Visma DI

Du er her: Dokumentasjon > Visma DI Meny > Hjem > Prosesser

Prosesser

Generelt

En prosess består av en rekke arbeidsoppgaver som er knyttet sammen og gjøres i en bestemt rekkefølge. En arbeidsprosess i Visma DI kan bestå av rutiner fra DI-Office og DI-Business/Visma Business, oppstart av DI-PaperLess, DI-Trioplan, Microsoft Word og Microsoft Excel og kan i tillegg inneholde eksterne oppgaver og sjekkpunkter.

Du kan importere ferdige prosesser, tilpasse disse eller bygge opp dine egne.

Prosessene finner du under bildevelgeren under hjem (navnet ditt) i Visma DI Meny (oppstartsbildet).

Se også

Bildevelgeren

For hver rutine vises en status og hvor i prosessen bruker er - hva som er pågående og hva som er fullført. Start tidspunkt, slutt tidspunkt og varighet lagres for hver rutine. Disse verdiene kan manuelt overstyres. Det er også en grafisk statistikk som viser tidsforbruket for hver oppgave, samt en logg som viser hver oppgave med status, beskrivelse, utførende, start og slutt tidspunkt.

Prosessene bygges opp ved å dra rutinene inn og slippe de på malen.

NB! Ved installasjon finnes ingen tilgjengelig prosesser. Se eget avsnitt for import av prosesser og for å opprette ny prosess.

Tilgjengelighet

Alle prosesser vil være tilgjengelig for alle byråansatte. Rutinene som startes i DI-Office og DI-Business vil imidlertid kun kunne benyttes av ansatte som har tilgang til klienten/rutinen. I tillegg vil rutine for å nullstille klient kun være tilgjengelig å kjøre for en DI-Business administratorbruker.

Beskrivelse

Du kan formatere beskrivelser på prosesser og prosesskommandoer, legge inn bilder og hyperlenker, osv:

Vanlige teksbehandlingsvalg finner du i båndet øverst i bildet, i fanen for Tekst:

Maler

Bildet viser en oversikt over prosessmaler som er opprettet. Du kan også i menyen laste ned og importere standard prosesser fra Visma.

Beskrivelse av valgene i menyen

Kommando	Beskrivelser
Redigering
Ny / Endre / Slett	Disse valgene lar deg opprette ny prosess, endre en eksisterende prosess, eller slette valgt prosess. Valgene er også tilgjengelig ved å merke prosessmalen i oversikten og trykke høyre musknapp.
Kopier prosessmal	Lager en kopi av valgt prosessmal. Valgene er også tilgjengelig ved å merke prosessmalen og trykke høyre musknapp.
Handlinger
Start	Her starter du opp valgt prosess. Du får spørsmål om navn på den nye prosessen og hvilken klient du ønsker å kjøre prosessen på.
Importer prosess	Her kan du importere prosesser, enten fra fil eller fra Visma. Se eget avsnitt for import av prosesser fra Visma.
Innstillinger
Prosesskategorier	Her kan du opprette kategorier som kan knyttes til prosessene.

Importer prosesser fra Visma

Dersom du ønsker å importere standard prosesser fra Visma, velger du Importer prosess | Last ned fra menyen:

Etter nedlasting vil prosessen kunne velges under tilgjengelige prosesser i valget for Maler i bildevelgeren til venstre i bildet:

Meny: Ny og endre prosess

Når du lager en ny prosessmal, eller åpner en eksisterende prosessmal, får du ulike valg i menyen øverst i bildet.

Beskrivelse av valgene i menyen

Kommando

Beskrivelse

Navigasjon

Hovedvindu

Åpner hovedvinduet til Visma DI.

Vindu

Viser en oversikt over åpne vindu.

Lagring

Lagre og lukk

Lagrer endringer som er utført på prosessen og lukker så bildet/prosessen.

Lagre

Lagrer endringer som er utført på prosessen.

Test

Prøvekjør kommando

Her kan du prøvekjøre valgt kommando uten at denne blir merket som utført.

Handling

Start denne prosessen

Her starter du opp valgt prosess. Du får spørsmål om klient du ønsker å kjøre prosessen på.

