Debiteurgegevens importeren of exporteren

U kunt uw debiteurenbestand met de export- en importfunctionaliteit in Visma eAccounting Standaard op een efficiënte en gemakkelijke manier actualiseren. Om het debiteurenbestand te kunnen importeren in het programma, moet het bestand zijn aangemaakt als een kommagescheiden csv-bestand. U leest hieronder meer over het bewaren van gegevens in csv-indeling.

Wanneer u een csv-bestand in Visma eAccounting Standaard importeert, is het voor een geslaagde import belangrijk dat elke kolom de juiste header heeft, in de juiste volgorde staat, de juiste codering gebruikt en waarden bevat in de verplichte velden. De kolomheader vertegenwoordigt de velden die u in Visma eAccounting Standaard aantreft wanneer u een nieuwe debiteur aanmaakt. Zie de veldtoelichtingen hieronder voor meer informatie over de verschillende velden in het bestand. Een gemakkelijke manier om een bestand aan te maken met de correcte headers en de juiste indeling is het exporteren van een debiteurenbestand zodat u dat als sjabloon kunt gebruiken voor het importbestand. U leest hieronder meer over het maken van een correct csv-bestand.

Debiteuren toevoegen of wijzigen

Om uw debiteurenbestand bij te werken exporteert u een csv-bestand (Excel), werkt het debiteurenbestand bij en importeert het bestand vervolgens weer in het programma. Houd er rekening mee dat wanneer een waarde uniek is (bijvoorbeeld een debiteurnummer) en u deze in het csv-bestand wijzigt, deze niet in het programma zal worden gewijzigd. Als u een unieke waarde wijzigt, zal het programma, wanneer u het bestand importeert, een nieuw debiteurnummer toevoegen en het oorspronkelijke debiteurnummer ongewijzigd laten.

Debiteuren verwijderen

Het is niet mogelijk om met exporteren en importeren debiteuren uit een debiteurenbestand te verwijderen. Regels die uit een geëxporteerd bestand worden verwijderd, zijn na het importeren van dit bestand in Visma eAccounting Standaard nog steeds aanwezig in Visma eAccounting Standaard. Als u een debiteur wilt verwijderen, dan moet u dat in Visma eAccounting Standaard doen.

Standaardwaarde

Er zijn velden die niet verplicht zijn, maar desondanks een standaardwaarde bevatten. Als u regels aan een csv-bestand toevoegt, maar daar geen waarde in zet voordat u het bestand in Visma eAccounting Standaard importeert, zal het programma er voor u de standaardwaarde in zetten.

Om een csv-bestand met de juiste indeling te maken waarin u gegevens kunt invoeren, gaat u als volgt te werk:

  1. Maak een nieuwe debiteur aan in Visma eAccounting Standaard. Lees meer onder Debiteur toevoegen.
  2. Debiteurenbestand exporteren. Lees meer onder Gegevens importeren of exporteren.

Er wordt dan een kommagescheiden csv-bestand met de geëxporteerde debiteuren aangemaakt.

  1. Debiteuren verwijderen in het programma. Lees meer onder Klanten verwijderen.

Het bestand kunt u nu gebruiken voor het importeren van gegevens.

  1. Selecteer Bewaar als kommagescheiden csv-bestand en bepaal waar u het op uw computer wilt bewaren.
  2. U kunt nu beginnen de debiteurgegevens in te voeren die u in Visma eAccounting Standaard wilt importeren in de diverse velden van het csv-bestand.

Om zonder problemen met geïmporteerde gegevens in het programma te kunnen werken, moeten alle gegevens op de juiste wijze in een kommagescheiden csv-bestand worden bewaard. In zo'n bestand wordt informatie gescheiden door puntkomma's. In programma's van Microsoft worden deze bestanden 'CSV (gescheiden door komma)' of 'CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)' genoemd, afhankelijk van het Office-pakket dat u heeft geïnstalleerd. In Mac-omgevingen wordt hetzelfde formaat 'Door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst (.CSV)' genoemd.

De notatie waarin uw geëxporteerde informatie wordt aangemaakt, kan enigszins variëren afhankelijk van het programma, maar u kunt de bestanden opmaken, zodat de informatie in Visma eAccounting Standaard kan worden geïmporteerd.

Onderstaande toelichting op de velden bevat meer informatie over welke velden moeten worden ingevoerd om ervoor te zorgen dat het programma een import kan accepteren en over hoe die velden moeten worden gecodeerd. Voor een juiste codering is het belangrijk dat u die informatie leest.

