Dokumenter

Generelt

Under dokumenter kan du bl.a. importere dokumenter, få en oversikt over alle dokumenter, lage og endre dokumentmaler, samt sende interne rapporter og flette dokumenter.

Se også

	Dokumenter (Hjem)
	Dokumentmaler
	Flett dokumenter
	Eksterne dokumentmapper
	Etiketter/Brevmaler

 

 

Importere dokumenter

Hensikten med å importere dokumenter er å samle alle dokumentene i DI-Office. På den måten har du et sted hvor du år en komplett oversikt over alle dokumentene dine.

 

Når du utfører en import av et dokument, lages det en kopi av det eksisterende dokumentet som vil finnes i DI-Office. Originaldokumentet fortsatt ligge på samme sted som før importen.

 

Importen gjennomføres i 4 trinn:

 

 

Flett dokumenter

I DI-Office kan du lage flettedokumenter og sende til forbindelsene dine. Før du kan flette dokumenter, må du lage en mal med flettekoder for data fra DI-Office. Tabellen nedenfor viser kombinasjoner av dokumenttyper og utskrifts­destinasjoner som støttes av DI-Office:

 

Flett til:

Dokumenttype	Skriver	E-post som vedlegg A)	E-post som PDF-vedlegg B)
Microsoft Word	Ja	Ja	Ja
Microsoft PowerPoint	Ja	Ja	Ja
Microsoft Excel	Ja	Ja	Ja
HTML	Ja	Ja	Nei
Ren tekst	Ja	Ja	Nei
E-post (eml)	Ja	Ja	-

 

Merk! Fletting til e-post krever at du har definert en e-postkonto i DI-Office. Utskrift til PDF krever at du har installert PDF skriverdriver (leveres med installasjonsprogrammet i DI-Office).

 

Slik gjør du for å flette dokumenter: Velg meny Handlinger | Diverse | Flett dokumenter under kategorien Klient eller Flett dokumenter under kategorien Dokument (da har du valgt Dokumenter i bildevelgeren) Velg dokumentmal og evt. destinasjon. Velg mottakere ved søk eller ved hjelp av utvalg Start fletting ved å klikke på knappen nederst i bildet Legg inn Navn, gruppe, emne og vår/deres ref. og trykk OK

 

Merk! Ved søk: For- og etternavn skrives som ett navn i DI-Office. Dersom du vil søke på etternavn må du skrive for eksempel: *Hansen

 

Ønsker du å se et eksempel før du sender til forbindelse/utskrift kan du velge Test. Har du valgt fletting til e-post, vil du få et eksemplar i innboksen din, eventuelt på skriver dersom du har valgt det. Flettingen skjer mot innlogget bruker.

 

Flett dokument:

Felt	Beskrivelse
Egenskaper Dokument
Navn	Navnet som dokumentet har når det kommer i inn­boksen til mottaker
Gruppe	Den gruppen som malen tilhører i DI-Office
Emne	Overskriften på dokumentet når det lagres
Vår ref	Fylles inn i dokumentet ved bruk av flettekoden xxVårRef
Deres ref	Fylles inn i dokumentet ved bruk av flettekoden xxDeresRef
Fane Notat	Notatet vil vises når du høyreklikker på dokumentet og velger Detaljer fra menyen
Egenskaper E-post
Tema	Tema kommer i Emnefeltet i Microsoft Outlook
Tekst	Teksten kommer som vanlig tekst i selve e-posten
Vedlegg	Ekstra vedlegg i tillegg til det som flettes. Dersom du har brukt flettekoder i vedlegget, må du hake av for Bytt ut flettekoder i vedlegg for at systemet skal hente ut opplysninger fra basen.
Viktighet	Høy, normal eller lav i Microsoft Outlook
E-postkonto	Dersom du har flere mulige avsenderkontoer, kan du velge hvilken du vil benytte

 

 

Dokumentmaler

Før du kan lage nye dokumenter i DI-Office, må du opprette maler for de forskjellige typer dokumenter, for eksempel brevmal. Du kan også lage skjema der systemet fyller ut opplysninger som navn, adresser osv. Det gjelder opplysninger som allerede ligger i databasen.

 

Du kan lage dokumentmaler i Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, HTML-dokument, ren tekst eller E-post.

 

Dokumentmaler kan redigeres under Dokumentmaler i kategorien Dokument under gruppen Innstillinger. I tillegg kan du opprette nye maler, slette gamle maler, og endre malens egenskaper som tittel, gruppe, emne, referanser, osv.