Legg ved dokumentasjon

Her kan du legge inn dokumenter for beskrivelse ol. av prosessen.

Du får en oversikt over dokumentasjon som er koblet til prosessen i hovedbildet til prosessen:

Fra dette bildet kan du også opprette ny dokumentasjon, endre koblet dokumentasjon, slette og åpne dokumentasjonen.

Slett

Dette sletter valgt prosess.

Lagre til fil

Her kan du lagre prosessen som en fil.

Flytt

Benytt pilene for å flytte valgt kommando opp og ned i listen av valgte kommandoer i prosessen.

Sett inn

Gruppe

Du kan gruppere oppgavene i prosessen etter eget ønske. Her setter du inn ny gruppe.

Hurtigsteg

Velg kommando du ønsker å sette inn. Se eget avsnitt som beskriver aktuelle hurtigsteg.

DI-Business kommando

Her setter du inn en DI-Business kommando i valgt prosess. Du kan velge mellom alle tilgjengelige rutiner i DI-Business.

DI-Office kommando

Her setter du inn en DI-Office kommando i valgt prosess. Du kan velge mellom alle tilgjengelige rutiner i DI-Office.

Annen prosess

Du kan velge å hente inn en annen prosess og kjøre denne sammen med denne prosessen.

NB! Skal en prosess inneholde en annen prosess, er det en forutsetning at prosessene kjøres på samme firma/klient!

Se også

Opprette ny prosessmal

Pågående

Beskrivelse av valgene i menyen

Kommando	Beskrivelse
Redigering
Ny / Endre / Slett	Disse valgene lar deg opprette ny prosess, endre en eksisterende prosess, eller slette valgt prosess. Valgene er også tilgjengelig ved å merke den pågående prosessen i oversikten og trykke høyre musknapp.
Handlinger
Endre utførende	Det er ikke alltid at den som starter opp en prosess vil være den som skal fullføre denne. Med dette valget kan du endre utførende på prosessen.

Bildet viser en oversikt over pågående prosesser, dvs. prosesser som er startet men ikke fullført. I listen vil du kunne se enkel informasjon om prosessen, slik som navn, kategori, datoer, hvem som er utførende, hvilken klient dette gjelder og fremdriften på prosessen, dvs. hvor mange steg som er utført:

Meny: Endre pågående prosess

Beskrivelse av valgene i menyen

Kommando	Beskrivelse
Navigasjon
Hovedvindu	Åpner hovedvinduet til Visma DI.
Vindu	Viser en oversikt over åpne vindu.
Lagring
Lagre og lukk	Lagrer endringer som er utført på prosessen og lukker så bildet/prosessen.
Lagre	Lagrer endringer som er utført på prosessen.
Handling
Endre navn	Her kan du endre navn på prosessen.
Rediger	Dersom du har behov for å redigere den pågående prosessen kan du gjøre dette her. Dette vil gjøre endringer på selve prosessen og ikke prosessmalen som var utgangspunkt for denne.

Fullførte

Bildet viser en oversikt over fullførte prosesser.

Beskrivelse av valgene i menyen

Kommando	Beskrivelse
Redigering
Endre / Slett	Disse valgene lar deg endre en eksisterende prosess, eller slette valgt prosess. Valgene er også tilgjengelig ved å merke den fullførte prosessen i oversikten og trykke høyre musknapp.

Meny: Endre fullført prosess

Beskrivelse av valgene i menyen

Gruppe	Beskrivelse
Navigasjon
Hovedvindu	Åpner hovedvinduet til Visma DI.
Vindu	Viser en oversikt over åpne vindu.
Lagring
Lagre og lukk	Lagrer endringer som er utført på prosessen og lukker så bildet/prosessen.
Lagre	Lagrer endringer som er utført på prosessen.
Handling
Endre navn	Her kan du endre navn på prosessen.
Rediger	Dersom du har behov for å redigere den fullførte prosessen kan du gjøre dette her. Dette vil gjøre endringer på selve prosessen og ikke prosessmalen som var utgangspunkt for denne.

