Rapportcentral

I verktyget Rapportcentral kan du göra olika former av information tillgänglig för Agda PS användare. Det kan till exempel handla om rapporter för eget bruk eller om att skapa rapporter som sedan på olika sätt distribueras till andra användare. I Rapportcentralen finns förutom rapporter också en kompetensanalys och rapportunderlag.

Fönstret Rapportcentral

När fönstret Rapportcentral öppnas, visas i fönstrets vänstra del en lista över tillgängliga rapporter. Tillgängliga rapporter är de rapporter som du är behörig till i respektive rapportgrupp.

Mina rapporter

Under knappen Mina rapporter visas samtliga rapporter som användaren har behörighet till. Här är det möjligt att markera eller avmarkera de rapporter som ska visas i Rapportcentralen. Detta för att få en bättre överblick över rapporterna.

Inställningar

När du väljer en rapport i fältet till vänster laddas inställningarna till den aktuella rapporten.

Längst upp i fönstret visas information om vilken rapport som är vald.

Behörighetsinformation

Överst till höger i fönstret visas behörighetsinformation med inloggad användare samt personens användarprofil.

Vald inställning

Med inställning menas en uppsättning urval (filter) för rapporten. I flervalsfältet Vald inställning väljs om du vill skapa en ny inställning eller om en redan existerande inställning ska användas.

Spara som

I fältet Spara som anger du ett namn på din nya inställning. Om du kopierar en befintlig inställning, tilldelar du din kopia ett namn i fältet Spara som. För mer information om nyuppläggning och kopiering av inställningar, se avsnittet Skapa ny, ändra, ta bort eller kopiera inställningar.

Privat

Det är möjligt att dela sina sparade inställningar med andra användare. Som standard är rutan Privat markerad. För att tilldela inställningen till övriga användare tar du bort markeringen i rutan Privat. En delad inställning visas för andra användare med en asterisk framför inställningens namn. En delad inställning visas nederst i listan Vald inställning.

n delad inställning kan endast tas bort av användaren som skapat inställningen så länge den inte är kopplad till en distribution hos någon användare.

En delad inställning kan endast ändras av den användaren som skapat inställningen och om inställningen är kopplad till en distribution visas ett meddelande för ägaren av inställningen att det finns en koppling till en distribution. Detta för att göra användaren uppmärksam på att ändringen påverkar andra användare som använder denna inställning.

En delad inställning kan endast sparas om med ett annat namn av användaren som skapat inställningen.

En inställning som görs tillgänglig tilldelas alla de användare som har behörighet till Rapportcentralen och har tillgång till rapporten.

Har användaren som fått inställningen tilldelad, en mindre behörighet än den som tilldelat inställningen, visas endast de urvalen som användaren har behörighet till.

Spara inställning

När du har skapat en ny Inställning eller valt en befintlig, och angivit ett namn i fältet Spara som, samt gjort dina urval under Frekventa inställningar, Organisatoriska inställningar, Övriga inställningar och Brytbegrepp/Sortering, trycker du på Spara inställning, för att spara dina inställningar på aktuell Rapport.

Om det finns en sparad inställning med Fria fält så kommer urvalet att inaktiveras om de Fria fälten avaktiveras. Vid aktivering av de Fria fälten återgår inställningen till så som den var sparad tidigare.

Ta bort

Knappen Ta bort använder du för att ta bort en befintlig Inställning, det innebär att du tar bort samtliga urval du har gjort för den aktuella rapporten.

Rapportformat

I flervalsfältet Rapportformat väljer du det format, som du vill att din Rapport ska ha.

Tillgängliga format är:

  • Pdf. För att du ska kunna läsa en rapport som sparats i formatet Pdf måste du ha ett program installerat på din dator som kan hantera detta filformat. Till exempel Adobe Reader, som finns att ladda ned från www.adobe.se.
  • Semicolonseparerat (Csv). Kommaavgränsad textfil, som säkerställer att tabulatortecken, radbrytningar och andra tecken tolkas korrekt.
  • Microsoft Office Excel-arbetsbok (Excel).
  • Oformaterad Excel (Excel). Listan radar upp informationen rad för rad i råmaterial.
  • Textfil (Text).

Skapa rapport

När du trycker på Skapa rapport, skapas rapporten och visas på bildskärm, för eventuell vidare utskrift eller kanske distribution till andra användare.

Skapa distrubution

Om du klickar på knappen Skapa distribution, öppnas ett nytt fönster, där du kan distribuera din rapport till andra användare i en fördefinierad Distributionsgrupp, till ett arkiv eller via e-post.

För att kunna skapa en Distribution av en rapport, krävs att du under Brytbegrepp i beställningsbilden till rapporten, har valt ett Brytbegrepp, som är Låst för distribution. Om ett Brytbegrepp som inte är Låst för distribution väljs, är knappen Skapa distribution dimmad.

Urval/regler för utskrift av rapport

I fönstret högra del kan du sätta upp regler och urval för vilken information som ska skrivas ut i rapporten tillsammans med hur information ska sorteras.

De olika inställningarna ligger ordnade i grupper. Vilka grupper som visas baseras på vilken rapport som är vald på vänster sida. Du öppnar en grupp genom att klicka på plusknappen längst till vänster i gruppens huvud.

Värden i flervalsfält lägger du till genom att klicka på alternativknappen och därefter markera de värden som ska ingå i rapporten. När listan med alternativ är öppen visas alternativknappen som en X-knapp som du använder när du vill stänga listan. Vill du lägga till samtliga värden i fältet markerar du rutan Markera alla.

