Fakturaavtale

Generelt

Med fakturaavtaler kan du sende fakturaer til kunde ut fra ønsket frekvens, uavhengig av antall timer som er registrert i kalenderen. Du kan ha flere fakturaavtaler på samme kunde, og disse kan knyttes til både prosjekt og avdeling.

 

For å komme i gang med fakturaavtale må følgende gjøres: Opprett prisvariant på kunden Opprett fakturaavtalen Generer ordre og faktura

Se også

Salg

 

 

Fakturaavtale på kunden

Fakturaavtaler oppretter du under Salg | Fakturaavtaler, enten fra kundebildet eller fra produktbildet.

 

Slik gjør du: Velg kunde eller produkt Velg Fakturaavtaler i bildevelgeren til venstre Trykk Ny for å opprette ny avtale Søk opp kunden du ønsker å opprette avtalen på (denne forslås når du starter opp fra kundebildet) og legg inn de egenskaper avtalen skal ha

 

Tips! Dersom du ønsker å fakturere andre ting sammen med avtalen, kan du krysse av for Lag ordregrunnlag ved fornyelse. Du kan da velge flere grunnlag som til sammen skal danne en ordre. Fra ordrebildet velger du deretter Generer ordre fra liste i menyen til høyre. Kryss av for de grunnlag som skal danne ordren. Vær oppmerksom på at dette ikke kan gjøres dersom du har annen betaler på kunden.

 

Du har nå opprettet avtalen og er klar til å generere ordre.

 

 

Generer ordre og faktura for fakturaavtaler

Før du genererer ordrer, vil det sannsynligvis registreres timer på avtalen. Dette gjøres på vanlig måte fra oppgave- eller kalenderbildet. Dersom du ikke ønsker at registrerte timer skal faktureres, er det viktig å huske å knytte disse opp mot fakturaavtalen i feltet Fakturaavtale, nederst i detaljbildet for oppgaven (avtalen).

 

For å generere ordre, går du til fanen Klient i båndet øverst i bildet, og deretter Økonomi | Fakturaavtaler i gruppen Innstillinger. I bildet som dukker opp, velger du fanen Forfallsliste, og deretter velger du aktuell måned og år i feltet Vis avtaler med forfall i. Merk de avtalene du ønsker å danne ordre/ordregrunnlag på, og klikk på knappen Generer ordrer/ordregrunnlag for merkede avtaler når du er klar.

 

Når du genererer ordrer, vil du kunne velge hva du ønsker skal står som beskrivelse på fakturaen. Skriver du ikke inn en tekst, vil teksten Fakturaavtale bli skrevet.

 

Du får beskjed om hvor mange ordrer som er opprettet og eventuelle feil. Avtalen forsvinner fra forfallslisten, og du vil finne den igjen i ordrebildet, eller ordregrunnlagbildet dersom du haket av for dette. I tillegg vil du finne den i kundebildet. Skulle det bli generert ordre fra dette bildet, vil du se at den kommer ut med kr 0,- ettersom den er tilknyttet en fakturaavtale.

 

Fakturer til slutt på vanlig måte.

 

Merk! Tiden du registrerte i kalenderen, finner du igjen i ordregrunnlagsbildet under fanen Inngår i fakturaavtale. Når disse er kontrollert, bør du velge å arkivere dem. De registrerte timene blir med på rapporter.

 

 

Vedlikeholde fakturaavtalen

Du kan når som helst stoppe en avtale, velge annen betaler eller knytte til avdeling dersom det er ønskelig.

 

Ved oppsigelse av avtalen kan du få systemet til å beregne siste faktureringsdato ut fra antall måneders oppsigelse (1-6 måneder), eller du kan legge inn datoen manuelt.

 

Registrerte fakturaavtaler kan eksporteres til Microsoft Excel for utskrift.