Opprette ny prosessmal

Når du skal opprette en ny prosessmal for byrået, velger du først Ny i menyen øverst i bildet under Maler i bildevelgeren, og så gir du prosessen et navn, f.eks. Bilagsbehandling.

Du kan også lage en beskrivelse av prosessen og knytte til dokumentasjon om du ønsker, samt legge til kategori.

Fra kolonnen Tilgjengelige kommandoer kan du i dette eksempelet velge Registrering av årsbilag og Buntbehandling under DI-Business | DI-Regnskap | Bilag. Rutinene velges ved at du "drar" rutinen fra kolonnen Tilgjengelige kommandoer og slipper den i prosessen du har opprettet.

Til slutt kan du du kan også sette inn en påminnelse på de ulike oppgavene i prosessen om du ønsker dette.

Tilgjengelige kommandoer

Kommando

Beskrivelse

Ny gruppe

Du kan gruppere oppgavene i prosessen etter eget ønske.

Hurtigsteg

Under hurtigsteg finner du kommandoene:

Kommando

Beskrivelse

Du kan registrere en beskrivelse/informasjonstekst for en rutine/handling.

Send e-post

Dersom du i løpet av prosessen skal sende en eller flere e-poster, kan du legge inn dette som oppgaver. Du kan også benytte flettekoder i feltene for e-post.

Vis nettside

Du kan legge inn sti til aktuell nettside som skal åpnes i løpet av prosessen. Du kan også benytte flettekoder i feltet for nettadresse.

Vis en fil/start et program

Du kan ved dette valget for eksempel starte et eksternt system/program eller åpne en valgt fil.

NB! Dersom filnavn benyttes i Parameter/Fil og filsti eller filnavn inneholder mellomrom må filsti og filnavn skrives inn med anførselstegn.

DI-Office

Du kan velge mellom alle tilgjengelige rutiner i DI-Office. Under her finner du også gruppen DI-Business, som inneholder bl.a. oppstart av Fellesrutiner og noe rutiner som startes fra DI-Business-fanen i menyen.

Tips: Dersom du starter opp kommandoen for Fellesrutiner har du også mulighet til å sette Profil fra Fellesrutiner som skal benyttes under kjøring av prosessen. Dersom profilen ikke finnes blir den ignorert.

DI-Business

Du kan velge mellom alle tilgjengelige rutiner i DI-Business. Se også forrige punkt vedr. DI-Business-gruppen under DI-Office.

Program

Du kan i tillegg til standard Visma DI programmer, starte DI-PaperLess, DI-Trioplan, DI-Office Admin, DI-XML Xtran import, DI-XML-import, Microsoft Word og Microsoft Excel.

Dersom du ønsker å starte opp Microsoft Word eller Microsoft Excel med en bestemt fil kan du enten skrive inn hele filstien og filnavnet under Parameter/Fil eller under Fil/Program. Skriver du inn hele filstien og filnavnet under Parameter/Fil vil Microsoft Windows åpne filen i det programmet som er knyttet opp mot det valgte dokumentet.

NB! Dersom filnavn benyttes i Parameter/Fil eller Fil/Program og filsti eller filnavn inneholder mellomrom må filsti og filnavn skrives inn med anførselstegn.

Eksempel: "C:\Filsti med mellomrom\filnavn med mellomrom.xlsx"

Prosesser

Du kan velge å hente inn en annen prosess og kjøre denne sammen med denne prosessen.

NB! Skal en prosess inneholde en annen prosess, er det en forutsetning at prosessene kjøres på samme firma/klient!

Egenskaper kommandoer

Kommando

Beskrivelse

Navn

Velg et navn på prosessen/kommandoen.

Kategori

Dette kan kun settes på selve prosessen. Kategorier opprettes i prosesser-menyen i hovedbildet.

Frist med påminnelse

Her kan du sette inn påminnelse på kommandoen. Du får da opp et standard DI-Office påminnelsesbilde når tiden har utløpt:

Klientegenskaper

Her kan du velge om prosessen skal kjøres på standard valgt klient for prosessen eller overstyres.

Kommando

Her velger du kommando som skal kjøres. Har du valgt DI-Business kommando får du opp kommandoer for DI-Business, og har du valgt DI-Office kommando får du opp kommandoer for DI-Office.

