Firmainnstillinger

Hvis firmaets adresse er den samme som hovedkontorets adresse, kan du oppgi hovedkontorets adresse i feltet Hovedkontor. Etter lov må hovedkontorets adresseopplysninger vises på utskrifter av faktura, kreditnota og betalingspåminnelser.

GLN (global location number) gir en unik identitet for et firma, en funksjon i et selskap eller en fysisk lokasjon. Vil du bruke GLN for ditt firma/forening henviser vi til gs1.no.

Har du synkronisering med Visma Webshop, kan du velge å deaktivere synkroniseringen her. Hvis du skal nullstille ditt firma, se under, må du deaktivere synkroniseringen før du nullstiller. Tenk på at hvis du deaktiverer synkroniseringen, må du opprette frakt- og betalingsbetingelser på nytt i nettbutikken når du aktiverer synkroniseringen igjen.

Fjern merket på Vis lønn i menyen hvis du ikke vil at menyalternativet Lønn skal vises.

Denne funksjonen er kun tilgjengelig hvis firmaet har organisasjonsform Forening/Stiftelse. For å starte integrasjonen mellom Visma eAccounting og KlubbAdmin (Norges Idrettsforbund), klikk på Aktiver knappen.Visma eAccounting Les mer i avsnittet Integrasjon mot KlubbAdmin (Norges Idrettsforbund).

Huk av denne boksen hvis du vil lagre disse firmainnstillingene som en mal som kan brukes til andre firma.

Følgende innstillinger kopieres:

• innstillinger for bilagsserier
• om du vil bruke kostnadsbærere eller prosjekt
• om du vil bruke transaksjonstekster
• om du vil bruke automatisk utregning av mva
• avskrivningsintervall
• hvis Lønnsslippskal vises i menyen.
• kontoplan
• eiendelskonteringer
• mva og kontoopprett
• Bokføringsmal

Du kan nullstille ditt firma ved å velge Nullstill av firma. Firmaets navn og organisasjonsnummer blir beholdt, men øvrig informasjon som bokføring bokføring, fakturaer, kunde- og leverandørregister, fjernes. Denne informasjonen kan ikke gjenopprettes.

Les mer om emnet Nullstill firma.

Merk av for dette hvis du vil vise prisen for et produkt eksklusive mva når du fakturerer privatpersoner.

Velg om du vil runde av til nærmeste krone. Denne innstillingen gjelder for alle tilbud, ordre og fakturaer i NOK.

Hvis du merker av i denne boksen, beholder du den opprinnelige datoen for utkastet på alle fakturaer og fakturautkast. Hvis du ikke merker av i denne boksen, vil datoen på fakturaen bevege seg forover og være den samme som den datoen da du fullførte fakturaen.

Hvis du ønsker at dine kunder betaler via en mobil betalingsløsning kan du legge inn informasjonen her. Opplysningene vises på dine fakturaer.

Betalings  ID er et nummer du får når du oppretter ditt firma hos den mobile betalingstilbyderen.

Oppgi i ruten beløpet som du vil legge til ved utskrift av påminnelser.

Marker i ruten hvis du vil sende den første påminnelsen uten å legge til påminnelsesavgift.

Oppgi hvor mange påminnelser du vil sende til din kunde før et inkassovarsel sendes.

Her oppgis det neste nummeret for tilbud, ordre og fakturaer. En nummerserie kan endres frem til du sender det første dokumentet.

Marker valget Ta imot eFakturaer hvis du vil at dine leverandører skal kunne sende eFakturaer til deg. Når du mottar en e-faktura via , legges opplysningene for leverandørfakturaen automatisk inn i programmet, og du kan deretter bokføre og betale den som vanlig. For hver eFaktura du mottar, blir du debitert en kostnad. Du finner priser for sending av eFakturaer på visma.no.

Les mer om emnet E-faktura.

