Husleie

Generelt

Husleie er et påbygg på Visma Quality Management. For generell bruk av Visma Quality Management, henviser vi til den generelle dokumentasjonen.

 

Systemet benyttes til innkreving av husleie og innsending av ligningsoppgaver via Altinn. Du vedlikeholder utleiere, leieforhold, leietakere og foretar utfakturering i Husleie, mens purring og regnskapsførsel utføres i ERP-systemet.

 

Du starter opp Husleie ved å velge Hjem (pålogget bruker) i bildevelgeren i Hovedbildet. Der kan du velge mellom utleiere, leietakere og boliger. For å kunne fakturere må du sette opp et leieforhold.

 

 

Grunnleggende opplysninger

Før du kan begynne bruken av programmet fullt ut, er det viktig at all nødvendig informasjon er lagt inn.

 

Dette bildet beskriver prinsippet og flyten bak Husleie:

 

 

Husleie gir en komplett oversikt over og organiserer utleiere (klienter), leietakere (kunder), boliger og leieforhold. I tillegg kan du ta ut ulike rapporter og sende inn ligningsoppgaver til Altinn.

 

Innkreving av husleie i Husleie kan utføres enten som faktura på papir, e-post eller elektronisk rett i nettbanken via Visma AutoInvoice, eller som AvtaleGiro-transaksjoner med og uten varsel som sendes banken. Du kan også overføre til factoringselskap.

 

Både boliger, leieforhold og leietakere er knyttet til et utleiefirma/klient. Du må derfor først velge utleier (klient) før du kan vedlikehold boliger, leieforhold og leietaker.

 

Definisjoner

Begrep	Beskrivelse
Utleier	En utleier er enten hovedfirma eller er opprettet som klient/firma, og er den parten som leier ut boliger. Når du har valgt utleier, kan du vedlikeholde boliger, leietakere, leieforhold, med videre for valgt utleier.
Bolig	En bolig er knyttet til en utleier/klient, og er selve boligen (utleieobjektet) som utleieren stiller til disposisjon til leietaker.
Leietaker	En leietaker er en kunde hos utleieren (firmaet/klienten), og er den parten som leier en bolig (utleieobjekt) fra utleieren.
Leieforhold	Et leieforhold er en avtale mellom en utleier og en eller flere leietakere knyttet til en bolig. Det vil i praksis si at bolig og leietakere må være opprettet før leieforholdet opprettes.

 

 

Generelle egenskaper

Her finner du oversikt over en del grunnleggende opplysninger og egenskaper som må kontrolleres og settes før du kan starte med Husleie. Systeminnstillinger for fakturering, MVA og kontoplan, kunder og produkter er nærmere beskrevet i egen veiledning.

 

Egenskaper for klienten

Under egenskaper for klienten, må du kontrollere navn, adresser, selskapsform og organisasjonsnummer, i tillegg til å angi om firmaet for eksempel er registrert i Foretaksregisteret, MVA-registeret, og lignende.

 

Betalingsavtaler

For å forenkle innkreving av leieforhold, bør du opprette betalingsavtaler som OCR og/eller avtalegiroavtaler som leietakerne kan knyttes til.

 

Betalingsavtaler vedlikeholdes under fanen Utleier i båndet øverst i bildet ved å velge Nets / Mottakeravtaler i gruppen Handlinger:

 

Når leietaker inngår avtale om AvtaleGiro, blir avtalen automatisk opprettet ved innlesing av returdata fra bank.

 

Eventuell purring og regnskapsføring skjer i ERP-systemet.

Se også

Betalingsavtaler / AvtaleGiro

 

Blankettoppsett

Husleie leveres med et sett blanketter som kan brukes til utskrift av for eksempel ordre og faktura. Under første gangs utskrift vil du få spørsmål om skriver. Valgt skriver lagres og vil brukes ved neste utskrift. Dersom du vil benytte en annen skriver, må du endre skrivervalget i dialogen for blankettoppsett. For å endre på blankettoppsettet åpner du selve firmaet/klienten, og velger Generelt | Blanketter | Blankettoppsett i gruppen Innstillinger under fanen Klient i båndet øverst i bildet.

 

For hver utleier (firma/klient) kan du velge om du ønsker å benytte egne blanketter eller byråets. Dette gjør du under Egenskaper | Attributter og innstillinger på Utleier, under gruppen Diverse, og egenskapen Blankettoppsett fra byrå.

 

KID

I Husleie dannes det automatisk KID. Du velger selv om du vil skrive ut denne ved å redigere faktura-blanketten.

