Visma Quality Management

Kunder

Generelt

Når du har valgt en kunde får du en bildevelger til venstre hvor du kan vedlikeholde diverse opplysninger knyttet til valgt kunde, for eksempel Kontaktpersoner og Kategorier.

Dersom du har tilgang til Ordregrunnlag, kan du generere ordrer direkte. Du kan på samme måte lage ordre og/eller tilbud.

I listevisningen over kunder har du en kolonne med flagg. Når du er inne på detaljbildet for en kunde og setter Nei i feltet Kredittverdig, vil dette vises som et rødt flagg i listen.

Se også

	Forbindelser
	Importere kunder

Meny

Kundeoversikten

Dersom du går til Hjem (firmanavn) | Forbindelser | Kunder på klienten, får du opp fanen Kunde i båndet øverst i bildet:

Når du står i søkebildet for kunder, vil fanen vise kommandoer som gjelder på tvers av alle kundene, mens har du foretatt utvalg eller søkt frem kunder får du også frem kommandoer som gjelder for valgte eller markerte kunder i listen. Bildet over og beskrivelsene under viser alle kommandoene.

Beskrivelse av kommandoer

Kommando	Beskrivelse
Redigering
Ny / Endre / Slett	Oppretter ny, endrer eksisterende og sletter kunde. Du kan også velge flere kunder i listen og klikke Endre. Da får du mulighet til å endre utvalgte egenskaper for disse kundene.
Handlinger
Kategoriser	Her kan du velge å kategorisere alle eller merkede kunder.
Kundekort	Her kan du skrive ut generell informasjon om valgte kunder. Du kan velge mellom standard eller utvidet kundekort med eller uten økonomisk informasjon. Kundekortet inneholder opplysninger som kundenavn, kundenummer, adresser, telefonnummer, e-postadresser, webadresser samt oversikt over kontaktpersoner, egne og andre forbindelser. Utvidet kundekort inneholder i tillegg oversikt over antall tilbud med status udefinert, antall ordrer, antall faktura hittil i år og antall faktura hittil i fjor med totalsummer. Har du et regnskapsbyrå med tilknytningskunder, kan du også få med hvilke lisenser kunden har kjøpt.
Finn duplikate kunder	For å unngå at kundene er registrert to ganger, kan du kjøre en rutine som sammenligner organisasjonsnummer. Du vil da få beskjed dersom kunden er registrert to eller flere ganger. Du kan da velge i bildet om du ønsker å slå sammen kunder.
Rapport til Excel	Her kan du eksportere kundelisten til Microsoft Excel. Du velger om du ønsker å eksportere en ren kundeliste med data fra kolonner valgt i bildet, eller med ulik informasjon i tillegg.
Importer kunder	Her kan du importere kunder fra fil.
Kontroller mot AutoInvoice	Dersom du benytter elektronisk fakturering via Visma AutoInvoice kan du her kontrollere om kunder kan mottak elektronisk faktura.

Kunde

Når du åpner en kunde får du denne menyen:

Beskrivelse av kommandoer

Kommando	Beskrivelse
Navigasjon
Hovedvindu	Valget setter fokus på Hovedbildet og viser dette i front på skjermen din.
Vindu	Viser alle åpne vinduer.
Lagring
Lagre og lukk	Lagrer alle endringer på kunden, og lukker bildet.
Lagre	Lagrer alle endringer på kunden.
Liste
Ny / Endre / Slett	Disse valgene lar deg opprette ny, endre, eller slette valg i listen i det vinduet du står i på kunden.
Handlinger
Kundekort	Her kan du skrive ut generell informasjon om kunden. Du kan velge mellom standard eller utvidet kundekort med eller uten økonomisk informasjon. Kundekortet inneholder opplysninger som kundenavn, kundenummer, adresser, telefonnummer, e-postadresser, webadresser samt oversikt over kontaktpersoner, egne og andre forbindelser. Utvidet kundekort inneholder i tillegg oversikt over antall tilbud med status udefinert, antall ordrer, antall faktura hittil i år og antall faktura hittil i fjor med totalsummer. Har du et regnskapsbyrå med tilknytningskunder, kan du også få med hvilke lisenser kunden har kjøpt.
Tjenester	Her kan du vise utvidet informasjon, eller oppdatere kunden med data fra Visma Bizweb.
Bytt til person / Bytt til organisasjon	Her kan endre kunden fra person til organisasjon eller motsatt.
Informasjon
Smartlenker	Her kan du starte opp smartlenkene som er definert i systemet med informasjon fra kunden.
Hjemmeside	Dersom hjemmeside er satt på kunden, vil dette valget være tilgjengelig og åpner kundens hjemmeside i standard browser.
Innstillinger
E-post distribusjon	Her setter du opp kunden e-postdistribusjon dersom faktura og kreditnota sendes via e-post.

