Visma eAccounting Standaard
Artikelgegevens importeren of exporteren
U kunt uw artikelgegevens met de export- en importfunctionaliteit in Visma eAccounting Standaard op een efficiënte en gemakkelijke manier actualiseren. Om de artikelgegevens in het programma te kunnen importeren moet het bestand als een kommagescheiden csv-bestand zijn aangemaakt. U leest hieronder meer over het bewaren van gegevens in csv-indeling.
Wanneer u een csv-bestand in Visma eAccounting Standaard importeert, is het voor een geslaagde import belangrijk dat elke kolom de juiste header heeft, in de juiste volgorde staat, de juiste codering gebruikt en waarden bevat in de verplichte velden. De kolomheader vertegenwoordigt de velden die u aantreft wanneer u een nieuwe rekening aanmaakt in Visma eAccounting Standaard. Zie de veldtoelichtingen hieronder voor meer informatie. Een gemakkelijke manier om een bestand met de correcte headers en de juiste indeling aan te maken, is het exporteren van de gegevens van een artikel, zodat u die als sjabloon kunt gebruiken voor het importbestand. Lees hieronder meer over hoe u een correct csv-bestand voor het exporteren en importeren aanmaakt.
Artikelen toevoegen of wijzigen
Om uw artikelgegevens te wijzigen exporteert u een csv-bestand (Excel), waarna u de artikelgegevens bijwerkt en dit bestand vervolgens weer in het programma importeert. Houd er rekening mee dat wanneer een waarde uniek is (bijvoorbeeld een artikelnummer) en u deze in het csv-bestand wijzigt, deze niet in het programma zal worden gewijzigd. Als u een unieke waarde wijzigt, zal het programma, wanneer u het bestand importeert, een nieuw artikel toevoegen en het oorspronkelijke artikel ongewijzigd laten.
Artikelen verwijderen
Het is niet mogelijk om artikelen door middel van exporteren en importeren uit de artikelgegevens te verwijderen. Regels die uit een geëxporteerd bestand worden verwijderd, zijn na het importeren van dit bestand in Visma eAccounting Standaard nog steeds aanwezig in Visma eAccounting Standaard. Als u een artikel wilt verwijderen, moet u dat in Visma eAccounting Standaard doen.
Standaardwaarde
Er zijn velden die niet verplicht zijn, maar die een standaardwaarde bevatten, bijvoorbeeld het veld Eenheid. Als u regels aan een csv-bestand toevoegt, maar daar geen waarde in zet voordat u het bestand in Visma eAccounting Standaard importeert, zal het programma er voor u de standaardwaarde in zetten.
Correcte csv-bestanden maken
Om een csv-bestand te verkrijgen dat de juiste indeling heeft, gaat u als volgt te werk:
- Maak een nieuw artikel aan in Visma eAccounting Standaard. Lees meer onder Artikelen aanmaken.
- Kies ervoor om de artikelgegevens te exporteren. Lees meer onder Gegevens importeren of exporteren (csv-bestand).
Er wordt dan een kommagescheiden csv-bestand met het geëxporteerde artikel aangemaakt.
- Verwijder het artikel uit het programma. Lees meer onder Artikel verwijderen.
Het bestand kunt u nu gebruiken voor het importeren van gegevens.
- Wanneer u het bestand aanmaakt, geeft u het een naam en besluit u waar het moet worden bewaard op uw computer.
- U kunt nu in de diverse velden van het csv-bestand de artikelgegevens invoeren die u in Visma eAccounting Standaard wilt importeren.
Gegevens bewaren in csv-formaat
Om zonder problemen met geïmporteerde gegevens in het programma te kunnen werken, moeten alle gegevens op de juiste wijze in een kommagescheiden csv-bestand worden bewaard. In zo'n bestand wordt informatie gescheiden door puntkomma's. In programma's van Microsoft worden deze bestanden 'CSV (gescheiden door komma)' of 'CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)' genoemd, afhankelijk van het Office-pakket dat u heeft geïnstalleerd. In Mac-omgevingen wordt hetzelfde formaat 'Door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst (.CSV)' genoemd.
De notatie waarin uw geëxporteerde informatie wordt aangemaakt, kan enigszins variëren afhankelijk van het programma, maar u kunt de bestanden opmaken, zodat de informatie in Visma eAccounting Standaard kan worden geïmporteerd.
Csv-bestanden importeren en exporteren wanneer u de voorraadmodule gebruikt
Door uw artikelbestand als een csv-bestand te exporteren beschikt u over een efficiënte manier om de Inkoopprijs en Verzendkosten van de artikelen bij te werken. Wanneer u het bestand vervolgens weer importeert, worden de inkoopprijs en verzendkosten van de betreffende artikelen bijgewerkt.
Houd er rekening mee dat u geen wijzigingen in de Voorraad kunt aanbrengen door een csv-bestand te importeren.
Veldtoelichtingen
Onderstaande toelichting op de velden bevat meer informatie over welke velden moeten worden ingevoerd om ervoor te zorgen dat het programma een import kan accepteren en over hoe die velden moeten worden gecodeerd. Voor een juiste codering is het belangrijk dat u die informatie leest.
Toelichting op de velden voor het geëxporteerde bestand
Bepaalde velden in de lijst zijn verplicht. Die moeten zijn opgenomen om te kunnen importeren naar Visma eAccounting Standaard.
| Veldnaam in bestand | Veldnaam in Visma eAccounting Standaard | Waarde in bestand |
Opmerking |
|---|---|---|---|
| IsActive | Ingeschakeld of uitgeschakeld |
False voor uitgeschakeld |
|
| SendToWebshop | Ingeschakeld of niet - alleen zichtbaar indien ingeschakeld |
False voor uitgeschakeld |
|
| Number | Artikelnr. | Verplichte en unieke waarde | |
| Name | Artikelnaam | Verplicht | |
| Name English | Engelse artikelnaam | ||
| Notes | Notities | ||
| Barcode | Barcode | Is alleen aanwezig in het bestand als de voorraadmodule is geactiveerd | |
| StockReference | Voorraadreferentie | Is alleen aanwezig in het bestand als de voorraadmodule is geactiveerd | |
| ArticleAccountCoding | Verkoopcategorie | Code is vereist | |
| Unit | Eenheid | Code is vereist | |
| NetPrice | Verkoopprijs excl. btw btw) | ||
| PurchasePrice | Inkoopprijs (excl. btw) btw) | ||
| FreightCosts | Verzendkosten excl. btw | Is alleen aanwezig in het bestand als de voorraadmodule is geactiveerd | |
| StockArticle | Voorraadartikel | True voor ingeschakeld False voor uitgeschakeld |
Is alleen aanwezig in het bestand als de voorraadmodule is geactiveerd |
| StockBalance | Voorraad |
|
Codes voor eenheden
De volgende codes moeten worden gebruikt om het programma in staat te stellen verschillende eenheden te importeren.
| Eenheid | Code in csv-bestand |
|---|---|
| Box | CA |
| Bundelen | BE |
| Centigram | CGM |
| Centiliter | CLT |
| Centimeter | CMT |
| Dag | DAG |
| Decigram | DG |
| Deciliter | DLT |
| Decimeter | DMT |
| Luciferdoosje | PK |
| Fles | BO |
| Gram | GRM |
| Hectare | HA |
| Hectogram | HGM |
| Kant-en-klaar pakket | SP |
| Kilo | KGM |
| Kilometer | KTM |
| Baal | BL |
| Blikken doos | TN |
| Kubieke meter | MTQ |
| Vierkante meter | MTK |
| Liter | LTR |
| Strekkende meter | LM |
| Meter | MTR |
| Milligram | MGM |
| Milliliter | MLT |
| Millimeter | MMT |
| Overwerk | OT |
| Pakket | PKT |
| Pakketten | PA |
| Pallet | PF |
| Paar | PR |
| Verzending | SE |
| Tube | TU |
| Rol | RO |
| Zak | SA |
| Bladzijde | ZP |
| Stuk | PCE |
| Timer | HUR |
| Inch | INH |
| Ton | TNE |
| Ton | DR |
Codes voor verkoopcategorieën
De volgende codes moeten worden gebruikt om het programma in staat te stellen verschillende verkoopcategorieën te importeren.
| Sjabloon verkoopcategorieën |
Code in csv-bestand |
|---|---|
| Goederen 0% btw | 10 |
| Goederen 9% btw | 20 |
| Goederen 21% btw | 30 |
| Dienst 0% btw | 40 |
| Dienst 9% btw | 50 |
| Dienst 21% btw | 60 |
Verwante onderwerpen
|
Gegevens importeren of exporteren (csv-bestand) |
|
|
Debiteurgegevens importeren of exporteren |
|
|
Searchword: meerdere gegevens updaten