Visma Quality Management
Kombinerte løsninger
Innledning
Med Kombinerte løsninger mener vi at 2 firma, vanligvis et regnskapskontor og regnskapskontorets kunde, kjører ulike deler av DI-Business. Den mest vanlige varianten er at kunden kjører DI-Fakturering mens regnskapskontoret fører regnskap og eventuelt lønn.
Ved å sette opp egenskaper hos regnskapskontoret og kunden, kan du ved hjelp av enkle rutiner lage en smidig løsning som forenkler overføring av data mellom firmaene.
|
Merk! En alternativ og etter hvert mer foretrukket løsning er å la klienten/kunden koble seg opp mot byråets løsning og få tilgang til ønskede produkter/rutiner over nettet. Ta kontakt med Visma-partner eller Visma Support om dette. |
Egenskaper/Innstillinger
Egenskapene som må settes opp finner du under Egenskaper | Felles | Overføring.
Overføring til regnskapsfører/ekstern maskin
Valget gjelder hvilke type data som skal overføres/eksporteres til en annen PC. Kryss av for hvilke typer transer som skal overføres.
Mottak av faste opplysninger
Når du skal motta/importere data i DI-Regnskap, må du sette opp hva som skal mottas.
Dersom firmaet oppretter kunder, leverandører, hovedbokskonti og/eller prosjekter, kan disse oppdateres i regnskapskontorets "kopi" av opplysninger. Koden settes altså i det hos det firma/regnskapskontor som skal motta data.
Oppdatering
Kodene gjelder behandling av importerte konti. Koden settes hos mottaker. Alternativene er
- Ingen fletting av registre
- Nye poster (konti og/eller prosjekt) flettes/legges inn
- Nye og endrede poster (konti og/eller prosjekter) flettes/ legges inn
Eksempler på kombinerte løsninger
Firmaet/Klienten har DI-Fakturering
Firmaet fakturerer selv sine kunder og oppretter nye kunder. Dersom kundene endrer for eksempel adresse, endrer firmaet også dette. Fakturatransaksjonene og nye/endrede kundeopplysningene skal overføres til regnskapskontoret.
| Egenskaper hos... | Beskrivelse |
|---|---|
|
firmaet/klienten |
Under Egenskaper | Felles | Overføring krysser du av for Fakturatranser fra DI-Fakturering. Avkrysningen forteller hvilket system firmaet skal overføre data fra. |
|
regnskapskontoret |
Regnskapskontoret skal motta data fra firmaet. Kodene som skal krysses av, finner du under Egenskaper | Felles | Overføring.
Under Mottak av data skal du krysse av for Kunder hvis firmaet selv oppretter nye kunder. Dersom du skal motta både endrede og nye kunder, må du i tillegg krysse av under Alle nye/endrede opplysninger. Hvis kun nye kunder skal oppdateres, krysser du av for Kun nye. |
Firmaet/Klienten har DI-Fakturering og DI-Reskontro
Firmaet fakturerer selv sine kunder, registrerer innbetalinger og foretar purringer. Firmaet registrerer også inngående fakturaer og utbetalinger. Firmaet vedlikeholder også kunde-/leverandøropplysninger. Alle transaksjoner og nye/endrede reskontroopplysninger skal overføres til regnskapskontoret.
| Egenskaper hos... | Beskrivelse |
|---|---|
|
firmaet/klienten |
Under Egenskaper | Felles | Overføring krysser du av for Fakturatranser fra DI-Fakturering og Bilag registrert i DI-Regnskap hos firmaet. Avkrysningen forteller hvilke system firmaet skal overføre data fra.
Når firmaet som i dette tilfellet både har DI-Fakturering og DI-Reskontro (DI-Regnskap modell 1), krysses begge av. |
|
regnskapskontoret |
Regnskapskontoret skal motta data fra firmaet. Kodene som skal krysses av, finner du under Egenskaper | Felles | Overføring. |
Under Mottak av data skal du krysse av for Kunder og Leverandører hvis firmaet selv vedlikeholder reskontroopplysningene. Dersom regnskapskontoret skal motta både endrede og nye kunder og leverandører, må du i tillegg krysse av for Nye/endrede opplysninger.
Hvis kun nye kunder/leverandører skal oppdateres, krysser du av for Kun nye.
Firmaet/Klienten har DI-Fakturering og prosjektfakturerer
Firmaet fakturerer selv sine kunder og oppretter nye kunder. Alle fakturaer har prosjekthenvisning. Prosjektene opprettes hos firmaet, men regnskapskontoret fører prosjektregnskapet. Dersom kundene og prosjektene endrer for eksempel adresse, endrer firmaet dette selv. Fakturatransaksjoner, nye/endrede konti og nye/endrede prosjektopplysninger skal overføres til regnskapskontoret.
| Egenskaper hos... | Beskrivelse |
|---|---|
|
firmaet/klienten |
Under Egenskaper | Felles | Overføring krysser du av for Fakturatranser fra DI-Fakturering og Bilag ført i DI-Prosjekt hos firmaet. Avkrysningen hos firmaet forteller hvilke system firmaet skal overføre data fra.
