Offertes aanmaken

De in het document gebruikte valuta en taal worden bepaald door de instellingen die u voor de debiteur heeft ingevoerd in het debiteurenbestand. Als er voor de debiteur geen valuta wordt gespecificeerd, dan wordt altijd gebruikgemaakt van EUR. Voor buitenlandse debiteuren zijn de documentteksten automatisch in het Engels.

Als u een verkoopdocument voor een buitenlandse debiteur registreert en de artikelnaam in het Engels wilt, dan moet er in de artikelgegevens een Engelse artikelnaam voor het artikel zijn ingevoerd. Als u een verkoopdocument in een andere valuta registreert, dan wordt de prijs van de artikelen automatisch tegen de actuele koers geconverteerd op het moment waarop het document wordt aangemaakt.

Lees meer in Artikelen aanmaken.

Als u een tijdelijke wijziging wilt aanbrengen in het post- of afleveradres, dan klikt u op de naam van de debiteur in het veld Debiteur . De door u ingevoerde wijzigingen gelden alleen voor dit document. Permanente wijzigingen maakt u bij Verkoop - Debiteuren.

Als u met kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen werkt, kunt u in de documentkop aangeven of het gehele document naar dezelfde kostenplaatsgroep en kostenplaats moet worden geboekt. Als het document naar verschillende kostenplaatsgroepen en kostenplaatsen moet worden geboekt, specificeert u dit per artikelregel.

Als u een standaardtekst op uw documenten wilt, dan voegt u deze toe onder Instellingen - Bedrijfsinstellingen op het tabblad Overige. Houd er rekening mee dat standaardteksten voor verkoopdocumenten maximaal 180 tekens lang mogen zijn.

Voeg een artikelregel toe door op Enter te drukken of door aan het einde van de artikelregel op de plusknop te klikken. Verwijder een artikelregel door op de minknop te klikken. Klik op Nieuwe tekstregel om een tekstregel toe te voegen. U kunt de volgorde van tekst en artikelregels wijzigen door op de drie streepjes te klikken en met verslepen en neerzetten de regel op de gewenste plaats te zetten.

Als u goederen heeft geoffreerd en de debiteur een korting wilt aanbieden, dan kunt u dat doen door negatieve regels toe te voegen aan de offerte. Voor bijvoorbeeld de aanbieding "drie kopen, twee betalen", voegt u een artikelregel aan de offerte toe waarbij u 3 invoert in de kolom Aantal. Op de volgende regel voegt u hetzelfde artikel toe maar voert u in de kolom Aantal -1 in. Op die manier ziet de debiteur op de offerte duidelijk dat u de korting in mindering heeft gebracht.

Let op het volgende:

• Het is niet mogelijk een negatieve waarde in te stellen voor de prijs per stuk.
• U kunt de offerte alleen boeken als het totaalbedrag daarvan positief is.
• Als u een factuur crediteert op basis van een offerte waarin een negatieve regel staat, dan wordt de negatieve regel positief op de creditfactuur. U kunt de creditfactuur echter alleen boeken als het totaalbedrag van de factuur negatief is.
• Als u beschikt over een koppeling met Visma Webshop, dan heeft het artikel met minteken geen invloed op de voorraad.

In de offerte kunt ook een vast bedrag als korting opnemen door binnen het veld Korting op het blauwe vak te klikken. De korting die u op de artikelregel zet, is de totale korting voor dat artikel, ongeacht het aantal.

U kunt bijlagen toevoegen aan offertes die u per e-mail verzendt. Voeg de bijlage toe door deze naar de offerte te slepen, of door een bestand te kiezen door op Koppel document te klikken. De bijlage wordt bij de offerte bewaard, zowel wanneer u deze als concept bewaart als wanneer u deze naar de debiteur verzendt. De bijlage moet een pdf-bestand zijn. U mag aan elke offerte maximaal vier bijlagen toevoegen met een maximale grootte van 5 MB per bijlage.