Leverantörsreskontra (AP101000)

Den här artikeln ger dig information om elementen du ser i det här fönstret i Visma.net ERP, till exempel fält, fältvärden, knappar och kryssrutor.

I det här fönstret konfigurerar du arbetsytan Leverantörsreskontra. Observera att visa inställningar inte går att ändra när du väl börjat använda arbetsytan. Detta gäller till exempel nummerserier.

De generella inställningarna i arbetsytan Leverantörsreskontra inkluderar inställningar för bokföring, åldersfördelning och andra alternativ vid registrering av nya dokument.

Dessutom kan du definiera nummerserier som ska användas för att generera identifierare till leverantörsdokument och leverantörsbetalningar.

Du kan välja att använda olika nummerserier för olika dokumenttyper eller samma nummerserie för flera olika dokumenttyper.
Det senare alternativet innebär att olika typer av dokument får nummer från samma nummerserie (ID-nummer), i den ordning som de registreras eller genereras, vilket innebär att två på varandra följande nummer kan tillhöra olika dokumenttyper.

Element Beskrivning

Bunt (löpnr.)

Nummerserien som används för buntar som genereras i arbetsytan Leverantörsreskontra.

Faktura (ver. nr)

Nummerserien som används för leverantörsfakturor.

Kreditfaktura (ver. nr)

Nummerserien som används för kreditfakturor.

Korrigering (ver. nr)

Nummerserien som används för korrigeringar.

Betalning (ver. nr)

Nummerserien som används för leverantörsbetalningar.

Prisavtal

Nummerserien som används för prisavtal.

Regler för nummerserie

Nummerserien som används för regler för Invoice inboxen.
Element Beskrivning

Slå samman konton, koddelar vid uppdatering av huvudbok

Om den här kryssrutan markeras, kommer belopp i leverantörsdokument att slås ihop när de bokförs i modulen Redovisning, om särskilda kriterier uppfylls.

Det vill säga, om samma konto (och eventuell koddel) och företagsgren anges på flera rader i ett leverantörsdokument kommer dessa att slås samman till en enda rad med ett samlat belopp. (Stöd för flera företagsgrenar måste ha aktiverats i fönstret Aktivera/inaktivera funktioner (CS100000).)

Det samlade beloppet kan endast bokföras på ett konto (och koddel) om både denna funktion har aktiverats i detta fönster och alternativet Översikt valts som Bokföringsalternativ i fönstret Kontoplan (GL202500).

En redovisningsbunt kan innehålla flera olika dokument om funktionen Konsolidering Redovisning har aktiverats i fönstret Aktivera/inaktivera funktioner (CS100000).

Bokför automatiskt vid frisläpp

Om den här kryssrutan markeras, bokförs transaktioner automatiskt när de frisläpps i arbetsytan Leverantörsreskontra.

Aktivera migreringsläge

Om den här kryssrutan markeras, kan du frisläppa dokument i Kundreskontra och Leverantörsreskontra (både fakturor och betalningar) utan att skapa verifikationer i huvudboken (Redovisning). Saldot kommer ändå att uppdateras för kunden eller leverantören.

Arbetsytorna Sales och Purchases kan inte användas till detta.

Det här avsnittet används för att sätta upp ramar för åldersfördelning i arbetsytan Leverantörsreskontra. Genom att skapa tre åldersfördelningsperioder (som vardera definieras av antalet förfallna dagar eller dagar efter förfallodatumet), kan du förbättra dina kassaflödesprognoser, eftersom du på så sätt får en överblick över förfallna leverantörsdokument och leverantörsbetalningar baserat på vilken ålderskategori de tillhör.

Element Beskrivning

Åldersfördelningsperiod 1

Maximala antalet förfallna dagar eller dagar sedan förfallodatumet som ett dokument får ha för att inkluderas i den första kategorin.

Åldersfördelningsperiod 2

Maximala antalet förfallna dagar eller dagar sedan förfallodatumet som ett dokument får ha för att inkluderas i den andra kategorin. Om detta värde är större än Åldersfördelningsperiod 1 inkluderas inte dokument från den första kategorin i den andra kategorin.

