Integrasjon Visma AutoCollect - purring og inkasso

Innledning

Dette er en utvidelse av purre-/inkassorutinen hvor du kan overføre åpne poster og purreposter for oppfølging av Visma Collectors, og få ferdige bunter klare til oppdatering når betaling er kommet inn. Integrasjonen omfatter flere typer overføringer av data, i forskjellige faser av prosessen. Overføring til Visma Collectors skjer automatisk når du lager inkassofilen og oppdaterer bunt med direktebetalinger. Overføring fra Visma Collectors kan settes opp til å kjøres på bestemte tidspunkter.

Se også

	Kundeoppfølging
	Egenskaper Kunder
	Kunder

 

 

Egenskaper / Innstillinger

Før du kan begynne å ta i bruk Visma AutoCollect integrasjonen må du sette opp og sjekke disse egenskapene / innstillingene i systemet.

 

NB! Det er en forutsetning at åpen post er aktivert på klienten. Velg ønsket behandlingskode under Egenskaper | Kunder | Post-mot-Post behandling.

 

Reserverte konti

Før du registrerer inkasso / betalingsoppfølgingsavtalen med Visma Collectors i DI-Regnskap, må det settes opp nødvendige reserverte konti. Dette gjøres under Egenskaper | Felles | Reserverte konti, og valg for Generelle.

 

 

Konti som må være satt opp er Bank, Oppgjørskonto Merverdiavgift, Salgsinntekt pliktig, Renteinntekter og Gebyrinntekter.

 

NB! Dersom nødvendige reserverte konti mangler, får du en melding om dette under oppretting av inkasso/betalingsoppfølgingsavtalen.

 

Merk! Inkasso/betalingsoppfølgingsavtalen kan ikke opprettes/lagres før dette er på plass.

 

Inkasso / betalingsoppfølgingsavtale

Avtalen med Visma Collectors registreres under Egenskaper | DI-Regnskap | Inkasso/Betalingsoppfølging.

 

Sett Ekstern betalingsmottaker til Visma AutoCollect.

 

Velg Purre / Inkassonivå i henhold til avtalte tjenester. Dette påvirker standard utvalg/purrenivå under generering av purre-/inkassofil. Valgene er:

• Intet valg er gjort
• Purring og inkasso
• Kun inkasso

 

Fyll deretter inn avtalenummeret du har mottatt fra Visma Collectors (det sjekkes når du går ut av feltet om avtalenummer er lagt inn på andre klienter) og sett inn ønsket antall løpedager etter forfall. Løpedager er antall dager etter forfallsdato som må overskrides før poster blir overført til Visma Collectors for videre behandling.

 

Merk!Spesialbehandling bunt settes automatisk til Egne bunter fra ekstern betalingsoppfølger.   Egenskapen gjør at du har mulighet for eksempelvis å tapsføre saker som har blitt avsluttet grunnet konkurs mv., uten at disse postene overføres på nytt i neste overføringsfil til Visma Collectors.   I tillegg sendes oppdatering til Visma Collectors dersom betaling skjer direkte etter at overføring er utført. Se kapittel for Rapportering av innbetalinger og korrigeringer for mer om dette.

 

Kundekategori

Visma Collectors må vite om kunden tilhører kategorien Privat eller Firma. Se under fanen Grupper/rabatter i kundebildet, Fil | Kunder. Du må endre alle kunder som IKKE er privatpersoner til Firma eller Offentlig under Kategori før rutinen tas i bruk.

 

 

Nye kunder som opprettes får automatisk kategori Privat i DI-Business.

 

Vedlikehold av åpne poster

Før du tar i bruk AutoCollect første gang anbefaler vi at du går gjennom og "rydder opp" i de åpne postene. Det er veldig viktig at disse er riktig før overføring av oppdrag til Visma Collectors. Alle innbetalinger og kreditnotaer må være krysset mot riktige fakturaer. Det er de åpne postene som danner grunnlag for overføring av oppdrag til Visma Collectors.

 

Du kan få oversikt over de åpne postene ved å skrive ut Statusliste kunder, Åpne poster med delbetaling fra Kundeoppfølging eller Åpen post lister fra Rapportering | Rapportutvalg.

 

Åpne poster kan vedlikeholdes under Kundeoppfølging | Vedlikehold åpne poster.

 

NB! Som tidligere nevnt er det en forutsetning at åpen post er aktivert på klienten. Velg ønsket behandlingskode under Egenskaper | Kunder | Post-mot-Post behandling.