Ny kunde

For å opprette ny kunde, velger du firma/klient, og deretter fanen Ny i båndet øverst i bildet. I gruppen Forbindelse, trykker du på knappen Kunde:

Du kan også opprette nytt tilbud fra fanen Ny i båndet.

Skriv navnet på kunden, eller start på navnet og trykk på knappen for opplag mot Visma Bizweb:

Fyll eventuelt ut organisasjonsnummer, og velg om dette er en organisasjon eller person.

Klikk OK for å opprette kunden.

Bildevelger

I bildevelgeren til venstre i detaljbildet kan du vedlikeholde kunden.

Egenskaper

Detaljer
Her finner du generelle egenskaper, slik som navn, lokalitet, adresser, og lignende.
Egenskaper
Her finner du flere egenskaper, slik som informasjon om økonomi, fakturering, med videre.
Kategorier
Med kategorier kan du gruppere forbindelsene etter ønske, for eksempel per fylke. Det er mulig å legge til flere kategorier. Nye kategorier kan legges til i bildet over tilgjengelige kategorier, ved å klikke på Endre knappen øverst i bildet.

Sammendrag

Sammendrag
Viser en liten og kort oversikt over de mest relevante egenskapene.
Aktivitetslogg
Viser en logg over hvilke aktiviteter som er utført på kunden.

Planlegging

Avtaler
Her vises en oversikt over alle avtaler i kalenderen/kalenderelementer som gjelder kunden. I kundebildet vil du også se alle oppgaver knyttet til kunden, uavhengig av hvem som er ansvarlig eller utfører.
Oppgaver
Her ser du alle oppgaver som gjelder denne kunden. I fanen for oppgaver i Kundebildet ser du alle oppgaver og oppdrag knyttet til kunden, uavhengig av hvem som er ansvarlig eller utfører.
Oppdrag
Her har du en oversikt over alle oppdrag som gjelder denne kunden. I fanen for oppdrag i Kundebildet ser du alle oppgaver og oppdrag knyttet til kunden, uavhengig av hvem som er ansvarlig eller utfører.
Oppgavekontroll
En oversikt over hvilke oppgaver knyttet til et oppdrag som er registrert og en kontroll på at oppgavene er utført.
Prosesser
En oversikt over kundens prosesser. Du kan også her opprette nye prosesser og endre eksisterende. Dette valget vises kun for kunder på byrået som er knyttet opp mot en klient.

Forbindelser

Kontaktpersoner
Liste over kontaktpersoner hos forbindelsen.
Egne forbindelser
For å få frem egne forbindelser for et firma må du først åpne firmaet fra listen. Egne forbindelser er egne medarbeidere som har en rolle mot valgte firma. Egne forbindelser er medarbeidere i valgte klient.
Andre forbindelser
Dette er forbindelser som tilhører kunden og som ikke er kundens egne forbindelser. Det kan for eksempel være kundens revisor, bankforbindelse osv. På samme måte som fra bildet Egne forbindelser kan du lage nye, endre og slette eksisterende. Ønsker du å se kontaktpersoner, kategorier og arbeidsdokumenter som er knyttet til den enkelte forbindelse må du gå til bildet Andre forbindelser.

Dokumenter

Dokumenter
Her kan du legge til ulike dokumenter som gjelder forbindelsen.
Arbeidsdokumenter
Et arbeidsdokument er et dokument som fremdeles er under arbeid. Det er ennå ikke klargjort for "arkivering". Det er gjerne her du oppretter dokumenter, og disse blir "arkivert" under Dokumenter når disse er ferdig behandlet.
E-post
Viser en oversikt over all e-post som er sendt i forbindelse med medarbeideren. Det er mulig å opprette ny e-post og sende denne fra bildet.
Notater
Her kan du legge til notater som gjelder forbindelsen.
Fullmakter
Alle fullmakter knyttet til kunden. Det er viktig å sikre at regnskapsbyrået ivaretar kundens fullmaktsavhengige interesser og alltid handler etter skriftlig fullmakt.
Eksterne dokumenter
Du kan sette opp mappestrukturer for hvor du lagrer dokumenter på disken som gjelder kunden. Du vil da i bildet få vist samme mappestruktur og kan åpne dokumentene fra bildet.
NB! Valget er kun synlig dersom kunden er koblet mot en klient.
Avstemminger
Avstemminger fra for eksempel Visma Finale Avstemming.
KS Komplett
KS Komplett er et verktøy/veiledere utviklet av Regnskap Norge for å hjelpe regnskapsbyrået til å kvalitetssikre kontordriften og oppdragsutførelsen, og inneholder forslag til interne rutiner og en rekke hjelpemidler og maler. Her kan du starte opp nye veiledere og laste ned ferdige dokumenter fra fullførte veiledere.

