Visma QM Admin

Generelt

Visma QM Admin brukes for å administrere lisenser, brukere og brukergrupper, samt å styre tilgang til klienter og rutiner.

 

For å lette forståelsen vil vi presisere hva vi mener med de forskjellige begrepene:

Begrep	Forklaring
Klient	Kunde (firma eller privatperson) som du for eksempel fører regnskap for samt byrået eller klienter som eier egne lisenser.
Bruker	Bruker som er koblet til klient/firma har tilgang til å bruke systemet i henhold til lisenser knyttet til tilordnet klient. Ansatte og eventuelle revisorer som du ønsker å gi tilgang til systemet knyttes til byråets klient. Brukere knyttet til onlinekunder / tilknytningskunder knyttes til aktuell klient som du har lagt inn lisensene på.
Medarbeider	Ansatt i eget firma eller i en annen klient.   Medarbeideren kan være koblet til en bruker, og opprettes på følgende måter: I Visma Quality Management I Visma QM Admin

 

 

Pålogging

Du kan starte Visma QM Admin enten direkte via snarvei fra startmenyen i Windows, eller ved å velge Program | Visma QM Admin under gruppen Gå til fra fanen Hjem i båndet øverst i hovedbildet.

 

Tast inn brukernavn og passord i påloggingsbildet.

 

Standard administratorbruker

Første gang du logger på etter installasjon, benytter du følgende brukernavn og passord:

Brukernavn:	admin
Passord:	admin

 

Passord bør endres under innlogging. Dette gjør du ved å velge Endre passord. Legg deretter inn nåværende passord og nytt passord. Du blir bedt om å taste inn det nye passordet på nytt under Bekreft nytt passord.

 

NB! Admin-brukeren må ikke benyttes under normal bruk. Opprett egne brukere til de som skal benytte systemet, og knytt disse til medarbeider.

 

Merk! For å få tilgang til Visma QM Admin, må du være opprettet som bruker og administrator. Det vil si at det må være haket av for Administrator og Aktiv i fanen for Brukerens egenskaper.

 

 

Bildevelger

I bildevelgeren til venstre i detaljbildet kan du velge hva du ønsker å administrere.

 

Brukere I Visma QM Admin administreres brukerne på to nivåer, gruppenivå og brukernivå. Her kan du administrere brukere og tilganger.   Lisenser Viser en oversikt over alle lisenser, både på byrået og for eventuelle klienter som har egne lisenser.   Aktivitetslogg I aktivitetsloggen kan du om ønskelig se hvem og hva som er endret av sentrale data i databasen.   Påloggede brukere Dette bildet viser deg en oversikt over alle brukere som logget på systemet.   Låste klienter Bildet gir en oversikt over klienter som er i bruk eller er låst i DI-Business.

 

 

Brukere (Gruppe- og brukeradministrasjon)

I Visma QM Admin administreres brukerne på to nivåer, gruppenivå og brukernivå.

 

Meny

 

 

Administratorbrukere

Administratorbrukere har tilgang til alle klienter, produkter og rutiner.

 

Merk! Du kan ikke slå av eller på administratorrettighet for den innloggede brukeren.

 

Administrator i DI-Business gjelder produksjonssystemene (DI-Regnskap, DI-Fakturering, DI-Prosjekt). Dette gir anledning til å gi administratorrettigheter i DI-Business for en bruker uten at brukeren har tilgang til resten av systemet.

 

Administrator i DI-Business kan se alle klienter og har tilgang til alle ruter i DI-Business, men har ikke tilgang til å endre andre klienter enn hva brukeren har tilgang til og har heller ikke adgng til å endre tilknyttet kunde fra klientlisten i DI-Business.

 

Visma User Directory (VUD)

Visma User Directory (VUD) er et system som håndterer autentisering og administrasjon av brukere og tjenester for Visma-applikasjoner. Visma User Directory støtter også Single Sign-on, som gjør at en bruker kan logge seg inn en gang og deretter få tilgang til flere applikasjoner og online tjenester levert av Visma.

 

NB! Før du kan aktivere må Visma User Directory være installert.

 

Merk! Etter at Visma User Directory er installert, må du logge deg inn i Visma User Directory med standard brukernavn "vudadmin" og passord "visma" for å sette nytt passord på brukeren.

 

Når du trykker på knappen Aktiver VUD vil du få opp en slik dialog:

 

Skriv inn navnet på maskinen hvor Visma User Directory er installert, samt fyll ut informasjon om porter og passord til "vudadmin"-brukeren. Standardverdier for SSO-port er 50100 og Management-port er 50200. Dette kan endres under installasjon av Visma User Directory.

 

NB! Dersom du har flere klienter med samme organisasjonsnummer vil du først få opp et bilde over disse. I bildet må du krysse av for den klienten du ønsker å overføre til Visma User Directory.

 

Når du aktiverer for Visma User Directory blir alle brukere, brukergrupper og klienter, inklusive rettigheter og klienttilgang, eksportert til VUD. Det genereres samtidig et tilfeldig 5-tegns passord på alle brukerne i VUD. Etter at eksporten er ferdig får man opp en rapport over alle passordene. Passordene blir også lagret i en fil som du finner her:

   C:\ProgramData\DI Systemer\DI-Business\passwords<dato og klokkeslett>.csv.

 

Leder/administrator for et byrå/firma må da gi alle brukerne det nye midlertidige passordet.

