Forbindelser

Generelt

Forbindelser i DI-Office består av 6 deler som vises i opptil 5 forskjellig bilder. Hvilke bilder du ser er avhengig av hvilke rettigheter du har. Du vil finne dem under bildene for Kunder, Leverandører, Medarbeidere, Kontaktpersoner eller Andre forbindelser, avhengig av hvilken rolle de har, eller hvilket firma du er logget på.

 

Dersom du for eksempel sletter en kunde fra Kundebildet, vil den fremdeles ligge i basen, men uten tilknytning til en rolle. Tildeling av ny rolle kan eventuelt gjøres på et senere tidspunkt. Alle bildene under Forbindelser, unntatt kontaktpersoner (disse er beskrevet littlenger ned i dokumentet), er delt i 2 deler:

• Listevisning
  Inneholder liste over kunder, leverandører osv.
• Detaljopplysninger
  Når du har åpnet en forbindelse, for eksempel en kunde får du en meny til venstre som angår den enkelte forbindelse, for eksempel kategorier, arbeidsdokumenter, osv.

 

 

Vedlikeholde forbindelser

Ny forbindelse

Merk! Det er viktig at du ikke bruker Admin-brukeren, men egen bruker med Adminrettigheter når du oppretter nye forbindelser.

 

Ved manuell oppretting gjør du dette fra de forskjellige bildene; Kunder, Leverandører, Andre forbindelser, Medarbeider eller Kontaktpersoner.

 

Merk! Du kan selv bestemme rekkefølgen av grupper og felt i gruppene i detaljbildene ved å høyreklikke i headingen på gruppen. På den måten kan du fylle de ut iht. rutinene som følges internt.

 

For å opprette ny forbindelse gjør du følgende: Gå til bildet der du ønsker å opprette forbindelsen; Kunder, Leverandører, Andre forbindelse, Medarbeider eller Kontaktpersoner Trykk Ctrl+N på tastaturet for å få opp detaljvisningen Trykk OK for å lagre og avslutte

 

Merk! Det er mulig å importere kunder og/eller produkter i stedet for å opprette disse manuelt. Du kan også søke etter firmaopplysninger i Visma Bizweb og oppdatere disse direkte. Detaljbildet hvor du legger inn fakta om forbindelsen er noe forskjellig, avhengig av hvilket bilde du oppretter forbindelsen fra. Endringer foretatt i et bilde blir automatisk også endret i de andre bildene.

 

Som du vil se, er mange av feltene i Detaljbildene for de forskjellige forbindelsene, like. Under følger en oversikt over i hvilke detaljbilder du finner de forskjellige feltene med forklaring

 

Slette forbindelse

Dersom du har rettigheter til det, kan du slette en forbindelse fra et hvilket som helst bilde; Kunder, Leverandører, Andre forbindelser eller Medarbeidere. Når du sletter en forbindelse det ligger dokumenter på, vil dokumentene bli liggende i medarbeiderbildet til forfatteren av dokumentet. De vil ikke forsvinne selv om rollen er slettet.

 

Marker forbindelsen og trykk Ctrl+S.

 

Merk! Når du sletter en forbindelse, vil den bli liggende kun i basen. Den vil da også være slettet fra alle de andre bildene. For å slette en forbindelse, må du først sette den som "ikke aktiv".

 

Endre aktørtype

Av aktørtypene vi opererer med, er det Kunde, Leverandør og Annen forbindelse som kan være både person og organisasjon. Dette er et spørsmål du får når de opprettes. Du kan endre aktørtype i redigeringsdialogene for disse tre aktørtypene – en knapp øverst med Bytt til person og Bytt til organisasjon alt ettersom hva det er fra før.

 

Bytting av aktørtype medfører både endring av knapp i knapperaden, bytting av overskrift og endring av synlige felter på Detaljer-fanen.

 

Listevisning

I listevisningen kan du åpne, lage ny, skrive ut og slette på vanlig måte ved hjelp av hurtigtastene eller ved å høyreklikke og deretter velge fra menyen. Du kan søke etter forbindelsen ved å taste Ctrl+F. Med Feltvelgeren kan du endre kolonner slik at du får de opplysningene du ønsker.

 

Dersom det ligger et notat på forbindelsen, vises dette med en konvolutt i egen kolonne. Holde ned <Shift> og klikk på konvolutten eller velg Notat-knappen i hovedmenyen for å lese/registrere disse.

 

Du kan eksportere Forbindelser til Microsoft Excel via meny Fil | Send til | Excel.

 

Merk! Fra alle listevisningene kan du eksportere til Microsoft Excel

 

Dersom du har modulen Smartlenker, kan du legge inn direkte link fra et kundenavn til ofte brukte websider, for eksempel Telefonkatalogen.no. Smartlenkene nås fra kundebildet, leverandørbildet og andre forbindelser.

 

Slik bruker du Smartlenker: Høyreklikk når du står i for eksempel kundelista og velg Smartlenker fra menyen Velg ønsket smartlenke som er lagt inn for å gjøre oppslag på valgte webside.

 

Vise utvalg

Du kan velge om du vil se alle forbindelsene eller bare dine egne utvalg. Dette endrer du fra heading over Listen: Alle. For at denne knappen skal være synlig, må ett eller flere utvalg være definert.

 

Du kan definere utvalg på to forskjellige måter:

• Ved hjelp av valget for Utvalg
• Hurtigutvalg med knappen eller trykk Ctrl+F3

 

Du kan du lage hurtigutvalg basert på ett eller flere av følgende kriterier:

Navn	Starter du med tegnet *, får du frem navn som inneholder søketekst
Nummer	Du kan søke på nummer større enn (<), mindre enn (<) eller lik (=) et ønsket tall
Postnummer	Søk på postnummer som starter med ønsket tall
Poststed	Starter du med tegnet *, får du frem navn som inneholder søketekst
Telefon	Søk på telefonnummer som starter med ønsket tall

 

I motsetning til de utvalg du lager med modulen Utvalg, vil hurtigutvalget forsvinne når du logger av DI-Office. Modulen Utvalg inneholder også langt flere søkekriterier.

 

Sende e-post til forbindelser 

Fra alle bildelistene under Forbindelser kan du sende e-post. Dette gjør du ved å holde nede Shift+ klikk på e-postadressen til vedkommende. E-post programmet startes, og du kan sende på vanlig måte.

 

Dersom du ønsker å beholde en kopi av den sendte e-posten i DI-Office, kan du kopiere den over. Husk å sette inn riktig Mottaker.

 

Koble e-post til forbindelse 

Under E-post i bildevelgeren ligger alle dine e-poster. Disse kan kobles til en forbindelse (kunde, medarbeider, osv.).

 

Slik gjør du: Velg e-post(ene) du ønsker å koble til forbindelse (kunde, medarbeider etc.) Velg Koble til aktør fra gruppen Melding under kategorien E-post eller fra menyen du får når du høyreklikker på e-posten(e) Når du har koblet e-posten(e) til en aktør, vil de være klare for import. Marker e-postene(e) som har fått status Klar for import. Velg Importer melding fra gruppen Melding under kategorien E-post eller meny fra høyre musetast. Du finner nå e-posten i e-post-mappen til aktuell forbindelse. I Innboksen under E-post vil den ha status Importert

 

Kategorisere forbindelser 

Hensikten med å kategorisere forbindelser er muligheten til å behandle forbindelser i samme kategori på samme måte. Du kan for eksempel samle en type kunder som ligger i samme kategori, i et utvalg som du senere benytter til brevfletting. I detaljbildet av forbindelsen kan du i bildevelgeren til venstre se hvilke(n) kategori(er) den enkelte forbindelse er tilknyttet.

 

Du kan legge kategorier på kunder, leverandører, medarbeidere og andre forbindelser. Dette gjør du i detaljbildet på den enkelte forbindelse. En forbindelse kan ha flere kategorier.

 

Slik gjør du: Åpne detaljkortet på eksisterende forbindelse ved å dobbelklikke eller lag ny forbindelse med <Ctrl+N> Marker feltet Kategori og velg kategori ut fra lista som du får opp ved å trykke helt til høyre i feltet Trykk på 4 for å åpne flere kategorier Marker ønsket kategori og velg Legg til. Trykk OK for å komme tilbake til Detaljkortet Lagre Detaljkortet med OK når ønskede opplysinger er fylt ut.

