Visma Advisor
Met vaste prijs werken
Hier volgen stapsgewijze procedures voor het werken aan diensten met een vaste prijs: van dienst- en klantinstellingen tot werken met urenregistratie, declaraties en rapportage.
Activiteiten voor urenregistratie definiëren
In Instellingen - Diensten kunt u de diensten bewerken die bij het programma worden geleverd. U kunt desgewenst uw eigen diensten toevoegen. U kunt specificeren welke activiteiten u wilt gebruiken voor de urenregistratie van een dienst. Geef aan of voor een activiteit een prijs per uur of een prijs per verrichting geldt. Bij het werken met een vaste prijs moeten de activiteiten worden ingesteld op Prijs per uur.
Prijsstelling van activiteiten in prijslijsten
Wanneer u een dienst hebt aangemaakt, kunt u de prijs van de activiteiten in de prijslijst invoeren. Prijslijsten worden gemaakt in Instellingen - Prijslijsten. Hier kunt u de prijs van activiteiten instellen op de tab Prijs per uur. De prijs wordt gebruikt wanneer u uren registreert en aangeeft dat deze uren moeten worden gedeclareerd naast de overeengekomen vaste prijs.
Prijslijst voor een klant selecteren
Zodra u de prijslijsten hebt aangemaakt, kunt u deze voor klanten selecteren in de lijst met klanten. U kunt een van de prijslijsten instellen als standaardprijslijst. Deze lijst wordt dan automatisch geselecteerd als u een nieuwe klant aanmaakt.
U maakt alles overzichtelijker als u het aantal prijslijsten beperkt. Hoe minder lijsten u moet onderhouden en bijwerken, des te makkelijker het is.
Diensten aan een klant toevoegen
Op de tab Diensten in de klantenlijst kunt u de diensten toevoegen die de vestiging uitvoert voor de klant.
Prijsstelling voor de dienst selecteren
Op de tab Prijsstelling in de klantenlijst kunt u de prijsstelling toevoegen die op elke dienst wordt toegepast. Selecteer in dit geval Vaste prijs. Voer dan in: een datum in Geldig vanaf, de dienst (of diensten) waarnaar de prijsstelling verwijst, de prijs en het geschatte aantal uren. Voer in: de Declaratietekst, de Declaratiefrequentie en de Eerste declaratiedatum. Klik op Declaratieschema bijwerken, waarna de aangemaakte declaratieperioden worden getoond.
Als u het declaratieschema voor de vaste prijs automatisch wilt laten bijwerken met nieuwe declaratieperioden, dan is het selectievakje Doorlopend gemarkeerd. Dit selectievak is standaard gemarkeerd, maar u kunt dit ook demarkeren. Dat doet u bij Instellingen - Instellingen vestiging - Overige instellingen bij de instelling Doorlopende vaste prijs. Wanneer deze instelling is gemarkeerd, wordt er 14 dagen voor de laatste Declaratiedatum van de declaratieperiode een nieuwe declaratieperiode gegenereerd. Deze nieuwe declaratieperiode houdt rekening met uw instellingen voor frequentie, prijs, geschat aantal uren, enzovoort.
Urenregistratie, declaraties en rapportage
U kunt nu beginnen met urenregistratie per klant, dienst en activiteit. Specificeer het gewerkte aantal uren per urenregistratie. Wanneer u het declaratievoorstel later aanmaakt, dan worden het declaratiebedrag en het geschatte aantal uren opgehaald uit de prijsstelling van de vaste prijs. Het geschatte aantal uren dat u hebt gespecificeerd in de prijsstelling, kan worden opgeslagen als gedeclareerde uren per urenregistratie om de bezettingsgraad per medewerker te berekenen. Op de declaratie voor de klant wordt een dienst altijd getoond met de vaste prijs op één regel, ongeacht het detailniveau dat is geselecteerd voor declaratievoorstellen in Instellingen vestiging.
Als de vestiging werk uitvoert dat niet is opgenomen in de overeengekomen vaste prijs, dan kunt u in het dialoogvenster voor de urenregistratie specificeren dat deze uren worden gedeclareerd naast de overeengekomen vaste prijs. Het programma behandelt deze registraties als diensten met een Prijs per uur. In dit geval worden de prijzen opgehaald uit de prijslijst die aan de klant is gekoppeld.
Maak het rapport Vaste prijs aan om inzicht te krijgen in de winstgevendheid van de vaste prijs door te analyseren wat de brutomarge, het gemiddelde uurtarief en de potentiële opbrengst zouden zijn geweest als voor de dienst een prijs per uur was berekend.
Prijsstelling van een klantdienst
Vaste prijs wijzigen in prijs per uur
Als u een andere prijsstelling wilt gebruiken, dan kunt u een vaste prijs beëindigen, ook als er nog declaratieperioden over zijn. De declaratieperioden die een latere datum hebben dan de datum Geldig vanaf wanneer de prijs per uur is geactiveerd, worden automatisch verwijderd, ook als er nog declaratieperioden over zijn.
Urenregistraties die zijn ingevoerd toen de vaste prijs nog gold, maar waarvoor aan de dienst nog geen declaratieperiode was gekoppeld toen de registraties werden ingevoerd, worden automatisch bijgewerkt en aan de nieuwe registratieperiode gekoppeld wanneer de declaratie met de nieuwe prijsstelling voor de dienst wordt aangemaakt.
Meer informatie over het wijzigen van prijsstellingen vindt u in Prijsstellingen van klantdiensten wijzigen.