De inställningar som redovisas nedan gäller för rapporten Personallista och andra alternativ kan förekomma i andra rapporter.

Frekventa

Här görs urval som är frekventa för respektive rapport. Vilka fält som finns tillgängliga för urval kan vara olika för olika rapporter både med antalet fält och vad fältet innehåller för rubrik.

Vanliga frekventa urval är:

  • Datum
  • Anställningsform
  • Anställningsnummer
  • Fria fält. Fria fält kan även finnas under Övriga inställningar och Organisatoriska begrepp istället.

Organisatoriska inställningar

Här görs urval på organisatoriska begrepp. Gruppen finns inte tillgänglig för alla rapporter.

Följande urvalsfält är tillgängliga:

  • Tjänsteställe
  • Avdelning
  • Arbetsledare
  • Attestkod resor
  • Attestkod tid
  • Fria fält. Fria fält kan även finnas under Övriga inställningar och Organisatoriska begrepp istället.

Övriga inställningar

På övriga inställningar finns de urval som inte alltid passar in som Organisatoriska begrepp eller Frekventa.

Tillgängliga fält kan vara:

  • Företag
  • Tjänsteställe
  • Avdelning
  • Ta med vilande
  • Fria fält. Fria fält kan även finnas under Övriga inställningar och Organisatoriska begrepp istället.

Brytbegrepp/Sortering

Under Brytbegrepp/Sortering kan du styra hur informationen i rapporten ska brytas, grupperas och sorteras.

Följande alternativ är tillgängliga:

  • Inställningar brytbegrepp. De olika inställningarna för brytbegreppen är beroende av vilken rapport du skapar.
  • Upprepa per sida. Innebär att du om du till exempel valt Avdelning, så kommer avdelningen att visas på samtliga sidor även om rapporten är på flera sidor.
  • Ny sida per brytbegrepp. Innebär att själva brytbegreppet skrivs ut i rubriken. Används till exempel brytbegreppet Företag kommer ordet Företag skrivas ut före själva företagsnamnet.
  • Brytbegrepp. Välj vilka brytbegrepp som rapporten ska brytas på.
  • Sorteringar. I fältet Sorteringar flyttar du alternativen på samma sätt som beskrivs ovan, under Brytbegrepp.

Om det finns Fria fält aktiverade kommer dessa även att kunna användas under Brytbegrepp och Sorteringar.

Fältet Brytbegrepp skiljer sig från övriga flervalsfält.

För det första väljs alternativen genom att du med muspekaren tar tag i handikonen och drar de värden som är aktuella från den undre delen i fältet Ej valda till den övre delen Valda. Det går även bra att dubbelklicka på handikonen för att flytta mellan Ej valda och Valda och tvärtom. När du har flyttat de alternativ du önskar kan dessa sorteras inbördes, även detta gör du genom att dra alternativen upp eller ned med musen.

För det andra kan du bestämma för respektive värde ska sorteras i rapporten, detta gör du genom att markera ett alternativ i taget och sedan välja hur just det brytbegreppet ska sorteras (stigande eller fallande).

Skriva ut, skapa ny inställning, ändra inställning eller ta bort inställning

Rapporter kan skrivas ut och du kan skapa ny, ändra eller ta bort inställningar.

För att skriva ut en rapport med standardinställningar

  1. Välj i flervalfältet Rapportformat det format som rapporten ska skrivas ut i.
  2. Klicka på knappen Skapa rapport.

Ny inställning

För att anpassa en utskrift genom urval, som ska vara samma vid varje tillfälle kan du göra en egen inställning.

För att skapa en ny inställning (nytt urval

  1. Välj alternativet <Ny... > i fältet Vald inställning.
  2. Ange därefter ett beskrivande namn i fältet Spara som.
  3. Klicka på knappen Spara inställning. Den nya inställningen, sparas nu i fältet Vald inställning.
  4. Kontrollera att det är den nya inställningen, som visas i fältet Vald inställning.
  5. Fyll i/lägg till de värden du vill ska gälla för just denna inställning. Notera att du kan fylla i/lägga till värden i alla fält utom i fältet Spara som. Ändrar du namnet på din inställning i fältet Spara som och sedan klickar på Spara inställning uppdateras inte inställningen utan en kopia av din inställning skapas.
  6. Avsluta anpassningen genom att spara med knappen Spara inställning.
  7. Ska rapporten skrivas ut, klicka på knappen Skapa rapport. Ska rapporten distribueras klickar du på knappen Skapa distribution.

För att ändra en befintlig inställning:

  1. Välj den aktuella inställningen i flervalsfältet Vald inställning.
  2. Gör önskade förändringar.
  3. Avsluta anpassningen genom att spara med knappen Spara inställning.

För att ta bort en inställning:

  1. Välj den aktuella inställningen i flervalsfältet Vald inställning.
  2. Klicka på knappen Ta bort.

För att kopiera befintlig inställning:

  1. Välj den aktuella inställningen i flervalsfältet Vald inställning.
  2. Ange ett nytt namn i fältet Spara som.
  3. Spara kopian genom att klicka på knappen Spara inställning.
  4. Kontrollera att det är den nya rapporten som visas i fältet Vald inställning.
  5. Gör eventuella anpassningar.
  6. Avsluta anpassningen genom att spara med knappen Spara inställning.

Se även

Rapportgrupper

Distributionsmottagare

Mottagargrupper

Distribution

Arbetsbeskrivning Distribution

Mer information om distribution

Schemaläggning