Integrasjon Visma AutoCollect - purring og inkasso

Innledning

Dette er en utvidelse av purre-/inkassorutinen hvor du kan overføre åpne poster og purreposter for oppfølging av Visma Financial Solutions AS, og få ferdige bunter klare til oppdatering når betaling er kommet inn. Integrasjonen omfatter flere typer overføringer av data, i forskjellige faser av prosessen. Overføring til Visma Financial Solutions AS skjer automatisk når du lager inkassofilen og oppdaterer bunt med direktebetalinger. Overføring fra Visma Financial Solutions AS kan settes opp til å kjøres på bestemte tidspunkter.

Se også

	Kundeoppfølging
	Egenskaper Kunder
	Kunder

 

 

Egenskaper / Innstillinger

Før du kan begynne å ta i bruk Visma AutoCollect integrasjonen må du sette opp og sjekke disse egenskapene / innstillingene i systemet.

 

NB! Det er en forutsetning at åpen post er aktivert på klienten. Velg ønsket behandlingskode under Egenskaper | Kunder | Post-mot-Post behandling.

 

Reserverte konti

Før du registrerer inkasso / betalingsoppfølgingsavtalen med Visma Financial Solutions AS i DI-Regnskap, må det settes opp nødvendige reserverte konti. Dette gjøres under Egenskaper | Felles | Reserverte konti, og valg for Generelle.

 

 

Konti som må være satt opp er Bank, Oppgjørskonto Merverdiavgift, Salgsinntekt pliktig, Renteinntekter og Gebyrinntekter.

 

NB! Dersom nødvendige reserverte konti mangler, får du en melding om dette under oppretting av inkasso/betalingsoppfølgingsavtalen.

 

Merk! Inkasso/betalingsoppfølgingsavtalen kan ikke opprettes/lagres før dette er på plass.

 

Inkasso / betalingsoppfølgingsavtale

Avtalen med Visma Financial Solutions AS registreres under Egenskaper | DI-Regnskap | Inkasso/Betalingsoppfølging.

 

Sett Ekstern betalingsmottaker til Visma AutoCollect.

 

Velg Purre / Inkassonivå i henhold til avtalte tjenester. Dette påvirker standard utvalg/purrenivå under generering av purre-/inkassofil. Valgene er:

• Intet valg er gjort
• Purring og inkasso
• Kun inkasso

 

Fyll deretter inn avtalenummeret du har mottatt fra Visma Financial Solutions AS (det sjekkes når du går ut av feltet om avtalenummer er lagt inn på andre klienter) og sett inn ønsket antall løpedager etter forfall. Løpedager er antall dager etter forfallsdato som må overskrides før poster blir overført til Visma Financial Solutions AS for videre behandling.

 

Merk!Spesialbehandling bunt settes automatisk til Egne bunter fra ekstern betalingsoppfølger.   Egenskapen gjør at du har mulighet for eksempelvis å tapsføre saker som har blitt avsluttet grunnet konkurs mv., uten at disse postene overføres på nytt i neste overføringsfil til Visma Financial Solutions AS.   I tillegg sendes oppdatering til Visma Financial Solutions AS dersom betaling skjer direkte etter at overføring er utført. Se kapittel for Rapportering av innbetalinger og korrigeringer for mer om dette.

 

Kundekategori

Visma Financial Solutions AS må vite om kunden tilhører kategorien Privat eller Firma. Se under fanen Grupper/rabatter i kundebildet, Fil | Kunder. Du må endre alle kunder som IKKE er privatpersoner til Firma eller Offentlig under Kategori før rutinen tas i bruk.

 

 

Nye kunder som opprettes får automatisk kategori Privat i DI-Business.

 

Vedlikehold av åpne poster

Før du tar i bruk AutoCollect første gang anbefaler vi at du går gjennom og "rydder opp" i de åpne postene. Det er veldig viktig at disse er riktig før overføring av oppdrag til Visma Financial Solutions AS. Alle innbetalinger og kreditnotaer må være krysset mot riktige fakturaer. Det er de åpne postene som danner grunnlag for overføring av oppdrag til Visma Financial Solutions AS.