 

Ved første gangs utskrift av for eksempel fakturablankett får du varsel om at blankettoppsett ikke er opprettet. Svar i så fall Ja. Du får da opp bildet for blankettoppsett. Skal ingenting endres, trykk OK og faktura skrives ut.

Se også

Blankettdesigner

 

Elektronisk faktura

Dersom du ønsker å sende faktura/kreditnota på e-post, eller benytte elektronisk fakturering, må du vedlikeholde nødvendig innstillinger og velge blanketter for dette.

Se også

Elektronisk fakturering

 

 

Standardoppdrag

Standardoppdrag er alle "produkter" (varer) som kan knyttes til et leieforhold.

 

For å skille "produktene" knyttet til firmaets leieforhold fra eventuelle andre produkter firmaet selger, kan du opprette Standardoppdrag. Standardoppdrag er alle alternative "produkter" som kan benyttes i leieforhold, slik som for eksempel husleie, garasjeleie, kabel-TV, osv. Dersom du kobler standardoppdraget til et produkt, vil produktets Utpris bli foreslått som Terminbeløp på utleieoppdraget hvis standardoppdraget kopieres inn i leieforholdet.

 

Merk! Leieforholdet kan bestå av flere standardoppdrag / "produkter". Dette defineres i leieforholdet.

 

 

Ordregenerering

Før du starter rutinene for generering av ordre og fakturering, må du ha gjennomgått egenskapene omtalt tidligere i dette dokumentet.

 

Generere ordrer for utleier

Når du skal generere ordrer, må du starte med å velge Utleier. I båndet øverst i bildet når du har åpnet utleieren, finner du valget Generer ordre i gruppen Handlinger.

 

Du får da opp et bilde hvor du får spørsmål om hvor langt frem i tid du ønsker å generere ordre for alle leieforhold på utleieren frem til valgt dato. Velg ønsket dato i bildet, og klikk Lag Ordrer. Du vil få et kontrollspørsmål.

 

Det dannes da det antall ordrer som tilsvarer periode og antall utleieenheter som du skal danne ordrer for. Ordrene finner du ved å velge Salg | Ordre i bildevelgeren til venstre i bildet.

 

Generere ordre per leieforhold

Dersom du ikke ønsker å generere ordre for alle leieforhold til en utleier, kan du i stedet generere ordre per leieforhold. Det vil si at det kun er leietakere i aktuelt leieforhold som blir fakturert.

 

Start med å åpne Utleier og deretter velger du Utleie | Leieforhold i bildevelgeren til venstre i bildet. Marker leieforholdet du ønsker å generere ordre på, og klikk på høyre museknapp. Velg Generer ordre for leieforhold:

 

Generere ordre per leietaker

Dersom du ønsker, kan du generere ordre per leietaker. Det vil si at det kun valgt leietakers leieforhold som blir fakturert.

 

Start med å åpne Utleier og deretter velger du Utleie | Leietakere i bildevelgeren til venstre i bildet. Marker leietaker du ønsker å generere ordre på, og klikk på høyre museknapp. Velg Generer ordre for leietaker:

 

 

Fakturering av husleie

En ordre må klargjøres for fakturering. Start med å åpne Utleier og deretter velger du Salg | Ordre i bildevelgeren til venstre i bildet. Legg merke til at du kan markere flere ordre ved å holde Ctrl-tasten og klikke på ønskede ordre. Da kan alle valgte ordre klargjøres i samme operasjon. Ordren kan også klargjøres fra leietaker, ved å velge Salg | Ordre i bildevelgeren til venstre i bildet.

 

Når en ordre er klargjort for fakturering, kan den faktureres. Fra ordrelista kan du velge å fakturere valgt(e) ordre fra Fakturer under gruppen Handlinger, eller å fakturere alle klartgjorte fakturaer ved å velge Fakturer alle klargjorte.

 

Kreditnota

Skal du lage en kreditnota basert på en faktura, velger du fakturaen i fakturabildet, og klikker så Lag kreditnota under gruppen Handlinger i båndet øverst i bildet. Du vil da få opp hele ordren med motsatt fortegn. Dersom hele ordren skal krediteres, behøver du ikke å endre på noe, og kan fakturere ordren.

 

Dersom ikke hele beløpet skal krediteres, kan du sletter eventuelle linjer som ikke skal være med i kreditnotaen.

 

Du kan alternativt registrere en vanlig ordre og benytt negative beløp i antall-feltet, det vil si skriv inn antallet med minus fortegn.

 

Fakturajournal

Fakturajournalen finner du ved å velge Fakturajournal, - eksport og factoring under gruppen Utskrift og eksport i båndet øverst i menyen.