Se også

	Vedlikehold åpne poster
	Post-mot-post behandling

 

Oppsett av automatisk import av filer fra AutoCollect

For å kunne starte opp import av filer fra Visma Collectors må du sette opp Microsoft Windows Oppgaveplanlegging (Task Scheduler) til å automatisk kjøre importen på valgte tidspunkt.

 

Det må avtales med Visma Collectors tidspunkt for når filer er klare og kan hentes. Normalt holder det å kjøre dette 1-3 ganger pr. dag.

 

Sette opp Windows Task Scheduler (Oppgaveplanlegging)

MERK! Oppgaver i Windows oppgaveplanlegging må settes opp på samme maskin (server) som Visma DI er installert på. Klientinstallasjon av Visma DI må være kjørt på denne maskinen dersom dette er en server.

 

For å administrere og legge til planlagte oppgaver i Windows Task Scheduler må du gå til Control Panel | Administrative Tools og velger Task Scheduler.

 

• For å sette opp en oppgave velger du Create Task:
  
• Skriv inn oppgavens navn og evt. beskrivelse i den første fanen, General:
  
• Gå deretter til fanen Triggers, og trykk på knappen New. Velg hvor ofte oppgaven(e) skal kjøres.
  
  
  Avtale med Visma Collectors hvor ofte data skal hentes ned og opprett alle tidspunkt for dette i samme bilde:
  
• Gå deretter til fanen Actions, og trykk på knappen New.
  
  
  Under Program/script setter du inn (eller søker deg frem til) filen DIBusinessExecute.exe som ligger i DI-Office-mappen.
  
  Standard plassering til denne filen er:
  

  C:\Program Files (x86)\DI Systemer\DI-Office\DIBusinessExecute.exe

  
  Under Add arguments setter du inn:
  

  /D:R78-47 /Q /B:"brukernavn" /P:"passord"

   

  /D:	Må settes til R78-47. Dette setter at import av data fra Visma Collectors skal startes opp.
  /Q	Setter at feilmeldinger ikke kommer til skjem. Feil blir lagret i Windows-loggen.
  /B:	Brukernavn til en Visma DI-bruker. NB! Det må benyttes en Visma DI-bruker som har tilgang til alle klientene det skal kjøres import på. Denne brukeren må i tillegg ikke være i bruk andre steder i systemet når importen kjøres.
  /P:	Passord til den benyttede brukeren.

  
  Etter at du har lagt inn dette vil bildet vise oppgaven i listen:
  
• Oppgaven er nå klar.

Merk! Viser ellers til egen hjelp i Microsoft Windows for Windows Task Scheduler. Der kan du se mer om detaljerte egenskaper og eventuelt endring av bruker som skal kjøre den planlagte oppgaven.

 

Oppgaven i Windows Task Scheduler vil også vise deg en hendelseslogg:

 

 

Oppdrag til Visma Collectors (kunde- og fakturaopplysninger)

Redigere purre/inkassoposter før oversending

Før overføring til Visma Collectors, kan du vedlikeholde kundenes åpne poster som er klare for inkasso eller purring. Velg Kundeoppfølging | Utskrift statusliste og deretter setter du Behandling til Rediger purre-/inkassoposter.

 

 

I denne rutinen kan du stoppe poster midlertidig eller helt for overføring til Visma Collectors.

 

NB! Dersom du mangler poster i oversikten, sjekk hvilke poster som er valgt å vises i utvalget under Purrenivå der du startet opp rutinen. I tillegg vil løpedager kunne påvirke poster i bildet.

 

Overføre poster til Visma Collectors

Du overfører poster automatisk til Visma Collectors ved å gå til Kundeoppfølging | Utskrift statusliste og deretter setter valget Behandling til Generer purre/inkassofil.

 

 

Avkrysning under Purrenivå i bildet er avhengig av hva som er satt i valget Purre / Inkassonivå under Egenskaper | DI-Regnskap | Inkasso/Betalingsoppfølging.

 

Standard antall løpedager etter forfall som er satt på avtalen kan overstyres i bildet.

 

Når du trykker Skriv ut, produseres en statusliste over saker som er klare for å bli oversendt til Visma Collectors:

 

Du får i tillegg opp en dialogboks som spør om inkassoforslaget skal godkjennes og overføres:

 

Svarer du Ja på spørsmålet, oversendes postene automatisk til Visma Collectors og postene blir merket som overført inkassoselskap. Svarer du Nei, blir ingen poster blir oversendt Visma Collectors. Postene blir da med neste gang du velger å generere purre/inkassofil.

 

Overførte poster får oppdatert Purredato og Sendt status. Begge disse feltene kan ses i Spørring | Åpne poster, og kan hentes inn via feltvelgeren.

