Kunder i DI-Business 

Innledning

Før du legger inn kunder første gang, må du gjøre en del forberedelser:

  • Gå gjennom Egenskaper | Kunder.
  • Gå gjennom egenskapene for de modulene i DI-Business som benyttes (DI-Fakturering, DI-Regnskap, DI-Prosjekt og DI-Elbet), under Egenskaper
  • Velg type nummerering av kundene. Ved automatisk nummerering får du neste ledige kundenummer når du skal opprette en ny kunde. Det bestemmer du ved å krysse av for automatisk nummerering under Egenskaper | Kunder | Generelle. Har du ikke valgt auto­matisk nummerering, må du selv velge nytt nummer. Det er kontroll på at nummeret tilhører en kundenummerserie som er definert under Konto­intervall.

  • Velg start­verdi under Egenskaper | Tellere/Nummerserier. Kundenummer må være i angitt intervall under Egenskaper | Felles | Kontointervall.

Se også

Egenskaper kunder
Egenskaper Tellere/Nummerserier

 

 

Generelt

Verktøylinje

Øverst over kundeinformasjonen finner vi verktøylinjen, som gir tilgang til nyttige funksjoner.

 

  Funksjon Beskrivelse

Opprette kunde

Opprette ny kunde, normalt tildeles kundenummer automatisk ut fra oppsett. Du kan også velge fra ulike nummerserier for kundenummer.

Søk i Visma Bizweb

Søk fram kundenavn fra databasen til Visma Bizweb. Søket kan benyttes både til både å opprette nye kunder og til å oppdatere eksisterende kunder.

Lagre

Lagre endringer på kunden.

Lagre og returnere

Lagre endringer på kunden og lukker kundevedlikehold. Returner til oppstartsbildet.

E-post

Send en e-post til adressen som står som standard.

Slette kunde

Sletter kunde fra kunderegister.

Kopiere e-postadresse

Kan kun benyttes i fanen for distribusjon dokumenter.

Ringe direkte

Bruker nettverkstjeneste fra Microsoft til å ringe ut. Slår kundens telefonnummer.

Forrige kunde

Søk forrige kundenummer.

Neste kunde

Søk neste kundenummer.

Hjelp

Oppslag i hjelpen/dokumentasjonen.

 

Sletting av kunder

En kundekonto kan kun slettes dersom det ikke har vært omsetning/føring på kontoen de siste årene. Det anbefales imidlertid at kontoutdrag/reskontro er skrevet ut/lagret før sletting. Brukeren er selv ansvarlig for at oppbevaringsplikten i bokføringsregelverket er oppfylt.

 

 

Egenskaper kunde

Kundeopplysninger

Før du endrer eller benytter en kunde første gang, anbefaler vi deg å gå gjennom feltene nedenfor nøye.

 

 

Egenskap Beskrivelse

Kunde

Skal du vedlikeholde en kunde, angir du nummer eller bruker Søketasten. Skal du opprette en ny kunde, velg Ny. Har du valgt automatisk num­merering, får du neste ledige nummer.

Navn

Kundens navn registreres slik du ønsker at det skal skrives på lister, fakturaer, osv.

Alfabetisk søkebegrep

Skal kundens navn automatisk legges i alfasøk-feltet, sjekk innstillingen under Egenskaper | Felles | Generelle, Automatisk generering alfasøkfelt reskontro. Feltet kan alternativt fylles ut manuelt. Alfasøke­feltet benyttes til sortering av alfabetiske lister og diverse alfasøk ellers i systemet.

 

Generelt

 

Egenskap Beskrivelse

Postadresse

Informasjon om postadressen til kunden.

Poststed (post)

Skriv inn postnummer. Poststed fylles automatisk ut.

 

Dersom du skifter landkode, får du mulighet til å skrive utenlandsk postnummer-/sted.

Land (post)

Fyll ut land dersom postadresse er i utlandet.

Besøksadresse

Informasjon om besøksadressen til kunden.

Poststed (besøk)

Skriv inn postnummer. Poststed fylles automatisk ut.

 

Dersom du skifter landkode, får du mulighet til å skrive utenlandsk postnummer-/sted.

Land (besøk)

Fyll ut land dersom besøksadresse er i utlandet.

Landkode/land

Velg standard landkode.

Valutakode

Dersom du ikke fører bilag eller fakturerer i valuta, er det ikke nødvendig å vedlikeholde feltet. Dersom du skal føre bilag eller fakturere i valuta, må du angi om kunden skal ha norsk valuta eller velge blant valutakoder du har registrert.

 

Valuta i DI-Business

Språkkode

Språkkode for aktuelle blanketter.

Epostadresse

Kundens e-postadresse. Denne e-postadressen hentes når du trykker på e-post knappen i verktøylinja.

Web-adresse

Adresse til kundens hjemmesider.

Organisasjons­nummer

Kundens organisasjonsnummer. Dersom kunden er en privatperson, kan feltet brukes til fødselsnummer. Er samme nummer er registrert på en annen kunde får du varsel om dette.

EAN-lokasjons­nummer

Lokasjonsnummeret kan vedlikeholdes i ordrehodet. Hvis lokasjons­nummeret skal på fakturaen, må feltet legges inn på blanketten.

Telefon arbeid /
Telefon privat /
Telefon mobil /
Telefaks

Du kan registrere tre mulige telefonnummer, arbeid, privat og mobil, samt kundens faksnummer.

Bankkontonummer

Bankkontonummer brukes i forbindelse med utskriving av rentenota i purrerutinen. Dersom samme nummer er registrert på en annen kunde får du varsel om dette.

Kontaktperson

Feltet kan skrives ut som attention på etiketter og kan hentes inn som deres referanse på EHF-faktura, osv.

Avdeling

Standard avdeling på kunden. Benyttes i bilagsregistrering som foreslått avdeling dersom avdeling på reskontro benyttes. Kundens avdeling overføres til ordren ved registrering av ordre. Ved bruk av flerlager og kommisjonslager overstyres evt. kundens avdeling av kommisjonslagerets avdeling.

Status

Kontoen kan settes til ulike statuser.

 

Kontostatus

Diversekunde

"Engangskunder" kan opprettes som Diversekonto som samles i egen samlekonto når postene er oppgjort, fortrinnsvis ved årsskifte.

Avgiftspliktig

Sett kryss hvis kunden er avgiftspliktig. Dersom varer skal faktureres på annet avgiftsnivå, angis dette på varen.

 

Betingelser

 

Egenskap Beskrivelse

Betalingsbetingelse

Firmaets standard settes under Egenskaper | Kunder og foreslås automatisk. Skal kundens betalings­betingelser avvike fra firmaets standard, endres innstillingen.

Purre/Rentemåte

Firmaets standard velges under Egenskaper | Kunde og foreslås automatisk. Skal purre­måten avvike fra standard purremåte, angis dette.

Rentesats

Firmaets standard angis under Egenskaper | Kunde. Skal kundens rentesats avvike fra dette, angis annen rentesats. Ellers angis 0.

Løpedager

Firmaets standard registreres under Egenskaper | Kunde. Skal antall løpedager avvike fra standard løpedager, angis dette. Løpedager pluss kjørt dato blir forfallsdato for innbetaling av purre/rentenota.

Kredittgrense

Feltet brukes hvis du ønsker en kredittgrense på kunden. Kreditt­grensen kommer som en opplysning under ordreregistreringen. Overskrides grensen, gir systemet en advarsel. Det gjelder også på ordrelinjenivå.

Motregningskonto

Eventuell referanse til motsvarende Kunde/Leverandørkonto. Dersom du har valgt koden Overføring av kreditnota på kunde til leverandørreskontro under Egenskaper | DI-Regnskap | Bilagsbehandling kan kreditnota til kunde bli overført til inngående faktura på leverandør. Leverandørens nummer/navn må derfor oppgis.

Annen betaler

I noen tilfeller kan det være ønskelig å sende faktura til andre enn kunden du vedlikeholder. Dette kan for eksempel være skoler hvor faktura skal sendes kommunen, eller annen virksomhet som setter bort mottak av inngående faktura.

 

For å benytte dette må du klargjøre systemet:

  • Kryss av Benyttes annen betaler under Egenskaper | Kunder | Generelt
  • Opprett betaleren som kunde
  • Legg inn betaler på kunden
  • Betaleren vil vises i ordrehodet under registrering av ordre.

 

 

Tips! For bedre oversikt kan du legge inn ordrens kundenavn/adresse på blanketten(e). Feltet heter Opprinnelig kundenavn/adresse.

 

Grupper/rabatter

Se også

Rabatter i DI-Fakturering

 

Egenskap Beskrivelse

Grupper

Kunde/Utskriftsgrp /
Salgsledd /
Kjede /
Kundestatistikkgrp /
Distrikt

Dersom kunden skal knyttes opp mot utskriftsgrupper, til en selger (salgsledd), kjeder, statistikkgrupper, prisgrupper eller lignende, må gruppene bygges opp på forhånd. Dette gjør du under Fil | Grupper. 

Kategori

Kategori er typen kunde dette gjelder. Det er viktig at dette er korrekt satt dersom du f.eks. overfører poster til inkassoselskap. Du kan velge mellom Firma, Offentlig eller Privat.

 

Som standard vil Kategori være Privat på nye kunder. Legges det inn et organisasjonsnummer under fane for Generelt vil Kategori automatisk settes til Firma. Blankes feltet for organisasjonsnummer ut eller det legges inn et fødselsnummer i feltet, blir Kategori automatisk satt til Privat.

Betalingsbetingelser

Prisgruppe

En vare kan ha opptil 5 ulike utsalgspriser, Utpris 1 til Utpris 5. Dersom kunden benytter en annen utpris enn Utpris 1 som tilsvarer Prisgruppe 1, angis dette.

Rabattgruppe

Det kan bygges en rabattmatrise bestående av 999 linjer og 999 kolonner. Kunden kan knyttes mot en linje i matrisen og varen mot en kolon­ne. Rabattprosenten som da gjelder, er den som er angitt i krysningspunktet mellom kunde­- og vare­grup­pe. Ra­battmatrisen bygges opp under Fil | Rabattmatriser.

Kunderabatt

Skal kunden ha fast kunderabatt, registreres rabattsatsen. Rabatten vil komme som opplysning under ordrere­gistre­ringen.

Kundebonus i statisikk

Kryss av dersom kundebonus skal bli hensyntatt i statisikken.

Kvantumsrabatt /

Kvantumsgrense

Standard kvantumsrabatt og -grense som gjelder firma­ets kunder generelt, registreres under Egenskaper | DI-Fakturering. Dersom en spesiell kvantumsrabatt eller grense skal gjelde for kunden du vedlikeholder, endres feltene. Verdiene i kunde­bildet overstyrer verdier som gjelder generelt.

 

Fakturamåte

 

Egenskap Beskrivelse

Avtaletype /
Avtale

Benytter du DI-Elbet for elektronisk betalingsformidling, må du velge faktureringsmåte på kundene. Standard Avtaletype foreslås automatisk, men dersom denne kunden skal faktureres på annen måte, må du legge inn en annen. Du kan også overstyre standard Avtale på kunden.

Fakturamåte

Firmaets standard foreslås automatisk. Den er registrert under Egenskaper | DI-Fakturering. Skal standard faktureringsmåte avvikes, må du velge aktuell fakture­ringsmåte.

Fakturagebyr

Firmaets standard settes under Egenskaper | DI-Fakturering | EAN/Fakturatillegg. Skal alter­nativ gebyr­behand­ling benyttes, må du endre den.

Frakt

Firmaets standard settes under Egenskaper | DI-Fakturering | EAN/Fakturatillegg. Skal alter­nativ gebyr­behand­ling benyttes på kun­den.

Fakturaintervall

Dersom du har kunder som ikke aksepterer eller du ikke ønsker å sende faktura for hyppig, kan du registrere antall dager mellom hver fakturering. Det betyr at dersom inneliggende ordrer på varer­/tje­nester ønskes fak­turert f.eks. pr. 14. dag, angis 14.

Siste fakturadato

Feltet opplyser dato det sist ble fakturert på kunden. Feltet oppdateres automatisk. Feltet brukes aktivt dersom intervall­fakture­ring er i bruk, hvis ikke er det kun en opplys­ning.

Elektronisk faktura

Koden benyttes ved elektronisk fakturering.

 

Elektronisk fakturering(Visma AutoInvoice og Manuell løsning for EHF)

EDI-operatør /

EDI-adresse

Disse kan fylles ut dersom kunden tilhører et aksesspunkt som ikke er tilknyttet eller synkronisert med Visma AutoInvoice. Dersom disse feltene er fylt ut blir disse benyttet ved innsending av elektronisk faktura til denne kunden.

 

NB! Standard er at disse feltene ikke fylles ut og Visma AutoInvoice tilordner disse adressene ved innsending basert på kundens organisasjonsnummer.

Skal ikke ha B2C-faktura

Dersom dette er en kunde som normalt ville ha fått en B2C-faktura men kunden ikke ønsker å motta dette så kan du sette hake for å overstyre automatikken slik at en normalt faktura blir dannet i stedet. Rekkefølge for distribusjonsmåte i AutoInvoice er avhengig av egenskaper på klienten og kunden.

 

Visma AutoInvoice

Vedlegg - Faktura som PDF-fil

Dersom det ønskes at en PDF-kopi av faktura skal legges ved den elektroniske fakturaen settes hake for dette.

Krever bestillingsnummer

Dersom mottaker krever bestillingsnummer i forbindelse med EHF / elektronisk faktura settes hake for dette.

Factoringreferanse

Har firmaet skrevet en avtale om bruk av factoring, angis kundens referanse-/kunde­num­mer hos factoringselskapet. Dersom factoring be­nyttes, registreres dette under Egenskaper | DI-Fakturering. Kundens referanse­nu­mmer, kundenum­mer hos faktoringselskapet, kommer på faktura og giro.

 

Hvis du benytter factoring på kundene, kan du nå velge å ekskludere enkeltkunder fra factoringavtalen. Det gjør du ved å fjerne haken i feltet Factoring på kunden. Når koden er slått av, vil Factoringreferanse være nedtonet. Standard oppsett på kunder er at denne koden er slått på.

 

Factoring i DI-Fakturering

Leveringsadressenr

Dersom denne koden skal være aktuell, må du velge bruk av leveringsadresser under Egenskaper | DI-Fakturering| Levering. Har kunden alternative leveringsadresser, angis den mest vanlige. Leve­ringsadres­senum­meret kan over­styres i ordrehodet.

 

Leve­ringsadressene opprettes under Fil | Leveringsadresser, og erstatter faktura­adressen­ på pakkseddel/­­kjøreseddel og fraktetikett. På plukkliste og frakt­brev skrives begge adresser.

Godtar restordre

Dersom du bruker lagerstyring med mulighet for restordrer, kan du angi om kunden godtar restordrer eller ikke. Kryss av hvis Kunden godtar restordre. At du benytter restordrer, registreres det under Egenskaper | DI-Fakturering | Lager. Feltet over­styrer standard kode.

Standard lev.betingelse /
Leveringsbetingelse

Standard leveringsbetingelse registreres under Egenskaper | DI-Fakturering | Levering. Skal ikke standard­koden gjelde for kunden, angis annen leverings­betin­gelse. Leverings­betingel­sene skrives ut på ordrebekref­telse, pakk­seddel og faktura.

BIC/SWIFT-adresse

BIC/SWIFT info kan settes både på firmanivå og kundenivå, dvs både for fakturautsteder og fakturamottaker, og gjelder primært ved overføring til/fra utlandet. Dette er også et krav ved efaktura e2b via Nets.

IBAN-kode

IBAN (International Bank Account Number).

 

Distribusjon dokumenter

Se også

E-postdistribusjon i DI-Business

 

Egenskap Beskrivelse

E-post mottakere

E-post adresse

Registrer e-post adressen som skal motta blanketten. Skal det være ulike mottakere, benyttes flere linjer.

 

Tips! Vil du hente e-post-adressen som står under Generelt, finn et ledig felt i kolonnen for e-post adresse, og trykk F6. Dette vil dra med seg e-post-adressen.

Tilbud / Ordrebekr / Pakkseddel / Faktura / Rentenota / Purring

Kryss av for hvilke blanketter som benyttes og som skal sendes pr. e-post til denne kunden på den aktuelle e-post adressen.

 

Notater

Dette feltet kan benyttes til å registrere informasjon om kunden. Notater kan blant annet benyttes til å legge inn mer informasjon om den respektive kunden.

 

 

Notater kan benyttes aktivt når du registrerer en normalordre, en standard-/tilbudsordre, benytter overføring av standard-/tilbudsordre til normalordre, overfører fra fakturahistorikk, bytter kunde på en ordre samt ved utskrift av faktura (kun status = Sperret).

 

Under Egenskaper | DI-Fakturering | Ordrebehandling kan du definere hvordan funksjonen skal fungere i ordreregistreringen.

 

Du har følgende alternativer:

Alternativ Beskrivelse

Notater kommer bare fram ved å trykke på knapp

I ordrehodet til normalordre kan du klikke på Notater for å få fram eventuelle notater på kunden. 

Notater vises automatisk når de er registrert

Velger du denne egenskapen, vil notatfeltet vises automatisk på de ulike ordretypene beskrevet over.

Notater vises automatisk ved status = Observasjon

Hvis status er satt til Observasjon på kunden, vil notatfeltet vises automatisk på de ulike ordretypene beskrevet over uavhengig av om det er registrert informasjon i feltet eller ikke.