Når firmaet som i dette tilfellet både har DI-Fakturering og DI-Prosjekt, krysses begge av. |
|
regnskapskontoret |
Regnskapskontoret skal motta data fra firmaet. Kodene som skal krysses av finner du under Egenskaper | Felles | Overføring. Under Mottak av data skal du krysse av for Kunder og Prosjekter.
Dersom du skal motta både endrede og nye kunder og prosjekter, må du i tillegg krysse av for Nye/endrede opplysninger. Hvis kun nye kunder/prosjekter skal oppdateres, krysser du av for Kun nye. |
Firmaet/Klienten har DI-Fakturering og DI-Regnskap
DI-Regnskap benyttes kun til spørring hos firmaet og oppdateres jevnlig fra regnskapskontoret. Firmaet fakturerer selv sine kunder og oppretter nye kunder. Firmaet har DI-Regnskap modell Spørring og benytter dette for spørring og utskrift av rapporter.
Endring av konti kan foregå både hos firmaet og på regnskapskontoret. Fakturatransaksjoner og nye/endrede konti skal overføres til regnskapskontoret. Alle bilag (transaksjoner) som er ført på regnskapskontoret skal oppdateres hos firmaet. Det samme gjelder nye og endrede konti.
| Egenskaper hos... | Beskrivelse |
|---|---|
|
firmaet/klienten |
Under Egenskaper | Felles | Overføring krysser du av for Fakturatranser fra DI-Fakturering hos firmaet. Avkrysningen hos firmaet forteller hvilket system firmaet skal overføre data fra.
Når firmaet som i dette tilfellet har DI-Fakturering, krysses denne av. Under Mottak av data skal firmaet krysse av for Hovedbokskonti og Leverandører. Dersom firmaet skal motta både endrede og nye konti, må du i tillegg krysse av for Nye/endrede opplysninger. Hvis kun nye konti skal oppdateres, krysser du av for Kun nye. |
|
regnskapskontoret |
Regnskapskontoret skal motta data fra firmaet, men også overføre data. Kodene som skal krysses av finner du under Egenskaper | Felles | Overføring.
Under Overføring til regnskapsfører/ekstern maskin skal du krysse av for Bilag registrert i DI-Regnskap fordi firmaet skal oppdatere sitt "regnskap" for spørring/rapportering. Under Mottak av data skal du krysse av for Kunder.
Dersom du skal motta både endrede og nye kunder, må du i tillegg krysse av for Nye/endrede opplysninger. Hvis kun nye kunder skal oppdateres, krysser du av for Kun nye. |
Rutiner
Oppdatering hos regnskapskontoret
Når alle filer er overført og kopiert inn, oppdateres dataene hos regnskapskontoret under Bilag | Buntbehandling. Denne rutinen "fletter inn" nye og endrede opplysninger på reskontro og prosjekter samtidig som transaksjonene blir oppdatert.
Benyttes DI-Prosjekt, må transaksjonene også oppdateres i DI-Prosjekt.
Utkopiering og Innkopiering av transaksjoner
Alle "operasjoner" i forbindelse med utveksling av data mellom firma og regnskapskontor finner du under fanen DI-Business og valget Klient i gruppen Handlinger i båndet øverst i bildet.
| Hos... | Beskrivelse |
|---|---|
|
Firma (Eksterne transaksjoner ut...) |
Menyvalget finnes under Klient | Eksterne transaksjoner ut... eller ved å velge knapp i Verktøylinjen.
Dersom filen skal sendes med e-post, må e-postadresse angis.
Du kan også legge dataene på disken. Da må du velge Mappe på disk, og angi sti til hvor du ønsker filen skal legges ut. Dataene pakkes og filen kalles: DIDATA.ZIP |
|
Regnskapsbyrået (Eksterne transaksjoner inn...) |
Når regnskapskontoret
har mottatt filen fra firmaet, velges Klient | Eksterne transaksjoner
inn... eller knapp i Verktøylinjen.
Det er viktig å angi riktig klientnummer FRA og TIL. Med dette menes FRA firmaets klientnummer hos seg (normalt 000) og TIL firmaets klientnummer hos regnskapskontoret.
Angi Kildesti til hvor filen er lagret. Filen som kommer fra klienten heter DIDATA.ZIP og er en pakket fil. Transaksjonene og kontoopplysninger pakkes ut og leses inn når du trykker på knappen Kopier. |
Generelt om kombinerte løsninger
Filer som er i bruk (nnn = klientnummer).
| Filnavn | Beskrivelse | |
|---|---|---|
|
DIDETnnn.DAT |
Dette er en transaksjonsfil. Dersom du har krysset av for en eller flere transer under Overføring til regnskapsfører/ekstern maskin, vil det dannes en transaksjonsfil som senere kan eksporteres.
