DI-Business etter 31.12.2019 - FAQ

Vi anbefaler at du alltid er oppdatert med siste versjon av Visma DI.

 

Du kan utføre alle utskrifter av oppbevaringspliktig dokumentasjon også på eldre versjoner av Visma DI. Systembeskrivelsen som blir lagt med årsrapporten fra Fellesrutiner vil være den som tilhører versjonen du kjører på.

 

Når det gjelder eksempler og beskrivelse av blankettoppsettet for utskrift av utgående faktura fra DI-Fakturering til skriver eller PDF kan dette være annerledes enn det som er beskrevet i veiledningen. Vi henviser da til dokumentasjonen for versjonen du kjører på for hvordan du setter opp blankettene.

Dersom du har konvertert klienten til nytt ERP system, slik som Visma Business, kan du benytte søk i transaksjoner i det nye ERP-systemet.

 

Blir derimot klienten ikke konvertert, kan du enten eksportere regnskapstransaksjonene og søke for eksempel i Microsoft Excel, eller du kan benytte søk i Regnskapsarkivet i DI-PaperLess dersom du benytter dette. Dersom du ikke ønsker å beholde DI-PaperLess i hele oppbevaringsperioden, kan du kopiere ut data fra DI-PaperLess til CD/USB-minnebrikke for mulighet til å kjøre en frittstående kopi av klienten. Du kan da benytte denne funksjonen for søk under oppbevaringsperioden.

 

NB! Fakturahistorikk vil i de aller fleste tilfellene ikke bli konvertert, slik at eksport av fakturahistorikk til Microsoft Excel også bør utføres.

Den enkleste måten å eksportere regnskapstransaksjoner til Microsoft Excel, er å utføre eksporten fra Spørring | Diverse. I spørringen velger du år og periode du ønsker å eksportere og hvilke kolonner som skal eksporteres.

 

Før du starter eksporten må du vurdere hvilke kolonner du ønsker skal bli med. Du kan hente inn ønskede kolonner fra feltvelgeren. Ta med alle kolonner du tror du vil kunne få bruk for senere.

 

Dersom du grupperer i spørrebildet, vil dette også bli eksportert til Microsoft Excel og kan gjøre søk vanskeligere. Standard gruppering i denne spørringen er pr. regnskapsperiode. Vi anbefaler normalt ikke å utføre gruppering i spørrebildet i forbindelse med eksport, men heller benytte filter eller pivot-tabeller direkte i Microsoft Excel. Viser til dokumentasjonen i Microsoft Excel for mer informasjon om hvordan filter og pivot-tabeller settes opp og benyttes.

 

NB! Har du store mengder med data (transaksjoner) i regnskapshistorikken kan dette skape problemer i Microsoft Excel. Det ligger en begrensning i hvor mange rader man kan lage i Microsoft Excel. I nyere versjoner er dette 1 048 576 rader. Benytter man eldre versjon enn Microsoft Excel 2007, må man forsikre seg om at man ikke overfører flere linjer enn versjonen klarer å håndtere.   Kontroller derfor hvor mange rader som er valgt før du starter eksporten. Du finner dette nederst i spørringen etter at man har trykket på Vis: Har man for mange linjer/transaksjoner, kan man dele opp og kjøre eksporten med avgrensning på for eksempel pr. regnskapsperiode.

 

For så starte eksporten velger du Fil | Eksport | Excel i menyen øverst i bildet, eller du kan trykke på Microsoft Excel-knappen i knapperaden:

Den enkleste måten å eksportere fakturahistorikken til Microsoft Excel, er å utføre eksporten fra Spørring | Fakturahistorikk. I spørringen velger du fakturanummer fra og til, fakturadato fra og til, og evt. andre utvalg. I tillegg velger du hvilke kolonner du ønsker å eksportere.

 

Standard i spørringen er at denne viser en linje pr. faktura, med informasjon om kunde, totalsum, osv. Dersom du klikker på knappen Vis alle felt nederst i spørrebildet, vil du i stedet få vist en annen variant av spørringen som viser alle fakturaer på varelinjenivå:

Du kan velge selv om du ønsker å eksportere begge eller bare en av oversiktene. Vi vil normalt anbefale å eksportere begge variantene.

 

Før du starter eksporten må du vurdere hvilke kolonner du ønsker skal bli med. Du kan hente inn ønskede kolonner fra feltvelgeren. Ta med alle kolonner du tror du vil kunne få bruk for senere. Husk å velge kolonner i begge varianter i spørrebildet.

 

Dersom du grupperer i spørrebildet, vil dette også bli eksportert til Microsoft Excel og kan gjøre søk vanskeligere. Vi anbefaler normalt ikke å utføre gruppering i spørrebildet i forbindelse med eksport, men heller benytte filter eller pivot-tabeller direkte i Microsoft Excel. Viser til dokumentasjonen i Microsoft Excel for mer informasjon om hvordan filter og pivot-tabeller settes opp og benyttes.

