Visma Byrå
Arbeide med fastpris
Her beskrives det trinn for trinn hvordan du arbeider med oppgaver med fastpris – fra innstillinger for oppgave og kunde til det løpende arbeidet med timeregistrering, fakturering og oppfølging.
Definere aktiviteter for timeregistrering
Under Innstillinger - Oppgaver kan du redigere oppgavene som sendes med programmet, men du kan også legge inn egne. Du kan angi hvilke aktiviteter du vil bruke for timeregistreringen for en oppgave. For hver aktivitet angir du om den skal brukes med time- eller transaksjonspris. Når du arbeider med fastpris, skal aktivitetene ha innstillingen Timepris.
Prissette aktiviteter i prislistene
Når du har opprettet en oppgaver og tidaktiviteter, kan du prissette aktivitetene i prislisten. Du oppretter prislisten under Innstillinger - Prislister. Her prissetter du aktivitetene under fanen Timepris. Prisen brukes når du registrerer timer og angir at de skal faktureres i tillegg til den avtalte fastprisen.
Velge prisliste for en kunde
Når du har lagt inn prislistene, er de tilgjengelige slik at du kan velge dem for kunden i kunderegisteret. Du kan velge én prisliste som skal brukes som standard. Det vil si at prislisten velges automatisk når du legger inn en ny kunde.
Begrens antallet prislister du oppretter, for å gjøre det enklere. Det er enklere å vedlikeholde og oppdatere færre lister.
Legge til oppgaver for en kunde
Under fanen Oppgaver i kunderegisteret legger du inn oppgavene som firmaet har for kunden.
Velge prissettingstype for oppgaven
Under fanen Prissetting i kunderegisteret, kan du legge til priser som vil bli benyttet for hver oppgave. I dette tilfellet velger du Fastpris. Du angir deretter Gyldig f.o.m. dato, hvilken oppgave/oppgaver prissettingen knyttes til, fastpris og estimerte timer. Skriv inn Fakturatekst, Fakturaintervall, og Første fakturadato. Klikk på Oppdatere fakturaplan og se de opprettede fakturatilfellene.
Hvis du vil ha fakturaplanen din for fastpris automatisk oppdatert med ny fakturatilfelle, så merker du av avkryssingsboksen for Løpende fastpris. Du kan velge om avkrysningsboksen er markert eller ikke markert som standard. Dette gjør du under Innstillinger - Firmainnstillinger - Andre innstillinger og Innstillinger løpende fastpris. Når denne innstillingen er valgt, et nytt fakturagrunnlag vil bli opprettet 14 dager før det siste fakturagrunnlagets Fakturadato. Nytt og automatisk opprettet fakturatilfelle vil følge dine innstillinger for intervall, pris, estimerte timer, etc.
Timeregistrering, fakturering og oppfølging
Nå kan du begynne å registrere timer på kunde, oppgave og aktivitet. Du angir arbeidstid for hver registrering. Når du senere lager fakturagrunnlag, hentes fakturabeløpet og de beregnede timene fra prissettingen av fastprisen. De beregnede timene du har angitt i prissettingen, lagres som fakturerte timer per registrering og brukes blant annet til å beregne debiteringsgraden per medarbeider. På kundens faktura vises det alltid en oppgave med prissettingen fastpris på en rad, uansett hvilket detaljnivå som er valgt for fakturagrunnlaget i Firmainnstillinger.
Hvis byrået legger ned arbeid som ikke inngår i den avtalte fastprisen, kan du angi at timene skal faktureres i tillegg til den avtalte fastprisen, i dialogboksen for timeregistrering. En slik registrering håndteres av programmet som om det var en oppgave med prissettingen Timepris. Prisene hentes i dette tilfellet fra prislisten som er koblet til kunden.
Opprett rapporten Fastpris for å følge opp lønnsomheten til den faste prisen, ved å analysere bidragsforholdet, gjennomsnittlig timepris og potensiell inntekt hvis oppgaven hadde timeprising.
Prissetting på en kundeoppgave
Endre fra fastpris til timepris
Du kan avslutte en fast pris hvis du ønsker å endre type prissetting, selv om det fortsatt er fakturagrunnlag igjen. Fakturagrunnlag som har en senere dato enn Gyldig fra dato for når timeprisen er aktivert, blir automatisk fjernet, selv om det fortsatt er fakturagrunnlag.
Timeregistreringer for en fastpris som ble registrert når du hadde en fastpris, men som ikke hadde et fakturagrunnlag i forbindelse med oppgaven da registreringene ble oppført, oppdateres automatisk og kobles til det nye fakturagrunnlaget når fakturagrunnlaget opprettes med den nye prissettingen for oppgaven.
Les mer om hvordan du endrer prissettingen i Endre prissetting for en oppgave.