Ressursplanlegging

Generelt

Ressursplanlegging i Visma Quality Management omfatter registrering/oppdatering av budsjetterte, planlagte og utførte timer per person samt fraværsregistrering.

 

Dersom du benytter timebudsjett, har du også tilgang til kalenderen, og vil til sammen gi en god oversikt over planlagt og registrert tid.

 

På grunnlag av arbeidstidsmønsteret, fordeles budsjettert tid på hver medarbeider, for eksempel om du er heltids- eller deltidsansatt.

 

Ved å benytte ressursplanlegging kan du få oversikt over budsjettert/planlagt timeforbruk mot reelt førte timer. I tillegg får du også en rekke rapporter med blant annet statistikker på medarbeidere.

 

 

Kom i gang

Slik gjør du:

  • Innstillinger av Tilstede/fraværstyper må settes (kalender)
  • Opprette Arbeidstidsmønstre (budsjettert tid)
  • Knytte opp Arbeidstidsmønstre på personer (budsjettert tid)
  • Registrere Planlagt tid (budsjettert tid)
  • Registrere avtaler/oppgaver og fravær på vanlig måte (kalender)

 

 

Tilstede-/Fraværstyper

Før medarbeiderne kan begynne å registrere timer og fravær i sine kalendre, må du vedlikeholde Tilstede/Fraværstyper.

 

Dette setter du på klienten/firmaet i fanen Klient i båndet øverst i bildet. Velg Gruppering | Planlegging | Tilstede/Fraværstyper i gruppen Innstillinger:

 

 

 

Arbeidstidsmønster

Du kan velge å definere arbeidstidsmønsteret for medarbeiderne.

 

Dette setter du opp under fanen Klient i båndet øverst i bildet, og Generelt | Medarbeider | Arbeidstidsmønstre under gruppen Innstillinger:

 

For å opprette nytt arbeidstidsmønter trykker du på Nytt mønster. Deretter oppretter du perioder innenfor dette arbeidstidsmønsteret ved å trykke på Ny periode:

 

I bildet legger inn startdato og sluttdato samt startmåned og sluttmåned. Systemet foreslår selv 8 timer pr. uke alle dager, unntatt lørdag og søndag, men dette kan du overstyre.

 

Ett arbeidstidsmønster kan bestå av flere arbeidstidsperioder.

 

 

Opprette Timebudsjett

En forutsetning for å kjøre timekontroll, er at du har registrert timebudsjett på ansatte. Dette gjøres under Hjem (firmanavn) | Forbindelser | Medarbeidere ved å velge Timebudsjett/-saldoer i gruppen Handlinger under fanen Medarbeider i båndet øverst i bildet.

 

Første gang du oppretter timebudsjett på en person er bildet tomt. Klikk på knappen Opprett timebudsjett for å opprette nytt timebudsjett på personen:

 

Registrer oppstart saldo for overtid, overtidstillegg, mertid og feriekonto. I tillegg velger du arbeidstidsmønster på personen eller definerer normaltimer per dag.

 

Trykk OK for å opprette timebudsjettet:

(t) = timer, (d) = dager

 

Etter hvert som den ansatte registrerer timer, vil saldo oppdateres.

 

 

Registrering Timebudsjett

Etter at du har opprettet timebudsjettet på medarbeideren, er neste steg å registrere all planlagt tid.

 

Dette kan eventuelt den enkelte medarbeider gjøre selv, og gjøres under Hjem (firmanavn) | Forbindelser | Medarbeidere ved å velge Timebudsjett i gruppen Handlinger under fanen Medarbeider i båndet øverst i bildet.

 

Du har anledning til å registrere:

  • planlagt ferie eller annet fravær
  • interntid
  • faktureringsgrad
  • frittstående timer
  • mulige overtids- og opparbeids­­timer
  • planlagt avspasering

 

I tillegg kan du eventuelt ved årets start korrigere IB i feltene (Saldo...) øverst i bildet.

 

Trykk på knappen Oppdater oppgavetimer (øverst i bildet) for å få frem opplysninger i felt 10. Dette leses inn fra genererte oppgaver.

 

Det er kun de hvite feltene i tabellen i bildet som kan/skal vedlikeholdes.

 

Registreringen i dette bildet skjer uavhengig av det som blir registrert i kalenderbildet. Det betyr at dersom du har planlagt for eksempel 10 dager ferie i juni i dette bildet, og registrerer faktisk ferie i kalenderen i juli (ferien er blitt forskjøvet), må du redigere endringen i Timebudsjettet.

 

Ønsker du å sperre for registrering for en bruker, gjøre du dette i Visma QM Admin.

 

 

Timekontroll

Mange byrå bruker Opparbeidet tid når de registrerer overtid for å få dette med på tidskonto. Ofte blir det timer til gode etter avspasering. Dette blir tatt til utbetaling eller overført til overtid.

 

Under timekontroll kan du registrere Utbetalt overtidstillegg og Utbetalt mertid eller overføre mellom tidstypene.

 

En forutsetning for å kjøre timekontroll er at du har opprettet og registrert timebudsjett på de ansatt.

Se også

Timekontroll

 

Tilgang

Rutinen er tilgjengelig for timeansvarlig på medarbeider.

 

Merk! Hvem som er timeansvarlig settes på medarbeideren under Hjem (firmanavn) | Forbindelser | Medarbeidere:

 

Tips! Det er også mulig å gjøre rutinen tilgjengelig for medarbeideren for vedlikehold av egne timer. Rutinen Egen timekontroll settes i så fall på brukeren i Visma QM Admin.

 

Starte Timekontroll

I timebudsjettet registreres ved oppstart saldo for overtid, overtidstillegg, mertid og feriekonto, i tillegg til arbeidstidsmønster på personen eller normaltimer pr. dag.

 

For å åpne timebudsjettet går du til Hjem (firmanavn) | Forbindelser | Medarbeidere og velger Timekontroll i gruppen Handlinger under fanen Medarbeider:

 

Rapport

Rapporten Timekontroll med tilsvarende opplysninger for hele året, kan skrives ut fra timekontrollen:

 

Rapporten er også tilgjengelig under gruppen Medarbeider fra Rapporter.

 

Administrator kan skrive ut rapporten for alle medarbeidere på klienten, mens en timeansvarlig kan skrive ut rapporten for seg selv og alle han er timeansvarlig for. Øvrige brukere kan bare skrive ut sin egen rapport.

 

Saldoene for mertid og ferietid hentes fra saldi i timekontrollen. Avvik normaltid er normaltid minus avtalt arbeidstid.

 

NB! På Tilstede/fraværskodene for opparbeiding og overtid må tidsfaktor angis. Denne brukes for omregning.

Se også

Rapporter

 

 

Tidsregistrering i Kalender (Oppgaver)

I detaljbildet for oppgaver må feltet Budsjett (timer) fylles ut:

 

 

Medarbeiderrapporter

Rapportene er basert på kalenderregistrering, og du finner disse under gruppen Medarbeider under Hjem (firmanavn) | Utvalg/Rapporter | Rapporter.

Se også

Rapporter