Før du kan sende eFaktura til privatpersoner, må ditt firmaet godkjenne en avtale med nettbanken. Når meldingen om avtalen vises, klikk Til avtalen. Et popup-vindu vises der du kan velge hvem du vil sende avtalen til. Klikk på lenken i e-posten for å godkjenne avtalen. Det vil ta omtrent en time etter at avtalen er godkjent før funksjonen er aktivert i programmet og du kan sende eFakturaer.

For hver eFaktura du sender, blir du debitert en kostnad. Les mer om priser for å motta eFaktura på visma.no.

Les mer om å sende eFakturaer til privatpersoner i artikkelen Send eFakturaer.

Her vises din elektroniske adresse hos din tjenesteleverandør. Elektronisk adresse og Tjenesteleverandøren feltene er brukt for å identifisere firmaet ditt som en sender og mottaker av eFakturaer.

Det kan hende du må gi denne informasjonen videre til din leverandør hvis de ikke kan søke etter dine detaljer via for eksempel.

Les mer i avsnittet E-faktura.

Her vises den tjenesteleverandør som firmaet benytter for å sende elektroniske dokumenter. Edi tjeneste nummer og Elektronisk adresse feltene er brukt for å identifisere firmaet ditt som en sender og mottaker av eFakturaer.

Les mer i avsnittet E-faktura.

Om du bruker scanningtjenesten, vil dine leverandørfaktura som sendes per e-post bli sendt til vår scanning sentral istedenfor å sendes til deg. Ved skanningsentralen blir fakturaene omgjort til eFakturaer og sendt direkte til programmet.

Denne funksjonen er kun tilgjengelig hvis du har aktiv bankintegrasjon der leverandørfakturaene automatisk sendes til banken for betaling. Når du bruker innstillingen Bekreft betalinger før de sendes til banken får du velge hvilke betalinger du ønsker å sende til banken for betaling.

Velger du å markere for dette kan du selv oppgi bokføringskonto for dine leverandørfaktura og om beløpet skal bokføres i debet eller kredit. Valget gjøres under Innstillinger - Firmainnstillinger - Fakturaopplysninger. Du kan når som helst endre innstillingene hvis du vil bytte.

Her setter du hvor ofte du skal levere mva-meldingen. Ut fra innstillingen henter programmet tall for rett periode når du oppretter og bokfører din mva-melding.

Mva-meldingen som er bokført påvirkes ikke hvis du endrer innstillingen. Har du har opprettet ny mva-rapport og så vil endre innstillingen for mva-melding må du lukke vinduet Ny mva-melding, endre innstillingen under Firmainnstillinger - Bokføringsopplysninger og så opprette mva-meldingen på nytt for at endringene skal komme med på den nye rapporten.

Vil du endre mva-periode for allerede bokførte mva-meldinger må du angre dem. Deretter endrer du innstillingen Mva-periode under Firmainnstillinger - Bokføringsopplysninger. Så kan du opprette nye mva-meldinger ut fra de nye periodene.

Låsing av måneder benyttes for å hindre at du ved en feil bokfører i en feil måned. Forsikre deg om at du har avstemt alle transaksjoner samt registrert periodiseringer og avskrivninger før du låser kontoene for perioden. Når en måned er låst går det ikke å opprette transaksjoner i tjenesten på en dato i måneden. Åpne måneder er alltid inneværende og foregående måned. Hvis du har behov kan du låse opp låste måneder.

Boksen Bruk kostnadsbærere er aktivert når du begynner å arbeide med programmet. Dette innebærer at du i menyen under Regnskap - Kostnadsbærere kan legge til grupper og kostnadsbærere. Les mer i avsnittet Dimensjoner om hvordan du kan arbeide med kostnadsbærere.