Salg

Ordregrunnlag
Bildet viser en oversikt over kundens ordregrunnlag. Du finner også ordregrunnlagene i bildet Ordregrunnlag.
Tilbud
Her ser du de tilbudene som gjelder kunden. Alle tilbud vil også vises under bildet Tilbud hvor du kan jobbe mer med disse.
Ordre
Her ser du de ordrene som gjelder kunden. Alle ordre vil også vises under bildet Ordre hvor du kan jobbe mer med disse.
Fakturaer
Oversikten viser alle fakturaer som angår kunden. Når en ordre er fakturert og har lagt seg under denne fanen, har den fått fakturanummer og kan ikke endres. Eventuelle feil må i så fall korrigeres med kreditnota og eventuell ny faktura.
Fakturaavtaler
Her registrerer du alle fakturaavtaler som gjelder kunden.
Prisvarianter
Du kan bygge opp ulike prisvarianter som gjelder kunden.

Egenskaper

Alle aktuelle felt i bildet kan gjøres synlige i de enkelte listene ved hjelp av Feltvelgeren.

Beskrivelse av egenskaper under Detaljer

Felt

Beskrivelse

Generelt

Navn

Aktørens navn.

Kundenummer

Kundenummer.

Organisasjonsnummer

Forbindelsens organisasjonsnumme eller alternativt fødselsnummer dersom kunden er en person.

Lokalitet

Land

Velg land fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet.

Fylke

Velg fylke (kun Norge) fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet.

Språk

Velg språk.

Postadresse / Besøksadresse / Fakturaadresse

Adresse1 - 4

Postadresse1 er synlig på faktura. På utland er også Postadresse2 synlig. Trenger du flere adressefelt på utskrift av ordre, pakkseddel eller faktura, må blanketten redigeres. Dersom Fakturaadresse er fylt ut, benyttes denne på faktura i stedet for Postadresse.

Poststed

Velg poststed ved å taste inn postnummer eller søke fra nedtrekksmenyen til høyre i feltet.

Land

Velg land.

Selskap

NB! Denne gruppen er kun synlig dersom kunden er en organisasjon.

Hovedbransje

Velg bransje fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet.

Bransjer

Velg bransje fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet. Bransjelista vedlikeholdes under meny Generelt | Bransjer i gruppen Vedlikehold under fane Hjem i båndet øverst i bildet i hovedinduet.

Selskapsform

Eksempel på selskapsform kan være AS, ANS, ENK, osv. Velg fra nedtrekkmeny til høyre i felt.

Etableringsdato

Velg dato fra kalenderen som du finner fra nedtrekksmenyen til høyre i feltet, eller skriv inn dato med punktum som skilletegn.

Antall ansatte

Antall personer som er ansatt i selskapet.

Forhandler

Velg Ja fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet dersom kunden også er en forhandler. Feltet Forhandler er tilgjengelig under ordreregistreringa der du kan velge fra liste. Kunden blir synlig kun dersom det står Ja her.

Internett

Epost1

Du kan registrere 2 e-postadresser til forbindelsen. Du kan sende e-post direkte til en forbindelse ved å klikke på e-post-knappen til høyre i feltet.

Epost2

Web1

Du kan registrere 2 nettsider til forbindelsen. Nettsiden kan åpnes ved å klikke på Åpne-knappen til høyre i feltet.

Web2

Telefoner

Telefon

Du kan registrere 2 telefonnummer til forbindelsen.

Telefon 2

Mobiltelefon

Du kan sende SMS ved å klikke på knappen til høyre i feltet.

Telefaks

Faksnummer.

Sosialt

Sosiale medier

Lenker til ulike sosiale medier, slik som LinkedIn, Facebook, Twitter, osv.

Tekst

I tekstfeltet kan du skrive inn diverse opplysninger.