Avkrysningen avgjør hvilke transaksjoner som blir overført til "ET-filen". Transaksjonene blir i tillegg lagt i transaksjonsfilen knyttet til aktuelt system på vanlig måte hos firmaet. "ET-filen" kan inneholde transaksjoner fra alle systemer. De vil "legge seg etter hverandre" i bunter.
|
|
|
EKSKOnnn.DAT |
Denne filen inneholder kontoopplysninger for fletting. Når to filer med kontoopplysninger flettes sammen, skjer det når begge filene ligger på samme område. Flettingen skjer ifm. oppdatering av eksterne transaksjoner. |
|
|
EKSPRnnn.DAT |
Denne filen inneholder prosjektdata for fletting. Når to filer med prosjektinformasjon flettes sammen, skjer det når begge filene ligger på samme område. Flettingen skjer ifm. oppdatering av eksterne transaksjonener. |
Utkopiering / Eksterne transaksjoner ut
Etter at utfakturering og etteroppdatering er foretatt, må fakturatransene sendes regnskapskontoret. Det gjøres ved å velge Klient | Eksterne transaksjoner ut... under fanen DI-Business i gruppen Handlinger i båndet øverst i bildet.
Registrer så e-postadresse og kontroller at
korrekt firma er valgt (Opplysningene vil foreslås neste gang du skal
kopiere ut eksterne transaksjoner):
Klikk deretter på Send.
Innkopiering / Eksterne transaksjoner inn
Regnskapskontoret mottar filer med eksterne transer og en kopi av kontoopplysninger fra kunden. Disse filene er pakket i en felles fil, DIDATA.ZIP. Filen inneholder disse registrene: didet000.dat, diddet000.vix, eksko000.dat og eksko000.vix.
For å få kopiert inn de eksterne transene, velger du Klient | Eksterne transer inn... under fanen DI-Business i gruppen Handlinger i båndet øverst i bildet.
I bilder som dukker opp angir du, under Kildesti, sti hvor filen er lagret.
I feltet Fra klient registreres klientnummer hos kunden (000 hvis
de kjører enfirmaløsning). I feltet Til klient angis klientdisk
og klientnummer hos regnskapskontoret:
|
NB! Vær nøye på å sjekke fra-til klientnummer! Som regel har klienten/kunden klientnummer 000 (enfirma) |
Klikk så på Kopier for å starte innkopieringen.
Bunten med eksterne transer oppdateres i DI-Regnskap under Bilag | Buntbehandling.
Løsning ved feil på fil
Hvis regnskapskontoret ikke får kopiert inn de eksterne transene på grunn av feil på fil er det mulig å hente ut en kopi av de eksterne transene hos kunden, slik at du slipper å registrere bilagene manuelt.
Under klientmappen (x:\DI\xxx\) hos kunden, dannes det en ny mappe som heter "ETKOPI" første gang du kopierer ut eksterne transer. Hver gang du kopierer ut eksterne transer, dannes en kopi av fakturatransene, filen DIDET (eksterne transer), i denne mappen. Kopien består av 2 filer og heter didetxxx.nnn hvor xxx er klientnummer og nnn er et tresifret løpenummer samt samme navn med tilleggstype vix, for eksempel DIDET000.001 og DIDET000.001VIX.
Kopien inneholder kun bilagene/fakturatransaksjonene. Er det gjort endringer i kontoopplysninger (opprettet nye kunder og lignende), ligger ikke informasjonen i denne fila. Kontoopplysninger (DIDKOnnn.DAT og DIDKOnnn.VIX hvor nnn er klientnummeret) må derfor kopieres fra klientmappen (for eksempel x:\DI\000).