 

Slik gjør du for å kategorisere mange forbindelser: Lag et utvalg av de forbindelsene du ønsker å legge i samme kategori hvis det er mange. Hvis det gjelder noen få, hold Ctrl-knappen nede mens du klikker på flere i listen Har du laget et utvalg, endre listevisningen slik at det viser utvalget ditt når du står i lista i kundebildet, leverandørbildet, medarbeidere eller andre forbindelser Marker en av forbindelsene fra lista, Høyreklikk og velg Kategoriser alle eventuelt Kategoriser merkede fra menyen Marker ønsket kategori og velg Legg til Velg Lagre nederst på lista.

 

For å kunne koble kategori til en forbindelse, må kategorien være laget på forhånd. Kategorier vedlikeholdes under fanen Klient i båndet øverst i bildet, og valget Gruppering | Forbindelser | Kategorier under gruppen Innstillinger etter at du har åpnet klient/firma.

 

Eksportere forbindelser til Microsoft Excel 

Alle lister over forbindelser, dvs. kunder, leverandører, medarbeidere, aktører eller andre forbindelser, kan eksporteres til Microsoft Excel. Dette gjør du ved å velge meny Fil | Send til Excel.

 

Merk! Dersom du har tilgang til modulen Utvalg, kan du også lage dine egne Utvalg som du eksporterer. Dette gjør du ved å lage utvalget først, deretter ved å endre "Alle"- knappen som du finner over toppen av den lista du er inne på.

 

 

Dokumenter

Du kan lage nye dokumenter basert på forhåndsdefinerte maler, eller importere allerede eksisterende dokumenter. Vi skiller mellom arbeidsdokumenter og andre dokumenter. Et arbeidsdokument er et dokument som fremdeles er under arbeid. Det er ennå ikke klargjort for ”arkivering”.

 

Slik oppretter du et dokument: Velg Forbindelse (Kunder, Leverandører, Medarbeidere eller Andre forbindelser) Velg fanen Ny eller høyreklikk på forbindelsen og velg Ny | Dokument fra listen Velg ønsket mal Fyll inn Egenskaper f.eks. kontaktperson, tittel og emne og hak eventuelt av for Arbeidsdokument og/eller lagre som PDF-dokument Legg evt. inn notat Trykk OK Vedlikehold dokumentet i f.eks. Microsoft Word og lagre

 

Dersom du skal sende dokumentet pr e-post, vil teksten som står under fanen Notat ligge som teksten i e-posten i tillegg til selve dokumentet.

 

Slik importerer du et dokument: Åpne forbindelsen, f.eks. kunden Velg Dokumenter i bildevelgeren Høyreklikk og velg Importer Velg fil, katalog eller filer fra katalog Velg Importer

 

Når et arbeidsdokument er ferdig, kan høyreklikke og velge Kopier til Arbeidsdokument dersom du ønsker å beholde en kopi for videre redigering. Skal du lage flere nesten like dokumenter, kan du alternativt velge å kopiere et dokument - høyreklikk og velg Kopier dokument fra menyen.

 

Du kan også sende dokumentet til en E-postmottaker fra dette bildet ved å høyreklikke på dokumentet og velge Send til E-postmottaker (som vedlegg). Microsoft Outlook vil da startes og foreslå kontaktpersonens e-postadresse, hvis denne er angitt, som mottaker.

 

For å skrive ut et dokument, må du først åpne det og deretter velge utskrift. Ved å høyreklikke på et dokument, kan du velge Konverter til PDF fra menyen.

 

Dersom du har modulen Dokumenter, vil du finne igjen alle dokumentene som ligger i basen her.

 

Merk! Du kan også velge å opprette et dokument fra Fil | Nytt dokument, men da får du ikke samme automatiske tilknytningen til for eksempel kunde. Dette kan du imidlertid sette inn selv.

Se også

Dokumenter (DI-Office)