Avvikelseregsitrering

För att kunna rapportera avvikelser i Agda PS måste den anställde vara kopplad till ett schema i Personliga scheman som du kommer till från Personregistret - flik 3 Anst uppg. eller via Schemaunderhåll. En avvikelse kan till exempel vara sjukdom, semester eller tjänstledighet.

När en person varit frånvarande registreras detta i avvikelseregistreringen. I avvikelseregistreringen finns två olika sätt för inmatning, manuell eller grafisk. Vissa förutsättningar styr vilken metod som är möjlig.

• Manuell inmatning. Innebär att transaktioner matas in radvis med tiduppgifter enligt datum, klockslag med mera och förutsätter att det finns schema i förväg. Detta alternativ är inte möjligt om du valt att arbeta med förenklad schemahantering.
• Grafisk inmatning. Innebär att transaktioner matas in på ett mer visuellt sätt och antalet frånvarotimmar anges istället för att registrera in mellan vilka klockslag. Frånvaron registreras genom drag och släpp metoden.

En avvikelse hanteras olika beroende på om den registreras i den manuella eller grafiska bilden. Här är ett exempel för att förklara skillnaden mellan dessa två registreringssätt:

Frånvaro under tre arbetsdagar där normal arbetsdag är 8 timmar och frånvaron är på totalt 18 timmar.

• Manuell registrering. Här anger du from-tom datum samt mellan vilka klockslag frånvaron ska vara. Det går även att registrera in med frånvaroprocent i procentrutan och då kommer frånvarotiden att fördelas jämt över dagarna. Frånvarotimmar kan endast anges om frånvaron endast är på ett arbetspass.
• Grafisk registrering. Börja med att markera tre dagarna. Flytta sedan över avvikelsen och anger 18 frånvarotimmar så rullas dessa ut och blir 8 timmars frånvaro på de två sista dagarna och 2 timmar på första. Anger du 75% istället för timmar fördelas frånvarotiden jämt över de tre dagarna.

Sökdialog

Innan bilden för registrering av avvikelser öppnas visas en sökdialog som listar alla anställda. Här finns möjlighet att söka upp en anställd med hjälp av anställningsnummer, namn eller personnummer. Sökdialogen har som första alternativ anställningsnummer men anges en bokstav sker sökningen automatiskt på namn.

Saknar schema

Ska avvikelseregistrering ske på en person som inte är kopplad till något schema visas följande meddelande:

Personen saknar schemakoppling, vill du initiera förenklad schemahantering för personen?

Svarar du Ja på frågan hamnar du i Avvikelseregistreringen på flik 2 Grafisk. Därefter är personen ifråga ansluten till förenklas schemahantering för innevarande år. Det kan ändras i Schemaunderhåll och Personligt schema.

Flikar i fönstret Avvikelseregistrering

Avvikelseregistreringen består av tre flikar, Manuell, Grafisk och Sammanställning. Under fliken Manuell läggs avvikelser in på aktuellt datum. Fliken Grafisk används för översikt av samtliga avvikelser samt registrering av avvikelser. Används Förenklad schemahantering kan endast den grafiska inmatningen användas. Sammanställningsfliken används för att kontrollera vilka lönearter som kommer att skapas till löneberäkningen enligt de aktuella avvikelserna. Dessa flikar beskrivs mer ingående i var en egen kunskapsartikel.

Inläsning av frånvaro

Uppgifter om närvaro/frånvaro kan även komma från försystem, Dessa läses då in via Inläsning extern data. För att det ska gå att läsa in uppgifter till Agda PS måste en beskrivningsfil skapas som i sin tur bestämmer var uppgifterna ska hamna i Agda PS. Frånvaro kan även komma från tid i Agda PS och den överförs när attestering av tidrapporten görs.

Överföra frånvaro till löneberäkningen

De transaktioner som registreras i avvikelseregistreringen kan hämtas in i Registrera lön när funktionen Skapa lön utförs med alternativet Avvikelseregistrering markerat.

Statistik och rapporter

Uppgifterna som finns registrerade i avvikelseregistreringen kan användas för att ta fram statistik och rapporter. Se respektive rapport för hur uppgifterna hämtas.

Registreringsanvisningar

Det finns några specialfall vid registrering av frånvaro i Agda PS. Här är några förslag på hur du kan behandla det i Agda PS.

Hantering av semesteruttag under sjukdom

Det är viktigt att inte bryta sjukfrånvaro med semesterfrånvaro, då det kommer att påverka karens och sjukperiod efter semestern är slut. Båda typerna av frånvaro ska registreras och sedan ska lönearterna manuellt korrigeras i Registrera lön. Se Registrering av flera typer av frånvaro samma dag.

Hantering av sjukdom under semester

Har en person registrerat in semester och sedan sjukanmäler sig och ska vara sjukskriven ser arbetsgången ut enligt följande:

Ta först bort avvikelsekoden för semester som blivit inaktuell. Det gör du med att markera raden och klicka på knappen Ta bort. Är avvikelsen överförd till lön markeras detta med en markering i rutan Lön, när du tar bort den markerade raden visas ett R längst ut till vänster. Högerklicka på detta R och välj Ta bort i menyn eller via knappen Ta bort. För då är avvikelsen raderad om den har blivit överförd till lön.

Den del av semestern som personen haft semester och den har gått över till lön måste registreras in på nytt och en markering i rutan Lön ska läggas till. För att det ska vara möjligt att markera Lön måste markering i rutan Aktivera redovisningsflaggor göras innan registreringen påbörjas. I och med att fältet Lön är markerad kommer avvikelsen inte att skapas igen när Skapa lön körs. Lägg sedan in den nya avvikelsen för personens sjukdom. När Skapa lön körs på den anställde kommer sjukdomen att skapas och de eventuella semesterdagar som utbetalats felaktigt måste vändas med manuella transaktioner.

Registrering av flera avvikelsekoder på samma arbetspass

Det är möjligt att registrera flera avvikelser på samma arbetspass genom att registrera avvikelser med de olika registreringssätt som finns att tillgå i Agda PS.

Exempel

En person som jobbar mellan 8-17 och har en 50 % sjukskrivning och varit kompledig 2 timmar. För att registrera dessa avvikelser gör du så här:

• 50% på avvikelsekod sjukdom vilket lägger sig sist på arbetspasset. Det innebär att sjukdom kommer att registrerats mellan 13-17.
• 2 timmar på avvikelsekoden kompledig genom att registrera med minus framför antalet timmar. Frånvarotiden räknas då ifrån arbetspassets början vilket i detta fallet blir 8-10.

Överlappande frånvaro eller frånvaro utanför arbetspassets längd är inte tillåtet i Agda PS.

Avvikelser äldre än 3 månader från aktuell avräkningsperiod hämtas inte in till Skapa lön eller Registrera lön. Har du däremot en avvikelse som inte har en markering i rutan Koppla till lön och lägger in en ny transaktion med samma avvikelse hämtar Agda PS in avvikelser som är äldre än 3 månader.

Flikarna i Avvikelseregistreringen

Varje flik för Avvikelseregistreringen berskrivs för sig.

Se även

Arbetsbeskrivning Avvikelseregistrering