Kundeoppfølging

Innledning

Utskrift av purrebrev og renteberegning av forfalte poster kan utføres på flere ulike måter.

 

NB! Før du tar i bruk rutinen må du gjøre følgende:

  • Vedlikeholde innstillinger under Egenskaper | Kunder | Purring/renteberegning
  • Vedlikeholde tekster og koder under Kundeoppfølging | Vedlikehold tekster/intervall
  • Vedlikeholde åpne poster på kundene under Kundeoppfølging | Vedlikehold åpne poster
  • Endre de kundene som ikke skal følge firmaets standard purreregler under Fil | Kunder

 

Alle forfalte poster spesifiseres med forfalt saldo og beregnede renter. Sum renter og gebyr kan (egenskap) oppdateres direkte på reskontro og konti for renter og gebyr under Bilag | Buntbehandling.

 

Kundens åpne poster kan vedlikeholdes under Kundeoppfølging | Vedlikehold åpne poster. Forfalls­dato, gebyrdato, purredato, avregningsdato og purrenivå kan justeres. Poster kan stilles midlertidig i bero/stoppes. Du kan differensiere purregebyr på hvert enkelt purrenivå.

Se også

Egenskaper Kunder
Purring/renteberegning (Veiledning)
Overføring av purre- og inkassoposter til eksterne system

 

 

Purring/renteberegning

Purring og renteberegning kan foretas etter ulike kriterier. Alle beregninger er forslag som må godkjennes. Du kan derfor purre og renteberegne uten at noe blir postert/­akkumulert. Velg E-post for å sende purringer til de kundene som skal motta dette. Velg Skriv ut for resten.

 

Etter godkjenning oppdateres status på postene, og det dannes evt. en transaksjons­­fil. Vanlig purring/forskuddsberegning kan ikke kombineres med etterskuddsberegning i en og samme purring.

Se også

E-postdistribusjon i DI-Business

 

Begreper som benyttes:

  • Forskuddsberegning
    Ved forskuddsberegning av renter beregnes renter på ikke-betalte faktura. Renteberegning skjer for eksempel frem til dagens dato eller pr. påbegynt måned (egenskap). Postene blir liggende som åpne poster inntil posten er betalt (fullbetalt). Da fjernes den fra åpne poster og vil kun finnes i regnskapshistorikken. Dersom du oppdaterer rente­transaksjonene, vil rentenota ligge som åpen post inntil den er betalt.
  • Etterskuddsberegning
    Etterskuddsberegning av renter skjer når fakturaen er betalt. Renteberegning skjer iht. valgt variant (egenskap). Ved etterskuddsberegning av renter blir både faktura og betaling liggende som åpne poster inntil renteberegning er kjørt. Når renteberegning er kjørt fjernes postene fra åpne poster og vil kun finnes i regnskapshistorikken. Dersom du oppdaterer rente­transaksjonene, vil rentenota ligge som åpen post.

 

Hva som vises av egenskaper i bildet er avhengig av hva som er valgt under Rutine.

 

Egenskap Beskrivelse

Rutine

Egenskaper (settes under Egenskaper | Kunder | Purring/­renteberegning)

 

Alternativene er:

Alternativ Beskrivelse

Forslagsliste Purre / Rente / Inkasso forskuddsberegning

Purre- /rente-/ inkassoforslag for forskuddsberegning blir skrevet ut som et forslag.

 

NB! Gir ingen mulighet til videre behandling.

Forslagsliste renter etterskuddsberegning

Skriver et forslag på rente­beregningen.

 

NB! Gir ingen mulighet til videre behandling.

Forskuddsberegning av Purre / Rente  / inkasso

Utskrift av Purre- /rente-/ inkassoforslag.

Etterskuddsberegning av renter

Utskrift av etterskuddsberegnede rentenotaer.

