Visma DI

Du er her: Veiledninger > Veiledninger DI-Business > Analyse- og korrigeringsrutiner

Analyse- og korrigeringsrutiner

Informasjon

Analyse- og korrigeringsprogrammene er laget for å kunne sjekke og eventuelt korrigere hvis det er oppstått feil/avvik i ett eller flere registre/tabeller i DI-Business. Programmene kjøres fra Fellesrutiner. Analyseprogrammene sjekker blant annet valgte regnskap med tanke på avvik og differanser. Korrigeringsprogrammene korrigerer eventuelle avvik.

Se også

Fellesrutiner
Kontrollrutiner DI-Fakturering

 

 

Analyserutiner

Analysen inneholder flere valg. Du kan starte flere analyser på flere regnskaper/klienter/firma samtidig ved å krysse av for aktuelle klienter til høyre i bildet og starte ønskede rutiner ved å krysse av. Start analysen ved å klikke på Kjør.

 

 

Loggen som skrives etter at du har kjørt en eller flere analyserutiner, vil vise om det eventuelt finnes avvik i registrene og på hvilke klienter. Dersom loggen viser avvik, kan man velge mellom ulike korrigeringsrutiner.

 

ClosedBeskrivelse av analyserutiner
# Beskrivelse

1.

DI-Regnskap: Avvik, saldo, historikk og åpne poster, kunder og leverandører

Dersom det er avvik mellom saldofeltet på konto, summen av transaksjonene i historikken og summen av åpne poster, rapporteres FEIL.

 

Merk! Avvik kan skyldes ikke-oppdaterte bunter.

 

Dersom analysen viser feil på konto (saldostolper), korrigeres dette med rutine 2. DI-Regnskap: Saldo iht historikk.

 

Dersom analysen viser feil sum i åpne poster, må du selv velge kryssemetode. Gjelder det noen få konti, anbefales vedlikehold av åpne poster under Kundeoppfølging | Vedlikehold åpne poster for kunder eller Leverandøroppfølging | Vedlikehold åpne poster for leverandører. Gjelder det alle/mange konti, anbefales egne rutiner Verktøy | Verktøykasse | DI-Regnskap | Korrigere | Åpne poster.

 

2.

DI-Regnskap: Ikke ferdigkryssede poster, kunder og leverandører

Dersom åpne poster på en kunde eller leverandør inneholder både + og – transaksjoner, rapporteres OBS. Årsaken kan være at du bruker kode for etterskuddsberegning av renter, da blir postene liggende til purring er utført.

Ønsker du å ”rydde” i åpne poster på reskontro, kan du bruke samme rutiner som nevnt under punkt. 1.

 

3.

DI-Regnskap: Kunder og leverandører med unormal saldo

Dersom saldofeltet på konto for kunder er – (negativ) eller for leverandører + (positiv), rapporteres OBS. Ønsker du å ”rydde” åpne poster på reskontro, kan du bruke samme rutiner som nevnt under punkt. 1.

 

4.

DI-Regnskap: Avvik, saldo og historikk, hovedbok

Sjekker sum av poster i historikk er i samsvar med saldo på konto. Dersom summen av IB i år og alle månedenes nettobevegelser i år ikke er i samsvar med summen av alle transaksjoner for aktuell konto, rapporteres FEIL.

 

Korrigeres med rutine 2. DI-Regnskap: Saldo iht historikk.

 

5.

DI-Regnskap: Avvik, fjorårssaldo og fjorårshistorikk, hovedbok

Sjekker sum av poster i fjorårshistorikk er i samsvar med fjorårssaldo på konto. Dersom summen av IB i fjor og alle månedenes nettobevegelser i fjor ikke er i samsvar med summen av alle transaksjoner for aktuell konto, rapporteres FEIL.

 

Korrigeres med rutine 3. DI-Regnskap: Saldo iht fjorårshistorikk.

 

6.

DI-Regnskap: Differanser, debet-kredit, regnskapsperioder, årets historikk

Dersom summen av transaksjonene pr. regnskapsperiode i historikken ikke går i null for en eller flere perioder, rapporteres FEIL. Dersom du oppdager en differanse i en regnskapsperiode, anbefaler vi at du prøver å finne hvor feilen ligger og eventuelt fører et korrigeringsbilag. Den enkleste måten å finne differanser, er å bruke menyen Spørring | Diverse, velge aktuell periode og summer (grupper) bilagene pr. bunt.

 

Merk! Er UB foregående år korrekt, finnes et hjelpeprogram for dette. Visma DI Support kan hjelpe deg med dette.

 

Det finnes ikke hjelpeprogrammer som kan rette opp differanser i historikken med unntak av eventuell differanse i IB-tall.

 

NB! Ta kontakt med Visma DI Support dersom du er usikker på denne rutinen.

 

7.

DI-Regnskap: Differanser, debet-kredit, regnskapsperioder, fjorårshistorikk

Dersom summen av transaksjonene pr. regnskapsperiode i fjorårshistorikken ikke går i null for en eller flere perioder, rapporteres FEIL.

 

Løsning på problemet er som i punkt 6.

 

8.

DI-Regnskap: Avvik mellom IB i år og UB i fjor

Gjelder hovedbokskonti, balanse. Dersom summen av IB og månedene nettobevegelser på konto for i fjor ikke stemmer med IB på konto for i år, rapporteres FEIL.

 

NB! Ta kontakt med Visma DI Support for å få korrigert dette.

 

9.

DI-Regnskap: Avvik mellom IB i fjor og UB i forfjor

Gjelder hovedbokskonti, balanse. Dersom summen av IB og månedene nettobevegelser på konto for i forfjor ikke stemmer med IB på konto for i fjor, rapporteres FEIL.

 

NB! Ta kontakt med Visma DI Support for å få korrigert dette.

 

10.

DI-Regnskap: Analyse av historikk

Sjekker perioder, avdeling, avgift, non numeric etc. Det rapporteres Feil/OBS dersom:

  • Du fører ikke avdelingsregnskap, men det finnes avdeling på transaksjonene
  • Du fører konsern-/avdelingsregnskap, men det mangler avdeling på transaksjonene
  • Du har valgt vanlig avdelingsregnskap (resultatkonti), men det finnes avdeling på transaksjoner på balansekonti
  • Det finnes ikke Reserverte hovedbokskonti for Kunder eller Leverandører, men det finnes en underkonto/reskontro
  • Du har reserverte hovedbokskonti for Kunder eller Leverandører, men det finnes ikke underkonto/ reskontro på transaksjonene
  • Avgiftskode = 9 (ingen avgift), men det finnes avgiftsbeløp
  • Avgiftskode ikke = 9 (ingen avgift) på reskontrotransaksjoner eller det finnes avgiftsbeløp
  • Regnskapsperiodens år ikke er siste årsavslutningsår + 1
  • Det finnes transaksjoner på resultatkonti hvor regnskapsperioden er 01.01 (periode for IB)
  • Feltene buntnummer, prosjektnummer eller motkonto = non numeric (grums)
  • Det er hovedbokspostering med regnskapsperiode 1. i startmåned og det ikke er benyttet bilagsart for inngående saldo
  • Det er benyttet bilagsart for inngående saldo, men ikke regnskapsperiode 1. i startmåned
  • Det finnes bilag uten bilagsdato
  • Det finnes bilag med 0 i bilagsnummer
  • Det finnes bilag med 0 eller ugyldig bilagsart

Korrigeres med rutine 2. DI-Regnskap: Saldo iht historikk.

 

11.

DI-Regnskap: Analyse av fjorårshistorikk.

Foretar samme sjekk av fjorårshistorikken som rutine 10.

 

Korrigeres med rutine 3. DI-Regnskap: Saldo iht fjorårshistorikk.

 

12.

DI-Regnskap/Prosjekt: Oversikt, ikke oppdaterte transaksjoner/bunter

Sjekker alle typer transaksjonsregistre. Lister ut alle transaksjoner/bunter som ikke er oppdatert, gjelder:

  • DIDRT (regnskapstranser)
  • DIDFT (fakturatranser)
  • DIDPT (prosjekttranser)
  • DIDUT (rentetranser)
  • DIDMT (remitteringstranser)
  • DIDXT (Eksterne transer)
  • DIDET (transer fra kombiløsninger)
  • DIDIT (periodiseringstranser)

 

13.

DI-Regnskap: Analyse av årets historikk og konto ifm. DI-Prosjekt

Sjekker årets historikk og konti knyttet til prosjektregnskap.

  1. Er posteringen ført med prosjektnummer, sjekkes kontoens prosjektkoder. Skal ikke kontoen prosjektføres, rapporteres feil.
  2. Sjekker prosjektkoden på konto som er benyttet for posteringene: Gyldige koder er i tillegg til blank, kodene B, P og V.
  3. Dersom en postering ikke er ført med prosjektnummer, men konto har prosjektkode B (skal oppdateres både i DI-Regnskap og DI-Prosjekt) eller P (skal oppdateres i DI-Prosjekt) rapporteres feil.

 

Korrigeres med rutine 5. DI-Regnskap: Korriger manglende prosjekt med diverse i årets historikk

 

14.

DI-Regnskap: Analyse av fjorårets og konto ifm. DI-Prosjekt

Sjekker fjorårets historikk og konto knyttet til prosjektregnskap. Samme sjekker som i rutine 13.

 

Korrigeres med rutine 6. DI-Regnskap: Korriger manglende prosjekt med diverse i fjorårshistorikk

 

15.

DI-Regnskap: Analyse av forrige års historikk og konto ifm. DI-Prosjekt

Sjekker forrige års historikk og konto knyttet til prosjektregnskap. Samme sjekker som rutine 13.

 

Korrigeres med rutine 7. DI-Regnskap: Korriger manglende prosjekt med diverse i forrige års historikk

 

16.

DI-Prosjekt: Analyse av prosjektregister

Sjekker prosjektopplysninger og rapporterer feil dersom:

  • Prosjektnummer, kategori, distrikt, kundenummer, startdato, sluttdato, behandlet dato eller oppdateringsdato på prosjektene er non numeric (grums)
  • Prosjektnavn er utfylt, men alfasøk feltet er blankt
  • Status ikke er gyldig - A (aktiv), P (passiv), O (observasjon) eller S (sperret)
  • Prosjektets startdato ikke er angitt
  • Flere prosjekt har samme prosjektnummer

 

Korrigeres med rutine 11. DI-Prosjekt: Korrigerer prosjektregisteret iht. analysen

 

Grunnlag for tallanlysene

I DI-Regnskap opererer vi med 3 ulike tabeller (registre) som skal samsvare med hensyn til tall:

Historikk

Avhengig av hvor mange år du har kjørt, vil det finnes tilsvarende fjorårshistorikk og tidligere års historikker. Historikken inneholder alle bilag.

Konto 

Inneholder en sum pr. måned/periode (saldostolper). Avhengig av om du har kjørt flere år og eventuelt har registrert budsjettall, vil kontiene inneholde saldostolper for i år i fjor og i forfjor samt budsjett i år og neste år.

Åpen-post

Inne­holder de til en hver tid åpne poster på reskontro. Dersom du kjører etterskudds­beregning av renter, vil også poster som er betalt (krysset), ligge til rente­beregning er foretatt.

 

På reskontro skal Sum åpne poster, saldo (konto) og sum oppdaterte bilag/bunter i historikk, være lik. Tilsvarende for hvert år som ligger inne.

 

 

I DI-Prosjekt er tilsvarende tabeller (registre) som skal samsvare med hensyn til tall:

Prosjekthistorikk

Historikken for ett eller flere år. I DI-Prosjekt vil historikken inneholde tall for alle år prosjektet har vart.

Resultat­base

Resultatbasen tilsvarer saldostolpene i kontiene. Den inneholder en sum pr. prosjekt pr. konto og eventuelt pr. yter.

 

Andre analyser

I tillegg til "tallanalysen" foretar analyseprogrammene en del sjekker/analyser av de enkelte registre/filer.

 

Ett eksempel på dette er non numeric, det vil si at det ligger "grums" i et felt eller flere felt. Får du beskjed om dette, kjøres nødvendige hjelpeprogram under Korrigerings­rutiner.

 

Et annet eksempel kan være at det mangler avdeling på et bilag, når avdelings­regnskap benyttes. Det kan skyldes oppstart utenom årsskifte eller mottak av data fra andre system.

 

 

Korrigeringsrutiner

 

Loggen som skrives etter at du har kjørt en eller flere korrigeringsrutiner, vil vise status på rutinene og om disse ble utført OK.

 

ClosedBeskrivelse av korrigeringsrutiner
# Beskrivelse

1.

DI-Regnskap: Komplett korrigering av kontoregister

Rutinen kjøres for å korrigere eventuelle feil i kontoopplysninger. Eksempler kan være at Alfasøkfeltene ikke er i orden eller at korrigeringsrutine 2. DI-Regnskap: Saldo iht historikk ikke korrigerer saldostolpene slik at saldolister/saldoforespørsel fremdeles ikke viser samme beløp (sum historikk lik saldo).

 

Rutinen korrigerer:

  • Ugyldige koder fjernes (non-numeric)
  • Manglende koder legges inn
  • Alfasøk på reskontro
  • Alfasøk på hovedbokskonti
  • Numeriske felter som er non numeric får 0
  • Reskontro med feil hovedbokshenvisning iht. kontointervall (Egenskaper | Felles | Kontointervall) og reserverte konti (Egenskaper | Felles | Reserverte konti).

 

2.

DI-Regnskap: Saldo iht historikk

Rutinen er knyttet til disse analysene:

1. DI-Regnskap: Avvik, saldo, historikk og åpne poster, kunder og leverandører

4. DI-Regnskap: Avvik, saldo og historikk, hovedbok

10. DI-Regnskap: Analyse av historikk

 

Rutinen korrigerer:

  • Saldostolpene på konto iht. historikk.
  • Fjerner avdelingsbegrepet dersom du ikke fører avdelingsregnskap, men det finnes avdelingsnummer på transaksjoner i historikken
  • Legger inn Avdelingsnummer for diverseposteringer (Egenskaper | Felles | Generelle) dersom du har valgt konsern-/avdelingsregnskap, og det ikke finnes avdeling på transaksjonene
  • Fjerner avdelingsbegrepet på posteringer på balansekonti dersom du har valgt Vanlig avdelingsregnskap (avdeling på resultatkonti)
  • Legger inn Avdelingsnummer for diverseposteringer (Egenskaper | Felles | Generelle) dersom posteringen har avdeling 0 og du har valgt Delvis avdelingsregnskap og konto har kode for delvis avdelingsregnskap
  • Fjerner avdelingsbegrepet på posteringer dersom du har valgt Delvis avdelingsregnskap og konto ikke har kode for delvis avdelingsregnskap
  • Oppretter konto med teksten ”Åpnet pr. DD.MM.ÅÅ” dersom det finnes posteringer på en konto som ikke finnes
  • Legger inn 0 i numeriske felt som har grums/non-numeric
  • Erstatter buntnummer med 1 dersom det er lik 0
  • Legger inn riktig hovedbok reskontro iht. reskontronummer i historikk.
  • Legger inn riktig hovedbok reskontro iht. reskontronummer
  • Legger inn den høyeste verdien i reskontrointervallet dersom det finnes posteringer i historikken på hovedbok for reskontro uten reskontronummer
  • Fjerner konti med ugyldig kontonummer
  • Legger bilagsart for inngående saldo (standard 15) på hovedboksposteringer med regnskapsperiode 1. i startmåned
  • Legger bilagets regnskapsdato som bilagsdato dersom det finnes bilag med 0 i bilagsdato
  • Legger 1 i bilagsnummer dersom det finnes bilag med bilagsnummer 0
  • Legges bilagsart for Diverse dersom det finnes bilag med ugyldig bilagsart

 

3.

DI-Regnskap: Saldo iht fjorårshistorikk

Rutinen utfører det samme som punkt 2, men behandler fjorårsstolper på konti og fjorårshistorikken.

 

4.

DI-Regnskap: Forrige års saldo iht forrige års historikk

Rutinen utfører det samme som punkt 2, men behandler forrige år på konti og forrige års historikk.

 

5.

DI-Regnskap: Korriger manglende prosjekt med diverse i årets historikk

Rutinen brukes dersom analyse 13. Analyse av årets historikk og konto ifm. DI-Prosjekt viser uregelmessigheter. Det vil være normalt å legge inn prosjektkode B på alle resultatkonti før denne rutinen kjøres. Dette gjøres enklest i rutinen Endre prosjektkoder i Kontoplan som du finner under Verktøy | Verktøykasse | DI-Prosjekt | Korrigere.

 

Rutinen korrigerer:

  • Fjerner prosjektnummer dersom posteringen er knyttet til en balansekonto
  • Legger inn nummer for diverseprosjekt dersom posteringens konto har prosjektkode B (oppdaterer både DI-Regnskap og DI-Prosjekt) eller P (oppdaterer bare DI-Prosjekt), og prosjekt ikke er angitt
  • Legger inn prosjektnummer 9999999 dersom nummer for diverseprosjekt ikke er lagt inn
  • Nummer for diverseprosjekt registreres under Egenskaper | Felles | Generelle

 

6.

DI-Regnskap: Korriger manglende prosjekt med diverse i fjorårets historikk

Rutinen utfører det samme som punkt 5, men behandler fjorårets historikk.

 

7.

DI-Regnskap: Korriger manglende prosjekt med diverse i forrige års historikk

Rutinen utfører det samme som punkt 5, men behandler forrige års historikk.

