Vedlikehold Åpne Poster

Innledning

Under Kundeoppfølging | Vedlikehold åpne poster og Leverandøroppfølging | Vedlikehold åpne poster, kan vi vedlikeholde åpne poster på henholdsvis kunder og leverandører.

Se også

Kundeoppfølging
Leverandøroppfølging

 

Kunder:

 

Leverandører:

 

 

Kolonner

Ved å bruke ESC-tasten kan du gå inn i feltet du ønsker å vedlikeholde.

 

Kolonne Beskrivelse Kunde Leverandør

Bilagsnummer

Kolonnene viser bilagets faste opplysninger. Disse samsvarer med historikken og kan ikke endres. Arten viser bilagstype, f.eks. Utgående faktura, Inngående faktura, Bank, Renter, osv.

X

X

Art

X

X

Bilagsdato

X

X

Forfallsdato

Forfallsdato beregnes normalt ut fra standard betalingsbetingelse. Det er også mulig å sette betalingsbetingelser direkte under vedlikehold kunde/leverandør.

 

Ønsker du å se forfalte og åpne poster i en periode, kan du taste F7 / 7 i kodefeltet og registrere fra og til forfallsdato.

X

X

Gebyrdato

Dato for siste gebyrbelastning dersom koden for standard purremåte/­renteberegning innbefatter purregebyr, og det er beregnet gebyr på posten.

X

 

Rentedato

Vises kun når antall dager angitt i betalingsbetingelsene er overskredet, og renteberegning er kjørt. Kolonnen viser dato for siste beregning av renter på bilaget.

X

 

Purredato

Dato for siste purring av posten dersom posten er purret.

X

 

Returdato

Kolonnen viser returdato fra banken. Gjelder for brukere av elektronisk betalingsformidling.

 

Elektronisk betalingsformidling

 

X

Utbetal. dato

Utbetalingsdato, dvs. dato da posten ble betalt.

 

X

Remitt. dato

Remitteringsdato, dvs. dato da posten ble overført DI-Elbet. Gjelder for brukere av Elektronisk betalingsformidling.

 

Elektronisk betalingsformidling

 

X

Beløp

Kolonnen viser bilagets beløp.

X

X

Rest/del-betalingsbel.

Restbeløp/delbetalingsbeløp. Er posten delbetalt, kommer rest (R) på beløpet på samme linje. Påfølgende linjer viser delbetalingen(e).

X

X

X

Når posten er fullt betalt blir den krysset.

 

Benyttes forskuddsberegning av renter på kunder, fjernes posten etter valgte regler.

Benyttes etterskuddsberegning av renter på kunder, fjernes posten når Etterskuddsberegning av renter er foretatt og godkjent

X

X

S

Kolonnen viser status på posten i kundereskontroen.

 

Kode Beskrivelse

(Blank)

Posten er ikke behandlet.

 S

All behandling av posten er stoppet. Posten blir ikke purret eller oversendt inkasso.

 I

Sendt til inkasso.

 1

Purret en gang.

 2

Purret to ganger.

 3

Purret tre ganger.

 4

Purret fire ganger.

 5

Purret fem ganger.

X

 
S

Kolonnen viser status på posten i leverandørreskontroen.

 

Kode Beskrivelse

(Blank)

Posten er ikke behandlet.

 S

All behandling av posten er stoppet. Posten blir ikke medtatt i remittering.

 1

Mottatt førstegangs retur fra banken / AutoPay.

 E

Bilaget er overført DI-Elbet / AutoPay.

 M

Bilaget ble midlertidig stoppet ved siste remittering. Posten blir med i neste remitteringsforslag.

 O

Dette er en status som normalt ikke skal finnes i åpne poster. Dette skjer dersom posten er oppgjort i returdata remittering, og deretter hentet tilbake igjen fra historikken.

 

X
K

Denne kolonnen brukes på samme måte som kodefeltet under bilagsregistrering.