 

Slik lager du ny dokumentmal: Åpne klienten/firmaet Velg fanen Ny i båndet øverst i bildet Dokumentmal i gruppen Dokument Velg Dokumenttype, Ttittel, Emne og Gruppe Trykk OK, og aktuelt program vil åpnes. Dokumentet får tildelt ett systembestemt navn. Marker ønsket flettekode fra dialogboksen til høyre og klikk Kopier Lim inn flettekoden(e), (høyreklikk og Lim inn) der du ønsker at opplysningene skal stå i dokumentet

 

Når malen er klar, lagres den under Nytt dokument hvor den kan nå benyttes for oppretting av nye dokumenter.

Se også

Etiketter/Brevmaler

 

Import av dokumentmaler

Du kan velge å importere egne dokumentmaler ved å velge Importer i gruppen Importer i båndet øverst i bildet for Dokumentmaler. Du får da opp et eget bilde hvor du kan velge maler du ønsker å importere. Det er også mulig å dra og slippe maler i bildet.

 

Benytter du KS Håndbok, kan du også importere dokumentmaler derifra ved å velge KS Håndbok. Kryss da av de ulike malene du ønsker å importere i importbildet som dukker opp.

 

 

Dokumentgrupper

Dokumentgrupper vedlikeholdes pr. klient/firma. Dokumentgrupper opprettes og vedlikeholdes i kategorien Klient under Gruppering | Dokumenter | Dokumentgrupper i gruppen Innstillinger etter at du har valgt firma/klient.

 

Du velger dokumentgruppe når du jobber med maler, lager nye dokumenter og importerer dokumenter. En dokumentgruppe kan for eksempel være "importert" eller "tilbud".

 

 

Søk i dokumenter

I Dokumentbildet vises alle dokumenter som ligger i basen. Det er nyttig når du skal søke etter dokumenter. Alle dokumenter kan åpnes og leses.

 

Du kan søke på bakgrunn av dato Fra og med – Til og med, eller ved å velge fra Intervallmenyen. Det er nødvendig å trykk Vis etter at du har endret utvalgskriterier. Benytt Feltvelger til å sortere. I dokumentbildet kan du for eksempel vise alle dokumenter opprettet eller importert under aktiv klient uansett avsender, mottaker eller forfatter.  Dersom et dokument endres vil du se hvem som har endret det og hvilken dato.

 

Velg Ctrl+F eller klikk på søkeknappen for å få frem søk etter filer, skriv inn søketekst med ett eller flere ord, og velg aktuelt(e) dokument(er).

 

Etter hvert som dokumentmengden øker, kan fritekstsøk ta noe tid, særlig dersom dokumentene er store. Det kan derfor være lurt å filtrere dokumentoversikten før du begynner å søke dersom du har en forestilling om i hvilket tidsrom dokumentet ble opprettet.

 

Merk! I Microsoft Word ligger det skjult en henvisning/sti til malen som ble benyttet ved oppretting av et Microsoft Word-dokument. Dersom dokumentarkivet flyttes fra en server til en annen og opprinnelig server fjernes, kan du få problem med å åpne dokumentet.   Visma DI Supportkan være behjelpelig med å endre malstien.

 

 

Send rapporter/dokumenter internt

Fra Diverse | Send rapporter/dokumenter internt under gruppen Handlinger i fanen Klient i båndet øverst i bildet, kan du for eksempel sende dokumenter til kolleger (medarbeidere).

 

Ønsker du å definere mottakergrupper, gjør du dette under Generelt | Rapport mottakergrupper under gruppen Innstillinger i fanen Klient i båndet øverst i bildet.

 

Slik gjør du: Klikk på Velg rapporter,. Du får tilgang til alle mapper/kataloger hvor du kan plukke ut dokument(er) Velg hvilken gruppe eller aktør du ønsker å sende rapporten til. Rapporten/dokumentet kan sendes til flere mottakere. Når rapporten/dokumentet er sendt, vil mottaker kunne se denne under Mine rapporter. Under Sendte rapporter vil du se alle rapporter du har sendt.

 

Merk! Hvis det er registrert e-post adresse på mottakere av interne rapporter, vil de få e-post varsel om at intern rapport er mottatt. Dobbeltklikk på aktuelt dokument for å åpne det.

 

Du kan alternativt sende rapportene fra bildet Meldinger.

 

Slik gjør du: I gruppen Handlinger under Diverse kan du velge Send rapporter/dokumenter internt Velg rapporter/filer ved å bruke knapp eller dra aktuelle rapporter fra Utforskeren og over i dette bildet. Du vil nå se rapporten ligge i listen, og du kan eventuelt legge til flere eller trykke Neste Velg Grupper eller Forbindelser som skal motta rapporten(e). Du kan velge om hele gruppen skal motta rapporten eller bare noen utvalgte Velg navn på mappen der du vil rapportene skal ligge tilgjengelig fra nedtrekkmenyen til høyre i feltet. Skriv inn kommentar og eventuelt periode

 

Rapporten(e) vil være tilgjengelig i den enkelte medarbeiders innkurv i den mappen hvor den ble lagret.