E-postdistribusjon DI-Office

Innledning

Du har anledning til å sende faktura til dine kunder på e-post fra DI-Office. Før du starter, må du legge inn informasjon om deg som e-postavsender og legge inn e-postadressene på aktuelle kunder. Du må også velge blankett-typer som passer for e-post distribusjon, og sette opp en e-postmal.

 

Mottaker vil motta dokumentene i PDF-format, og for å kunne lese dokumentene er det nødvendig å ha Adobe Reader installert. Dette følger med på de fleste PC’er i dag eller kan også lastes ned kostnadsfritt fra Adobe.

 

 

E-postkonto avsender

For å legge inn e-postkonto for avsender må du først åpne klienten, og så går du til fanen Klient og velger Generelt | E-post (utgående) i gruppen Innstillinger.

 

Her må du vedlikeholde e-postkonti for avsender. Du kan lage en e-post konto for firma eller for eksempel fakturaavdelingen som kan benyttes. I tillegg velger du standard e-post konto for avsender. Du kan også krysse av dersom du ønsker at e-post signaturer skal leses i HTML-format.

 

 

Merk! Ønsker du å sende faktura med vedlegg, les om dette i eget avsnitt.

 

 

E-postmal

E-post mal kan vedlikeholdes under Klient | Dokumenter. Velg da fanen Dokument i båndet øverst i bildet, og så Dokumentmaler i gruppen Dokumentbehandling. Du får da opp et nytt bilde som viser dokumentmaler.

 

Velg aktuell dokumentmal i listen eller opprett ny. Velger du Egenskaper i båndet øverst i det nye bildet kan du sette Tittlel, Emne og Gruppe på malen. Du må velge Endre for å gjør endringer på selve malen. Du kan benytte flettekoder for f.eks. kundenavn, avsendernavn, osv. i malen.

 

 

Blanketter

Du må også sette opp blanketter for å kunne sende faktura på e-post. For å sette opp dette åpner du klienten og går til fanen Klient og velger Generelt | Blankettoppsett i gruppen Innstillinger. Du finner oppsett av fakturablanketter i gruppen DI-Office Fakturering | Faktura i oversikten.

 

Fakturablanketter du må sette opp er:

• E-postfaktura
• E-postkreditnota
• E-postavtalegiro
• E-postfaktura factoring

 

For hver blankett som skal sendes via e-post kan du velge E-post oppsett.

 

Krysser du av for Lagre dokument for mottaker, vil en kopi av utsendt dokument/blankett blir lagret på kunden/mottakeren.

 

Du bestemmer også hvilken E-post mal og E-post konto som skal benyttes pr. blankett.

 

 

Kunder

I detaljbildet for kunden finner du kommandoen E-post distribusjon i båndet øverst i bildet, under fanen Kunde og gruppen Innstillinger.

 

 

 

Skal kunden motta faktura og/eller kreditnota pr. e-post, registrer e-post adressen og sett kryss. Skal noen motta kopi av faktura/kreditnota e-post, kan du angi ønsket adresse i E-post kopiadresse. Hvis du ønsker å skrive inn flere adresser, må de skilles enten med komma eller semikolon.

 

Ved fakturering der fakturaen blir sendt på e-post, blir det oppdatert i aktivitetsloggen pr. faktura. Den viser hvilken adresse den er sendt til, eller eventuelt feil som har oppstått under forsøk på sending.