 

NB! Du må krysse av for Godkjenn forslag før åpne poster blir oppdatert og evt. transaksjonsfil dannes. Alternativt kan du godkjenne beregningen i rutinen Godkjenning av siste beregning.

Godkjenning av siste beregning

Dersom du ikke krysset av for å godkjenne forslaget etter kjøring av purring og/eller renteberegning, må rutinen kjøres for å få oppdatert postene.

Tilbakestilling av purrenivå

Purrenivå, dvs. antall ganger det er purret, kan settes tilbake. Operasjonen kan begrenses til purringer på bestemt dato. Rente- og gebyrdato kan også stilles tilbake.

Omskrift av siste beregning

Omskriften kan begrenses med fra-til nummer. Du kan også skrive ut Purrejournal, Inkassobrev eller Inkassoliste fra siste purring.

Prøveblankett

Kan brukes til å teste om f.eks. skriveren er satt opp riktig.

Purrenivå

Du bestemmer selv hvor mange purrenivå du ønsker å bruke, og om postene skal gå til inkasso. Når du kjører Forskuddsberegning av Purre-/rente- /inkasso, kan du velge alle eller ett purrenivå. Velges  purrenivå I - Inkasso, vil postene som har purrekode større eller lik maksimum purrenivå, bli sendt til inkasso.

Skriv ut

Du kan velge mellom kundenummer/kundegruppe fra-til eller enkeltkunder.

Kunde /

Kundegruppe /

Kunde utplukk 1-9/10-18

Her kan du gjøre utvalg på kunder og kundegrupper som skal bli med i valgt rutine.

Forrige avr./rentedato

Dette er den dato du beregner renter til ved forskuddsberegning av renter.

Regnskapsperiode

Periode for regnskapsbunt dersom du har automatisk oppdatering av renter. Dette velger du under Egenskaper | Kunder | Purring/renteberegning.

Purreblankett /

Purrejournal /

Rentenota /

Inkassoliste /

Inkassobrev /

Godkjenn forslag

Velg utskrifter/beregninger og bestem om forslaget skal godkjennes.

 

Når forslaget godkjennes, oppdateres Åpne-poster og bunter for oppdatering.

 

Du kan velge å vente med godkjenning til du har kontrollert forslaget og godkjenne forslaget på et senere tidspunkt.

 

 

Vedlikehold purretekster/purreintervall

Standard purretekster på purreblanketten og antall dager mellom hver purring registreres på kunde 0. Skal du ha avvikende tekst/intervall på enkelte kunder, registreres dette på kundenummer. Dersom du taster inn et kundenummer som ikke har standard tekster får du spørsmål om hvor du ønsker å kopiere tekster fra.

 

Tips! Benytt Blanketten PurreBrev2.dib dersom du ønsker kundespesifikk tekst (husk å fylle ut tekst på flere purrenivåer dersom dette benyttes). Benyttes blanketten PurreBrev1.dib, vil purreteksten hentes fra selv blanketten og derfor bli lik for alle kunder. PurreBrev1.dib kan alternativt redigeres. Du kan differensiere purregebyr på hvert purrenivå. Har du flere nivå på blankett, vil høyeste gebyr bli brukt.

 

I tillegg registreres antall purringer før fordringen sendes over til inkasso. På hvert purrenivå kan du, hvis forutsetningene er tilstede, bestemme om det skal beregnes renter og/eller gebyr ved purring. Gebyrbelastning skjer hvis nivået er det høyeste purrenivået på purreblanketten.

Se også

Egenskaper Kunder - Purring/renteberegning

 

 

Vedlikehold åpne poster 

 

Dette bildet viser alle åpne og uoppgjorte poster på reskontroen. Du kan også se kundens totale saldo på konto og sum åpne poster. Summene skal være lik når alle bunter er oppdatert.

 

Postene "forsvinner" når disse er oppgjort, avhengig av hvilke koder som er satt for post-mot-post behandling og purring/renteberegning.