Åldersfördelningsperiod 3

Maximala antalet förfallna dagar eller dagar sedan förfallodatumet som ett dokument får ha för att inkluderas i den tredje kategorin. Om detta värde är större än Åldersfördelningsperiod 2 inkluderas inte dokument från den andra kategorin i den tredje kategorin.
Element Beskrivning

Standardåtgärd för fakturainkorg

Här väljer du åtgärden som ska utföras som standard när en faktura kommer in till fönstret Invoice inbox.

Du kan välja mellan följande:

Parkera - Skapar ett inköpsdokument som får statusen Parkera.

Frisläpp - Skapar ett inköpsdokument som får statusen Öppen om funktionen Bokför automatiskt vid frisläpp har markerats i fönstret Leverantörsreskontra (AP101000) (denna funktion är inlagd som standard i Visma.net ERP).

Skicka till Visma.net Approval - Skapar ett inköpsdokument som får statusen Balanserad och som skickas till Visma.net Approval.

Ankomstregistrera - Skapar ett inköpsdokument som får statusen Ankomstregistrerad och ankomstregistreras. Denna status används bara om Ankomstregistrering Leverantörsreskontra har aktiverats i systemet.

Ankomstregistrera och skicka för godkännande (till Visma.net Approval) - Skapar ett inköpsdokument som får statusen Ankomstregistrerad och som ankomstregistreras och skickas till Visma.net Approval. (Används bara om funktionen Ankomstregistrering Leverantörsreskontra har aktiverats.)

Behandla ej - Inget inköpsdokument skapas eller behandlas, utan dokumentet blir kvar i fönstret Leverantörsreskontra (AP101000).

Flytta fakturan till nästa öppna/aktiva period

Markera den här kryssrutan för att stoppa bokföringen till arbetsytorna Kundreskontra och Leverantörsreskontra vid ett specifikt datum varje månad. Från och med detta datum går det inte att bokföra till tidigare perioder i dessa arbetsytor. Om du av någon anledning får en faktura sent som har ett fakturadatum i en stängd/inaktiv period går det inte att behandla den från fönstret Invoice inbox. I detta fall kan du behålla fakturadatumet och ändra perioden till nästa öppna/aktiva period.

Det går i detta fall inte att flytta fakturor från ett år till ett annat, utan bara mellan perioder i samma räkenskapsår.
Använd externa artikelnr Om det här alternativet markeras, visas kolumnen Externt artikelnr i fönstret Leverantörsfakturor (AP301000) och även alternativet Matcha vara under fakturaimport i fönstret Suppliers (AP303000). Det gör det möjligt för systemet att matcha artiklar under fakturaimport till fönstret Fakturainkorg (AP50604S) om alternativet Matcha vara under fakturaimport är aktivt för leverantören och ett externt artikelnummer används.

Använd förfallodatum från betalningsvillkoren

Markera denna kryssruta för att sätta förfallodatumet för en inköpsfaktura, som kommer in till fönstret Invoice inbox, efter betalningsvillkoret som gäller för leverantören istället för förfallodatumet i XML-filen.
Skriv över betalningsdatum med fakturadatum för importerade kreditfakturor

Om den här kryssrutan markeras och en kreditfaktura tas emot från AutoInvoice, kommer förfallodatumet/betalningsdatumet för denna att sättas till fakturans förfallodatum.

Om kryssrutan inte markeras, kommer kreditfakturan som importeras att behålla sitt betalningsdatum som står i den importerade xml-filen.

När du skapar en kreditfaktura manuellt sätts betalningsdatumet alltid till samma som fakturadatumet.

 

Leverantörsvalidering

När du får fakturor från AutoInvoice i fönstret Fakturainkorg (AP50604S), kan du välja vilka leverantörsuppgifter som ska gå att uppdatera om fakturan innehåller ny/annan information än det som finns i leverantörsregistret. Detta kan vara:

  • Leverantörsnamn
  • Org. nr. och momsreg. nr.
  • Betalningsinformation
  • Adress
  • E-post och webb
  • Telefon
Element Beskrivning

Standard leverantörsklass

Leverantörsklassen som ska användas som standard.
När du skapar en leverantörsklass i fönstret Leverantörsklasser (AP201000), kommer inställningarna för klassen att fyllas i automatiskt när den anges här. (Du kan skriva över alla dessa inställningar.)