Ved å fjerne merket i boksen Bruk kostnadsbærere deaktiveres alle innstillinger for kostnadsbærere. Dette innebærer at følgende skjules i programmet:

• I menyen under Regnskapvises ikke lengre valget Kostnadsbærere. Alle opplysninger du legger inn under kostnadsbærere vil bli værende hvis du ønsker å aktivere Bruk kostnadsbærere igjen
• Ingen kostnadsbærere vises i visningene Faktura, Leverandørfaktura, Kjøp med kvittering eller Manuelle bilag

Vær klar at hvis du tidligere arbeidet med kostnadsbærere, vil disse fremdeles vises på opprettede bilag.

Hvis det er merket av i denne boksen vil alle som registrerer fakturaer, som krever at informasjon om dimensjoner spesifiseres, motta påminnelse om å legge til dimensjoner.

Hvis du vil følge opp deler av bedriften din mer detaljert og over en rekke regnskapsår, kan du bruke Prosjekter. Hvis det merkes av i denne boksen, vil det være mulig å legge til informasjoner om prosjekter for følgende bilagstyper: leverandørfaktura, tilbud, bestillinger, salg fakturaer og bilag for Kjøp med kvittering og Annen utbetaling.

Prosjekter er aktivert på alle bokføringskontoer mellom nummer 3000-8999. Øvrige kontoer kan aktiveres for kontering mot prosjekter ved å redigere respektive kontoer under Innstillinger - Kontoplan.

Les mer i Prosjekt

Hvis det er merket av i denne boksen vil alle som registrerer fakturaer eller andre bilag, som krever at informasjon om prosjekter spesifiseres, motta påminnelse om å legge til prosjekter.

Når du har krysset av vil funksjonen bruk manuell reskontroføring bli tilgjengelig. Manuell reskontroføring er en funksjon som lar deg registrere faktura og leverandørfaktura samt inn/utbetalinger ved bruk av manuelle bilag. Les mer i avsnittet Lag manuelle reskontroføringer.

Når du har krysset av vil en ekstra kolonne for Bilagstekst bli synlig når du registrerer et bilag eller en leverandørfaktura. Tekstene som legges til i kolonnen er søkbare i visningen av Kontoutskriften .

Denne innstillingen gjør det mulig for programmet å beregne mva automatisk ved registrering av manuelt bilag eller avstemming av kontoutdrag ved bruk av en konto med mva-kode. Du velger om du vil registrere beløp med eller uten mva. Programmet legger til en rad med beregnet mva for deg.

Ved å fjerne merket i boksen, skrur du av automatisk bildetolkning. Du kan skru det på igjen ved å hake av boksen på nytt.

Når du bruker denne innstillingen vil Visma eAccounting Smart bokføre periodiseringene automatisk. Når datoen for en planlagt periodisering er nådd, vil programmet bokføre periodiseringen automatisk. Den første automatiske posteringen vil bli gjort dagen etter aktivering av denne innstillingen, forutsatt at du har noe å bokføre.

For å integrere ditt Visma eAccounting Smart med Altinn må du først registrere Visma eAccounting Smart som ditt datasystem i Altinn. For å gjøre dette logger du inn i Altinn-portalen, velger menyen Profil, roller og rettigheter. Velg avanserte innstillinger og registrer Visma eAccounting Smart som ditt datasystem og legg inn passord. Når datasystemet er lagret vises datasystem ID i listen og som du så legger inn i Visma eAccounting Smart sammen med passordet du valgte.

Velg om du vil avskrive dine eiendeler Månedsvis eller Årlig.

Hvis du merker av i boksen for Bruk godkjenning av leverandørfaktura, betyr det at du har mulighet til å sende fakturaen til godkjenning under Kjøp - Leverandørfaktura før du bokfører. Først oppretter du leverandørfakturaen og velger Send til godkjenning. Fakturaen lagres under Utkast. Når mottakeren har åpnet fakturaen og valgt Godkjenn og bokfør, blir fakturaen lagret under Ubetalte leverandørfaktura. Hvis mottakeren avviser fakturaen, må mottakeren beskrive hvorfor den ble avvist i det obligatoriske vinduet som kommer opp på skjermen.