Diverse

Kategorier

Velg kategori fra listen ved å klikke på knappen til høyre i feltet. Med kategorier kan du gruppere kundene etter ønske, for eksempel per fylke. Det er mulig å legge til flere kategorier. Nye kategorier kan legges til i bildet over tilgjengelige kategorier, ved å klikke på Endre knappen øverst i bildet. Du kan også legge til og sette opp kategorier under valget Kategorier i Bildevelgeren.

Valuta

Benyttes dersom du for eksempel ønsker å fakturere i EUR i stedet for NOK.

Reklame-reservasjon

Setter du Ja i dette feltet, betyr det at firmaet ikke skal ha tilsendt reklame. I følge norsk lov har alle rett til å reservere seg.

Bankkontonummer

Kundens bankkontonummer.

Etablert som kunde

Dato for oppretting som kunde.

Klientkobling

Dersom kunden er en egen klient, knyttes klienten til kunden her.

Annen betaler

Dersom annen betaler er satt blir denne videreført automatisk til ordren, slik at mottaker av faktura blir kunden som er satt her.

Beskrivelse av egenskaper under Egenskaper

Felt	Beskrivelse
Økonomi
Avgiftspliktig	Standard er Ja, og medfører normal fakturering på kunden. Dette betyr at MVA-feltet i detaljkortet på produktet bestemmer avgiften (MVA) ved registrering av ordre. Velger du Nei her, vil dette overstyre produktets MVA-behandling, og alle varer blir fakturert MVA-fri til kunden.
Kreditverdig	Dersom du setter Nei i dette feltet, vil det i kundelista og ordreregistreringen vises et rødt flagg i kolonnen Kredittverdig.
Kredittdager	Antall dager fra fakturadato til siste betalingsdag. Feltet kan overstyres ved registrering av ordre.
Hovedbokskonto	Velg hovedbokskonto for kunden fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet.
Ratingkode	Feltet forteller om kundens status, for eksempel "God kredittverdighet" eller "Kreditt mot sikkerhet". Feltet er fritt definerbart. Koden gis fra de forskjellige finansanalyseselskaper i form av en rapport som du kan bestille.
Skattekommune	Veg kommune fra nedtrekkmenyen til høyre i bildet.
Avdelig	Velg avdeling fra nedtrekkmeny til høyre i feltet. Avdeling vedlikeholdes under Økonomi \| Diverse \| Avdelinger fra klientbildet, i fanen for Klient og gruppe Innstillinger.
Alfasøk
Alfasøk	Dersom alfasøk skal være annet en navnet på kunden, kan du skrive inn dette her.
Fakturering
Samle fakturalinjer	Du kan samle fakturalinjer produktvis eller etter på produktkategori.
Samle ordrelinjer	Du kan velge å samle ordrelinjene. Slår sammen like produktnummer og medarbeider / selger. Gjelder kun produkter definert som Ekstern timeart eller Datafangst.
Nets Betaleravtale	Dersom du benytter avtalegiro på kunden, må dette angis.
Fakturerende klient	Dersom fakturaen skal sendes fra en annen klient, angis denne.
Bruk factoringavtale	Dersom firma har opprettet factoringavtale, må du angi om du skal benytte denne på kunden.
Standard kontakt for ordre	Velg standard kontaktperson. Foreslås som standard kontakt ved registrering av ordre på kunden.
Ordregrunnlag-rapport	Velg om det automatisk skal legges ved rapport fra ordregrunnlagsarkivet som vedlegg til faktura. Dette gjelder kun elektronisk faktura og faktura til e-post.
Elektronisk faktura
Distribusjonsmåte	Dersom firma benytter elektronisk fakturering til EHF-faktura eller Visma AutoInvoice, må aktuell distribusjonsmåte for denne kunden angis. Distribusjonsmåten viser hvorvidt faktura er distribuert til skriver, e-post eller i EHF-format. Når du sender faktura via Visma AutoInvoice vil du ikke få opp utskriftsbildet.
Krever bestillingsnr	Enkelte kunder krever bestillingsnummer. Dette kan du registrere i samme bildet. På ordren er det da lagt inn en sjekk når den settes til fakturaklar. Dersom det benyttes elektronisk fakturering og koden er satt til Ja, får du melding dersom bestillingsnummer mangler.
Faktura som PDF-vedlegg	Du kan knytte vedlegg til ordren og disse vedleggene blir automatisk med ved utsending av faktura i EHF-format og til e-post.
EDI-operatør	Angi navn på gjeldende meldingssentral for denne kunden.
EDI-adresse	Angi adresse på gjeldende meldingssentral for denne kunden.