Profil

Dette valget er kun tilgjengelig om du har valgt kommando Fellesrutiner. Du har mulighet til å sette Profilfra Fellesrutiner som skal benyttes under kjøring av prosessen:

Dersom profilen ikke finnes blir den ignorert.

Fil/Program /
Paramenter/Fil /

Start i (mappe)

Disse valgene er kun tilgjengelig om du har valgt kommando for å starte opp Microsoft Word eller Microsoft Excel, eller annet egendefinert program.

Du kan starte opp disse programmene med en bestemt fil ved å enten skrive inn hele filstien og filnavnet i feltet, under Parameter/Fil eller under Fil/Program. Skriver du inn hele filstien og filnavnet under Parameter/Fil vil Microsoft Windows åpne filen i det programmet som er knyttet opp mot det valgte dokumentet.

NB! Dersom filnavn benyttes i Parameter/Fil eller Fil/Program og filsti eller filnavn inneholder mellomrom må filsti og filnavn skrives inn med anførselstegn.

Eksempel: "C:\Filsti med mellomrom\filnavn med mellomrom.xlsx"

e-post-felter

Dersom du i løpet av prosessen skal sende en eller flere e-poster, kan du legge inn dette som oppgaver. Du kan også benytte flettekoder i feltene for e-post.

Nettside-felt

Du kan legge inn sti til aktuell nettside som skal åpnes i løpet av prosessen. Du kan også benytte flettekoder i feltet for nettadresse.

Beskrivelse

Her kan du sette inn en beskrivelse av prosessen.

Dokumentasjon

Her får du en oversikt over dokumentasjon som er koblet til prosessen.

Gjennomføre prosess

Når du skal kjøre en prosess, gjør du følgende:

Velg Prosesser | Maler i bildevelgeren.
Velg ønsket prosess i listen over Prosessmaler.
For å starte en prosess, trykker du på "Start-knappen" i menyen øverst i bildet.
Velg hvilket firma/klient prosessen skal kjøres på, og evt. eget navn på denne prosessen.
Velg deretter å gjennomgå alle punkter i gjeldende prosess. Listen over oppgaver som skal gjøres, finner du til venstre. Hver oppgave må startes og fullføres. Du kan også legge inn en Kommanter til utførelse på hver oppgave etter hvert som du jobber deg gjennom disse.
Når prosessen er gjennomført skal alle punkter i listen være avkrysset, og du finner den igjen under Prosesser | Fullførte. Mens prosessen er i arbeid vil den finnes under Prosesser | Pågående.

Tastatursnarveier

Du kan benytte tastatursnarveier for å starte, velge neste, fullføre og sette status på kommandoer i prosessene.

Beskrivelse av snarveier

Snarvei	Beskrivelse
Alt + S	Velge start kommando.
Alt + N	Velge neste kommando.
Alt + F	Velge fullfør kommando.
Alt + 1	Sett status: Ikke påbegynt.
Alt + 2	Sett status Pågående på kommandoen.
Alt + 3	Sett status Fullført på kommandoen.
Alt + 4	Sett status Venter på andre på kommandoen.
Alt + 5	Sett status Utsatt på kommandoen.
Alt + 6	Sett status Avbrutt på kommandoen.
Alt + 7	Sett status Ikke aktuell på kommandoen.

Pågående og fullførte prosesser

Du får en oversikt over pågående og fullførte oppgaver i disse bildene.

Det er også mulig å ta utvalg i listen over prosesser i disse bildene:

Statistikk og Logg

I bildevelgeren for hver prosess finnes valgene Statistikk og Logg. Du kan se hvor i prosessen bruker er, hva som er pågående og hva som er fullført. Det tas vare på start tidspunkt, slutt tidspunkt og varighet for hver rutine. Disse verdiene kan overstyres manuelt.

Den grafiske statistikken viser tidsforbruket for hver oppgave. Loggen viser hver oppgave med status, beskrivelse, utførende, start og slutt tidspunkt.

Tips! Det er mulig å skrive ut prosess-loggen ved å trykke på Utskrifts-knappen i bildet: