Rutiner og bruk av elektronisk remittering

Remittering i DI-Regnskap

Åpne poster

Merk! En forutsetning for å benytte elektronisk betalingsformidling, er at du krysser post-mot-post på leverandørene.

 

Før rutinen tas i bruk, må du gå igjennom åpne poster på leveran­dørene og korrigere eventuelle feilkrysninger. Dette gjør du under Leverandøroppfølging | Vedlikehold åpne poster.

 

Er du usikker bør du kjøre ut en rapport som du finner under Fellesrutiner | Analyse. Velg de 3 første ­valgene. Hvis du ikke har kjørt post-mot-post behandling på leverandører, må du generere åpne poster på samtlige leverandører før du går videre. Dette gjør du under Verktøy | Verktøykasse | DI-Regnskap | Korrigere | Åpne poster. Etter rutinen bør du kjøre samme kontroll som nevnt over.

 

Bilagsregistrering ved bruk av remittering

Under bilagsregistrering får du to nye innslag. Systemet vil spørre om KID-felt og Referanse. Hvis giroen ikke har KID, trykker du Enter.

 

Referanse benyttes for å legge inn leverandørens fakturanummer. Dette overføres også til leverandøren hvis KID ikke benyttes. Hvis du ikke taster inn KID og leverandørens fakturanummer, vil teksten i anmerkningsfeltet bli oversendt leverandøren.

 

Registrerer du en kreditnota, eller en manuell betaling, kommer du inn i post-mot-post bildet såfremt det finnes poster å krysse mot. I K-kolonnen kan D for Dato tastes for å endre forfallsdato på aktuell faktura. Denne datoen gjelder kun for denne posten, og vil ikke påvirke andre poster på leverandøren.

 

Hvis du registrerer betalingsbetingelse med kontantrabatt, må du registrere bruttobeløpet. Såfremt du betaler fakturaen elektronisk, og i rett tid, vil systemet selv automatisk trekke fra rabatten og oppdatere regnskapet korrekt.

 

Kreditnotaer

Det er viktig å merke seg at du godt kan sende over kreditnotaer på en leverandør, men kun hvis den kan avregnes mot en faktura som er større, og hvor forfallsdato er lik. Du får beskjed under generering om dette ikke er tilfellet.

 

Da kan du skrive ut en remitteringsjournal og korrigere for slike feil direkte uten å avbryte selve remitteringen.

 

 

Remitteringsrutinen

Når du remitterer er det viktig å merke seg at du hele tiden opererer med et forslag. Dette kan endres så mange ganger det måtte være behov for da ingen ting blir overført før du bekrefter dette.

 

NB! Bunter må være oppdatert før du kjører remittering dersom du ønsker at AutoPay-statuser skal oppdateres og vises i regnskapshistorikken. Dersom du kjører remittering før bunten er oppdatert, vises AutoPay-status kun i åpne poster.

 

Slik gjør du: Skriv ut statusliste Generer betalingsforslag Rediger betalingsforslag Godkjenn betalingsforslag Oppdater returdata

 

Statusliste

Skriv ut statusliste under Leverandøroppfølging | Utskrift statusliste. Den kan brukes som et grunnlag for å se hvor mye som står ubetalt. Skal poster stoppes/endres, kan du gjøre dette under Leverandøroppfølging | Vedlikehold åpne poster eller når du har selve betalingsforslaget på skjermen.

 

Betalingsforslag

Når du skal generere et betalingsforslag, velger du Leverandøroppfølging | Betalingsforslag/Remittering.

 

Kontroller alle feltene og trykk OK for å gå videre.

 

 

Rediger betalingsforslag

Etter at remitteringsforslag (Leverandøroppfølging) er dannet, kan du redigere forslaget. Du kan stoppe utbetalinger, enten midlertidig eller permanent, legge inn annet bankkontonummer, legge inn organisasjonsnummer, med mer.

 

Alle endringer som gjøres får også konsekvenser for tilhørende registre.

 

Bruk piltaster for å bevege deg i bildet, trykk deretter Enter for å endre. Dersom du ønsker å endre opplysninger på bilaget, kan du bruke Endre-knappen i bildet. Endrer du kontonummer på betalingen, blir også kontoen oppdatert.

 

Det utføres kontroller, og du får advarsel (!) dersom det for eksempel mangler konto­­nummer på leverandører eller det mangler dekning på kreditnota.

Du kan delbetale en leverandørfaktura under remittering ved å endre posten. Velg Endre og tast inn nytt beløp i feltet Remitteringsbeløp.

 

Benytter du DI-PaperLess vil du også ha mulighet til å slå opp bilaget rett fra bildet. Dette krever at dokumentet har fått tildelt dokumentnummer fra DI-PaperLess.