I programmet kan du velge å arbeide med bilagsserier. Her kan du oppgi hvilken bilagsserie som skal gjelde for hvilken del av programmet. Fordelen med å arbeide med ulike bilagsserier er at en bestemt type transaksjoner blir enklere å spore i etterkant, spesielt hvis du har mange bilag.

Det finnes 11 bilagsserietyper foreslått av programmet Du kan også legge til 5 bilagsserier i tillegg. For å gjøre det enklere å holde oversikt over de forskjellige typene kan du legge på en beskrivelse når du velger hvilke bokstav som skal knyttes til de ulike seriene. Hvis du ikke endrer noe vil prefiks for alle bilag være A.

Eksempel

Velg bilagsserie S for eks. Salgsfakturaer. Når et bilag opprettes som er relatert til en faktura, får det prefikset S før bilagsnummeret i bilagslisten.

Her legger du inn standardtekster som du ønsker å vise på ulike typer dokumenter i programmet. Det kan f.eks. være at du vil opplyse om endring av adresse.

Du kan legge inn tekst på norsk og andre språk. For å legge inn tekster på andre språk, velger du Vis utenlandsk tekst. Disse teksten vises deretter på dokumenter til dine utenlandske kunder.

Når du skriver tekst her, vises de i e-posten som sendes til dine kunder fra programmet. Ta utgangspunkt fra en standardtekst så kan du enkelt tilpasse teksten når du skal sende dokumentet til din kunde. Du kan også velge å skrive og lagre teksten på et annet språk.

On du bruker Lønnsslipp og bruker e-post for å sende ut lønnsslipper kan du redigere teksten på e-posten her.

Velg Legg til / Endre logo for å laste opp et bilde og bruke det som logo. Vær oppmerksom på at filstørrelsen ikke kan overskride 1 MB og bør være i formatet GIF,JPG eller PNG

Velg mellom fakturaoppsett med eller uten ramme. Velg om fakturalinjene skal ha ramme eller ikke. Du kan forhåndsvise fakturaoppsettet for å se på resultatet av dine valg.

Marker ruten hvis du har en aktivt OCR-avtale med din bank. Nummeret som skal oppgis ved betaling vises da ved teksten KID på din faktura.

Hvis ruten ikke er markert, vises i stedet nummeret som skal oppgis ved betaling ved teksten Melding. I Visma eAccounting Smart er KID-formatet fast og består av modulus 10 og 8 siffer.

Fjern avkryssing i ruten hvis du ikke vil vise en QR-kode på fakturautskriften.

Velg hvilken informasjon du ønsker at skal vises på utskriftene for dine tilbud, ordre og faktura.

Ønsker du å vise leveringsdato på fakturaer, merk av i boksen.

Innstillingen vil bruke feltet Leveringsdato på fakturaen. Hvis du fjerner merket i boksen vil det fortsatt være mulig å legge inn leveringsdato på fakturaen, men det vil ikke vises på utskriften.

Hvis du vil skrive ut prosjekt på faktura, merk av boksen. Hvis alle fakturalinjer er relatert til samme prosjekt, blir prosjektnavnet skrevet ut i fakturaens overskrift. Hvis fakturalinjene er relatert til forskjellige prosjekt, blir prosjektnavnet skrevet ut på hver fakturalinje.

Om firmaet har en pensjonleverandør, skal dette feltet fylles ut med pensjonleverandørens ID-nummer.

Legg inn dato for når du vanligvis betaler ut lønn.

Alle kostnader knyttet til arbeisgiveravgift føres mot disse kontoene som programmet oppsummerer for rapportering til Altinn.

Alle lønnsarter har tilhørende bokføringskonto. Linken gjør at programmet kan bokføre dine lønnskostnader til riktig konto.

Bokføringskonto tilknyttet skattetrekk vises her

Bokføringskonto der Øreavrunding og Motkontering tillegg er postert, vises her.