 

NB! Ta sikkerhetskopi av klienten før du starter noen av kodene som endrer felter!

 

Kode Forklaring Kunde Leverandør

A

Avslutt. Har du gjort endringer, vil du få spørsmål om lagring.

X

X

+

Brukes til å bla nedover i postene.

X

X

-

Brukes til å bla oppover i postene.

X

X

>

Blar til neste konto med åpne poster.

X

X

<

Blar til forrige konto med åpne poster.

X

X

E

Endring av felt. Felt som kan endres er:

Leverandører: Forfallsdato, Returdato, Remitteringsdato, Status.

Kunder: Forfallsdato, Gebyrdato, Rentedato, Purredato og Statuskode (S).

X

X

Ctrl+S

Slett post.

X

X

Ctrl+A

Endre anmerkning på post.

X

X

B

Krysser posten på linjen du står på.

X

X

M

Krysser posten som motbilag.

X

X

X

Automatisk til B eller M. Ved B/M/X kan flere poster krysses.

 

Du kan krysse flere poster med X. Flytt markøren til aktuell motpost. Når bilaget går i null, får du spørsmål om å avslutte. <F5> avslutter kryssingen. Ved kombinasjon av X og Å, kan mange poster krysses på en oversiktlig måte.

X

X

*

Krysser posten på linjen du står på. Du kan taste delbetalt beløp.

X

X

P

Post-mot-post referanse. Du kan taste riktig fakturareferanse.

X

X

K

Registrering/endring av KID-referanse.

X

X

I

Spør på faktura/kreditnota i DI-Fakturering. Dette betinger at du benytter DI-Fakturering og oppdaterer faktura­historikken.

X

 

Å

Bytter mellom å vise alle poster og kun de åpne postene.

X

X

Z

Endre ”Sendt status” på post

X

 

O

Anbefalt metode for ny kryssing. Henter poster fra års- og fjorårshistorikk.

 

Virker som kodene H og F, men tar ikke hensyn til om bilaget er stemplet med oppgjortperiode. ALLE poster i historikk og fjorårshistorikk på kunden/leverandøren danner grunnlag for ny kryssing. *)

X

X

H

Henter åpne poster som ikke er merket med oppgjortperiode. Nullstiller tidligere kryssinger.

 

Fungerer som kode O, men henter data kun fra årets historikk. *)

X

X

F

Henter alle poster som ikke er merket med oppgjortperiode fra årets og fjorårets historikk. *)

X

X

D

Automatposterer/krysser datointervall hvor saldo går i null.

 

Fungerer på den måten at programmet søker fra første dato til den dato du har bestemt er siste aktuelle dato for sjekk.  Programmet søker heller ikke lengre frem enn til det tidsintervall du bestemmer deg for kan være aktuelt mellom to tilhørende bilag.  Hvis programmet summerer saldo til 0 i løpet av dette søket, slettes foregående åpne poster og nytt søk starter fra siste dato.

 

Når den har gjennomført søk ut siste dato som du bestemte deg for, starter den søk fra andre dato i åpne poster, og gjentar samme prosess som ovenfor.  Dette gjentas til programmet har sjekket alle datointervall innenfor ønsket tidsrom.  Det sjekkes ikke på enkeltdatoer, kun intervall fra - til.  Delbetalinger er ikke med i denne rutinen. Du starter rutinen med F5.

X

X

C

Manuelt vedlikehold av åpne poster.

 

Fungerer som D, men søker på enkeltbilag. Alle bilag kontrolleres mot motbilag som gir 0 i saldo. Del­betalinger behandles ikke. I et eget ­bilde ser du kontoens saldo samt sum åpne poster. I første kolonne kan poster fjernes.  Deretter kan poster hentes fra historikk eller fjorårshistorikk. All behandling foregår ved å taste bilagsnummer som må være kjent på forhånd. Er samme bilagsnummer benyttet på flere ulike bilag i reskontroen, får man opp et eget bilde hvor man må velge de bilag som skal fjernes fra åpne poster eller hentes tilbake til åpne poster.

 

Manuelt vedlikehold åpne poster - "C"

X

X

N

Automatkrysser bilag med saldo null. Du kan angre rutinen ved å trykke L i kodefeltet etter at den er kjørt.

X

X

L

Se kode N.

X

X

7 / F7

Begrense utvalg. Utvalgte poster innenfor et forfallsdatointervall.

 

Utvalgte poster innenfor et forfallsdatointervall "7" eller "F7"

X

X
 

*) Dersom du velger automatisk kryssing på på kodene O, H og F, har du 4 alternativer:

  • Akonto. Eldste betaling mot eldste faktura. Evt. rest krysser delvis neste post.
  • Postene krysses helt eller delvis når referanse er identisk.
  • Postene krysses helt hvis referanse og beløp er identisk
  • Postene krysses mot eldste post når beløp er identisk.

NB!Tidligere kryssinger blir nullstilt.

Se tabell

Se tabell

 

 

Kryssing av åpne poster

 

I skjermbildet over ser du et eksempel på hvordan det ikke skal være. Saldo og Åpne poster øverst i høyre hjørne er ulike. Dette skyldes i dette tilfellet at det er registrert et bilag som ligger i en bunt som enda ikke er oppdatert. Så fort bunten er oppdatert, vil saldo og sum Åpne poster stemme.

 

Er det andre årsaker til differansen, kan du for å få tallene til å stemme, taste "H" (alternativt "O" eller "F" - se beskrevelse i forrige kapittel) for å hente inn historikken på kunden og nullstille tidligere kryssinger.

 

Svar Ja på spørsmål om historikk skal leses inn og på neste spørsmål om du ønsker automatisk kryssing.

 

 

 

Om du svarte Ja på spørsmål om automatisk kryssing, vil du få frem feltet Kryssemåte. Du kan trykke F1 i feltet for å få frem alternativene.

 

 

Vi anbefaler at du benytter kode som er tilpasset din bruk av systemet. Normalt vil vi ikke anbefale å benytte kode 1. Benytter du KID og innlesing av filer fra DI-Elbet, vil normalt kode 2 være den beste å benytte.

 

NB! Dersom du går inn og vedlikeholder Åpne poster og ser at Sum saldo og Sum åpne poster er ulik, må du først sjekke om du har bunter med reskontroføringer som ikke er oppdatert. Hvis det ligger bunter som ikke er oppdatert på aktuell reskontro vil du få beskjed om dette.

 

Bruker du en kode som sier at åpne poster skal oppdateres under bilags­registreringen, vil beløpene være oppdatert der, men ikke i saldo. Dersom du er usikker på hva differansen mellom saldoen og åpen post skyldes, anbefaler vi at du oppdaterer bunten først og går inn på dette valget etterpå.

 

NB! Dersom du har laget en bunt i regnskapet og den forsvinner pga. et strømbrudd eller lignende vil allikevel åpne poster være oppdatert. Du må da sette egenskapen Post-mot-post behandling under Egenskaper | Kunder | Post-mot-post behandling, til PMP-behandling benyttes ikke, mens du registrerer bunten på nytt.

 

Oppdater bunten på vanlig måte og sett koden tilbake til opprinnelig verdi. Da vil det bli riktig på neste buntkjøring.

 

Tips i forbindelse med åpen post

Taster du Page Down når du står i bildet for Vedlikehold åpne poster under meny Kundeoppfølging eller Leverandøroppfølging, kan du bla deg til den første kunden eller leverandøren som har åpne poster.

 

Taster du A for å avslutte for så å taste Page Down vil du få opp neste konto som har åpen post.

 

Står du på en linje du skal slette kan du taste Ctrl + S.

 

Taster du Å vil bildet veksle mellom kun åpne poster og alle poster.