 

NB! Det er ikke mulig å øke beløpet slik at det blir høyere enn opprinnelig bokført. Dersom du skal endre på en kreditnota, vil du ikke kunne redusere beløpet. Det kan heller ikke være et negativt beløp på en faktura, eller et positivt ved kreditnota

 

Følgende skjer når du endrer beløpet:

• Det dannes et restbeløp og produseres en delbetalingspost på bilaget.
• Det produseres en kopi av bilaget med beløpet som skal betales. Det er ”kopien” som remitteres første gang.
• Når du får returdata, vil det nye bilaget bli krysset bort.
• Neste gang du remitterer vil restbeløpet komme fram og du kan full/delbetale dette.
• Ved returdata, når hele bilaget er oppgjort, vil det bli krysset med alle delbetalinger.
• Hvis du har en større kreditnota enn en faktura, kan du redusere beløpet på kredit­notaen slik at du kan krysse bort fakturaen, og det kun blir rest som står igjen.
  
• Hvis alt er ok på remitteringsforslaget, svarer du <Nei> på spørsmålet om å gå gjennom forslag på nytt. Remitteringsforslaget blir skrevet ut hvis du har valgt at du ønsker utskrift.

 

Kansellerte poster fra Visma.net AutoPay

Dersom remitterte poster har blitt kansellert (eller har feilet under behandling i AutoPay-portalen) vises disse med egen status Kansellert i remitteringsbildet:

 

Dette kan være poster som er kansellert av bruker under godkjenning i AutoPay-portalen eller har blitt kansellert i banken, enten av bruker eller av banken grunnet f.eks. manglende dekning. Evt. melding/årsak til at post har blitt kansellert vises i bildet.

 

NB! Poster som har status Kansellert blir ikke overført til Visma.net AutoPay under godkjenning av remitteringsforslaget. Disse oppfører seg likt som om postene var sperret for remittering, med unntak av at poster med status Kansellert som standard vises i remitteringsbildet. Status på disse postene må først endres til Remitteres før de blir overført til Visma.net AutoPay.

 

Det er mulig å kun vise disse postene i bildet for å kunne gå gjennom disse før man går videre med remitteringen. Dersom det finnes slike poster blir de listet opp i oversikten under bildet.

 

Godkjenn betalingsforslag - Remitteringsjournalen

Etter at betalingsforslaget er generert, kan du skrive ut en remitterings­journal. Utskriften viser utbetalinger pr. leverandør. Den viser hvilke poster som blir overført, og er kvitteringen systemet gir på overføringen. Listen inneholder bilagsnummer og -dato, forfallsdato, remitterings­nummer, forfalt saldo, fakturanummerreferanse og anmerkning­/KID. I tillegg får du totalt antall (forfalte poster) og totalt beløp.

 

Etter at journalen er skrevet ut, får du spørsmål om du ønsker å overføre forslaget til elektronisk remittering og godkjenne det.

 

 

 

Filoverføring og oppdatering av returdata

NB! Benytter du Visma.net AutoPay overføreres remitteringsforslaget når du godkjenner dette. Mottaksretur (statusendringer) og avregningsretur skjer automatisk i bakgrunnen mens du jobber.

 

NB! Bunter må være oppdatert før du kjører remittering dersom du ønsker at AutoPay-statuser skal oppdateres og vises i regnskapshistorikken. Dersom du kjører remittering før bunten er oppdatert, vises AutoPay-status kun i åpne poster.

 

Har du lagt inn filnavn for kommunikasjon, vil kommunikasjonsprogrammet automatisk starte opp etter at du har valgt å godkjenne forslaget. Den videre prosedyre vil deretter variere fra bank til bank. Felles for alle systemene er at du returnerer tilbake til DI-Elbet etter at kommunikasjonsrutinen er ferdig.

 

Slik gjør du: Les inn førstegangsretur/mottaksretur under Fellesrutiner | Regnskap | Elbetkontroll. Kryss av firma og start ved å klikke på Kjør.  Les inn andregangsretur/avregningsretur, samme menyvalg som over (gjelder ikke Visma AutoPay remittering-avtaler) Oppdater bunt under Bilag | Buntbehandling.

 

Har du valgt å legge inn filnavn for kommunikasjon som nevnt tidligere, vil programmet automatisk søke etter returfiler når du kommer tilbake fra kommunikasjons­rutinen.

 

Overføring til bank resulterer i to typer returdata, en førstegangsretur/mottaksretur og en andregangsretur/avregningsretur.

 

 

Kvitteringslister for Visma.net AutoPay remittering-avtaler

Benytter du Visma.net AutoPay blir kvitteringslistene automatisk lagt inn i Aktivitetsloggen på klienten. Du kan åpne dokumentet derifra om du ønsker å se kvitteringslisten:

 

Manuell returdata remittering og innbetalinger fra Visma.net AutoPay

NB! Benytter du Visma.net AutoPay vil mottaksretur (statusendringer) og avregningsretur skje automatisk i bakgrunnen mens du jobber. Det er derfor normalt aldri nødvendig å benytte manuell løsning for innhenting av returdata remittering og innbetalinger fra AutoPay. For at automatikken skal fungere må klienten være aktivert for å motta meldinger fra AutoPay. Se egen veiledning.

 

Du kan starte manuell innhenting av returdata fra AutoPay fra hovedmenyen:

 

Dersom knappen mangler, må du hente opp Statuser i kommandolinjen:

 

I bildet vil du få en oversikt over alle klienter som er satt opp med AutoPay:

 

Huk av for den eller de klientene du ønsker å sjekke og trykk på Kjør.