Se også

Vedlikehold åpne poster - Kolonner

 

 

Utskrift statusliste

Her kan du skrive ut en statusliste over de åpne postene, samt redigere og sende/eksportere purre-/inkassoposter for ekstern betalingsoppfølging.

 

Egenskap Beskrivelse

Behandling

Her velger du behandling, dvs. hva du ønsker bildet skal gjøre.

 

Alternatrivene er:

Alternativ Beskrivelse

Statusliste

Utskrift av alle / utvalgte åpne poster på alle / utvalgte kunder. Du kan til enhver tid ta ut en liste som forteller status på åpne poster. Listen vil inneholde følgende opplysninger om kontonummer og kontonavn, bilagsnummer og -navn, referanse/fakturanummer, bilagsdato, siste avregningsdato, status, og forfalt beløp.

Rediger purre/inkassoposter

Benyttes dersom du vil vedlikeholde/stoppe purre/inkassoposter før de sendes inkassoselskap for betalingsoppfølging.

Generer purre/inkassoposter <Inkassoformat>

Lager fil som kan sendes inkassoselskap for betalingsoppfølging. Faste opplysninger om filen/overføringen og selskapet må vedlikeholdes under Egenskaper | DI-Regnskap | Inkasso/Betalingsoppfølging.

Inkassoliste

Skriver ut liste over poster som er forfalt til inkasso.

Statusliste inkassoselskap med 'Sendt status'

Skriver ut liste over poster sendt til inkassoselskap for betalingsoppfølging.

Sorteres etter

Velger hvordan du ønsker å sortere listene.

Summere pr. kunde

Kryss av dersom du ønsker en sum pr. kunde på listene.

Inkassomottaker /

Filnavn

Standard inkassoformat/mottaker som er satt under Egenskaper | DI-Regnskap | Inkasso/Betalingsoppfølging velges i bildet, men dette kan overstyres. Filnavnet kan overstyres på noen av formatene.

Kunde /

Kundenavn /

Kundegruppe ...

Du kan foreta utvalg i ønsket datagrunnlag på noen av valgene under Behandling.

Purrenivå

Listen tar med alle eller valgte purrenivå, postene gått til inkasso eller postene stoppet. Kryss av for hvilke nivå du ønsker.

Løpedager

Benytter du overføring til Visma AutoCollect, får du tilgang til dette feltet. Dette er standard løpedager som er satt under Egenskaper | DI-Regnskap | Inkasso/Betalingsoppfølging. Løpedager er antall dager etter forfallsdato som må overskrides før poster blir overført til Visma Financial Solutions AS for videre behandling.

 

 

Utskrift forfallsliste

Valget skriver ut en oversikt over forfalte poster.

 

Du kan gjøre utvalg på kunde, kundegruppe, alfanavn og forfallsdato, i tillegg til statuskoder på postene.

 

 

Utskrift åpne poster med delbetaling

Listen viser åpne poster og eventuelle delbetalinger som er gjort mot disse postene.

 

Du kan velge å skrive ut kun åpne poster med del­betaling ved å merke av for Kun åpne poster eller kun reskontroposter med saldo ved å merke av for Kun de med saldo. I tillegg kan du merke av for Adresse med på listen for å skrive kundens adresse på listen.

 

Det er også mulig å benytte blankettdesigner på denne utskriften for å designe din egen utskrift. Benytter du blankett vil da denne også gjelde for tilsvarende utskrift av leverandører.

Se også

Blanketter og blankettdesign

 

 

Utskrift betalingsjournal

Listen gir en oversikt over betalinger. Den informerer om fakturabeløp, innbetalt beløp og restbeløp.

 

Utskriften henter poster hvor bilagsarten har verdi 2, 3, 4, 8, I eller K i behandlingskode 2. For at rapporten skal bli riktig forutsettes det at post-mot-post behandling benyttes.

Se også

Egenskaper felles - Bilagsarter, behandlingskoder
Egenskaper kunder - Post-mot-postbehandling