Visma DI

Du er her: Dokumentasjon > DI-Office > Forbindelser > Kunder

Kunder

Generelt

Ønsker du å vedlikeholde kundeopplysninger, registrere nye eller slette kunder, gjør du dette på akkurat samme måte som når du vedlikeholder andre forbindelser (medarbeidere, leverandører eller andre forbindelser). Hvordan du behandler forbindelser står beskrevet lenger fremme i dette kapittelet.

 

Når du har valgt en kunde får du en bildevelger til venstre hvor du kan vedlikeholde diverse opplysninger knyttet til valgt kunde, for eksempel Kontaktpersoner og Kategorier. Mange av disse valgene er felles for alle typer forbindelser og står derfor beskrevet i dette kapittelet under Forbindelser.

 

Merk! Dersom du har tilgang til Ordregrunnlag, kan du generere ordrer direkte. Du kan på samme måte lage ordre og/eller tilbud.

 

Merk! Vær oppmerksom på at når du sletter en kunde, er det kun rollen (kunde) som blir slettet. Firmaet/­kontakt­personen blir fremdeles liggende i Aktørbasen der du evt. kan knytte til en ny rolle, for eksempel leverandør.

 

Merk! I listevisningen over kunder har du en kolonne med flagg. Når du inne på detaljbildet for en kunde og setter Nei i feltet Kredittverdig, vil dette vises som et Rødt flagg i listen.

Se også

Forbindelser
Importere kunder fra fil

 

 

Ny kunde

For å opprette ny kunde, velger du firma/klient, og deretter fanen Ny i båndet øverst i bildet.

 

I gruppen Forbindelse, trykker du på knappen Kunde:

 

Skriv navnet på kunden, eller start på navnet og trykk på knappen for opplag mot Visma Bizweb:

 

Fyll evt. ut organisasjonsnummer, og velg om dette er en organisasjon eller person.

 

Klikk OK for å opprette kunden.

Se også

Bildevelger

 

 

Bildevelger

I bildevelgeren til venstre i detaljbildet kan du vedlikeholde kunden mv.

 

Egenskaper

  • Detaljer
    Her finner du generelle egenskaper, slik som navn, lokalitet, adresser, osv.
  • Egenskaper
    Her finner du flere egenskaper, slik som informasjon om økonomi, fakturering, osv.
  • Kategorier
    Med kategorier kan du gruppere forbindelsene etter ønske, for eksempel pr. fylke. Det er mulig å legge til flere kategorier. Nye kategorier kan legges til i bildet over tilgjengelige kategorier, ved å klikke på Endre knappen øverst i bildet.

 

Sammendrag

  • Sammendrag
    Viser en liten og kort oversikt over de mest relevante egenskapene.
  • Aktivitetslogg
    Viser en logg over hvilke aktiviteter som er utført på kunden.

 

Planlegging

  • Avtaler
    Her vises en oversikt over alle avtaler i kalenderen/kalenderelementer som gjelder kunden. I kundebildet vil du også se alle oppgaver knyttet til kunden, uavhengig av hvem som er ansvarlig eller utfører.
  • Oppgaver
    Her ser du alle oppgaver som gjelder denne kunden. I fanen for oppgaver i Kundebildet ser du alle oppgaver og oppdrag knyttet til kunden, uavhengig av hvem som er ansvarlig eller utfører.
  • Oppdrag
    Her har du en oversikt over alle oppdrag som gjelder denne kunden. I fanen for oppdrag i Kundebildet ser du alle oppgaver og oppdrag knyttet til kunden, uavhengig av hvem som er ansvarlig eller utfører.
  • Oppgavekontroll
    En oversikt over hvilke oppgaver knyttet til et oppdrag som er registrert og en kontroll på at oppgavene er utført.
  • Prosesser
    En oversikt over kundens prosesser. Du kan også her opprette nye prosesser og endre eksisterende. Dette valget vises kun for kunder på byrået som er knyttet opp mot en klient.