 

Kontrollere returdata flere klienter

NB! Dette avsnittet gjelder ikke Visma.net AutoPay.

 

Remitterer du for flere firma/klienter, kan du samle remitteringen med en følgeseddel, det vil si at du slipper å sende en følgeseddel for hver klient. Alle firma/klienter med samme Kundeenhet-ID (ID gitt av Nets, angitt på avtalen) kommer med samme forsendelses­nummer. Hvis du har flere firma/klienter med avvikende Kundeenhet-ID, vil filen samle i bolker dem som har samme ID.

 

Rutinen for å kontrollere returdata for flere klienter i samme operasjon, finner du under Fellesrutiner | DI-Regnskap. Under Fellesrutiner | Innstillinger kan du sette opp en alternativ skriver/utskriftsfil som gjelder for utskrifter i fellesrutinene (aktiviteter utført på tvers av klienter).

 

Følgeseddelen viser det du skal rapportere til Nets i eget felt. Du får en oversikt over det som er remittert pr. klient samt sum av alle med samme Kundeenhet-ID pluss total i remitteringsfil.

 

Tellere, dagens og fortløpende teller hentes fra byrået. Tellerne oppdateres også på.

 

Ønsker du én følgeseddel, sett koden Koder fra byrå under Egenskaper | DI-Elbet.

 

Kodeoversikt i statuskolonnen (S) Åpen-post

Kode	Beskrivelse
(Blank)	Posten er ikke behandlet.
S	All behandling av posten er stoppet. Posten blir ikke medtatt i remittering.
1	Mottatt førstegangs retur fra banken / AutoPay.
E	Bilaget er overført DI-Elbet / AutoPay.
M	Bilaget ble midlertidig stoppet ved siste remittering. Posten blir med i neste remitteringsforslag.
O	Dette er en status som normalt ikke skal finnes i åpne poster. Dette skjer dersom posten er oppgjort i returdata remittering, og deretter hentet tilbake igjen fra historikken.

 

Merk! Overføringen til bankforbindelsen er i utgangspunktet ikke Vismas ansvar. Normalt samarbeider Visma og bankene for å lage en så fleksibel løsning som mulig. Visma kan imidlertid ikke supportere bankens programpakker som benyttes for overføring.

Se også

Leverandøroppfølging

 

 

Status på poster til AutoPay

Alle poster som overføres til AutoPay vil få egen status, en status for transaksjonen og en for selve overføringen. Statusene oppdateres automatisk etter hvert som disse endres (når klienten er aktivert for å motta meldinger fra AutoPay).

 

Disse statusene kan du se i Spørring | Bilag, Spørring | Diverse og Spørring | Åpne poster:

 

NB! Bunter må være oppdatert før du kjører remittering dersom du ønsker at AutoPay-statuser skal oppdateres og vises i regnskapshistorikken. Dersom du kjører remittering før bunten er oppdatert, vises AutoPay-status kun i åpne poster.

 

Dersom du ikke ser feltene i spørringene kan disse hentes opp via Feltvelgeren.

 

Du kan også se status for transaksjonen i nederst i bildet i Leverandøroppfølging | Vedlikehold åpne poster:

 

Se også

Spørring i DI-Regnskap

 

 

Remittering utland

NB! Har du en remitteringsavtale med Nets og benytter Nets-formatet (enten som en Nets-avtale i Egenskaper | DI-Elbet eller satt opp som Nets-avtale i AutoPay-portalen) kan du ikke remittere til utlandet.   Du må da ta kontakt med din bankforbindelse og endre til en annen avtale som støtter utenlandsremittering.

 

Merk! Swift er litt spesiell i forhold til at alle betalinger skal agio/disagio beregnes. Det anbefales derfor å benytte ”Nei, en sum pr faktura” i feltet Samleoppdatering på avtaler. Det kan bli vanskelig å spore betalinger hvis du har valgt å remittere med ”Ja – en sum pr remittering”.

 

Bilagsregistrering med valuta

Så lenge betaling skal ha samme informasjon som du registrerte under leverandøren er det ikke nødvendig med ytterligere opplysninger.

 

Skal du derimot endre opplysninger som for eksempel Betalingsart og Betaling gjelder, bruk kode W i kodefeltet. Bildet du får ligner vedlikehold leverandør, men har flere felt som er knyttet mot remitterings­rutinen. Dette endringsbildet er også tilgjengelig under remittering.

 

NB! Betalinger med beløp tilsvarende NOK 100 000,- eller mer (i utenlandsk valuta eller norske kroner) krever, i tillegg til betalingsart, informasjon om hva beløpet gjelder.

 

Generere betalingsforslag utland

Betalingsforslag genererer et betalingsforslag under Betalingsforslag | Betalingsforslag/­remittering | Elektronisk remittering utland.

 

Når du remitterer utland, får du samme bildet som innland, med unntak av noen tilleggsfelt:

 

Valutabeløp og kode er med som informasjon. Her kan du også endre opplysninger vedrørende posten ved å trykke på Swiftdata på linjenivå.

 

Videre behandling er lik remittering innland.