 

NB! Korrigeringsrutine 8, 9 og 10 foretar STORE inngrep i prosjekthistorikken og skal kun benyttes i samarbeid med Visma DI Support.

 

Det er normalt å nullstille prosjekthistorikk og resultatbase under Verktøy | Ny fil før disse rutinene kjøres. Har du prosjekter som har historikk eldre enn fra forrige år (forfjor) vil disse dataene fjernes ved nullstilling uten mulighet for å dannes på nytt.

 

Rutinen skal IKKE benyttes uten at du har oppdatert sikkerhetskopi av alle data på klienter hvor rutinen kjøres.

 

8.

DI-Prosjekt: Generer posteringer i DI-Prosjekt fra årets historikk

Rutinen henter alle posteringer som er prosjektført fra historikken i DI-Regnskap og overfører dette til prosjekthistorikken. Kun poster på resultatkonti blir overført.

 

NB! Rutine 12. Prosjektsaldo iht. prosjekthistorikk, må kjøres etter denne rutinen.

 

9.

DI-Prosjekt: Generer posteringer i DI-Prosjekt fra fjorårets historikk

Rutinen henter alle posteringer som er prosjektført fra fjorårshistorikken i DI-Regnskap og overfører dette til prosjekthistorikken. Kun poster på resultatkonti blir overført.

 

NB! Rutine 12. Prosjektsaldo iht. prosjekthistorikk, må kjøres etter denne rutinen.

 

10.

DI-Prosjekt: Generer posteringer i DI-Prosjekt fra forrige års historikk

Rutinen henter alle posteringer som er prosjektført fra forrige års historikk i DI-Regnskap og overfører dette til prosjekthistorikken. Kun poster på resultatkonti blir overført.

 

NB! Rutine 12. Prosjektsaldo iht. prosjekthistorikk, må kjøres etter denne rutinen.

 

11.

DI-Prosjekt: Korrigerer prosjektregisteret iht analysen

Rutinen er knyttet til analyse 16. DI-Prosjekt: Analyse av prosjektregister.

 

Rutinen korrigerer:

  • Fjerner prosjektet dersom prosjektnummer er non numeric (grums/ugyldig)
  • Settes inn 0 dersom feltene: kategori, distrikt, kundenummer, startdato, sluttdato, behandletdato eller oppdateringsdato er non numeric
  • Legger inn navn som alfasøk dersom prosjektnavn er ulik blank og alfasøk er blank
  • Setter inn A for Aktiv dersom statuskode mangler
  • Setter inn første føringsdato eventuelt dagens dato hvis denne mangler dersom prosjektets startdato ikke er angitt
  • Fjerner de påfølgende prosjekter dersom det finnes flere prosjekter med samme prosjektnummer

 

12.

DI-Prosjekt: Prosjektsaldo iht prosjekthistorikk

Rutinen er ikke knyttet til en analyse. Det vil være normalt å nullstille resultatbasen før denne rutinen. Nullstilling skjer ved oppretting av Resultatbase under Verktøy | Ny fil. Rutinen bygger opp resultatbasen iht. prosjekthistorikken og inneholder en sum pr. konto pr. prosjekt og eventuelt pr. yter.

 

16.

DI-Regnskap: Legg på prosjektnummer på reskontro årets historikk

Rutinen benyttes i kombinasjon med DI-PaperLess. Den ”stempler” reskontroen med prosjektnummer dersom reskontro og hovedbok er ført på samme linje. Dette gjøres normalt automatisk i DI-Regnskap/-Prosjekt.

 

17.

DI-Regnskap: Legg på prosjektnummer på reskontro fjorårets historikk

Rutinen utfører det samme som rutine 16, men i fjorårsbilag.

 

 

Profil

Dersom du ofte kjører de samme analyseprogrammene, kan du krysse av ønskede valg og lagre disse som en profil.

 

Les mer om profiler under Fellesrutiner.

 

 

Logg

Programmet lager en logg som viser resultatet av analyse- og korrigeringsrutiner som kjøres. Når rutinene er ferdig, åpnes automatisk Notisblokk (eller annet valgt redigeringsprogram for tekstfiler) og viser loggfilen.

 

Loggen lagres automatisk på byråets datamappe \DI\000 og heter Analyse_Navn.TXT for analyserutinene og Korrigering_Navn.TXT for korrigeringsrutinene, hvor Navn er brukernavnet til den som utfører jobben.

 

Ønsker du å skrive ut loggen, er det lurt å endre til liggende format (landscape) for å få bedre layout på listen.