Datafangst

Innledning

Ved hjelp av tilleggsmodulen Datafangst vil du kunne importere transaksjoner fra DI-Business.

 

Transaksjoner fra DI-Business går automatisk over. Når du for eksempel fører bilag for en kunde, vil ditt firma kunne fange opp antall transaksjoner som registreres i kundens firma. Du vil finne igjen transaksjonene som ordregrunnlag i ditt firma. Det vil si at du slipper å lage manuelle ordregrunnlag for de oppgaver dere skal ha betalt for.

 

Dette må gjøres: Sett opp integrasjon med DI-Business Klargjøre for datafangst i DI-Office Hva skjer ved tilbakelegging av sikkerhetskopi/backup?

 

Det er også mulig å importere datafangst dersom du har satt ERP systemet til Visma Business. Datafangst fra Visma Business må kjøres manuelt.

Se også

Transaksjoner fra Visma Business

 

 

Integrasjon / oppdatering

Integrasjon med DI-Business er en forutsetning for å få Datafangst til å virke.

Se også

Integrasjon mellom DI-Office og DI-Business

 

 

Innstillinger for datafangst

Etter at det er satt opp for integrasjon med DI-Business, må følgende klargjøres i DI-Office:

 

• På klienter hvor datafangst skal faktureres, må koden Datafangst til ordregrunnlag settes til Ja. Denne koden finner du ved å åpne klienten (fra klientlisten) og deretter gå til <Klientens navn> | Egenskaper | Innstillinger i bildevelgeren til venstre:
  
  

  NB! Ønsker du å sette koden på flere klienter samtidig, markerer du disse i klientlisten, høyreklikker og velger Endre.   Du kan da redigere flere Klienter:

• Det må være satt opp en link mellom klienten som kunde av byrået og klientnummer. Velg byrået i klientlisten og deretter Kunder i bildevelgeren til venstre. Hent aktuelle kunde (klient). I detaljbildet for kunden angir du Klientkobling som du finner i gruppen Diverse. Tast eller søk frem riktig klient/firma, klikk OK.  Gjentas på alle aktuelle klienter. Det er også mulig å sette dette ved å gå inn på klienten, under Egenskaper | Detaljer. Der finner du egenskapen Kundekobling under gruppen Generelt.
• Produkter i DI-Office må være linket til ønsket datafangst. Dette gjør du båndet i oppstartsbildet under kategorien Hjem. Velg Generelt og deretter System | Datafangstlink. Du kan også endre og slette linker i dette bildet.

Se også

Bildevelgeren (Visma DI Meny)

 

Rapport

Datafangstrapport ligger under arkfanen Rapporter | Diverse på byrået. Rapporten viser antall datafangst pr. måned pr. kunde/klient og totalt for et helt år:

 

 

 

Sikkerhetskopi

Når du benytter datafangst og må legge tilbake sikkerhetskopi i DI-Business, må du huske å slette datafangsten (ordregrunnlagene) i DI-Office slik at det ikke blir dobbelt.

 

Eksempel:

Handlig	Datafangst	Ordregrunnlag
Registrerer bilag i DI-Regnskap og oppdaterer bunt 123.	Fanges opp og overføres til DI-Office	Ordregrunnlag i DI-Office blir dannet på grunnlag av antall transaksjoner i bunt 123.
En feil blir oppdaget og sikkerhetskopi av klienten blir lagt tilbake. Dette gjør at bunt 123 ikke lenger finnes i regnskapshistorikken.	Fanges ikke opp og ingenting overføres.	Oppdateres ikke.
Registrerer bilag i DI-Regnskap på nytt og oppdaterer bunt 123 på nytt.	Fanges opp og overføres til DI-Office	Ordregrunnlag i DI-Office blir dannet på grunnlag av antall transaksjoner i bunt 123.   Systemet har ingen mulighet til å vite om dette er de samme bilagene, og de leses derfor inn på vanlig måte. Resultatet blir at det dannes doble ordregrunnlag i DI-Office.

 

For å unngå dette har du to muligheter:

• Slett ordregrunnlagene i DI-Office FØR du legger tilbake sikkerhetskopi i DI-Business. Pass på at det er samsvar mellom datoen på ordregrunnlagene og sikkerhetskopien du legger tilbake!
• Dersom du allerede har laget ordrer/fakturaer av ordregrunnlagene, blir det dannet ordregrunnlag på nytt. Disse må du slette i DI-Office, slik at det ikke blir dannet ordrer/fakturaer.

 

Her har du følgende muligheter:

• Du kan på forhånd, lage ordrer av alle ordregrunnlagene som ligger i oversikten, og deretter slette alle nye som blir lest inn.
• Du kan alternativt lage et utvalg som du selekterer på dato og deretter slette disse.

 

Pass på at ingen er pålogget og kan registrere nye ordrer, mens denne operasjonen foregår.

 

Merk! Selv om du følger fremgangsmåten over og dermed unngår at de fleste av ordregrunnlagene blir doble, bør du følge nøye med slik at du unngår dobbelfakturering av kunder.

 

NB! Vær også oppmerksom på at du ikke får slettet selve datafangsten. Dette medfører at det kommer dobbelt på Datafangstrapporten.