Faktura i DI-Fakturering

Innledning

Faktureringsrutinen viderefører ordrene som er registrert i ordrerutinen.

 

Status på ordrer som ikke er klargjort for fakturering kan endres. Ordrer som er klargjorte, kan faktureres.

 

Egenskaper

Det er avgjørende at egenskaper for faktureringsrutinen og fakturablanketten(e) er gjennomgått før faktureringsrutinen tas i bruk. Disse finner du under Egenskaper | DI-Fakturering | Fakturabehandling. Gå også gjennom koder for tillegg under Egenskaper | DI-Fakturering | EAN/Fakturatillegg.

 

Under Egenskaper bestemmer du bl.a. Faktureringsmåte. Kodene bestemmer på hvilken måte kundene skal faktureres, f.eks. samlefakturering eller enkeltfaktura eller faktura pr. e-post eller elektroniske faktura med eller uten vedlegg. Alle alterna­tivene kan overstyres pr. kunde. Det vil si at den koden som er lagt inn, vil gjelde generelt, mens koden som registreres på kunden vil overstyre dette.

 

Dersom du bruker lagerstyring, må du være oppmerksom på at plukking av varer fra lager kan skje på ulike tidspunkt. Koden finnes under Egenskaper | DI-Fakturering | Lager.

Se også

Egenskaper DI-Fakturering
Kunder – Fakturamåte
Elektronisk fakturering
Blankettgenerator

 

Fakturablankett

Du kan lage din egen layout på fakturablanketten.

 

Det fins alternative valgmuligheter både for blankettype og utskriftsmåter. Fakturaen kan tas ut i flere kopier.

 

Oppdatering

Avhengig hva som er krysset av i gruppen Oppdateringer under Egenskaper | DI-Fakturering | Oppdatering/kontering, vil statistikker, fakturahistorikk og transaksjons­filen for overføring til DI-Regnskap, oppdateres. I samme bildet under Egenskaper finner du en Oppdateringskode som avgjør om de ulike filene skal oppdateres automatisk etter utkjøring av fakturaene, eller om du vil ha mulighet for å oppdatere manuelt under Faktura | Etteroppdatering. Har du valgt etteroppdatering av fakturaene i egen rutine, kan du kontrollere og eventuelt endre på en eller flere fakturaer.

 

Under kodene for faktureringsrutinen Egenskaper | DI-Fakturering | Fakturabehandling, velger du type(r) fakturajournal. Du kan velge mellom fakturajournal og/eller konteringsliste.

 

Det er mulig å gjenta utskriften av fakturaene (fakturakopi) eller kjøre en omskrift dersom dette er ønskelig. Kontant-/straksfakturering og utskrift av kontantkvittering skjer i ordre­registrerings­modulen.

 

 

Klargjøre

Ordrer som skal faktureres, må ha status Klargjort. Når klargjøringen skjer, avhenger av hvilket driftsmønster du velger. Standard klargjøring av ordrer velges under Egenskaper | DI-Fakturering | Ordrebehandling. Har du valgt kode Klargjort (automatisk eller med kontroll), klargjøres ordrene automatisk og trenger ingen "etterklargjøring".

 

I tillegg til status Klargjort, kan ordren ha status Uferdig, dvs. at ordren kun kommer på ordre­listen eller status Venting, dvs. at ordren er klargjort for alle utskrifter unntatt faktura.

 

Klargjørings­rutinen gir mulighet for endring av status "begge veier".

 

Klargjøring av ordre

Rekkefølgen er viktig dersom du skal velge hvilke ordrer som skal klargjøres.

 

Rutinevalg Beskrivelse

Pr. Ordre, sortert numerisk

Ordrene gjennomgås etter ordrenummer. Benyttes flere ordreserier, vil én og én serie behandles i fortløpende rekkefølge.

Pr. kunde, sortert numerisk

Ordrene gjennomgås etter stigende kundenummer. Ordrene tas i numerisk rekkefølge på hver kunde.

Pr. Kunde, sortert alfabetisk

Behandlingen vil foregå sortert alfabetisk etter kundenavn (alfasøkefeltet). Ordrene behandles i numerisk rekkefølge på hver kunde.

Enkeltordre

Utvalgskoden gir mulighet til å klargjøre kun en ordre for utfakturering. Du få da et ekstra bilde for innslag av ordrenummer. (Her kan du også sette tilbake status fra 3* til 3.)

Pr. leveringsdato

Koden er aktuell dersom du benytter levering i fremtid og ønsker å klargjøre et bestemt tidsintervall.

 

Endre fra status 3* (faktura utskrevet) til status 3 (faktura klar for utskrift)

Det er tatt høyde for å sette tilbake status på utskrevne faktura.

 

NB! Dette gjør du på eget ansvar. Bokføringsregelene er du selv ansvarlig for å følge.

 

Slik gjør du:

  • Velg Faktura | Klargjør.
  • Velg Rutinevalg for Enkeltordre.
  • Velg ønsket (ønskede) faktura.
  • Ønsker du å korrigere faktura for feil før utsendelse, så endrer du status på enkelt faktura med F9 eller endrer alle faktura med F8. Du finner også verktøyknapp som håndterer dette.
  • Når en faktura settes tilbake til status 3 med F8/F9, forsvinner merket * og 3-tallet blir rødt, slik at du kan se hvem du har endret.
  • Trykk F8/F9 en gang til og status er tilbake som 3*. Hvis alle faktura som er dannet skal endres eller makuleres så benytter du F8.

 

Hvis du endrer en ordre som er en del av en samlefaktura, vil også de andre ordrene settes tilbake til status 3. Når du endrer på samlefaktura bør du alltid velge utvalg på kundenummer eller kundenavn, se funksjonsknapper nederst på skjermbildet. Det vil vise alle ordrer på kunden så du er sikker på å få satt tilbake ordrene.

 

Merk! Ordrer som ikke er i listen vil ikke settes tilbake.

 

Hvis faktura likevel ikke skal sendes til kunde, kan den makuleres etter å ha fått status 3, og det foretas i Ordre | Ordreliste. Når du har endret ferdig, så trykker du ok. Trykker du ok får du beskjed om Du endrer en faktura som har vært utfakturert og eventuelle konsekvenser ved denne endringen.

 

Merk! Endringer og makulering blir logget slik at du kan se hvem som endret/makulerte faktura, når det ble gjort, og opprinnelig beløp før endring.

 

Hvis du endrer faktura og skriver faktura ut på ny, vil opprinnelig fakturanummer benyttes. Makuleres faktura så blir det hull i fakturanummerserien. Dette bør du i så fall dokumentere.

 

Merk! Du har ikke anledning til å endre/makulere faktura som er oppdatert eller er mottatt av kunde. Hvis så er nødvendig lager du en kreditnota ut fra faktura og fakturer på nytt.


Hvilke faktura som er slettet eller endret blir logget, og du kan se loggen ved å gå til Verktøy | Verktøykasse | DI-Fakturering | Spesialrapporter.

 

 

Utfakturering

Det blir laget faktura av alle ordrer (med unntak av kontantordrer) med Status Klargjort. Egenskaper avgjør om faktura skrives ut, sendes pr. e-post eller sendes elektronisk.

 

Antall fakturakopier henter standardverdi fra Fil | Egenskaper | Linjegenerator | Fakturablankett, men denne kan du overstyre når du skriver ut. Merk at dette gjelder antall kopier, og skal du kun skrive ut et fakturadokument så setter du 0 her.

Se også

Elektronisk fakturering
Blankettgenerator

 

Rutinevalg

Først velges hvilken type blanketter som skal benyttes under faktureringen.

 

Standard blankettype for faktura velges under Egenskaper | DI-Fakturering | Fakturabehandling. Den kan overstyres i ordrehodet. Definering av blankettene for faktureringsrutinen skjer i Blankettgenerator.

 

Etter utskrift, oppdateres statistikk, fakturahistorikk og transfil til DI-Regnskap avhengig av hva du har valgt under Egenskaper | DI-Fakturering | Oppdatering/kontering. Etter oppdatering skrives det ut en fakturajournal og/eller konteringsliste. Har du valgt å etteroppdatere fakturaene, får du spørsmål om oppdateringen skal skje direkte. Avslutter du uten oppdatering, må registrene oppdateres på et senere tidspunkt under Faktura | Etteroppdatering

 

Vil du sende faktura på E-post eller som elektronisk faktura, må du klargjøre DI-Business for dette

 

 

Omskrift

Under Faktura | Omskrift kan du skrive ut kopier av "gamle" fakturaer. Du velger ulike utvalg. Samme fakturanummer i fra-til, vil kun gi den angitte faktura. Omskrift kan foretas umiddelbart etter faktura er utskrevet (status 3*) eller oppdatert.

 

Dersom du velger flere fakturaer for omskrift blir blanketten valgt under Rutinevalg benyttet på alle fakturaene.

 

Velger du kun en faktura for omskrift benyttes samme blankett som var benyttet ved utfakturering. Ønsker du å overstyre dette og heller benytte blankett valgt under Rutinevalg, må du sette hake for valget Skal original blankett overstyres av blanketten i rutinevalget?.

 

Du kan også velge å skrive ut vannmerke på fakturaen ved å krysse av for valget Vil du skrive ut fakturaen(e) som kopi?. Dette krever at vannmerke er lagt inn på fakturablanketten.

Se også

Blankettdesigner

 

 

Journal

Fakturajournalen/konteringslisten kan skrives ut for fakturadato fra-til. Journalen kan også skrives til Microsoft Excel.

 

Kode som er satt under Egenskaper | DI-Fakturering | Fakturabehandling for faktura­journal­type bestemmer hvilke(n) journal(er) som skrives ut. Valgene står blant annet mellom fakturajournal og/eller konteringsliste. I tillegg kan du bestemme spesifiseringsnivå.

 

Dersom fakturajournalen begynner å bli stor og du ønsker å slette gammel historikk, kan du gjøre dette under Verktøy | Verktøykasse | DI-Fakturering | Nullstille/slette | Fakturajournal.

 

NB! Oppbevaringsregler for regnskapsdokumentasjon kan begrense hva du kan slette når det gjelder fakturajournalen.

 

 

Etteroppdatering

Merk! Har du valgt å kunne oppdatere fakturaene på et senere tidspunkt, må du kjøre etteroppdatering på ikke oppdaterte fakturaer (Faktura | Etteroppdatering).

 

Kjøres ikke denne rutinen, vil fakturaene ikke bli oppdatert i statistikk og fakturahistorikk. Transaksjonene blir heller ikke overført til DI-Regnskap for brukere som kjører integrert.

 

Under Egenskaper | DI-Fakturering | Oppdatering/kontering finnes koden for oppdatering. Etteroppdatering gir muligheter for å kunne kontrollere og eventuelt korrigere fakturaene før oppdatering av registrene.

 

Dersom du har valgt avdelingsfakturering og i tillegg satt koden slik at du kan velge avdeling(er) ved utfakturering, kan du også velge å oppdatere på ønsket avdeling(er).

 

 

Proforma

Skrives ut som faktura, men uten oppdatering. Benyttes for eksempel for utenlands­forsendelser.

 

 

Ordrereserve og fakturert

Dersom du ønsker en liste over ordrer som er leveringsklare, må du sette kode for dette under Egenskaper | DI-Fakturering | Utskriftsbehandling. Sett valget Utskrift av Ordrereserve/Fakturert til ønsket verdi. Listen viser også fakturerte ordrer.

 

 

Eksport til eFaktura

Her kan du eksportere valgte faktura på nytt til eFaktura-formatet. Faktura blir overført automatisk under utfakturering, men dersom noe har feilet kan du eksportere disse på nytt.

Se også

Egenskaper DI-Fakturering - eFaktura/EDI

 

 

Eksport til EHF

Her kan du eksportere valgte faktura til EHF-formatet. Faktura blir lagret automatisk under utfakturering, men dersom noe har feilet kan du eksportere disse på nytt.

Se også

Manuell EHF-fakturering

 

 

Eksport til Visma AutoInvoice

Her kan du eksportere valgte faktura til Visma AutoInvoice. Faktura blir overført automatisk under utfakturering, men dersom noe har feilet kan du eksportere disse på nytt.

Se også

Visma AutoInvoice