Kombinera avdelning kostnader från

Här visas regeln, en koddelskombination, som styr vilken koddel för kostnad som ska användas när icke lagerförda artiklar registreras i arbetsytan Leverantörsreskontra.

För att sätta upp kombinationen av koddelssegment markerar du fältet, trycker på F3 och väljer varifrån varje segmentvärde ska hämtas. Välj ett av följande alternativ:

  • C: Koddel som är kopplad till företagsgrenen.
  • E: Koddel som är kopplad till den anställde.
  • I: Koddel som är kopplad till den icke lagerförda artikeln.
  • L: Koddel som är kopplad till leverantörsplatsen.
  • P: Koddel som är kopplad till projektet. Detta alternativ är endast tillgängligt om Projektredovisning har aktiverats i fönstret Aktivera/inaktivera funktioner (CS100000).
  • T: Koddel som är kopplad till projektuppgiften. Detta alternativ är endast tillgängligt om Projektredovisning har aktiverats i fönstret Aktivera/inaktivera funktioner (CS100000).

Fyll i alternativet i alla segment som koddelen består av.

Parkera poster vid inmatning

Om den här kryssrutan markeras kommer nya dokument att få statusen Parkerad som standard.

Använd ursprungligt fakturadatum på betalningsvillkor

Om den här kryssrutan markeras och inköpsfakturans ursprungliga fakturadatum ändras, kommer datumen i fälten Förfallodatum, Kassarabattsdatum och Betalningsdatum att räknas fram baserat på det ursprungliga fakturadatumet.

Aktivera 'Betala separat' från Leverantörsfakturor och Leverantörer

Om den här kryssrutan inte är markerad (standardinställning):

Om kryssrutan är markerad:

Använd godkännande av fakturor innan betalning

Om den här kryssrutan markeras, måste fakturor godkännas innan de kan betalas.

Detta alternativ är tillgängligt om Manuellt godkännande av leverantörsfakturor har aktiverats i fönstret Aktivera/inaktivera funktioner (CS100000).

Aktivera Early Checks (används ej)

Om du markerar den här kryssrutan kan du registrera betalningar för fakturor som bokförs på perioder och datum i framtiden.

Använd totalbelopp vid registrering

Om den här kryssrutan markeras visas fältet Totalbelopp i den övre delen av fönstret Leverantörsfakturor (AP301000) (om det används).
För att kunna spara dokument med statusen Balanserad måste du ange dokumentets totalbelopp i detta fält efter att ha granskat det.

Använd momsbelopp vid registrering

Om den här kryssrutan markeras visas fältet Momsbelopp i den övre delen av fönstret Leverantörsfakturor (AP301000), där du anger det totala momsbeloppet i dokumentet manuellt.

Om beloppet är noll, använd betalningsbeloppet

Om den här kryssrutan markeras och du sparar en leverantörsbetalning som saknar betalt belopp i fönstret Leverantörsbetalningar (AP302000), kommer systemet automatiskt att ange ett belopp som är samma som det matchade beloppet. Om den här kryssrutan inte markeras (standardinställning) sparas betalningen med noll som betalt belopp om den är markerad som Parkerad. Är kryssrutan Parkerad inte markerad meddelar systemet i detta fall att dokumentet inte balanserar.

Använd leverantörsreferens (Fakturanr)

Om den här kryssrutan är markerad måste du fylla i fältet Lev. fakturanr i fönster som tillhör arbetsytorna Leverantörsreskontra, Moms och Purchases. Den här kryssrutan styr även fältet Externt referensnummer i fönstret Verifikationsregistrering utökad (GL304000) i arbetsytan Redovisning.

Visa ett felmeddelande vid dubblett av leverantörsref.nummer

Om den här kryssrutan markeras genererar systemet ett felmeddelande när ett nytt dokument registreras med ett Leverantörsreferensnummer som redan används i systemet.
Föreslå motposter till leverantörsfakturor före frisläppning Genom att aktivera den här funktionen kommer systemet att föreslå kreditfakturor och förskottsbetalningar som ska matchas automatiskt med leverantörsfakturor.

Denna funktion är tillgänglig om Stöd för innehållet belopp har aktiverats i fönstret Aktivera/inaktivera funktioner (CS100000).