 

Bruk av referanse på åpen post

For å lette registreringen av innbetalinger fra kundene, kan du for eksempel bruke referanse som kryssekriterium. Dersom samme referanse finnes, krysses åpne poster automatisk uten at du må gå innom den manuelle avkryssingen.

 

Under Egenskaper | Kunder | Post-mot-post behandling, settes Post-mot-post behandling til Lik referanse og beløp krysses under bilagsregistrering. Vi har også tilsvarende funksjon for leverandører under Egenskaper | Leverandører | Post-mot-post behandling. I de samme bildene hakes det av for Skal fakturanr. tastes under bilagsregistrering.

 

Når du taster en utgående eller inngående faktura dukker opp et referansenummer når du står på det siste valget som har med anmerkning å gjøre. Dette referansenummeret brukes når du skal registrere en innbetaling/utbetaling etterpå.

 

La oss si at du får en innbetaling til banken og registrerer 1920 som debetkonto. Når du da står i kolonnen for kreditkonto, taster du referansenummeret + F7-tasten. Da vil programmet automatisk hente inn kundeopplysning samt beløpet.

 

NB! Dersom du fakturerer ved hjelp av DI-Fakturering, vil du ikke bruke referansenummeret, men fakturanummeret. Det er fakturanummeret du ofte vet når du registrerer innbetalingene fra kundene.

 

Ønsker du å endre anmerkningsfeltet på oppdaterte bilag, gjøres dette under vedlikehold av åpne poster (Kundeoppfølging | Vedlikehold åpne poster og Leverandøroppfølging | Vedlikehold åpne poster). Tast <Ctrl + A> for å endre anmerkningsfeltet.

 

Manuelt vedlikehold åpne poster - "C"

Programmet viser saldofeltet og et korrigert saldofelt som viser hva saldo utgjør etter korrigeringer foretatt i bildet. Enkeltposter eller alle åpne poster kan fjernes. Deretter kan poster hentes fra historikken eller fjorårshistorikken. Alle behandlinger foregår ved å taste bilagsnummer som må være kjent på forhånd.

 

Følgende bilde kommer frem etter at du har tastet "C" i K-feltet:

 

I første kolonne tastes bilagsnummer som skal slettes fra åpne poster, eller F7 for å slette alle åpne poster.

 

Etter at du har tastet inn alle bilagsnummer som skal slettes fra åpne poster, trykker du Enter for å gå til neste kolonne. Her kan du hente inn bilagsnummer fra årets historikk ved å taste inn alle bilagsnummer som skal legges inn i åpne poster. Trykk Enter for å gå til neste kolonne hvor du kan hente inn bilagsnummer fra fjorårets historikk på samme måte.

 

Trykk Enter i siste kolonne eller trykk på Lagre, og trykk Ja til å starte behandling.

 

Hvis det finnes flere bilag med samme bilagsnummer under sletting eller henting av åpne poster, får man opp et eget bilde hvor man kan velge de postene som skal slettes eller legges tilbake:

 

Utvalgte poster innenfor et forfallsdatointervall "7" eller "F7"

Trykk 7 eller F7 i K-feltet, og fyll så inn fra og til forfallsdato.


Fungerer på den måten at kun poster med forfallsdato innenfor valgt datointervall vises i bildet. Finnes det poster utenfor intervallet vil bildet vise differanse mellom Saldo og Åpne poster.

 

Slik gjør du:

 

Krysse åpen post manuelt

Under for kryssing post mot post, taster du B for betalt ved korrekt bilag. Evt. må delbetalingskode benyttes.

 

Vedlikeholde åpen post på kunder

  1. Kundeoppfølging | Vedlikehold åpen post
  2. Tast inn kundenummer, eller tast Page Down for første kunde med åpen post
  3. Kryss åpne poster (betaling mot faktura) med X på begge poster
  4. F1 i K-feltet viser tilgjengelige koder og muligheter

 

Vedlikehold åpen post på leverandører

Leverandøroppfølging | Vedlikehold åpen post (se punkt 2 – 4 ovenfor)