Visma Quality Management

Dokumenter

Generelt

Her kan du blant annet importere dokumenter, få en oversikt over alle dokumenter som finnes på klienten, lage og endre dokumentmaler, samt flette dokumenter og sende dokumenter til Visma Sign for elektronisk signering.

Se også

Dokumentmaler og fletting

Meny

Dersom du går til Hjem (firmanavn) | Dokumenter | Dokumenter på klienten, får du opp fanen Dokument i båndet øverst i bildet:

Når du står i søkebildet for dokumenter, vil fanen vise kommandoer som gjelder på tvers av alle dokumentene, mens har du foretatt utvalg eller søkt frem dokumenter får du også frem kommandoer som gjelder for valgte eller markerte dokumenter i listen. Bildet over og beskrivelsene under viser alle kommandoene.

Beskrivelse av kommandoer

Kommando	Beskrivelse
Redigering
Ny / Åpne / Detaljer / Slett	Oppretter ny, åpner eksisterende, endrer på detaljer og sletter dokument. Når du velger Detaljer kan du endre på dokumentets egenskaper, slik som Tittel, Emne, Gruppe, Periode med videre.
Handlinger
Importer	Her kan du starte opp importbildet for å importere dokumenter til oversikten.
Flett dokumenter	Her kan du starte opp å flette dokumenter som du for eksempel kan sende ut til kundene dine. For å kunne flette dokumenter må du ha opprettet en dokumentmal på forhånd.
Sett gruppe	Her setter du dokumentgrupper på valgte dokumenter.
Send dokument til signering	Her kan du starte opp bilde for å sende et dokument til elektronisk signering i Visma Sign. Knappen vises kun i søkebildet for dokumenter, og du kan i signeringsbildet velge å signere et dokument som ligger på klienten fra før eller importere et nytt dokument som skal sendes til signering.
Visma sign
Send til signering	Sender valgt dokument til signering i Visma Sign. Du velger mottakere med mer i signeringsbildet.
Send på nytt	Dersom en signering har fått status Kansellert, kan du her velge å sende denne på nytt til signering hos Visma Sign. Du får da opp sendingsdialogen ferdig utfylt med samme mottakere som den originale sendingen.
Vis signeringsstatus	Her kan du se status på dokumentet og hvem som har signert i Visma Sign. Status på dokumentet kan du også se i listen ved å hente inn kolonne for signeringsstatus.
Dokumentbehandlig
Dokumentmaler	Her kan du vedlikeholde dokumentmaler.
Dokumentgrupper	Her vedlikeholder du dokumentgrupper. Du velger gruppe når du jobber med dokumentmaler, lager nye eller importerer dokumenter. En dokumentgruppe kan for eksempel være Importert, Tilbud, Faktura, E-post, og lignende, og vedlikeholdes per klient/firma. Du kan også bestemme om en dokumentgruppe skal kreve periode på dokumenter som knyttes til gruppen.

Dokumentmaler

Før du kan lage nye dokumenter i Visma Quality Management, må du opprette maler for de forskjellige typer dokumenter som ønskes benyttet, slik som for eksempel brevmal. Du kan også lage skjema der systemet fyller ut opplysninger som navn, adresser, med videre. Det gjelder opplysninger som allerede ligger i databasen.

Du kan lage dokumentmaler i Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, HTML-dokument, ren tekst eller e-post.

Dokumentmaler kan redigeres ved å klikke på Dokumentmaler i gruppen Dokumentbehandling i fanen Dokument i båndet øverst i bildet. I tillegg kan du her opprette nye maler, slette gamle maler, og endre malens egenskaper som Tittel, Emne, Gruppe og Tekst.

Når du redigerer en mal får du en liste over flettekoder som du kan benytte i. Merk koden du ønsker å benytte, og klikk Kopier. Lim så denne inn der du ønsker denne skal være i malen.

Når malen er klar, vil denne være tilgjengelig når du oppretter nytt dokumentden.

Se også

Dokumentmaler og fletting

Import av dokumentmaler

I bildet for Dokumentmaler kan du velge å importere egne dokumentmaler ved å velge Importer i gruppen Importer i båndet. Du får da opp et eget bilde hvor du kan velge maler du ønsker å importere. Det er også mulig å dra og slippe maler i bildet.

Benytter du en KS håndbok, kan du også importere dokumentmaler derifra ved å velge KS Håndbok i gruppen Importer i båndet. Kryss da av de ulike malene du ønsker å importere i importbildet som dukker opp.

Flett dokumenter

I Visma Quality Management kan du lage flettedokumenter som du kan sende til forbindelsene dine. Dette er dokumenter hvor du fletter inn data fra forbindelsene dine. Typisk kan dette være et tilbudsbrev du ønsker å sende til mange mottakere. Da kan du legge inn flettekoder i tilbudsbrevet med forbindelsens navn og adresse, og kjøre en fletting for å danne et brev per mottaker automatisk.

Før du kan flette dokumenter, må du lage en dokumentmal med flettekoder for felter du ønsker å benytte.

Merk! Fletting til e-post krever at du har definert en e-postkonto.

Slik gjør du for å flette dokumenter:

Velg Flett dokumenter under gruppen Handlinger i fanen Dokument i båndet øverst i bildet
Velg ønsket dokumentmal
Dersom du ønsker annen destinasjon, endrer du dette under Flett til
Velg mottakere ved søk eller ved hjelp av utvalg
Klikk på Flett dokumenter for å gå videre til neste vindu
Fyll ut Navn, Gruppe, og andre egenskaper for dokumentet, samt eventuelt skriver du ønsker utskrift til eller e-postkonto som skal benyttes ved e-postdistribusjon
Start fletting ved å klikke på knappen OK i bildet

Tips! For- og etternavn skrives som ett navn i Visma Quality Management. Dersom du vil søke på etternavn, må du skrive "*" først. For eksempel "*Nordmann" vil vise alle som inneholder navnet "Nordmann", slik som "Kari Nordmann" og "Ola Nordmann".

Ønsker du å se et eksempel før du sender til forbindelse/utskrift kan du velge Test. Har du valgt fletting til e-post, vil du få et eksemplar i innboksen din, eventuelt på skriver dersom du har valgt det. Flettingen skjer mot innlogget bruker.