Element Beskrivning

Frisläpp många fakturor med innehållet belopp samtidigt

Om den här kryssrutan markeras kommer alla fakturor med innehållet belopp att frisläppas samtidigt.

Skapa och frisläpp fakturor med innehållet belopp individuellt

Om den här kryssrutan markeras kommer alla fakturor med innehållet belopp att registreras och frisläppas individuellt, inte gemensamt.

Kopiera leverantörsref. från originalfakturan till innehållen faktura

Om den här kryssrutan markeras kommer leverantörsreferensen från ursprungsfakturan att kopieras över till fakturan med innehållet belopp.

Kräver ett projekt per dokument

Om den här kryssrutan markeras måste varje dokument kopplas till ett projekt.
Element Beskrivning

Max avskrivning

Maximala beloppet i ett dokument som kan skrivas av.

Orsakskod

Orsakskod som styr vilket konto, koddel och beskrivning som ska användas för att göra avskrivningar på leverantörsfakturor. Om orsakskoden har tilldelats ett likvidkonto måste du ändra detta till ett annat konto i fönstret Orsakskoder (CS211000) för att kunna bokföra avskrivningar.
Element Beskrivning

Kreditfakturabeskrivning

Standardbeskrivningen för kreditfakturor som genereras för tidigt betalda dokument som påverkar momsbeloppet och det momsgrundande beloppet.

Det här avsnittet visas bara om Expense har integrerats med systemet.

Element Beskrivning

Kategori

Momskategori för den bevakade raden. Detta måste vara en kategori som inte påverkar momsrapporten.

Ett konto som den bevakade raden bokförs på.

Beskrivningen av raden på fakturan består av ID-numret för det externa utlägget i Visma.net Expense och det interna utlägget frånVisma.net ERP, samt beskrivningen av utlägget (till exempel: 12345,75642: Resa till Helsingfors).

Bevakningskoddelar

Koddel som den bevakade raden kopplas till.
Element Beskrivning

Redigering av koddelar i Approval

Du kan välja vilken metod som ska användas för att ändra koddelar i Visma.net Approval.

Alternativen är:

  • Segmentkolumner – Visar en kolumn för varje segment i koddelen. Du kan välja ett värde för varje segment i rullgardinsmenyn.
  • En kolumn – Visar en enda kolumn för varje koddel. Du kan välja ett värde för varje segment i popup-fönstret.

Frisläpp faktura från Approval

Om den här kryssrutan är markerad kommer fakturor som du skickar till Visma.net Approval och godkänner, att komma tillbaka från Approval med statusen Godkänd och frisläppt.
Element Beskrivning

Skriv över betalningsdatum med aktuellt datum

Om den här kryssrutan markeras, skrivs fakturans betalningsdatum över med det aktuella datumet i fönstret Betalningsförslag (AP50301S). Detta innebär att betalningen genomförs omedelbart istället för ett datum längre fram, oavsett datumet som står på fakturan.
Använd alltid kassarabatt Om den här funktionen aktiveras, kommer rabatt att användas i dokument där kassarabatten löpt ut. Rabattbeloppet räknas ut med hjälp av betalningsvillkoret som gäller för leverantören.
Visa öppet kassarabattsbelopp Om den här funktionen aktiveras, visas endast fakturor som fortfarande har kassarabatt öppen.
Skapa en betalning med fakturor som har samma betalningsdatum (när 'Betala separat' inte används)

Om det här alternativet är markerat och flera fakturor väljs i en och samma betalning för en leverantör, tar systemet hänsyn till förfallodatumet på varje faktura och det tidigaste av alla förfallodatum kommer att vara betalningsdatumet i AutoPay.

Om alternativet Betala separat är valt, kommer systemet att skapa en betalning för varje faktura.
Behandla fakturor och kreditfakturor automatiskt när beloppet att betala är 0 Om en kreditfaktura skapas för att matcha ett fakturabelopp måste du använda båda dokumenten på varandra manuellt. Om du aktiverar detta alternativ, kommer systemet att matcha och behandla fakturor och kreditfakturor om beloppet som ska betalas är noll.