 

Merk! Når man logger seg inn første gang med det nye midlertidige passordet, vil man få beskjed om å endre til et nytt passord som tilfredsstiller kravene administrator har valgt for passordkompleksitet i Visma User Directory.   Standard passordkompleksitet (kan endres av administrator) krever at passordet: må være minimum 6 tegn langt må endres innen hver 90 dager kan ikke være likt som de 3 foregående passordene som var benyttet kan ikke inneholde en vesentlig del av navnet på brukeren eller brukernavnet må inneholde tegn av minst 3 av disse gruppene: store bokstaver (A til Z) små bokstaver (a til z) tall (0 til 9) ikke-alfabetiske tegn (som for eksempel: !, $, #, %) spesialtegn (Unicode-tegn)

 

Merk! For at klienter skal bli eksportert til Visma User Directory må det være fylt ut navn på klienten, samt organisasjonsnummer, adresse 1, postnummer og -sted, og landkode. Mangler dette på noen av klientene, blir ikke disse automatisk overført til VUD. Disse klientene må da overføres en etter en ved å korrigere på de aktuelle klientene, og aktivere for VUD-synkronisering ved å sette egenskapen Ekskluder klient fra VUD til Nei, under Egenskaper | Egenskaper | Integrasjoner og gruppe Visma User Directory.

 

Etter at Visma User Directory er aktivert vil man få opp en ny innloggingsdialog når man starter opp Visma Quality Management. Det er også mulig å velge "Single sign-on" i dette bildet. Krysser man av for dette, vil man automatisk også bli innlogget dersom man starter opp andre Visma programmer som støtter Visma User Directory.

 

Administrasjon av brukere, brukergrupper og rettigheter til klienter kan gjøres enten i administrasjonsprogrammet for Visma User Directory eller i Visma QM Admin. Endringer synkroniseres begge veier.

 

Det er mulig å se hvilke klienter som er overført til Visma User Directory ved å hente opp kolonnen VUD i klientlisten:

 

Tips! Dersom man i ettertid ønsker å overføre en klient som ikke ble overført pga. likt organisasjonsnummer eller navn, må man gå til menyvalget Egenskaper | Egenskaper | Integrasjoner. Der må valget Ekskluder klient fra VUD under gruppen Visma User Directory settes til Nei. Når du nå endrer organisasjonsnummer eller navn slik at disse ikke er lik andre klienter og så lagrer, blir klienten automatisk overført til Visma User Directory.

 

Viser til generell dokumentasjon i Visma User Directory for mer informasjon om hvordan produktet benyttes.

 

Grupper

Å samle medarbeiderne i grupper gir bedre oversikt og enklere administrasjon. Du bestemmer hvilke rettigheter som skal tildeles den enkelte gruppe. Medarbeidere som senere blir opprettet under denne gruppen, får samme rettigheter som gruppen. Du kan overstyre rettigheter på brukernivå, men vi anbefaler at du setter rettigheter på gruppenivå og melder den enkelte medarbeider inn i gruppen du ønsker. En medarbeider kan tilhøre flere grupper.

 

 

NB! For å slette en gruppe, kan du gjøre dette ved hjelp av knappen Slett gruppen. Vær oppmerksom på at dersom du sletter en gruppe, slettes alle brukerne i gruppen.

 

Brukere

Kobler du en bruker til en medarbeider er det medarbeiderens navn som vises når du er logget på, og du får tilgang til utvidet funksjonalitet slik som dokumenter og kalender.

 

Merk! Brukere arver rettigheter fra gruppene de ligger under, men kan overstyres på brukernivå. En bruker kan ligge i flere grupper.

 

 

Melde inn en bruker i flere grupper

Du kan velge å melde inn en bruker i flere grupper. Ved å klikke på brukeren med høyre museknapp, kan du velge Legg til i gruppe. Det er også mulig å dra brukeren mens du holder nede Ctrl-tasten for å legge brukeren til i ny gruppe.

 

 

Lisenser

Viser en oversikt over alle lisenser, både på byrået og for eventuelle klienter som har egne lisenser.

 

Meny

 

 

Merk! Husk å markere riktig firma før du starter lisensbehandling, da klienter kan ha egne lisenser.

 

 

Aktivitetslogg

I aktivitetsloggen kan du om ønskelig se hvem og hva som er endret av sentrale data i databasen, i tillegg til at loggen inneholder oppføringer av feil og annen relevant informasjon ved oversendinger til og mottak av informasjon fra blant annet Visma AutoInvoice, med mere.

 

Meny

 

Se også

Aktivitetslogg

 

 

Påloggede brukere

Dette bildet viser deg en oversikt over alle brukere som logget på systemet.

 

Meny

 

 

 

Låste klienter

Bildet gir en oversikt over klienter som er i bruk eller er låst. En klient vil være i bruk mens en DI-Business rutine kjøres, og vil være låst mens DI-Business rutiner som regnes som kritiske kjøres. Er en klient for eksempel i bruk er det ikke mulig å ta eller legge tilbake sikkerhetskopi. Det er heller ikke mulig å kjøre kritiske rutiner dersom en klient er i bruk. En kritisk rutine er rutiner som sperrer for samtidig bruk av andre rutiner, slik som årsavslutning, reorganisering av registre, oppretting av nye register og kjøring av korrigeringsrutiner fra Fellesrutiner.

 

Dersom en rutine for eksempel har blitt manuelt stoppet i Microsoft Windows Oppgavebehandler, kan det skje at systemet ikke fanger opp at rutinen er stoppet. Da kan administrator i dette bildet låse opp klienten igjen.

 

Meny