 

Du kan få oversikt over de åpne postene ved å skrive ut Statusliste kunder, Åpne poster med delbetaling fra Kundeoppfølging eller Åpen post lister fra Rapportering | Rapportutvalg.

 

Åpne poster kan vedlikeholdes under Kundeoppfølging | Vedlikehold åpne poster.

 

NB! Som tidligere nevnt er det en forutsetning at åpen post er aktivert på klienten. Velg ønsket behandlingskode under Egenskaper | Kunder | Post-mot-Post behandling.

Se også

	Vedlikehold åpne poster
	Post-mot-post behandling

 

Oppsett av automatisk import av filer fra AutoCollect

For å kunne starte opp import av filer fra Visma Financial Solutions AS må du sette opp Microsoft Windows Oppgaveplanlegging (Task Scheduler) til å automatisk kjøre importen på valgte tidspunkt.

 

Det må avtales med Visma Financial Solutions AS tidspunkt for når filer er klare og kan hentes. Normalt holder det å kjøre dette 1-3 ganger pr. dag.

 

Sette opp Windows Task Scheduler (Oppgaveplanlegging)

MERK! Oppgaver i Windows oppgaveplanlegging må settes opp på samme maskin (server) som Visma Quality Management er installert på. Klientinstallasjon av Visma Quality Management må være kjørt på denne maskinen dersom dette er en server.

 

For å administrere og legge til planlagte oppgaver i Windows Task Scheduler må du gå til Control Panel | Administrative Tools og velger Task Scheduler.

 

• For å sette opp en oppgave velger du Create Task:
  
• Skriv inn oppgavens navn og evt. beskrivelse i den første fanen, General:
  
• Gå deretter til fanen Triggers, og trykk på knappen New. Velg hvor ofte oppgaven(e) skal kjøres.
  
  
  Avtale med Visma Financial Solutions AS hvor ofte data skal hentes ned og opprett alle tidspunkt for dette i samme bilde:
  
• Gå deretter til fanen Actions, og trykk på knappen New.
  
  
  Under Program/script setter du inn (eller søker deg frem til) filen DIBusinessExecute.exe som ligger i Visma Quality Management-mappen.
  
  Standard plassering til denne filen er:
  

  C:\Program Files (x86)\DI Systemer\DI-Office\DIBusinessExecute.exe

  
  Under Add arguments setter du inn:
  

  /D:R78-47 /Q /B:"brukernavn" /P:"passord"

   

  /D:	Må settes til R78-47. Dette setter at import av data fra Visma Financial Solutions AS skal startes opp.
  /Q	Setter at feilmeldinger ikke kommer til skjem. Feil blir lagret i Windows-loggen.
  /B:	Brukernavn til en Visma Quality Management-bruker. NB! Det må benyttes en Visma Quality Management-bruker som har tilgang til alle klientene det skal kjøres import på. Denne brukeren må i tillegg ikke være i bruk andre steder i systemet når importen kjøres.
  /P:	Passord til den benyttede brukeren.

  
  Etter at du har lagt inn dette vil bildet vise oppgaven i listen:
  
• Oppgaven er nå klar.

Merk! Viser ellers til egen hjelp i Microsoft Windows for Windows Task Scheduler. Der kan du se mer om detaljerte egenskaper og eventuelt endring av bruker som skal kjøre den planlagte oppgaven.

 

Oppgaven i Windows Task Scheduler vil også vise deg en hendelseslogg:

 

 

Oppdrag til Visma Financial Solutions AS (kunde- og fakturaopplysninger)

Redigere purre/inkassoposter før oversending

Før overføring til Visma Financial Solutions AS, kan du vedlikeholde kundenes åpne poster som er klare for inkasso eller purring. Velg Kundeoppfølging | Utskrift statusliste og deretter setter du Behandling til Rediger purre-/inkassoposter.