Det er 4 filer som må hentes fra kunden:
Fra x:\DI\nnn\ETKOPI hentes
DIDETxxx.nnn (kontroller at du tar korrekt fil ved å sjekke dato)
DIDET000.000vix
xxx er klientnummer
nnn er løpenummer
Fra x:\DI\xxx hentes
DIDKOxxx.dat
DIDKOxxx.vix
|
NB! For at ikke kontoopplysninger for denne klienten skal overskrives på regnskapsbyrået og at oppdateringsrutinen skal flette inn nye/endrede konti, må filene endre navn til EKSKOxxx.dat og EKSKOxxx.vix hvor xxx er regnskapskontorets klientnummer før de lagres i klientmappen på regnskapskontoret. DIDETxxx.nnn og DIDET000.000vix må endre navn til DIDETxxx.dat og DIDETxxx.vix |
|
Eksempel: Klienten/kunden har enfirmaløsning (kun 000-klient) og byråets klientnummer for samme firma er 401: DIDET000.000 endres til DIDET401.dat DIDET000.000vix endres til DIDET401.vix DIDKO000.dat endres til EKSKO401.dat DIDKO000.vix endres til EKSKO401.vix
Når denne metoden benyttes, skal du IKKE kopiere inn eksterne transer fra menyen. Filene lagres i klientmappen, og buntene oppdateres i regnskapet ved å velge Bilag | Buntbehandling. |
Hos regnskapsbyrået
Egenskaper/Innstillinger hos byrået
Under Egenskaper | Felles | Overføring defineres oppsettet for kombiløsning. For regnskapskontoret er det to parametere som må være satt før de eksterne transaksjonene kan leses inn i programmet:
| Egenskap | Beskrivelse |
|---|---|
|
Mottak av faste opplysninger |
Her hakes det av for hvilke opplysninger
som skal importeres fra klient. Er det kun fakturatranser som
skal importeres, holder det med mottak av kunder. |
|
Oppdatering |
Denne koden avgjør om du ønsker å
oppdatere registre hos byrået. Hvis klienten har opprettet nye
kunder (konti), endret på kunder (konti) og lignende, kan du her
velge om du ønsker at dette skal oppdateres hos byrået, eller
ikke. Mest brukt er Alle, nye og endrede poster. |
Se også
|
Innkopiering av eksterne transaksjoner |
Ny kunde av regnskapskontoret
Egenskaper/Innstillinger hos kunden
Under Egenskaper | Felles | Overføring
defineres oppsettet for kombiløsning. Under Overføring av data til
regnskapfører/ekstern maskin må det hakes av for de transene som skal
overføres.
Er det for eksempel kun fakturatranser som skal overføres til regnskapskontoret,
må det hakes av for Fakturatranser fra DI-Fakturering. Denne egenskapen
må være satt før filen for overføring dannes.
|
NB! Hvis det er ønskelig å overføre både faktura- og regnskapstranser, må du registrere oppstartsnummer i feltene Neste buntnummer, fakturatranser og Neste buntnummer, regnskapsbilag under henholdsvis Egenskaper | Tellere/nummerserier | DI-Fakturering og Egenskaper | Tellere/nummerserier | DI-Regnskap.
|
Se også
|
|
Utkopiering av eksterne transaksjoner |
Allerede kunde av regnskapskontoret
Din kunde/klient på regnskapskontoret ønsker å ta i bruk DI-Business selv og kjøre deler av løsningen, for eksempel DI-Fakturering. Vi anbefaler da at en kopi av kundens/klientens datamappe (x:\DI\nnn hvor x er disk og nnn er klientnummer hos byrået) legges inn hos kunden før de tar i bruk programmet.
|
Merk! En alternativ løsning er å la kunden koble seg opp mot byråets løsning og få tilgang til ønskede produkter/rutiner over nettet. Ta kontakt med Visma-partner eller Visma Support om dette. |
Overføring av data fra byrået
Sikkerhetskopi av klient hos regnskapskontoret
Velg Klient | Sikkerhetskopi av klient. Under Produkt og Transeregister hakes det av for de produktene kunden har kjøpt. Når det gjelder Andre og Felles registre, bør det hakes av for alt.
Tilbakelegging av sikkerhetskopi hos kunde
Ved tilbakelegging av sikkerhetskopi hos kunde, hakes det av for de samme valgene som nevnt over. I feltet Fra klient legges nummeret denne klienten har hos regnskapskontoret; for eksempel 999 som er tilfellet her. I feltet Til klient angis nummeret denne klienten har hos kunden. Det er i de fleste tilfeller 000.
|
NB! Når sikkerhetskopien er kopiert inn, må firma- og produktlisensene lagres på nytt hos kunden. |
Se også
|
|
Visma QM Admin |
Oppsett/Egenskaper hos kunden
Velg Egenskaper | Felles | Overføring. Under Overføring av data til regnskapsfører/ekstern maskin må det hakes av for de transene som skal overføres.
Er det for eksempel kun fakturatranser som skal overføres til regnskapskontoret, må det hakes av for Fakturatranser fra DI-Fakturering.
Denne egenskapen må være satt før de eksterne transaksjonene dannes og kan kopieres ut/overføres.
|
NB! Hvis det er ønskelig å overføre både faktura- og regnskapstranser, må du registrere oppstartsnummer i feltene Neste buntnummer, fakturatranser og Neste buntnummer, regnskapsbilag under henholdsvis Egenskaper | Tellere/nummerserier | DI-Fakturering og Egenskaper | Tellere/nummerserier | DI-Regnskap.
|
Se også
|
|
Utkopiering av eksterne transaksjoner |