 

Forbindelser

  • Kontaktpersoner
    Liste over kontaktpersoner hos forbindelsen.
  • Egne forbindelser
    For å få frem egne forbindelser for et firma må du først åpne firmaet fra listen. Egne forbindelser er egne medarbeidere som har en rolle mot valgte firma. Egne forbindelser er medarbeidere i valgte klient.
  • Andre forbindelser
    Dette er forbindelser som tilhører kunden og som ikke er kundens egne forbindelser. Det kan for eksempel være kundens revisor, bankforbindelse osv. På samme måte som fra bildet Egne forbindelser kan du lage nye, endre og slette eksisterende. Ønsker du å se kontaktpersoner, kategorier og arbeidsdokumenter som er knyttet til den enkelte forbindelse må du gå til bildet Andre forbindelser.

 

Dokumenter

  • Dokumenter
    Her kan du legge til ulike dokumenter som gjelder forbindelsen.
  • Arbeidsdokumenter
    Et arbeidsdokument er et dokument som fremdeles er under arbeid. Det er ennå ikke klargjort for ”arkivering”. Det er gjerne her du oppretter dokumenter, og disse blir "arkivert" under Dokumenter når disse er ferdig behandlet.
  • E-post
    Viser en oversikt over all e-post som er sendt i forbindelse med medarbeideren. Det er mulig å opprette ny e-post og sende denne fra bildet.
  • Notater
    Her kan du legge til notater som gjelder forbindelsen.
  • Fullmakter
    Alle fullmakter knyttet til kunden. Det er viktig å sikre at regnskapsbyrået ivaretar kundens fullmaktsavhengige interesser og alltid handler etter skriftlig fullmakt.
  • Eksterne dokumenter
    Du kan sette opp mappestrukturer for hvor du lagrer dokumenter på disken som gjelder kunden. Du vil da i bildet få vist samme mappestruktur og kan åpne dokumentene fra bildet.

    NB! Valget er kun synlig dersom kunden er koblet mot en klient.

  • Avstemminger
    Avstemminger fra f.eks. Visma Finale Avstemming.

 

Salg

  • Ordregrunnlag
    Bildet viser en oversikt over kundens ordregrunnlag. Du finner også ordregrunnlagene i bildet Ordregrunnlag.
  • Tilbud
    Her ser du de tilbudene som gjelder kunden. Alle tilbud vil også vises under bildet Tilbud hvor du kan jobbe mer med disse.
  • Ordre
    Her ser du de ordrene som gjelder kunden. Alle ordre vil også vises under bildet Ordre hvor du kan jobbe mer med disse.
  • Fakturaer
    Oversikten viser alle fakturaer som angår kunden. Når en ordre er fakturert og har lagt seg under denne fanen, har den fått fakturanummer og kan ikke endres. Eventuelle feil må i så fall korrigeres med kreditnota og eventuell ny faktura.
  • Fakturaavtaler
    Her registrerer du alle fakturaavtaler som gjelder kunden.
  • Prisvarianter
    Du kan bygge opp ulike prisvarianter som gjelder kunden.

 

 

Egenskaper

Alle aktuelle felt i bildet kan gjøres synlige i de enkelte listene ved hjelp av Feltvelgeren.

 

ClosedBeskrivelse av egenskaper under Detaljer

Felt

Beskrivelse

Generelt

Navn

Aktørens navn.

Kundenummer

Manuell inntasting.

Organisasjonsnummer

Forbindelsens organisasjonsnumme eller alternativt fødselsnummer dersom kunden er en person.

Lokalitet

Land

Velg land fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet.

Fylke

Velg fylke (kun Norge) fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet.

Språk

Velg språk.

Postadresse / Besøksadresse / Fakturaadresse

Adresse1 - 4

Postadresse1 er synlig på faktura. På utland er også Postadresse2 synlig. Trenger du flere adressefelt på utskrift av ordre, pakkseddel eller faktura, må blanketten redigeres. Dersom Fakturaadresse er fylt ut, benyttes denne på faktura i stedet for Postadresse.