 

Merk! Spørring på varelinjenivå viser kun varelinjene. Her vises ikke fakturatillegg, tekster, eller MVA-tabellen dersom det benyttes flere MVA-nivå. Fakturakopien vil derimot vise dette.

 

NB! Har du store mengder med data i fakturahistorikken kan dette skape problemer i Microsoft Excel. Det ligger en begrensning i hvor mange rader man kan lage i Microsoft Excel. I nyere versjoner er dette 1 048 576 rader. Benytter man eldre versjon enn Microsoft Excel 2007, må man forsikre seg om at man ikke overfører flere linjer enn versjonen klarer å håndtere.   Kontroller derfor hvor mange rader som er valgt før du starter eksporten. Du finner dette nederst i spørringen etter at man har trykket på Vis: Har man for mange faktura-/varelinjer, kan man dele opp og kjøre eksporten med avgrensning på for eksempel pr. måned.

 

For så starte eksporten velger du Fil | Eksport | Excel i menyen øverst i bildet, eller du kan trykke på Microsoft Excel-knappen i knapperaden:

 

Merk! Benytter dere i tillegg statistikk, anbefaler vi at dette også eksporteres eller skrives ut. Fremgangsmåte for å eksportere fra spørring statistikk er lik som denne eksporten.

Det er mulig å kopiere ut og lage en frittstående kopi av klienten fra DI-PaperLess. Denne kan benyttes som oppbevaring av scannede bilag og søk i regnskapshistorikken, dersom krav om oppbevaring og sikkerhetskopi i bokføringsregelverket er oppfylt.

 

NB! Denne funksjonen krever egen lisens i DI-PaperLess, og det er i tillegg kun brukere med rollen Regnskapsfører eller høyere som har tilgang til valget. Ta kontakt med Visma DI Support dersom du behøver lisens eller får problemer med utkopiering av data.

 

For å starte utkopieringen velger du Fil | Utkopiering til CD/USB. I bildet som dukker opp velger du destinasjonsmappe, dvs. mappen du ønsker å kopiere dataen til. I tillegg velger du regnskapsår, og perioder. Du kan angi for eksempel periode 1-12 dersom du benytter 12 regnskapsperioder for å få med alle periodene under eksporten.

 

Klikk på OK for å starte utkopieringen. Du får melding på skjermen når denne er ferdig.

 

Du kan nå f.eks. lagre dette på en USB minnepinne eller brenne til CD/DVD.

 

For å starte opp programmet for søk, kjører du programmet Start_First_PLServerRO.exe som du finner i mappen du valgte:

 

Bildet for søk i Regnskapshistorikk dukker da opp. Viser til dokumentasjonen i DI-PaperLess for mer informasjon om hvordan du foretar søk og lager rapporter mv.

Dersom du har generert periodiserte bunter frem i tid, må du skrive ut disse og benytte som grunnlag for registrering i nytt ERP system, slik som Visma Business.

 

NB! I versjon 13.10.1 ligger det en feil under utskrift av disse buntene. Dette er rettet i siste versjon.

 

Periodiserte bunter kan skrives ut fra buntbehandlingen, ved å velge aktuelle bunter i bildet og klikke på Skriv ut:

 

Tips! Det er mulig å velge skriver Microsoft Excel document under utskrift for å skrive til Microsoft Excel i stedet for til skriver. Da kan du redigere på linjene i Microsoft Excel, og klargjøre for import til nytt ERP system som evt. støtter import fra Microsoft Excel.

Du kan laste ned et eget program fra nedlastingssidene (krever innlogging) i Visma Community hvor du har mulighet for å eksportere nødvendige regnskapsopplysninger til fil, som skal ligge lagret under oppbevaringsperioden. Minner om at disse opplysningene også må sikkerhetskopieres og lagres på media som opprettholder lesekvaliteten under oppbevaringstiden.

 

Når du starter eksportprogrammet, må du logge deg inn med brukernavn og passord som vanlig.

 

Under Eksportmappe velger du hvor du ønsker eksportfiler skal lagres. Det vil automatisk dannes undermapper i denne katalogen bestående av klientens disk og nummer, eksempelvis C001, C002, med videre.

 

Under Fra dato setter du fra når du ønsker regnskapstransaksjoner skal eksporteres fra.

 

Velg deretter klienter i listen nederst i bildet. Som standard er alle klienter krysset av i listen.

 

Du kan velge å markere ingen eller alle, ved å benytte menyen på høyre museknapp i bildet:

 

Når du er klar klikker du på Eksporter for å starte eksport av data på valgte klienter.

 

NB! Eksporten kan ta tid å kjøre, spesielt dersom du skal eksportere fra mange klienter.

 

I hver mappe, sammen med de eksporterte filene, finner du en PDF-fil som heter Feltbeskrivelser.pdf. Denne inneholder en oversikt av hva filene i katalogen inneholder med beskrivelse av de ulike feltene.