Under fliken Rapporteringsinställningar hittar du fördefinierade utskickslistor som du kan använda för att skicka inköpsordrar eller andra dokument till leverantörer via e-post. Utskicksinställningarna under den här fliken fungerar som standardinställningar för leverantörsklasser, och används då även som standardinställningar för enskilda leverantörsutskick.

Den aktuella versionen av Visma.net ERP erbjuder bara utskicket av typen PURCHASE ORDER för leverantörer.

Under den här fliken hittar du tabellerna Standardkällor och Standardmottagare där utskick respektive mottagartyper listas.

Kolumn Beskrivning

Utskick

Utskickets unika ID.

E-postkontot som ska användas som standard för att skicka e-postmeddelanden i detta utskick.
Om inget konto anges, används standardkontot som lagts in i systemet.

Rapport

Leverantörsrapporten som ska användas som standardtext eller som ska bifogas e-postmeddelandet, om du väljer att använda en rapportmall.

Formulärmall

E-postmallen som ska användas som standard för att skicka anpassade e-postutskick om du väljer att använda en e-postmall.

OBS: Du kan bara välja att kommunicera via ett av alternativen, det vill säga antingen rapport eller e-postmall.

Format

Formatet som rapporten (om en sådan används) ska skickas i som standard om inga andra inställningar valts för en specifik mottagare i fönstret Suppliers (AP303000) (för leverantörskontakter). Välj mellan HTML, Excel och PDF.
Aktiv Om den här kryssrutan är markerad är utskicket aktivt. E-postmeddelanden skickas bara för aktiva utskick.

I den här tabellen kan du se och ändra standardmottagarna för ett specifikt utskick.

Kolumn Beskrivning

Kontakttyp

Kontakten som ska ta emot e-postmeddelanden:
  • Huvud: Leverantörens huvudkontakt.
  • Betalning: Leverantörens betalningskontakt.
  • Leverans: Leverantörens leveranskontakt.
  • Anställd: En anställd i ditt företag som hanterar dokument från en specifik leverantörsklass eller specifika leverantörer eller som på annat sätt är kopplad till dessa.

ID

Den specifika kontakten. Du kan välja en specifik mottagare om Anställd har valts som Kontakttyp.
Den anställde, om du väljer en, kommer att få e-postmeddelanden för alla leverantörer.

Format

Formatet som rapporten (om en sådan används) kommer att skickas i till mottagarna.
Välj mellan HTML, Excel och PDF.
Aktiv Om den här kryssrutan är markerad, betyder det att denna kontakttyp är aktiv.
Bara mottagare som är aktiva kan ta emot e-postmeddelanden.

Hemlig kopia

Om den här kryssrutan markeras kommer den valda kontakttypen att få en hemlig kopia av e-postmeddelanden.
Element Beskrivning

Prisuppdatering leverantör

Metod som ska användas för att automatiskt uppdatera leverantörspriser från leverantörsdokument.

Hämta leverantörspriser genom att använda ett alternativt artikelnummer

Om den här kryssrutan markeras, kan du ange priser i leverantörens prisavtal genom alternativa ID för artiklar. På så sätt hittar systemet rätt artikelnummer och fyller i det automatiskt. Detta alternativ är tillgängligt om funktionerna under Advanced Logistics aktiverats i fönstret Aktivera/inaktivera funktioner (CS100000).
Element Beskrivning

Lagringsval

Här väljer du hur lagringen av prishistorik ska gå till. Välj ett av följande alternativ:
  • Senaste pris: Det senaste definierade priset behålls.
  • Bestämt antal månader: Prisernas ändringshistorik behålls under ett bestämt antal månader som anges i fältet Antal månader.
    Perioden räknas bakåt med start på det aktuella datumet i systemet.

Antal månader

Antalet månader som prisändringshistoriken ska behållas.
Fältet visas om alternativet Bestämt antal månader valts som Lagringsval.
Element Beskrivning

Använd kvantitetsrabatter på

Här väljer du hur kvantitetsrabatter ska användas.

Välj ett av följande alternativ:

  • Radenheten: Systemet applicerar rabatter på antalet enheter på dokumentraden.
  • Basenheter: Systemet konverterar antalet enheter på dokumentraden till basenheten och rabatter appliceras på detta antal basenheter.