 

 

I denne rutinen kan du stoppe poster midlertidig eller helt for overføring til Visma Financial Solutions AS.

 

NB! Dersom du mangler poster i oversikten, sjekk hvilke poster som er valgt å vises i utvalget under Purrenivå der du startet opp rutinen. I tillegg vil løpedager kunne påvirke poster i bildet.

 

Overføre poster til Visma Financial Solutions AS

Du overfører poster automatisk til Visma Financial Solutions AS ved å gå til Kundeoppfølging | Utskrift statusliste og deretter setter valget Behandling til Generer purre/inkassofil.

 

 

Avkrysning under Purrenivå i bildet er avhengig av hva som er satt i valget Purre / Inkassonivå under Egenskaper | DI-Regnskap | Inkasso/Betalingsoppfølging.

 

Standard antall løpedager etter forfall som er satt på avtalen kan overstyres i bildet.

 

Når du trykker Skriv ut, produseres en statusliste over saker som er klare for å bli oversendt til Visma Financial Solutions AS:

 

Du får i tillegg opp en dialogboks som spør om inkassoforslaget skal godkjennes og overføres:

 

Svarer du Ja på spørsmålet, oversendes postene automatisk til Visma Financial Solutions AS og postene blir merket som overført inkassoselskap. Svarer du Nei, blir ingen poster blir oversendt Visma Financial Solutions AS. Postene blir da med neste gang du velger å generere purre/inkassofil.

 

Overførte poster får oppdatert Purredato og Sendt status. Begge disse feltene kan ses i Spørring | Åpne poster, og kan hentes inn via feltvelgeren.

Du har også mulighet til å få oversikt over status på sendte poster til Visma Financial Solutions AS under Behandling | Statusliste inkassoselskap med ‘Sendt status’:

 

 

Saksnummer fra Visma Financial Solutions AS

Etter at automatisk import av kvitteringsfil med saksnummer fra Visma Financial Solutions AS er utført, kan du se saksnummeret under Spørring | Åpne poster. Du må hente inn egen kolonne for Ekstern saksnr. fra feltvelgeren i spørringen.

 

 

 

Rapportering av innbetalinger og korrigeringer

For at Visma Financial Solutions AS skal få melding om eventuelle innbetalinger som har skjedd direkte, feilsendte saker eller korrigering av hovedstol, må dette innrapporteres. Dersom det er endret på poster som er oversendt Visma Financial Solutions AS (det vil si poster som har fått tildelt saksnummer), vil disse endringene automatisk oversendes Visma Financial Solutions AS under oppdatering av bunten.

 

Innbetalinger som mottas direkte av firmaet for poster som er overført Visma Financial Solutions AS for innkreving føres med bilagsart Bank. Kun bilag som er krysset mot poster oversendt Visma Financial Solutions AS vil bli oversendt.

 

NB! Det er viktig at totalt beløp innbetalt fra kunden føres mot den åpne posten via reskontroen slik at korrekt beløp overføres til Visma Financial Solutions AS.

 

Merk! Dersom det er behov for å føre mot en post som allerede er oversendt Visma Financial Solutions AS, og du ønsker at denne korrigeringen ikke automatisk skal oversendes når bunten oppdateres, må det hakes av for "Betalingsposter (fra ekstern betalingsoppfølger)" i bunthodet. Dette kan f.eks. være føring av tap på fordringer ol.

 

 

Innbetalinger for oppgjorte poster

Når det er foretatt innbetalinger på en eller flere saker vil Visma Financial Solutions AS sende en innbetalingsjournal på e-post til kontaktperson på disse postene. Denne kan du benytte om dokumentasjon på transaksjonene.

 

Bunt med innbetalingene opprettes automatisk når automatisk import kjøres.

 

 

Spørsmål og svar