider.

 

17

Reserve

Netto arbeidstimer + Mulige overtidstimer + Mulige opparbeids­timer - Planlagt avspasering - Sum oppgavetimer.

arbeidstidsmønster

 

Registrering Timebudsjett

Etter at du har opprettet timebudsjettet på medarbeideren, er neste steg å registrere all planlagt tid.

 

Dette kan eventuelt den enkelte medarbeider gjøre selv, og gjøres under Hjem (firmanavn) | Forbindelser | Medarbeidere ved å velge Timebudsjett i gruppen Handlinger under fanen Medarbeider i båndet øverst i bildet.

 

Du har anledning til å registrere:

  • planlagt ferie eller annet fravær
  • interntid
  • faktureringsgrad
  • frittstående timer
  • mulige overtids- og opparbeids­­timer
  • planlagt avspasering

 

I tillegg kan du eventuelt ved årets start korrigere IB i feltene (Saldo...) øverst i bildet.

 

Trykk på knappen Oppdater oppgavetimer (øverst i bildet) for å få frem opplysninger i felt 10. Dette leses inn fra genererte oppgaver.

 

Det er kun de hvite feltene i tabellen i bildet som kan/skal vedlikeholdes.

 

Registreringen i dette bildet skjer uavhengig av det som blir registrert i kalenderbildet. Det betyr at dersom du har planlagt for eksempel 10 dager ferie i juni i dette bildet, og registrerer faktisk ferie i kalenderen i juli (ferien er blitt forskjøvet), må du redigere endringen i Timebudsjettet.

 

Ønsker du å sperre for registrering for en bruker, gjøre du dette i Visma QM Admin.

 

 

Timekontroll

Mange byrå bruker Opparbeidet tid når de registrerer overtid for å få dette med på tidskonto. Ofte blir det timer til gode etter avspasering. Dette blir tatt til utbetaling eller overført til overtid.

 

Under timekontroll kan du registrere Utbetalt overtidstillegg og Utbetalt mertid eller overføre mellom tidstypene.

 

En forutsetning for å kjøre timekontroll er at du har opprettet og registrert timebudsjett på de ansatt.

Se også

Timekontroll

 

Tilgang

Rutinen er tilgjengelig for timeansvarlig på medarbeider.

 

Merk! Hvem som er timeansvarlig settes på medarbeideren under Hjem (firmanavn) | Forbindelser | Medarbeidere:

 

Tips! Det er også mulig å gjøre rutinen tilgjengelig for medarbeideren for vedlikehold av egne timer. Rutinen Egen timekontroll settes i så fall på brukeren i Visma QM Admin.

 

Starte Timekontroll

I timebudsjettet registreres ved oppstart saldo for overtid, overtidstillegg, mertid og feriekonto, i tillegg til arbeidstidsmønster på personen eller normaltimer pr. dag.

 

For å åpne timebudsjettet går du til Hjem (firmanavn) | Forbindelser | Medarbeidere og velger Timekontroll i gruppen Handlinger under fanen Medarbeider:

 

Rapport

Rapporten Timekontroll med tilsvarende opplysninger for hele året, kan skrives ut fra timekontrollen:

 

Rapporten er også tilgjengelig under gruppen Medarbeider fra Rapporter.

 

Administrator kan skrive ut rapporten for alle medarbeidere på klienten, mens en timeansvarlig kan skrive ut rapporten for seg selv og alle han er timeansvarlig for. Øvrige brukere kan bare skrive ut sin egen rapport.

 

Saldoene for mertid og ferietid hentes fra saldi i timekontrollen. Avvik normaltid er normaltid minus avtalt arbeidstid.

 

NB! På Tilstede/fraværskodene for opparbeiding og overtid må tidsfaktor angis. Denne brukes for omregning.

Se også

Rapporter

 

 

Tidsregistrering i Kalender (Oppgaver)

I detaljbildet for oppgaver må feltet Budsjett (timer) fylles ut:

 

 

Medarbeiderrapporter

Rapportene er basert på kalenderregistrering, og du finner disse under gruppen Medarbeider under Hjem (firmanavn) | Utvalg/Rapporter | Rapporter.

Se også

Rapporter