Poststed

Velg poststed ved å taste inn postnummer eller søke fra nedtrekksmenyen til høyre i feltet.

Land

Velg landkode.

Selskap

NB! Denne gruppen er kun synlig dersom kunden er en organisasjon.

Hovedbransje

Velg bransje fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet.

Bransjer

Velg bransje fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet. Bransjelista vedlikeholdes under meny Generelt | Bransjer i gruppen Vedlikehold under fane Hjem i båndet øverst i bildet i hovedinduet.

Selskapsform

Eksempel på selskapsform kan være AS, ANS, ENK, osv. Velg fra nedtrekkmeny til høyre i felt.

Etableringsdato

Velg dato fra kalenderen som du finner fra nedtrekksmenyen til høyre i feltet, eller skriv inn dato med punktum som skilletegn.

Antall ansatte

Antall personer som er ansatt i selskapet.

Forhandler

Velg Ja fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet dersom kunden også er en forhandler. Feltet Forhandler er tilgjengelig under ordreregistreringa der du kan velge fra liste. Kunden blir synlig kun dersom det står Ja her.

Internett

Epost1

Du kan registrere 2 e-postadresser til forbindelsen. Du kan sende e-post direkte til en forbindelse ved å klikke på e-post-knappen til høyre i feltet. 

 

Epost2

Web1

Du kan registrere 2 nettsider til forbindelsen. Nettsiden kan åpnes ved å klikke på Åpne-knappen til høyre i feltet.

 

Web2

Telefoner

Telefon

Du kan registrere 2 telefonnummer til forbindelsen.

 

Telefon 2

Mobiltelefon

Du kan sende SMS ved å klikke på knappen til høyre i feltet.

Telefaks

 

Sosialt
Sosiale medier

Lenker til ulike sosiale mediar, slik som LinkedIn, Facebook, Twitter, osv.

Tekst

Tekst

I tekstfeltet kan du skrive inn diverse opplysninger om den enkelte forbindelse. Denne kan du ved hjelp av Feltvelger trekke inn i listevisningen.

Diverse

Kategorier

Velg kategori fra listen ved å klikke på knappen til høyre i feltet. Med kategorier kan du gruppere forbindelsene etter ønske, for eksempel pr. fylke. Det er mulig å legge til flere kategorier. Nye kategorier kan legges til i bildet over tilgjengelige kategorier, ved å klikke på Endre knappen øverst i bildet. Du kan også legge til og sette opp kategorier under valget Kategorier i Bildevelgeren.

Valuta

Benyttes dersom du for eksempel ønsker å fakturere i EUR i stedet for NOK.

Reklame-reservasjon

Setter du Ja i dette feltet, betyr det at firmaet ikke skal ha tilsendt reklame. I følge norsk lov har alle rett til å reservere seg.

Bankkontonummer

Forbindelsens bankkontonummer kan tastes inn.

Etablert som kunde

Dato for oppretting som kunde.

Klientkobling

Dersom kunden er en egen klient, knyttes klienten til kunden her.
ClosedBeskrivelse av egenskaper under Egenskaper

Felt

Beskrivelse

Økonomi

Avgiftspliktig

Velg Ja dersom kunden er avgiftspliktig. Det betyr at det er MVA-feltet i detaljkortet på produktet som bestemmer avgiften ved registrering av ordre.

Kreditverdig

Dersom du setter Nei i dette feltet, vil det i kundelista og ordreregistreringen vises et rødt flagg i kolonnen Kredittverdig.

Kredittdager

Antall dager fra fakturadato til siste betalingsdag. Feltet kan overstyres ved registrering av ordre.

Hovedbokskonto

Velg hovedbokskonto for kunden fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet. 

Ratingkode

Feltet forteller om kundens status, for eksempel ”God kredittverdighet” eller ”Kreditt mot sikkerhet”. Feltet er fritt definerbart. Koden gis fra de forskjellige finansanalyseselskaper i form av en rapport som du kan bestille.

Skattekommune

Veg kommune fra nedtrekkmenyen til høyre i bildet.