Du har også mulighet til å få oversikt over status på sendte poster til Visma Collectors under Behandling | Statusliste inkassoselskap med ‘Sendt status’:

 

 

Saksnummer fra Visma Collectors

Etter at automatisk import av kvitteringsfil med saksnummer fra Visma Collectors er utført, kan du se saksnummeret under Spørring | Åpne poster. Du må hente inn egen kolonne for Ekstern saksnr. fra feltvelgeren i spørringen.

 

 

 

Rapportering av innbetalinger og korrigeringer

For at Visma Collectors skal få melding om eventuelle innbetalinger som har skjedd direkte, feilsendte saker eller korrigering av hovedstol, må dette innrapporteres. Dersom det er endret på poster som er oversendt Visma Collectors (dvs. poster som har fått tildelt saksnummer), vil disse endringene automatisk oversendes Visma Collectors under oppdatering av bunten.

 

Innbetalinger som mottas direkte av firmaet for poster som er overført Visma Collectors for innkreving føres med bilagsart Bank. Kun bilag som er krysset mot poster oversendt Visma Collectors vil bli oversendt.

 

NB! Det er viktig at totalt beløp innbetalt fra kunden føres mot den åpne posten via reskontroen slik at korrekt beløp overføres til Visma Collectors.

 

Merk! Dersom det er behov for å føre mot en post som allerede er oversendt Visma Collectors, og du ønsker at denne korrigeringen ikke automatisk skal oversendes når bunten oppdateres, må det hakes av for "Betalingsposter (fra ekstern betalingsoppfølger)" i bunthodet. Dette kan f.eks. være føring av tap på fordringer ol.

 

 

Innbetalinger for oppgjorte poster

Når det er foretatt innbetalinger på en eller flere saker vil Visma Collectors sende en innbetalingsjournal på e-post til kontaktperson på disse postene. Denne kan du benytte om dokumentasjon på transaksjonene.

 

Bunt med innbetalingene opprettes automatisk når automatisk import kjøres.

 

 

Spørsmål og svar

Spørsmål: Jeg har overført sak til Visma Collectors, men kunden betaler likevel direkte til meg.

 

Svar: Før bilaget som normalt med hele beløpet som er innbetalt mot reskontroen og koble denne til den åpne posten i bilagsregistreringen (automatisk ved å bruke referanse-/fakturanummeret eller ved å velge posten dersom du benytter manuell kryssing). Det sendes da en direktebetalingsfil automatisk ved oppdatering av bunten til Visma Collectors som varsler om betalingen, og som inkluderer beløpet som er innbetalt.

 

NB! Det er viktig at totalt beløp innbetalt fra kunden føres mot den åpne posten via reskontroen slik at korrekt beløp overføres til Visma Collectors.

 

 

Spørsmål: Fakturabeløp som oversendes Visma Collectors stemmer ikke overens med beløp på fakturaen.

 

Svar: Sjekk posten under Kundebehandling | Vedlikehold åpne poster. Det kan være at fakturaen er delvis krysset mot en betaling / kreditnota, eller det kan være det er foretatt automatisk kryssing av de åpne postene med feil kryssemetode. Vi anbefaler ikke å benytte automatisk kryssing med kryssemetode 1 (akonto-kryssing) når du benytter AutoCollect.

 

 

Spørsmål: Kan jeg starte opp importen manuelt for å teste at denne kjører som den skal?

 

Svar: Ja. Under test kan AutoCollect.bat startes opp manuelt for se om henting av filer fra Visma Collectors skjer og at importen kjører normalt. Dette kan gjøres enten ved å starte opp importen fra Windows Task Scheduler eller å lage en .bat-fil som inneholder dette:
   DIBusinessExecute.exe /D:R78-47 /Q /B:"brukernavn" /P:"passord"

I disse tilfellene kan det også være greit å se feilmeldinger på skjerm under kjøring. Da kan parameteren "/Q" fjernes.

Se mer detaljert beskrivelse av parametrene.

 

 

Spørsmål: Finnes det en logg dersom noe feiler?

 

Svar: Ja. Feil og viktige hendelse finner du i på klienten under <Klientens navn> | Egenskaper | Aktivitetslogg:


Dersom det er mottatt f.eks. kvitteringsliste med ukjent informasjon vil dette også legges med som fil i aktivitetsloggen, og kan åpnes ved å trykke på Vis i kolonne for Dokument.

Dersom feil oppstår på "utsiden" av Visma DI, f.eks. bruker klarer ikke å logge på ol., vil dette legges i Windows-loggen, og vil være merket med kilde DI-Business Execute: