Avdelinger i DI-Business

Innledning

I DI-Business kan du velge mellom 3 alternative avdelingsoppbygginger:

  • vanlig avdelings­regnskap (resultatkonti)
  • delvis avdeling (knyttet til enkelte konti)
  • konsernregnskap hvor alle føringer blir avdelingsfordelt (resultat og balanse)

 

Du velger det alternativet som passer best til ditt formål. Avdelingsfordelingen må følge regnskaps­året.

 

NB! Det kan føre til utilsiktede tilstander i regnskapet hvis en avdeling opprettes, bilag registreres på avdelingen, og avdelingen senere fjernes.

 

Ønsker du å ta du i bruk eller slutte å bruke avdelingsregnskap midt i regnskapsåret, ta kontakt med Visma-partner eller Visma Support.

 

 

Avdeling i DI-Regnskap / DI-Prosjekt

Koden som forteller hvilken type avdelingsregnskap du skal kjøre, finner du under Egenskaper | Felles | Generelle:

 

Egenskap Beskrivelse

Avdelingsregnskap

Bestemmer om avdeling skal benyttes eller ikke.

 

Du kan velge mellom:

Alternativ Beskrivelse

Ikke avdelingsregnskap

Avdeling benyttes ikke.

Resultatkonti (vanlig)

Vanlig avdelingsregnskap. Alle føringer på resultatkonti må fordeles på avdeling. Dette kontrolleres i bilagsregistreringen.

Resultat- og balansekonti (konsern)

Konsernregnskap. Alle føringer på både balanse- og resultatkonti må fordeles på avdeling. Dersom du fører konsernregnskap og ønsker at poster postert på alle avdelinger komme frem ved føring post-mot-post på reskontro, må du krysse av for dette under Egenskaper | DI-Regnskap | Bilagsbehandling.

Delvis avdeling(kontonivå)

Enkelte konti defineres med avdelingsbegrep. Tilleggsspørsmål under vedlikehold av hovedbokskonti. Konti vedlikeholdes under Fil | Kontoplan.

 

Diverseposteringer

Hjelpeavdeling for diverse posteringer ved bruk av avdelingsregnskap.

 

 

Avdeling i DI-Fakturering

Skal salgene avdelingsfordeles, må du først velge type avdelingsfakturering. Dette gjør du under Egenskaper | DI-Fakturering | Fakturabehandling:

 

Egenskap Beskrivelse

Avdelingsfakturering

Bestemmer om avdeling skal benyttes eller ikke i DI-Fakturering.

 

Du kan velge mellom:

Alternativ Beskrivelse

Benyttes ikke

Avdelingsfakturering benyttes ikke på klienten.

Avdeling pr. ordre. Avdelingstype 1 (Resultatkonti)

Vanlig avdelingsregnskap – fordeling på resultatkonti. Hele ordren føres på en avdeling.

Avdeling pr. ordre. Avdelingstype 2 (Resultat- og balansekonti)

Konsern – fordeling både på resultat- og balansekonti. Hele ordren føres på en avdeling.

Avdeling pr. ordrelinje. Avdelingstype 1 (Resultatkonti)

Vanlig avdelingsregnskap. Du kan endre avdeling pr. ordrelinje

 

Dersom du velger avdeling pr. ordrelinje, må du i tillegg sette opp ekstrafelter i ordrebildet som åpner for innslag av avdeling. Dette gjør du ved å velge E i kodefeltet under registrering av ordrelinjen og deretter F4 for å vedlikeholde sti for ekstraopplysninger.

Utfakturering pr. avdeling

Dersom du har valgt avdelingsfakturering, kan du i tillegg velge om utfakturering skal skje avdelingsvis.

 

NB! Fakturerer du på forskjellige avdelinger på samme ordre, velger du alternativet hvor du kan angi avdeling pr. ordrelinje.

 

Fakturatillegg

Hvis du benytter Fakturatillegg, det vil si gebyr, porto, frakt eller ekstra, må du velge om det skal føres på ordrehodets avdeling eller på hjelpeavdeling. Koden finner du under Egenskaper | DI-Fakturering | EAN/­Fakturatillegg. Velger du Hjelpeavdeling, registreres denne under Egenskaper | Felles | Generelle.

 

Er kundene knyttet til en avdeling, og du ønsker at kundens avdeling skal foreslås i ordrehodet, må du registrere avdeling på kunden under Fil | Kunder.

 

Det er mulig å la selgers avdeling bestemme ordrens avdeling ved egenskapen Egenskaper | DI-Fakturering | Ordrebehandling, Kobling mellom selger og avdeling. Selgerens avdeling registreres under Fil | Grupper | Selgere.

 

Brukerens avdeling kan også bestemme ordrens avdeling. Dette settes i Egenskaper | DI-Fakturering | Ordrebehandling, Ordrenummerserie pr. avdeling.

