Visma DI

Import til Microsoft Office 2010 fra DI-Business

Innledning

Her er informasjon om hvordan du utfører import av opplysninger fra DI-Business til Microsoft Office 2010.

 

Informasjon om import til siste versjon av Microsoft Office finner du her.

 

Hvordan du utfører eksporten fra DI-Business finner du her.

 

 

Microsoft Word

Dersom du ønsker å sende samme brev til flere av dine forbindelser, for eksempel kunder, kan du hente reskontro­opplysningene og bruke disse til etiketter eller flettet inn i brev laget i Microsoft Word ved hjelp av flettekoder.

 

Flettekoder i brev

Start Microsoft Word og gjør følgende:

  • Opprett et tomt dokument dersom det ikke kommer frem automatisk
  • Velg kategorien Masseutsendelser og klikk på Start Utskriftsfletting og velg dokument­type Brev.
  • Under samme kategori (Masseutsendelser), velger du Velg mottakere og Bruk eksisterende liste.
  • Finn dokumentet du laget og velg filen.

    Du får da opp et slikt bilde:

    Trykk OK i bildet for å fullføre importen av listen.
  • Velg Sett inn flettefelt

    Alternativene du får, er de samme som du krysset av når du kjørte eksporten.
  • Plukk ut de feltene du ønsker i brevet.
  • Du har nå opprettet et nytt dokument/brev hvor du skal ha et innhold som skal sendes til flere kunder.
  • Skriv deretter inn innholdet i brevet.
  • Når du er ferdig med å redigere innholdet, kan du klikke på Forhåndsvis resultater, eller velge Fullfør og slå sammen.
  • Microsoft Word fletter dokumentet med de datafeltene du har lagret i datakilden og lager et nytt dokument. Antall sider i det nye dokumentet er avhengig av hvor mange kunder som ligger i datakilden – et brev pr. kunde. Ønsker du å redigere i opprinnelig dokument, lukker du de nye brevene, retter innholdet og fletter på nytt. Du kan alternativt flette direkte til skriver.

 

Flettekoder i etiketter

Fremgangsmåten er den samme som fletting i brev, men når du velger Start utskriftsfletting, velger du Etiketter.

  • Opprett et tomt dokument dersom det ikke kommer frem automatisk
  • Velg kategorien Masseutsendelser og klikk på Start Utskriftsfletting og velg dokument­type Etiketter.
  • Velg deretter hvilken type etiketter du ønsker. Kontroller detaljene.
  • Sett inn flettefelt på samme måte som under avsnitt om Flettekoder i brev, og velg Oppdater etiketter
  • Trykk Forhåndsvis resultater dersom du ønsker å se resultatet.
  • Under utskrift kan du velge mellom å skrive ut alle poster eller bare utvalgte.

 

 

Microsoft Excel

Når du kjører eksport av data fra DI-Business fra Fil | Filutskrifter | Generelle | Reskontro til Excel åpnes filen automatisk i Microsoft Excel etter eksporten.

 

Dersom du har lagret filen i filformatet csv, kan du åpne filen uten ekstra arbeid. Har du f.eks. valgt å lagre filen som en txt-fil, må du gjøre følgende:

  • Start Microsoft Excel
  • Velg Åpne under Fil-fanen og hent filen du laget. Angi sti og filnavn, eller søk etter filen på datamaskinen. Du må sannsynligvis endre filtype den skal søke etter.
  • Når du åpner filen, får du da opp en tekstimportveiviser:

    Dersom du ser på forhåndsvisningen av filen nederst i bildet, vil du se at det ligger et tegn, semikolon, mellom hver post. Du skal derfor velge Data med skilletegn i denne dialogboksen.
  • I det neste bildet velger du Semikolon som Skilletegn:
  • I det siste bildet må vi fortelle hva slags format hvert enkelt felt har. I utgangspunktet kan du velge Standard på de fleste kolonnene, men importerer du f.eks. kolonner som bankkonto eller lignende, kan de lønne seg å overstyre standard på disse.
  • Kikk på Fullfør for å starte importen. Du kan nå bearbeide dataene videre i et regneark i Microsoft Excel.