Salg

Generelt

Under salg, setter du opp produkter/varer, prosjekter, osv. Du finner også her ordregrunnlag fra kalender, samt alle ordrer og tilbud som er generert, og alle fakturaer som er sendt på klienten.

 

Bildene for ordre, tilbud og faktura er nesten like og henger tett sammen. Først skriver man gjerne et tilbud som blir en ordre dersom kunden aksepterer tilbudet. Deretter blir ordren fakturert. Båndet øverst i bildet er litt forskjellig, avhengig av hvilket bilde du er inne på. Mange av de samme operasjonene finner du også ved å høyreklikke på en kunde fra lista og velge fra menyen eller ved hjelp av hurtigtaster.

 

 

KID

I DI-Office dannes det automatisk KID. Du velger selv om du vil skrive ut denne ved å redigere faktura­blanketten.

 

Slik legger du til felt for utskrift av KID: Velg Generelt | Blankettoppsett under menyen Klient etter valgt klient Marker ønsket blankett fra menyen til venstre Velg knappen Rediger blankett Fra ny meny til venstre velger du Datagrunnlag: Invoice og Faste Data Dra menypunktet KID over til blanketten til ønsket posisjon På blanketten kan du utvide feltet ved å merke det og dra utover til ønsket størrelse Du kan slette et felt i blanketten ved å markere det og trykke Delete.

 

Ønske du å lære mer om blankettredigering, ta kontakt med oss for opplysninger om kurs.

Se også

KID i Visma DI

 

 

Avdelingsfakturering

Du kan legge inn avdeling på produkt, medarbeider og/eller kunde. Disse kan overføres og følges opp i ERP systemet.

 

Ved tildeling av avdelingsnummer, skjer dette i følgende rekkefølge:

• Pr. produkt
• Pr. medarbeider
• Pr. kunde

 

Det vil si at avdeling på ordrelinjenivå settes i henhold til dette. Det samme gjelder ved overføring fra Ordregrunnlag til Ordre. Ved eventuell sammenslåing av ordregrunnlagslinjer, blir avdelingsbegrepet med (dvs. timeart/avdeling/medarbeider). Ved eventuell sammenslåing av ordrelinjer på Faktura blir avdelingsbegrepet med (dvs. timeart/avdeling).

 

I DI-Regnskap må Diverse avdeling opprettes. Her skal alle føringer som ikke har avdeling eller har ugyldig avdeling føres.

 

 

Prisvariant på kunden

Prisvarianter er knyttet til firma/klient. Du må derfor starte med å åpne aktuell klient. Du oppretter prisvarianter under kategorien Klient. I gruppen Innstillinger finner du Økonomi | Prisvarianter.

Se også

Pris/Faktor

 

 

Rapporter

Under Utvalg/Rapporter i bildevelgeren på klienten finner du en del nyttige rapporter.

 

 

Fakturaavtaler 

Fakturaavtaler er en egen modul.

 

Med fakturaavtaler kan du sende fakturaer til kunde ut fra ønsket frekvens, uavhengig av antall timer som er registrert i kalenderen. Du kan ha flere fakturaavtaler på samme kunde. Fakturaavtalene kan knyttes til prosjekt og/eller avdeling.

 

For å komme i gang med dette, må følgende gjøres: Opprett prisvariant på kunden Opprett fakturaavtalen Generer ordre og faktura

 

 

Fakturaavtale på kunden

Fakturaavtaler oppretter du under Salg | Fakturaavtaler, i kundebildet eller i produktbildet.

 

Slik gjør du: Velg kunde Velg Fakturaavtale i bildevelgeren til venstre Trykk Ny for å opprette ny avtale Søk opp kunden du ønsker å opprette avtalen på (denne forslås når du går inn fra kundebildet) og legg inn de egenskaper avtalen skal ha

 

Tips! Dersom du ønsker å fakturere andre ting sammen med avtalen, kan du hake av for Lag ordregrunnlag ved fornyelse. Du kan da velge flere grunnlag som til sammen skal danne en ordre. Fra Ordrebildet velger du deretter Generer ordre fra liste i menyen til høyre. Hak av for de grunnlag som skal danne ordren. Vær oppmerksom på at dette ikke kan gjøres dersom du har annen betaler på kunden.

 

Du har nå opprettet avtalen og er klar til å generere ordre.

 

Generer ordre og faktura for fakturaavtaler

Før du genererer ordrer, vil det sannsynligvis registreres timer på avtalen. Dette gjøres på vanlig måte fra Oppgave­/Kalenderbildet. Dersom du ikke ønsker at registrerte timer skal faktureres, er det viktig å huske å knytte disse opp mot fakturaavtalen i feltet Fakturaavtale, nederst i detaljbildet for Oppgaven/Avtalen.

 

For å generere ordre, velger du fanen Forfallsliste (Økonomi | Fakturaavtaler):

• I feltet Vis avtaler med forfall i under fanen Forfallsliste velger du aktuell måned og år
• Velg deretter Generer ordrer for vist periode. Når du genererer ordrer, vil du kunne velge hva du ønsker skal står som beskrivelse på fakturaen.  Skriver du ikke inn en tekst, vil teksten Fakturaavtale bli skrevet.
• Velg selger, OK

 

Du får beskjed om hvor mange ordrer som er opprettet og eventuelle feil. Avtalen forsvinner fra forfalls­listen, og du vil finne den igjen i Ordrebildet, eller Ordregrunnlagbildet dersom du haket av for dette. I tillegg vil du finne den i Kundebildet under fanen Ordre. Skulle det bli generert ordre fra dette bildet, vil du se at den kommer ut med kr 0,- ettersom den er tilknyttet en fakturaavtale.

 

Fakturer på vanlig måte.

 

Merk! Tiden du registrerte i kalenderen, finner du igjen i Ordregrunnlagsbildet under fanen Inngår i fakturaavtale. Når disse er kontrollert, bør du velge å arkivere dem. De registrerte timene blir med på rapporter.

 

Merk! Dersom du benytter fakturaavtalen til f.eks. månedlige utgifter i tillegg til fakturering av medgått tid/førte time, kan du unngå a få varsel om fakturaavtale under timeregistrering ved å sette koden Varsel for fakturaavtale til ønsket verdi. Koden finner du under Klientopplysninger (Klient | Egenskaper | Økonomi)

 

Vedlikeholde fakturaavtalen

Du kan når som helst stoppe en avtale, velge annen betaler eller knytte til avdeling dersom det er ønskelig. Dette gjør du fra kundebildet, produktbildet eller under Økonomi | Fakturaavtaler.

 

Ved oppsigelse av avtalen kan du få systemet til å beregne siste faktureringsdato ut fra antall måneders oppsigelse (1-6 mnd), eller du kan legge inn datoen manuelt.

 

Registrerte fakturaavtaler kan eksporteres til Microsoft Excel for utskrift.