Bepaalde velden in de lijst zijn verplicht. Die moeten zijn opgenomen om te kunnen importeren naar Visma eAccounting Standaard.

Veldnaam in bestand Veldnaam in Visma eAccounting Standaard Waarde in bestand Opmerking
IsActive Ingeschakeld of uitgeschakeld True voor ingeschakeld
False voor uitgeschakeld		  
CustomerNumber Deb.nr.   Verplicht
Name Debiteurnaam   Mandatory
IsPrivatePerson Debiteurtype True voor particulier
False voor bedrijf		 Code is vereist
CorporateIdentityNumber KvK-nummer    
InvoiceAdress1 Adres    
InvoiceAdress2      
InvoicePostalCode Postcode   Verplicht
InvoiceCity Plaats   Verplicht
InvoiceCountryCode Land   Verplicht en code is vereist
VatNumber BTW-nr    
Telephone Telefoon    
MobilePhone Mobiel    
EmailAddress E-mail    
CcEmailAddresses Stuur cc naar    
WwwAddress Website    
Note Notities    
ReverseChargeOnConstructionServices

Btw verlegd (bouwsector)

(Alleen zichtbaar indien ingeschakeld)

 True voor ingeschakeld
False voor uitgeschakeld		  
SalesDocumentLanguage Taal van verkoopdocument nl of en

nl voor Nederlands

en voor Engels
ContactPersonName Naam    
ContactPersonEmail E-mail    
ContactPersonPhone Telefoon    
ContactPersonMobile Mobiel    
TermOfDeliveryName Leveringsvoorwaarden    
DeliveryMethodName Verzendmethode   Code is vereist
DeliveryCustomerName Afleveradres wanneer verschillend van postadres    
DeliveryAddress1 Adres    
DeliveryAddress2      
DeliveryPostalCode Postcode    
DeliveryCity Plaats    
DeliveryCountryCode Land   Code is vereist
TermsofPaymentCode Betalingsvoorwaarden   Code is vereist
CurrencyCode Valuta   Code is vereist
PayToAccount Betaal aan rekening   Code is vereist
DiscountPercentage Klantenkorting Waarde tussen 1-100  

Het programma kan verschillende betalingsvoorwaarden alleen importeren als zij zijn gecodeerd overeenkomstig de volgende tabel.

Betalingsvoorwaarden in programma Code in csv-bestand
Factuurdatum +0 dagen 0
Factuurdatum +7 dagen 170
Factuurdatum +10 dagen 140
Factuurdatum +14 dagen 70
Factuurdatum +15 dagen 130
Factuurdatum +20 dagen 80
Factuurdatum +21 dagen 60
Factuurdatum +30 dagen 110
Factuurdatum +60 dagen 160
Einde maand van factuurdatum +10 dagen 20
Einde maand van factuurdatum +14 dagen 120
Einde maand van factuurdatum +15 dagen 150
Einde maand van factuurdatum +20 dagen 10
Einde maand van factuurdatum +21 dagen 30
Einde maand van factuurdatum +30 dagen 100
Einde maand van factuurdatum +60 dagen 40
Contante betaling 90

Wil het programma landcodes kunnen laden, moeten deze worden ingevoerd volgens de ISO-norm. De codes die moeten worden gebruikt zijn te vinden op countrycode.org in de kolom ISO CODES. De codes moeten uit twee letters bestaan.

Voorbeeld: Brunei = BN

Wil het programma valutacodes kunnen laden, moeten deze worden ingevoerd volgens de internationale norm. De codes die moeten worden gebruikt, zijn te vinden op nationsonline.org. De codes moeten uit drie letters bestaan.

Voorbeeld: euro = EUR

Leveringsvoorwaarde in programma Code in csv-bestand
Vrachtvrij tot Vrachtvrij tot
Bezorgd binnen twee werkdagen Bezorgd binnen twee werkdagen
Besteld voor 18:00 uur, bezorging de volgende werkdag Besteld voor 18:00 uur, bezorging de volgende werkdag
Bezorgd binnen drie werkdagen Bezorgd binnen drie werkdagen

 

Verzendmethode in programma Code in csv-bestand
Journaliseren Journaliseren
Vrachtauto Vrachtauto
Bestelauto Bestelauto
Expediteur Expediteur
DPD DPD
GLS GLS

Verwante onderwerpen

Gegevens importeren of exporteren
Artikelgegevens importeren of exporteren
Crediteurgegevens importeren of exporteren
Rekeningschema importeren of exporteren

Searchword: meerdere gegevens updaten