 

Ved utfakturering, kan du velge å fakturere for en avdeling. Da krysser du av for Utfakturering pr. avdeling.

 

Merk! Denne varianten kan ikke brukes når du har flere avdelinger på samme ordre. Se egen veiledning.

 

 

Vedlikehold av avdelinger

Er regnskapet definert som avdelingsregnskap, kan avdelinger opprettes og vedlikeholdes.

 

Felt Beskrivelse

Avdelingsnummer

Inntil 5 tegn kan brukes i avdelingsnummer.

Avdelingsnivå

Skal du føre på avdelingen, må den ha nivå 1. Ved å benytte summeringsnivå i avdelingsregnskap, er det mulig å trekke ut resultat og balanse på inntil 8 nivå. Summene på et nivå summeres til en senere sum på høyere nivå. I firma som fører konsernregnskap med flere bedrifter som igjen har mange avdelinger og underavdelinger, vil dette egne seg godt. Resultat og balanse kan trekkes ut på alle nivå som er definert i avdelingsdefinisjonen.

 

NB! Avdelinger som det skal føre på, MÅ ha nivå 1.

Avdelingsnavn

Inntil 25 posisjoner kan benyttes i avdelingsnavnet.

E-post

Skriv eventuelt inn e-post adresse til avdelingen.

Neste ordrenummer

Skal dere ha en ordrenummerserie pr. avdeling, må du:

  • Krysse av for koden Ordrenummerserie pr. avdeling under Egenskaper | DI-Fakturering | Ordrebehandling.

  • Klikk på denne knappen i Verktøylinjen (Redigere | Vis/skjul neste ordrenummer):

    Du får da opp mulighet for å sette neste ordrenummer på de ulike avdelingene:

  • Registrer ordrenummerserier knyttet til avdelingene.

  • Du kan ha brukerrelaterte ordrenummerserier pr avdeling. Det aktiveres ved at bruker og avdeling knyttes sammen via programmet Fil | Brukere. Denne løsningen gjør at brukers avdeling overstyrer avdeling satt på kunde.

 

 

Bilagsregistrering med avdeling

Registrer du avdelingsregnskap vil du få en kolonne for avdeling i registreringsbildet:

 

Avdelingsnummer

Har du valgt Standard Avdelingsregnskap, kreves avdeling ved posteringer på resultatkonti.

 

Har du valgt Konsernregnskap, kreves avdeling på alle posteringer.

 

Har du valgt Delvis avdelingsregnskap, vil skrivemerket "hoppe tilbake" til avdelingskolonnen når en konto med avdelingsbegrep blir registrert.

 

NB! Kun avdelingsnummer med nivå 1 kan benyttes.

 

Avdelingsnummer dupliseres fra forrige registreringslinje med tallet 1 eller <F5>. Tallet 1 fungerer ikke for gjentagelse dersom avdelingsnummer 1 er benyttet. <F6> gir mulighet for søk på avdeling.

 

Avdelingsnavn kommer fram nede i skjermbildet etter at avdelingsnummer er oppgitt.

 

Automatposteringer

Benyttes automatposteringer tastes ingenting i feltet for avdeling. Fordelingen av bilags­beløpet skjer på de konti nøkkelen i automatposteringene definerer. En automatpostering blir markert ved at avdelingsfeltet blir fylt med stjerner:

Se også

Automatposteringer

 

 

Avdelingsbudsjetter 

Skal du budsjettere, må budsjettet oppgis pr. avdeling. Rutinen finner du under Fil | Budsjett.

Se også

Budsjettering i DI-Regnskap

 

 

Avdelingsrapporter

Under Rapportering | Rapportutvalg velger du ønskede rapporter.

 

Rapporter som gjelder for firma, bestilles i venstre kolonne. Når du fører avdelingsregnskap, får du 2 kolonner med valg, og avdelingsrapportene bestilles i høyre kolonne. Du kan bestille rapporter for alle avdelinger, avdelinger fra-til eller utvalgte avdelinger. Avdelings­rapportene kan skrives ut spesifisert pr. avdeling eller akkumulert.

Se også

Rapportering i DI-Regnskap

 

 

Spørring på konto ved avdelingsregnskap

Når du har avdelingsregnskap, spørres det etter avdeling på kontoen. Dette gjelder resultat­konti ved bruk av vanlig avdeling, alle hovedbokskonti ved bruk av konsern, og på hovedboks­konti definert som avdelinger i delvis avdelingsregnskap. Det er mulig å søke i avdelinger.

 

Ønsker du å spørre på flere avdelinger på samme konto, endres avdelingsnummer. Ønsker du å spørre på alle avdelinger, velger du Alle.

Se også

Spørring i DI-Regnskap