Dokumenter (Hjem)

Innledning

Meldinger og E-post finner du i valget for Hjem i bildevelgeren i oppstartsbildet, da dette er funksjoner som er knyttet til innlogget bruker. Det samme gjelder KS Håndboken.

 

Dokumenter er knyttet til klient/firma og er derfor tilgjengelig i bildevelgeren etter at du har valgt hvilken klient/firma du skal jobbe med.

Se også

	Hjem
	Dokumenter (DI-Office)

 

 

Meldinger

I DI-Office skiller vi mellom (interne) meldinger og e-post.

 

Meldinger er en integrert del av DI-Office og fungerer uavhengig av E-post programmer som for eksempel Microsoft Outlook. Dersom en person er bruker av systemet, og i tillegg er registrert Medarbeider, kan du sende interne meldinger.

 

Velg Meldinger i bildevelgeren til venstre i Oppstartsbildet. Under kategorien Meldinger kan du åpne eksisterende meldinger, slette og svare på mottatte meldinger. De samme valgene får du også ved å høyreklikke på en melding. Når meldingene er lest, blir de markert som lest, og du får opp dato for når den er lest. Du kan når som helst markere en melding som ulest eller lest. I mappelisten til venstre kan du lese dine sendte elementer under menyen Sendte.

 

Rapportmottakergruppene vedlikeholdes under kategorien Meldinger.

 

Sende ny intern melding

Slik gjør du: Velg kategorien Ny fra menyen eller høyreklikk i meldingslisten og velg Ny. Skriv inn deler av navnet eller velg fra liste til høyre i feltet. Skriv inn emne og tekst meldingen Under feltet for Vedlegg kan du eventuelt søke fram et vedlegg som du ønsker å ha med I feltet Viktighet kan du velge mellom Høy, Lav og Normal

 

Merk! Dersom det står et tall i parentes utenfor den enkelte mappa, betyr det at det ligger samme antall uleste meldinger der.

 

For å kunne sende/motta rapporter, må du ha tilgang til modulen Dokumenter.

 

 

E-post

E-postmodulen har integrasjon med Microsoft Outlook. Den gir deg mulighet til å lese all post fra DI-Office.

 

Om du ønsker, kan du importere e-postene slik at de kan lagres under den enkelte forbindelse.

 

Microsoft Outlook

For å få til en integrasjon, er det en forutsetning at du bruker Microsoft Outlook.

 

Bildet er delt i 2 deler, der du vil finne samme mappestruktur som du har i Microsoft Outlook på venstre side. Innboksen med e-postene finner du til høyre. Du kan du velge hvordan du vil behandle dem fra menyen øverst eller ved å høyreklikke i listen.

 

Innboks

Innboksen har en litt annen inndeling enn i Microsoft Outlook. I tillegg til Navn, Emne og Dato har du felt for Status og Aktør samt Retning (inngående eller utgående). Ved hjelp av Feltvelger kan du, som alle andre steder i DI-Office, velge å slette eller legge til kolonneoverskrifter.

 

Behandling av e-post

Manuell behandling av e-posten betyr at du slipper å få med uinteressant post inn i DI-Office. Du velger kun det som du ønsker å ta vare på, og arkiverer det under aktuell forbindelse.

 

Før du starter første gang, anbefales det at du går gjennom alle mappene og velger Les fra Outlook når de er markert. For å se mappene, må du velge Vis mapper i gruppen Visning under kategorien E-post. Ved å velge Vis leserute vil du se innholdet nederst i bildet. Du kan velge å importere til DI-Office.

 

Du kan både velge å avvente import for en bestemt melding og å ekskludere bestemte e-poster fra importen. Du har også anledning til å ekskludere bestemte adresser, slik at du slipper å få med søppelpost inn i DI-Office. Du finner samme meny ved å merke en e-post og deretter høyreklikke.

 

Alle meldinger blir liggende igjen i Microsoft Outlook etter import.

 

Slik importerer du e-post til DI-Office: Velg Vis mapper i gruppen visning under kategorien E-post Velg innboks eller ønsket mappe Velg Les fra Outlook Merk en eller flere meldinger Koble til aktør, velg eventuelt å legge avsenders e-postadresse til forbindelsen/aktøren Importer melding eller Importere til DI-Office

 

Du vil nå finne igjen meldingen under E-post på den forbindelsen du koblet den til. Har du tilgang til modulen Dokumenter vil du også finne importert e-post der. Du vil se at importert e-post er merket Importert.

 

Meldinger som du velger å slette blir også slettet fra Microsoft Outlook.

 

Merk! Dersom du ikke får lest e-post fra Microsoft Outlook, kan du sjekke følgende: Velg Innstillinger under kategorien E-post. Endre antallet i Vis meldinger som er X antall dager/uker/måneder/år gamle.

 

Merk! Hvis du skal få lagret en Microsoft Outlook-melding i DI-Office må innlogget bruker være medarbeider.

 

Les mer om intergrasjon mellom DI-Office og Microsoft Outlook i egen veiledning.

 

 

KS Håndbok

Denne modulen gir integrasjon med KS Håndbøker. Du kan fritt bygge opp en egen struktur på dette, for eksempel ved å ta utgangspunkt i en KS Håndbok og bygge opp/tilpasse strukturen med en mappe for beskrivelser, en for maler, osv.

 

Importer KS Håndbok

For å importere en KS Håndbok i DI-Office, må bruker ha administratorrettigheter.

 

Slik gjør du: Installer KS Håndboken etter beskrivelse fra leverandør. Velg KS Håndbok i bildevelgeren (Oppstartsbilde). Høyreklikk i visningsvinduet og velg Importer dokumenter/håndbøker. Trykk på knappen Velg mappe, og bla fram til mappen som inneholder håndboken. Marker for hvilke egenskaper som skal gjelde for importen og velg Neste. Trykk på Finn dokumenter. Alle dokumentene som ligger i mappen, vises og er merket av for import. Slå eventuelt av merket på de dokumenter du ikke ønsker å importere. Velg Importer, og dokumentene kopieres inn i DI-Office Når importen er utført velg OK

 

Importer maler fra KS Håndbok

Når du har importert en KS Håndbok, kan du benytte flettefunksjonen i DI-Office og la systemet hente ut opplysninger som for eksempel firmanavn, adresse, telefonnummer osv. slik at skjemaer fylles ut automatisk.

 

Har du avtale med Regnskap Norge (tidligere NARF), kan du få oppdaterte skjema hos oss. Ta kontakt for dette.

 

Slik importerer du dokumenter til bruk for fletting: Velg meny Dokument | Dokumentmaler Velg knappen KS Håndbok Ekspander slik at du ser alle malene og hak av for de du ønsker å importere Fyll ut Emne, Vår ref. og Deres ref. Velg Importer

 

Merk! Feltet Emne er det samme som du ser i Kundebildet, i fanen Arbeidsdokumenter Dokumenter. Haker du av for Privat vil ikke dokumentet vises for andre

Se også

Flett dokumenter