Visma DI

Du er her: Dokumentasjon > DI-Office > Salg > Ordrer

Ordrer

Generelt

I bildet Ordre finner du en oversikt over alle ordrer dersom du har tilgang til denne modulen. Ved hjelp av verktøylinjen i båndet øverst i linjen eller ved å høyreklikke i listen, kan du behandle en eller flere ordrer.

 

En del av operasjonene kan også utføres fra kundebildet ved å høyreklikke i listen.

 

Når du har valgt en ordre får du en bildevelger til venstre hvor du kan vedlikeholde diverse opplysninger knyttet til valgt ordre, for eksempel Deltakere, Underprosjekter, osv.

 

Merk! Alle felt som har en understreket bokstav aktiveres ved å taste Alt + understreket bokstav.

 

Merk! Du kan selv bestemme rekkefølgen av grupper og felt i gruppene i detaljbildet ved å høyreklikke i headingen på gruppen. På den måten kan du fylle de ut iht. rutinene som følges internt.

Se også

Salg

 

 

Meny / Ordrebehandling

I båndet øverst i bildet finner du disse valgene vedr. ordrebehandling:

 

ClosedBeskrivelse av funksjoner
Funksjon Beskrivelse

Redigering

Ny

Opprette ny ordre.

Endre

Ordren kan endres så lenge den ikke er fakturert. Det er også mulig å dobbelklikk på ordren for redigering.

Annuller

Ordren kan annulleres så lenge den ikke er fakturert. Alle ordrelinjene blir slettet, men ikke ordrehodet.

 

Når en eller flere ordre blir annullert, og det finnes ordregrunnlag i arkivet for minst en av ordrene, vil du få spørsmål om du vil gjenopprette ordregrunnlaget. Svarer du ja, blir ordregrunnlag gjenopprettet før ordren blir annullert.

 

Eventuelle kalenderelementer som var koblet til ordregrunnlagene, blir koblet mot det nye ordregrunnlaget og låst opp.

 

Annullerte ordrer kan du finne igjen under Alle-menyen øverst i ordrebildet.

Utskrift

Ordrebekreftelse

Du kan når som helst skrive ut ordrebekreftelse, selv etter at en ordre er fakturert. Du kan også skrive den ut flere ganger.

Pakkseddel

Du kan når som helst skrive ut pakkseddel, selv etter at en ordre er fakturert. Du kan også skrive den ut flere ganger.

Vis foreløpig faktura

Dersom du ønsker å se hvordan fakturaen vil komme til å se ut, kan du velge denne funksjonen. På denne måten kan du sjekke hvordan fakturaen vil komme til å se ut. Det kan være nyttig dersom du for eksempel har valgt å samle fakturalinjene. Ordren må da være klargjort for fakturering.

Handlinger

Klargjør for fakturering

En ordre må klargjøres for fakturering. Det kan du enten gjøre inne i ordrebildet eller fra denne funksjonen.

Kopier ordre

En eller flere ordre kan merkes i listen og kopieres som nye ordre.

Fakturer

Når ordre er klargjort for fakturering, kan den/de faktureres. Ordrene må da være klargjort for fakturering.

Fakturer alle klargjorte

Her kan du på en enkel måte starte utfakturering av alle klargjorte ordre.

O rdregrunnlagsarkiv

Dersom en ordre består av flere ordregrunnlag, kan du få ut liste med oversikt over disse her. Du kan velge om du ønsker å skrive ut til skjerm eller til skriver.

 

 

Ny ordre

Det finnes flere måter å lage en ordre på.

 

ClosedOpprette ny ordre

Slik gjør du:

  • Stå i ordrelista og trykk Ctrl+N, Høyreklikk og velg Ny eller velg Ny ordre i Verktøylinjen.
  • Velg kunde. Tast inn kundenummer eller søk opp kunde til høyre i kundefeltet (evt. lag ny kunde direkte).
  • Legg inn en beskrivelse av ordren.
  • Legg inn eventuelle andre opplysninger.
  • Trykk Alt+L eller Ins for å legge til ordrelinje. Alt+L legger den nederst, Ins legger den på linjen cursor står.
  • Trykk eventuelt F3 for å søke opp artikler. Ved F4 vises en alfabetisk sortering av registrerte produkt.
  • Legg inn antall og evt. annet som skal inn på ordrelinja.
  • Velg Lagre dersom du ønsker å jobbe videre med ordren.
  • Ønsker du direkte fakturering krysser du av for Klar for fakturering og deretter Fakturer. Du kan evt. legge den Klar for fakturering uten å fakturere – den vil i så fall vises med en hake i kolonnen Fakturaklar i lista.

 

Du kan også legge til flere linjer på en gang:

  • Velg Legg til mange
  • Søk opp eller tast Enter i blankt felt for å få fram alle.
  • Hold nede Ctrl og merk ønskede
  • Trykk på Valgte og OK.

 

Rediger eventuelt direkte på ordrelinja ved behov.

 

Ønsker du å slette en eller flere ordrelinjer, markerer du aktuelle linjer og velger Slett i Verktøylinjen.

 

Merk! Når du søker på en vare med F3/F4 i ordreregistreringen, vil du også få med beskrivelse av varen. Om du benytter annen valuta enn NOK på en ordre, kan du velge Vis sum i lokal valuta i Verktøylinjen. Du har også mulighet for å krysse av for Vis dekningsbidrag i Verktøylinjen,
ClosedLage ordre basert på et tilbud

Har du modulen Tilbud kan du lage ordre som er basert på et tidligere tilbud. Dette gjør du i Tilbudsbildet ved å velge Lag ordre basert på.

 

Du vil da se at tilbudet blir med over til ordrebildet der det får tildelt ordrenummer.

ClosedLage ny ordre basert på en annen

Har du en tidligere ordre som er lik eller ligner på den du ønsker å lage, kan du kopiere den gamle og deretter redigere kopien mht. til ordredato og annet. Dette er spesielt lettvint dersom det er en ordre med mange linjer. Det er også mulig å velge flere ordre i listen og lage kopi av alle de valgte ordrene.

 

Benytt knappen Kopier ordre i båndet øverst i bildet, eller høyre musknapp på valgte ordre og velg Kopier ordre.

 

Merk! Når man kopierer en ordre (uansett om den er fakturert eller ikke), blir fast forfallsdato blanket ut og dager til forfall blir satt til betalers kredittdager (eller klientens kreditdager hvis kundens kredittdager ikke er satt).

ClosedLage ordre basert på ordregrunnlag

Dette er omtalt i eget kapittel om Ordregrunnlag.

 

 

Bildevelger

I bildevelgeren til venstre i detaljbildet kan du vedlikeholde ordren mv.

 

Egenskaper

  • Detaljer
    Her finner du generelle egenskaper, slik som beskrivelse, ordredato, forfallsdato, kunde, osv.
  • Ordrelinjer (x)
    Her ser du alle ordrelinjene som er knyttet til ordren. Tallet bak viser antall ordrelinjer.

 

Sammendrag

  • Sammendrag
    Viser en liten og kort oversikt over de mest relevante egenskapene.

 

Dokumenter

  • Vedlegg
    Her kan du legge til ulike vedlegg som ønskes skal bli med når man fakturerer. Disse blir automatisk lagt med dersom man benytter elektronisk fakturering eller fakturering til e-post.
  • Notater
    Her kan du legge til notater som gjelder ordren.

 

 

Egenskaper

Alle aktuelle felt i bildet kan gjøres synlige i de enkelte listene ved hjelp av Feltvelgeren.

 

ClosedDetaljer
Felt Beskrivelse

Generelt

Beskrivelse

Beskrivelse av ordren. Teksten vises i kolonnen Beskrivelse. Feltet vil komme på fakturaen over Varenavn dersom det ikke overskrives..

Ordredato

Dagens dato foreslås, men kan overstyres ved å velge fra kalenderen i nedtrekkmenyen. Alternativt kan dato tastes inn.

Dager til forfall

Viser samme antall dager som er registrert på detaljkortet til kunden i feltet Kredittdager. Kan overstyres om ønskelig.

Forfallsdato

Beregnet forfallsdato ut fra betalingsbetingelser. Kan endres.

Factoringavtale

Dersom du benytter factoring på kunden, velges kundens avtale automatisk. Dette kan overstyres.

Leveringsmåte

Tekstfelt der du legger inn leveringsmåte, for eksempel bil, båt, bane, osv.

Leveringsdato

Kan benyttes til å legge inn dato for levering av hele ordren dersom denne er kjent.

Leveringsbetingelse

Tekstfelt der du legger inn betingelsene som kunden har, for eksempel FOB, CIF, osv.

Avguftspliktig

Er kunden avgiftsfri, blir ordren avgiftsfri. Er kunden avgiftspliktig, er det mva.-feltet i detaljkortet på varen som bestemmer.

Fakturering

Klar for fakturering

Er ordren klar for å faktureres, haker du av. Ordren kan ligge som Klar for fakturering uten å faktureres direkte. Den vil da vises i listevisningen som fakturaklar.

Faktureringsmåte

Velg faktureringsmåte for ordren. Henter standardverdier hvis ikke annet er valgt.

Koblinger

Kunde

Navn, adresse og sted kommer på skjermen når kundenummer tastes inn. Tast Ctrl+N for å opprette ny kunde eller Ctrl+Enter for å søke opp kunde.

Forhandler

Du definerer en kunde som forhandler ved å sette Ja i feltet Forhandler i detaljkortet.

Selger

Foreslår innlogget bruker. Det kan overstyres ved å søke helt til høyre i feltet, eller taste selger nummer eller navn.

Betaler

Benyttes når det er en annen kunde som skal betale fakturaen. Betaleren må ligge registrert som kunde i firmaet du er pålogget.

Prosjekt

Egen modul. Dersom du har tilgang til modulen Prosjekt kan du knytte ordren til et prosjekt.

Vår ref

Vår referanse. Fakturaen viser både Vår ref. og Selger. Det kan være to forskjellige personer.

Deres ref

Deres (kundens) referanse.

PMP-referanse

Du kan registrere en egen post-mot-post referanse.

Bestillingsnummer

Dersom du fakturerer i EHF-format (elektronisk fakturering) på denne kunden, må du sjekke om bestillingsnummer kreves. Bestillingsnummer kreves hor enkelte fakturamottakere.

Valuta

Valuta

Krever tilgang til modulen Valuta.

 

Når du oppretter en kunde, får den NOK som valuta. Må endres manuelt. Verdien vises når du registrerer ordre på kunden. Valuta vedlikeholdes under meny Økonomi | Valuta på klienten. Kursen vil vises i feltet under.

 

Kan overstyres ved å velge annen valuta nedtrekkmenyen til høyre i feltet.

 

Valuta

Kurs

Dersom du benytter annen valuta, hentes kurs fra Økonomi | Valuta under menyen Klient.

Nøkkeltall

Viser deg nøkkeltall om ordren, slik som totale beløp i netto, MVA og totalt.

ClosedOrdrelinjer
Felt Beskrivelse

#

Ordrelinjenummer.

Produktnummer

Nummer på varen/produktet.

Produktnavn

Beskrivelse

Viser navn og beskrivelse på varen/produktet.

Enh.

Enhetsbetegnelse. Kommer fra produktet, men kan endres.

Enh.pris /
Enh.pris (brutto)

Enhetspris kommer fra produktet, men kan endres.

 

Du kan velge om du ønsker å benytte netto- eller bruttopriser. Ved hjelp av Feltvelgeren velger du hvilken pris som skal benyttes under registrering. Dersom du ønsker å benytte bruttopriser, må du endre blanketten og benytte feltet UnityGrossPrice.

Ant.

Antall av aktuelt produkt som kunden etterspør.

Rab%

Angi hvor mye prosent rabatt som skal gis på linjen.

Netto

Beregnet verdi uten mva.

Mva behandling

MVA-kode på linjen. Dette kan overstyres. Du får valg mellom registrerte MVA-koder.

Total

Beregnet linjetotal etter mva.

DB

Dekningsbidraget på linjen. Dette beregnes av netto utpris minus innpris.

DG(%)

Dekningsgraden er dekningsbidraget på linjen i prosent av inntektene, dvs.:

      Dekningsbidrag * 100      

Netto utpris

Innpris

Viser varens innpris.

Innpris tot.

Beregnet linjens totale innpris.

Spesialpris

Kolonnen er kun tilgjengelig dersom prisvariant er aktivert på klienten. Dersom det står en hake i denne kolonnen betyr det at pris/rabatt er blitt overstyrt av en prisvariant.

Selger

Viser navn på selger for varen. Dette kan være en annen enn selger for hele ordren.

Konto

Registrerte salgskonti på produktet.

Prosjekt

Er tilbudet knyttet opp mot et prosjekt, vises dette i denne kolonnen. Kan overstyres.

Avdeling

Er tilbudet knyttet opp mot en avdeling, vises dette i denne kolonnen. Kan overstyres.

Levert

Antall av varen som er levert.

 

Beskrivelse av noen knapper

Knapp Beskrivelse

Slett

Knappen benyttes til å slette en eller flere linjer. Linjen(e) du ønsker å slette må være markert.

Legg til mange

Ønsker du å legge til flere linjer kan denne knappen benyttes.

 

Du får tilgang til å søke opp flere eller alle produktene og kan velge fra lista ved å holde nede Ctrl samtidig som du merker av de du ønsker med venstre musetast.

 

Når du har merket de du vil ha, trykker du på Valgte. Du kan enkelt fjerne disse igjen ved å trykke på Fjern alle.

 

Ønsker du å legge til alle de du har søkt opp, velger du Alle og deretter OK. Antallet blir satt til 1 og må eventuelt overstyres.