 

Journalen viser utgående fakturaer med betaler, beløp, fakturadato og forfallsdato.

 

Merk! Når du kjører fakturajournal, kan du samtidig velge å eksportere transaksjoner til ERP systemet eller du kan velge å eksportere til til og eventuelt sende denne som vedlegg i en e-post.

 

 

Prisjustering

Dersom du ønsker å prisjustere flere leieforhold, kan du kjøre en automatisk justering av alle eller valgte leieforholdene. For å starte opp prisjustering åpner du først Utleier, og deretter velger du Prisjustering i gruppen Handlinger:

 

Til venstre i bildet velger du hvilke standardoppdrag du ønsker å justere pris på, og til høyre i bildet velger du leieforhold som skal prisjusteres. Du kan markere flere standardoppdrag og flere leieforhold i bildet, og prisendringer vil kun gjelde for de leieforholdene som er valgt. Husk å velge termintype.

 

Under gruppen Angi prisberegning nederst i bildet, velger du om det skal benyttes Faktor, Fast pris eller fast Påslag pris på valgte standardoppdrag og leieforhold.

 

Når du går videre i rutinen, får du opp et bilde som viser hvilke leieforhold som blir berørt, med informasjon om nytt og gammelt terminbeløp:

 

Du kan i bildet velge å fjerne justering på enkelte leieforhold før du går videre.

 

Klikk Oppdater for å justere prisene, og du får ut en kvitteringsliste på justeringen.

 

 

Ligningsoppgaver

For å generere og sende ligningsoppgaver til Altinn, må man først beregne andeler for hver bolig. Under finner du beskrivelse på hvordan du setter opp og beregner andeler, genererer ligningsoppgaver og til slutt sender oppgaver til Altinn.

 

Beregning av andeler

Grunnlag til ligningsdata i Husleie oppgis i henhold til rettledninger som finnes på Skatteetaten.no.

 

Andeler kan beregnes ut fra faktor eller brøk. Du må i tillegg bestemme hvilke kriterier som skal være grunnlag for beregningen. I eksempelet under har vi valgt å beregne andeler ut fra arealet på bolig samt å benytte brøk.

 

NB! Hvis sum faktor ikke er lik 1, eller sum brøk ikke har lik teller og nevner, er det lagt inn feil Faktor ligning eller Ligningsbrøk teller på en av boligene.

 

 

Generere ligningsoppgaver

Etter at andeler er beregnet, må du generere ligningsoppgaver før du kan sende disse til Altinn.

 

Start med å åpne Utleier og deretter velger du Generer ligningsoppgaver som du finner under gruppen Handlinger i båndet øverst i menyen.

 

Da får du opp et bilde hvor du kan velge om du ønsker å generere ligningsoppgaver eller årsoppgaver, og eventuelt følgeskriv.

 

Skjema (XML) til Altinn må genereres her før dette kan sendes til Altinn. Når du genererer ligningsoppgaver til Altinn, får du samtidig spørsmål om du ønsker å sende inn skjemaet med en gang.

 

Direkteinnsending til Altinn

Etter at ligningsoppgave er generert, får du spørsmål om du ønsker å sende inn skjemaet direkte til Altinn. Dersom du velger Ikke send i bildet, kan du sende skjemaet fra Altinn-bildet i stedet.

 

Dersom du derimot velger å sende inn skjemaet direkte, kan du velge om dette skal sendes signert, komplett eller "ukomplett".

Se også

Valg under innsending av skjema

 

Sende til Altinn

Du kan sende inn genererte skjema til Altinn og skrive ut kvittering fra Altinn-bildet.

 

Start med å åpne Utleier og deretter velger du Altinn som du finner under gruppen Handlinger i båndet øverst i menyen.

 

Dersom dette er første gang du sender inn skjema, må du fylle ut tildelt ID og valgt passord under innlegging av datasystem i Altinn-portalen. Dette gjør du under fanen 1. Forberedelse:

 

For å sende inn skjema til Altinn, går du til fanen 2. Innsending, hvor du merker av for skjema du ønsker å sende inn, og om du ønsker å sende inn skjema Signert, Komplett eller "Ukomplett":

 

Valg under innsending av skjema

Når du sender inn skjema til Altinn, kan du velge om oppgaven skal sendes signert, komplett eller "ukomplett".

 

 

Kvittering / Logg

Du får en kvittering på leveringen til Altinn, og under fanen 3. Status vil du blant annet kunne se tidspunkt for levering og status.

 

NB! Dersom skjemaet er signert/godkjent, enten i Altinn-portalen eller direkte under innsending fra Husleie, vil du få oppgitt arkivreferansen i Altinn på kvitteringen.