Avdelig

Velg avdeling fra nedtrekkmeny til høyre i feltet. Avdeling vedlikeholdes under Økonomi | Avdelinger fra klientbildet, i fanen for Klient og gruppe Innstillinger.

Alfasøk

  

Alfasøk

Systemet foreslår samme navn som navnet på kunden.

Fakturering

Samle fakturalinjer

Du kan samle fakturalinjer produktvis eller etter produktkategori.

Samle ordrelinjer

Du kan velge å samle ordrelinjene.

Nets Betaleravtale

Dersom du benytter avtalegiro på kunden, må dette angis.

Fakturerende klient

Dersom fakturaen skal sendes fra en annen klient, angis denne.

Bruk factoringavtale

Dersom firma har opprettet factoringavtale, må du angi om du skal benytte denne på kunden.

Standard kontakt for ordre

Velg standard kontaktperson. Foreslås som standard kontakt ved registrering av ordre på kunden.

Ordregrunnlag-rapport

Velg om det automatisk skal legges ved rapport fra ordregrunnlagsarkivet som vedlegg til faktura. Dette gjelder kun elektronisk faktura og faktura til e-post.

Elektronisk faktura

Distribusjonsmåte

Dersom firma benytter EHF-faktura eller Visma AutoInvoice, må aktuell distribusjonsmåte for denne kunden angis. Distribusjonsmåten viser hvorvidt faktura er distribuert til skriver, e-post eller i EHF-format. Når du sender faktura via Visma AutoInvoice vil du ikke få opp utskriftsbildet. Les egen veiledning.

Krever bestillingsnr

Enkelte kunder krever bestillingsnummer. Dette kan du registrere i samme bildet. På ordren er det da lagt inn en sjekk når den settes til fakturaklar. Hvis kunden mottar EHF-faktura og koden er satt til Ja, får du melding dersom bestillingsnummer mangler. Les egen veiledning.

Faktura som PDF-vedlegg

Du kan knytte vedlegg til ordren og disse vedleggene blir automatisk med ved utsending av faktura i EHF-format og til e-post.

EDI-operatør

Angi navn på gjeldende meldingssentral for denne kunden

EDI-adresse

Angi adresse på gjeldende meldingssentral for denne kunden

 

 

Kundeliste

Utskrift

For å ta ut en liste over firmaets kunder, kan du klikke på skriveren i headingen eller taste Ctrl+P.

 

Kunde­listen kommer ut alfabetisk og inneholder oversikt over alle kunder eller utvalgte kunder hvis du har valgt en kategori. Listen viser kundenavn, kundenummer, postnummer/-sted, telefon­opplysninger, e-postadresse, Webadresse samt oversikt over egne og andre forbindelser.

 

Eksport

I tillegg til kan du eksportere kundelisten til Microsoft Excel ved å velge Eksport | Excel i menyen eller høyreklikke i listen og velge Eksporter til Excel. Fra menyen kan du velge å ta ut Ren kundeliste, Med kontaktpersoner, Med andre forbindelser eller Med egne forbindelser.

 

 

Kundekort / utvidet kundekort

For å få ut kundekort eller utvidet kundekort med og uten økonomi må du velge ønsket kunde i kundelisten, høyreklikke og velge det du ønsker fra menyen.

Kundekortet inneholder opplysninger som kundenavn, kundenummer, adresser, telefonnummer, e-post­adresser, webadresser samt oversikt over kontaktpersoner, egne og andre forbindelser.

 

Det utvidede kunde­kortet inneholder i tillegg oversikt over antall tilbud med status udefinert, antall ordrer, antall faktura hittil i år og antall faktura hittil i fjor m/sum (kr).

 

Har du et regnskapsbyrå med tilknytningskunder/online kunder, kan du også få med hvilke lisenser kunden har kjøpt.

 

 

Duplikate kunder

For å unngå at kundene er registrert to ganger, kan du kjøre en rutine som sammenligner organisasjons­nummer. Du vil da få beskjed dersom kunden er registrert to eller flere ganger. Rutinen kjøres fra kunde­listen.

 

Marker en hvilken som helst kunde, høyreklikk og velg Finn duplikate kunder fra menyen. Kundene blir sammenlignet, og du får spørsmål om de skal slås sammen, og om du vil slette den ene.

 

 

Lage ordre / tilbud fra kundelisten

Du kan opprette nye tilbud og lage nye ordrer direkte fra kundelisten.

 

Dette kan du gjøre på følgende måter:

  • Velg kunde ved å dobbeltklikke eller trykke Ctrl+Enter
  • Velg Ordre eller Tilbud i bildevelgeren til venstre

eller

  • Marker kunden, høyreklikk og velg Lag ordre/Lag tilbud
  • Hurtigtastene Ctrl+F2 (ordre) eller Ctrl+F3 (tilbud)

 

Du kan selvsagt også gå til Ordrebildet eller Tilbudsbildet og opprette dem der.

 

 

Samle fakturalinjer alle kunder (pr. klient)

Under Egenskaper på kunden i gruppen Økonomi kan du velge å samle fakturalinjer pr. produkt eller pr. produktkategori.

 

Dersom du velger samling pr. produktkategori, vil alle linjene innenfor samme produktkategori summeres og legges ut med tekst, kontonummer og eventuelt avdeling på faktura.

 

NB! Forutsetningen for at dette skal virke, er at det opprettes et produkt med samme nummer som Produktkategori som tildeles samme produktkategori, samt at produktgruppen er satt til Ekstern timeart.

 

Eksempel:

Opprett produktkategori på vanlig måte og som du kaller Andre varer under produktgruppen Ekstern timeart:

 

Dette gjøres under fane Klient, og valget Gruppering | Salg | Produktkategorier i gruppen Innstillinger.

 

Opprett deretter et produkt som du legger i produktgruppe Ekstern timeart med navn Andre varer OG produktkategori Andre varer:

 

 

Sette reklamereservasjon på / av - alle klienter eller kunder (pr. firma / klient)

Marker aktuelle klienter i klientlisten i oppstartsbildet eller aktuelle kunder i kundelisten etter valgt klient.

 

Velg så Endre på høyre musetast meny, og sett ønsket valg for Reklamereservasjon (Ja/Nei).

 

 

Avgiftspliktig på / av - alle klienter eller kunder (pr. firma / klient)

Marker aktuelle klienter i klientlisten i oppstartsbildet eller aktuelle kunder i kundelisten etter valgt klient.

 

Velg så Endre på høyre musetast meny, og sett ønsket valg for Avgiftspliktig (Ja/Nei).

 

 

Samle faktura/ordrelinjer - alle klienter eller kunder (pr. firma / klient)

Marker aktuelle klienter i klientlisten i oppstartsbildet eller aktuelle kunder i kundelisten etter valgt klient.

 

Velg så Endre på høyre musetast meny, og sett ønsket valg for Samle fakturalinjer (Nei, Pr. produkt eller Pr. produktkategori) og/eller Samle ordrelinjer (Ja/Nei).

 

 

Koble klient og kunde

Klienten er både et firma/en klient hvor du utfører tjenester, og kunde som skal faktureres av byrået. Du må derfor koble klient og kunde.

 

Slik gjør du:

  • Stå i oppstartsbildet med klientlisten
  • Åpne klient som skal kobles mot kunde hos byrået
  • Velg Klient i bildevelgeren
  • Åpne Detaljbildet og angi klienten kundenummer i feltet Kundekobling
  • Avslutt klient
  • Åpne byråklient (000)
  • Velg kunden ved å dobbeltklikke i kundelisten
  • Gå til Detaljbildet
  • I gruppen Diverse velger du Klientkobling
  • Angi Klientnummeret som tilhører kunden.

 

 

Annen utfakturerende klient

Benytter dere forskjellige firma/byrå når dere fakturerer kunder, må kundene opprettes på hvert av firmaene/byråene.

 

Ved hjelp av denne funksjonen kan du raskt koble kunden til utfakturerende byrå.