Aktuell produkt
Hur fungerar konteringen i integrationen?
Börja med att fundera på hur du vill att konteringen ska hanteras i de två systemen. Vilka konteringsrubriker ska användas vid kontering av resor? Finns det flera bolag i basen, ska de använda samma konteringsbegrepp i alla bolagen? Ska Agda PS bestämma konteringen eller Expense? Ska de anställda kunna ändra kontering själva när de registrerar sin reseräkning? Ska det finnas ett förvalt konteringsbegrepp i Expense på den anställdes reseräkning?
Konteringsrubriker
Konteringsrubriker hittar du under Register - Kontering - Konteringsrubriker i Agda PS.
De konteringsrubriker i Agda PS som du vill ska finnas tillgängliga i Visma.net Expense ska du markera rutan Reseräkningar.
När du gör detta och sedan sparar så skickas konteringsrubriken över per automatik tillsammans med alla de konteringsbegrepp som finns upplagda på denna och som är namngivna. Konteringen skickas över i alla de företag som delar register i Agda PS om den är markerad som Företagsgrupp. Det är därför viktigt att markera Företag direkt, om du inte vill att den ska finnas i mer än det bolag du står i, vid nyuppläggningen av en konteringsrubrik innan du sparar.
Du kan kontrollera vilka företag i databasen som delar register för kontering genom att gå till Register - Företag och klicka på Kopplingar.
Varje konteringsubrik får ett löpnummer i rutan Expense dimension, denna följer med till Visma.net Expense som en unik märkning. I Visma.net Expense hittar du en lista över de konteringsrubriker som förts över från Agda PS under Inställningar - Företagsinställningar - Kostnadsställen - Typer för kostnadsställen.
Vill du inte längre använda dig av en konteringsrubrik i Visma.net Expense avmarkerar du rutan Reseräkningar på konteringsrubriken i Agda PS.
Konteringsbegrepp
Konteringsbegrepp lägger du upp i Agda PS under Register - Kontering - Konteringsbegrepp. Börja med att välja i listan för vilken konteringsrubrik som du vill lägga till ett nytt konteringsbegrepp.
Ange sedan Värde, Namn och markera om det ska vara Företagsunikt. Markering i Företagsunik innebär att det nya begreppet endast skickas över till Visma.net Expense i det företag som du står i vid nyuppläggningen.
Detta MÅSTE vara markerat innan du sparar om konteringsbegreppet inte ska vara företagsövergripande.
Det är när du har fyllt i ett Namn och sparar som den automatiska synkningen skickar konteringsbegreppet.
Om du vill ta bort ett konteringsbegrepp i Visma.net Expense markerar du i Avslutad.
Tänk på att namnet fortfarande måste stå kvar för att informationen om borttagningen ska gå över till Visma.net Expense.
Du kan kontrollera att det nya konteringsbegreppet finns tillgängligt i Visma.net Expense under Inställningar - Företagsinställningar - Kostnadsställen. Markera den konteringsrubrik det gäller och leta upp värdet i listan till höger.
Agda PS bestämmer konteringen
Om all kontering ska ske via Agda PS behöver du inte skicka över några konteringsrubriker till Visma.net Expense enligt punkt 1. Du anger konteringen på löneratens flik 2 eller väljer att hämta upp konteringsbegreppet från Personregistret.
För hjälp med dessa inställningar se även:
Löneartsregister - flik 2 Prissättning/Kontering
Personregister - flik 6 Kontering
Visma.net Expense bestämmer delvis konteringen
Du kan välja att blanda sättet hur konteringen ska ske genom att göra vissa inställningar i Visma.net Expense. Skicka över de konteringsrubriker som du vill kunna använda dig av i Visma.net Expense.
Om du vill att de anställda ska kunna välja en specifik kontering så ger du dessa behörighet till detta under Inställningar - Företagsinställningar - Inställningar för reseräkningar.
Markera Visa konteringsställe vid registrering av reseräkning för att aktivera visning av kontering på reseräkningen. Markera Tillåt anställda att ändra kostnadsställe vid registrering av reseräkning för att ge de anställda möjligheten att välja ett specifikt konteringsbegrepp när de registrerar sin reseräkning. Markera Tillåt anställda att fördela kostnaden mellan olika kostnadsställen vid registrering av reseräkning om du vill ge de anställda möjligheten att kostnadsfördela på mer än ett konteringsbegrepp. Det är bara möjligt att kostnadsfördela på en konteringsrubrik per reseräkning.
Om den anställde inte väljer något specifikt konteringsbegrepp på sin reseräkning kommer denna att konteras enligt Agda PS inställningar.
Förvald personlig kontering i Visma.net Expense
Du kan välja att skicka över ett förvalt konteringsbegrepp på varje anställd om detta ska skilja sig från det som normalt används vid lönetransaktioner. Börja med att gå in under Register - Företagsinställningar i Agda PS. På flik 1 klickar du på knappen Personregisterinställningar. Markera Visas vid Kontering resor.
Öppna nu upp Personregistret och gå in på en anställd på flik 6, Kontering. Längst ner till vänster ser du nu ett nytt fält där du kan ange en personlig kontering på varje anställd. När du fyller i detta så måste det konteringsbegrepp som fylls i redan vara överfört och tillgängligt i Visma.net Expense, annars uppdateras inte den anställde i Expense med de nya uppgifterna.
Fyll även i den kontering som ska vara den samma som vid ordinarie lönetransaktioner.
När du sparar aktiveras den automatiska överföringen och de nya värdena skickas över till den anställde i Expense. För att kontrollera hur det ser ut där kan du gå in under Inställningar - Anställda och grupper - Anställda och söka upp den anställda i listan till höger.
Klicka in på den anställde och välj fliken Tilläggsinformation här ser du nu vilken förvald kontering som kommer att finnas när den anställde registrerar sin reseräkning.
Vill du ge den anställde möjligheten att ändra den förvalda konteringen följer du anvisningarna i Visma.net Expense bestämmer delvis konteringen.
Konteringsrubriken Konto i Agda PS
Konteringsrubriken Konto hanteras lite annorlunda. För denna rubrik överförs alltid alla konteringsbegrepp som är namngivna oavsett om det finns en markering i Reseräkningar eller inte.
Konton hittar du sedan i Visma.net Expense under Inställningar - Företagsinställningar - Bokföringskonton.
Om du vill att olika utläggstyper ska konteras med olika konton men vill använda samma löneart kan du då välja vilket konto det ska vara direkt i Expense. Detta går då före den kontering som du satt på lönearten i Agda PS.
Gå in på en utläggstyp och välj flik Lön/Bokföring. Välj konto i listan och spara.
Du behöver endast ange ett debetkonto eftersom det är nettolönearten i Agda PS som motkonterar transaktionen.
