Generelt om rapporter

Generelt er rapportene bygget opp slik at tidsregistreringene er knyttet til neste fakturatilfelle. Det betyr at det er viktig å ha fakturadatoene i bakhodet for å forstå hvordan beløp, timer og kostnader beregnes i rapportene.

Merk at du i Fastprisrapporten kan velge hvilke tidsregistreringer og kostnader som skal inkluderes, og i disse tilfellene gjelder ikke regelen ovenfor.

Hvis du hovedsakelig arbeider med faste priser, anbefaler vi at du bruker rapporten Fastpris. I denne kan du velge hvilke fakturatidspunkter og hvilke tidsregistreringer du vil inkludere. Dette kan være nyttig hvis du fakturerer på forhånd. Hvis du fakturerer den første dagen i hver måned, kan du for eksempel velge å inkludere fakturatilfellet 1. juni og tidsregistreringene 1. juni til 30. juni. Det betyr at du kan sammenligne fakturabeløpet med faktisk utført arbeid i samme måned. Du kan lese om rapporten Fast pris.

Eksempler - gjelder for alle rapporter unntatt fastprisrapporten

Her er noen eksempler som beskriver behandlingen av timepriser i rapportene. Eksemplene gjelder ikke for rapporten Fastpris.

Eksempel 1

I juni har du tidsregistreringer den 15. og 16. juni. Du har ikke fakturert etter disse datoene, noe som betyr at disse tidsregistreringene ikke inngår i fakturagrunnlaget. Du oppretter en rapport og setter perioden til 20ÅÅÅ-06-01 - 20ÅÅÅ-06-30. Siden disse tidsregistreringene ikke inngår i et fakturagrunnlag, håndterer rapporten dem som Skal faktureres. Beløpet som skal faktureres, beregnes som Antall timer som skal faktureres * Pris/time, slik det er angitt i prislisten som er tilordnet kunden.

Eksempel 2

I juni har du tidsregistreringer den 15. og 16. juni. Du fakturerer 20YYY-06-15. Du oppretter en rapport og setter perioden til 20ÅÅÅ-06-01 - 20ÅÅÅ-06-30. Tidsregistreringen den 15. blir nå håndtert som fakturert, men tidsregistreringen den 16. blir fortsatt håndtert som Skal faktureres. Tidsregistreringen for den 16. vil ikke bli håndtert som fakturert før du oppretter en faktura etter denne datoen.

I eksemplet nedenfor viser vi hvordan Fast pris håndteres i alle rapporter unntatt rapporten Fast pris. Ønsker du å finne ut mer om rapporten Fast pris, finner du den underEksempler - gjelder kun for fastprisrapporten.

Eksempel 1

La oss si at du har en fastpris som faktureres den 15. hver måned. I juni har du tidsregistreringer for fastprisen den 15. og 16. juni. Du oppretter en rapport og setter perioden til 20ÅÅÅ-06-01 - 20ÅÅÅ-06-30. Inntil du har opprettet fakturaen for 15. juni, vil fakturabeløpet bli håndtert som Skal faktureres. Beløpet som skal faktureres, er det som er angitt i fastprisfaktureringsplanen. Timeregistreringene dine vil vises som Fakturabare da de ennå ikke er koblet til et fakturagrunnlag. Når du har fakturert den 15., er tidsregistreringen fra den 15. nå knyttet til det opprettede fakturagrunnlaget og vil derfor bli behandlet som fakturert i rapporten. Det fakturerte beløpet beregnes for hver tidsregistrering, avhengig av hvor mange tidsregistreringer som er knyttet til det aktuelle fakturatilfellet.

  • Fakturaplanen din med fast pris angir en månedlig faktura på 1 200 NOK den 15. i måneden, med 4 estimerte arbeidstimer. Dette betyr en estimert pris/time på 300 NOK.

  • Du har 2 timer registrert den 20. mai og 3 timer til den 15. juni.

  • Når du oppretter fakturaen for 15. juni, vil begge tidsregistreringene være knyttet til denne fakturaen. Systemet beregner den fakturerte tiden for hver tidsregistrering som er knyttet til fastprisfakturaen. Den fakturerte tiden som beregnes for de 3 timene som er registrert 15. juni, blir 2,4 timer, beregnet på følgende måte:

  Totalt antall estimerte timer
for faktureringsanledningen (4 t)
Nr. Antall timer (3 t) x ---------------------------------------------------
  Totalt antall registrerte timer for
perioden 20YYY-05-16 - 20YYY-06-15 (5 t)

Den fakturerte tiden fremgår av fakturaspesifikasjonen, i kolonnen Estimerte Fakturbaretimer.

  • Systemet beregner også et fakturabeløp for hver tidsregistrering basert på den beregnede fakturerte tiden og prisen/time som er angitt i fastprisplanen. fakturerte beløpet for de 3 timene som ble registrert i juni 15 vil være 720 NOK, beregnet på følgende måte:

Fakturert tid (2,40 t) * pris/time (300 NOK)

Når du kjører en rapport for perioden 20ÅÅÅ-06-01 - 20ÅÅÅ-06-30, er det bare tidsregistreringen fra 15. juni som vises som Fakturert, og det fakturerte beløpet er 720 NOK, selv om fakturaens totale verdi er 1 200 NOK.

Du må kjøre en rapport for perioden 20ÅÅÅ-05-16 - 20ÅÅÅ-06-16 for å få frem alle tidsregistreringer som er knyttet til fakturaen for 15. juni. Det fakturerte beløpet vil i dette tilfellet være 1200 NOK.

Merk at tidsregistreringen for den 16. ikke er inkludert i rapporten, siden den fortsatt ikke er knyttet til et fakturagrunnlag. Dette til tross for at den er inkludert i periodevalget.

Eksempel 2

Du har en fast pris som faktureres den 1. hver måned. Fakturabeløpet er satt til 5000 NOK. Du har en tidsregistrering, 8 timer, den 8. juli. Du oppretter et fakturagrunnlag frem til 20ÅÅÅ-07-01. Skriv for eksempel ut rapporten Gjennomsnittlig timepris og sett perioden til 20ÅÅÅ-07-01 - 20ÅÅÅ-07-31.

Resultat:

I Fakturert beløp får du 5000 NOK og i Registrert tid 0. Dette skyldes at den registrerte tiden i juli (8 timer den 8. juli) tilhører den kommende fakturatidspunktet 20YY-08-01.

Ettersom tidsregistreringer alltid er knyttet til neste fakturagrunnlag, kan dataene i rapportene se litt merkelige ut hvis tidsregistreringene og faktureringen ikke er utført før rapporten skrives ut. For å få mer "nøyaktige" data i eksemplet ovenfor, bør rapporten skrives ut etter at faktureringen er utført for 20ÅÅ-08-01. Perioden i rapporten bør settes til 20ÅÅÅ-07-02 - 20ÅÅÅ-08-01. Da vil rapporten inneholde tidsregistreringer for én måned (juli) og én fakturatid (august).

Eksempler - gjelder kun for fastprisrapporten

Som nevnt ovenfor anbefaler vi at du bruker rapporten Fastpris når du arbeider med faste priser. Da kan du følge opp fakturabeløpet for en bestemt måned med tidsregistreringene for samme måned. Les eksemplene nedenfor for å se forskjellen.

I begge tilfeller har du en fastpris som du fakturerer forskuddsvis den 1. i hver måned, i disse eksemplene den 1. juni. I fastprisrapporten har du valgt 20ÅÅÅ-06-01 - 20ÅÅÅ-06-30 som periode under Inkluder fakturatilfeller i periode.

I periodevalget Inkluder timer og kostnad basert på velger du Tilknyttede tidsregistreringer. Med denne kombinasjonen får du data i rapporten for fakturatilfellet 1. juni, men tidsregistreringer og kostnader fra mai. Tidsregistreringer og kostnader for juni vil ikke bli inkludert fordi de vil være knyttet til fakturatilfellet 1. juli.

Hvis du i stedet bruker valget Tidsregistreringer i periode, kan du velge å sette perioden til 20ÅÅÅ-06-01 - 20ÅÅÅ-06-30. Da vil rapporten sammenligne fakturatidspunktet 1. juni med tidsregistreringene og kostnadene i juni.

Relaterte emner

Beskrivelse av programmets rapporter
Opprette og skrive ut en rapport
Skrive ut lister og adresseetiketter