Integrasjon Conecto – inkasso

Innledning

Dette er en utvidelse av purre-/inkassorutinen hvor du kan overføre purreposter for oppfølging av Conecto. Integrasjonen omfatter flere typer overføringer av data, i forskjellige faser av prosessen.

Se også

	Kundeoppfølging
	Egenskaper Kunder
	Kunder
	DI-Elbet

 

 

Egenskaper / Innstillinger

Avtalen med Conecto registreres under Egenskaper | DI-Regnskap | Inkasso/Betalingsoppfølging. Der må du sette Ekstern betalingsmottaker til Conecto.

Fyll så ut navn, adresse og bankkontonummer til inkassoselskapet.

NB! Husk å velge Egne bunter fra ekstern betalingsoppfølger for Spesialbehandling bunt. Egenskapen gjør at du har mulighet for eksempelvis å tapsføre saker som har blitt avsluttet grunnet konkurs mv. uten at disse postene overføres på nytt i neste overføringsfil til Conecto. Se kapittel for Rapportering av innbetalinger og avsluttede saker fra Conecto.

 

Samlefiler for flere klienter

Dersom du ønsker å samle overføring av flere klienter til samme fil og motta en fil tilbake fra inkassoselskapet, haker du av for «Samlefiler flere klienter». Da må Katalog for samlefiler, og navn på de ulike filene fylles ut på 000-klienten.

 

 

Returfil for betalinger

For å kunne motta returfil med betalinger må det også opprettes en OCR-avtale i systemet. Dette registreres under Egenskaper | DI-Elbet | Avtaler, under Innbetaling.

 

 

Innfil er navnet på betalingsfilen du får tilsendt fra inkassoselskapet med evt. gebyr/renter og oppgjorte poster.

 

Avtale-ID settes til avtalt kunde-ID fra Conecto.

 

Hovedbokskonto styrer hvilken konto debetposteringen føres mot, og kan settes til bankkonto eller mellomregningskonto etter eget valg.

 

NB! Husk å sette Annet KID-Format til «Conecto inkasso 16 pos (DI-Business)». Dette for at innbetalt beløp over hovedstolen automatisk skal posteres mot renteinntektskonto og for at poster ikke skal bli rapportert tilbake til Conecto som direkteinnbetaling.

 

Renter

Dersom overført beløp fra inkassoselskapet overstiger hovedstolen blir resterende postert mot renteinntektskonto satt opp under Egenskaper | Felles | Reserverte konti, under valg for Generelle.

 

 

Kategori

Conecto skal ha informasjon om kunden tilhører kategorien Privat eller Firma. Nye kunder som opprettes i DI-Business får automatisk kategori Privat. Se under fanen Grupper/rabatter i kundebildet, Fil | Kunder. Du må endre alle kunder som IKKE er privatpersoner til Firma eller Offentlig under Kategori før rutinen tas i bruk.

 

 

NB! Det er en forutsetning at åpen post er aktivert Velg ønsket behandlingskode under Egenskaper | Kunder | Post-mot-Post behandling.

 

 

Overføring av kunde- og fakturaopplysninger til Conecto

Vedlikehold av poster før overføring

Før overføring til Conecto, kan du vedlikeholde kundenes åpne poster. Velg Kundeoppfølging | Utskrift statusliste og deretter Behandling Rediger purre-/inkassoposter.

 

 

I denne rutinen kan du stoppe poster midlertidig eller helt fra overføring.

 

NB! Dersom du mangler poster i oversikten, sjekk hvilke poster som er valgt å vises i utvalget under Purrenivå der du startet opp rutinen. I tillegg vil løpedager kunne påvirke poster i bildet.

Overføring av poster

Du produserer en overføringsfil ved å velge Generere purre/inkassofil i samme valg – Purring | Utskrift statusliste. Filen dannes når du trykker Skriv ut.

 

 

NB! Hvilke purrenivå som skal overføres avhenger av avtalen mellom bruker og Conecto. Det er derfor viktig å foreta riktig utvalg i dette bildet. I eksemplet over blir alle forfalte poster overført.

 

Samlefiler

Dersom det benyttes samlefiler for overføring til inkassoselskapet har man mulighet for å kunne overskrive eksisterende fil på området:

NB! Dette bør benyttes med varsomhet, da eksport fra andre klienter også blir overskrevet. Filen som dannes lagres på område som er spesifisert på 000-klienten.

 

Filer dannes på området som er definert på 000-klienten.

 

Filer pr. klient

Benytter man derimot ikke samlefil for overføring til inkassoselskapet, velger man filnavn i bildet:

 

Filen som dannes, lagres som standard på klientområdet (\DI\nnn hvor nnn er klientnummeret) med filnavn Conecto.txt. Den genererte fila oversendes Conecto etter avtale.

 

Statusliste og fildanning

Når du trykker Skriv ut, produseres en statusliste over saker som er klare for å bli oversendt til Conecto:

 

Du får i tillegg opp en dialogboks som spør om inkassoforslaget skal godkjennes og overføres:

 

Svarer du Ja på spørsmålet, dannes filen som skal sendes til Conecto og postene blir merket som overført inkassoselskap. Svarer du Nei, blir ingen fil dannet. Postene blir da med neste gang du velger å generere purre/inkassofil.

 

Overførte poster får oppdatert Purredato og Sendt status. Begge disse feltene kan ses i Spørring | Åpne poster, og kan hentes inn via feltvelgeren:

 

Du har mulighet til å få oversikt over status på sendte filer til Conecto under Behandling | Statusliste inkassoselskap med 'Sendt status':

 

 

Kvitteringsfil for innleste saker - import av kvitteringsfil

Når Conecto har mottatt purre-/inkassofil, vil de returnere en kvitteringsfil på innleste saker (mottatte oppdrag).

 

Dersom du benytter samlefiler, kan du importere denne under Fellesrutiner | Import. Kryss av for Import fra Conecto, og for de klientene dette gjelder. Trykk så Kjør for å starte importen.

 

 

Benytter du derimot ikke samlefiler, importeres kvitteringsfilen under Verktøy | Import av data | Conecto betalingsoppfølging, kvittering og oppdrag. Merk Inkluder under Kvittering og velg Filnavn på kvitteringsfilen:

 

Ved import av kvitteringsfil legges et saksnummer fra Conecto på hver post. Dette saksnummeret kan du se under Spørring | Åpne poster ved å lage en egen kolonne for Ekstern saksnr.:

 

 

Innbetalingsfil for oppgjorte poster - import av OCR-fil

Når det er foretatt innbetalinger på en eller flere saker vil Conecto sende en innbetalingsfil / OCR-fil på disse postene.

 

For å kjøre import av denne innbetalingsfilen fra flere klienter samtidig, starter du opp importrutine fra Fellesrutiner | Regnskap. Kryss av for Elbet-kontroll (R64), og hak av for de klientene dette gjelder. Trykk så Kjør for å starte importen.

 

 

For å kjøre import av innbetalingsfilen direkte fra klienten, starter du opp denne fra DI-Regnskap | Leverandøroppfølging | Kontrollere returdata (DI-Elbet).

 

Etter at importen er kjørt, dannes det en bunt som er klar for oppdatering. Dersom overført beløp er mindre enn hovedstolen, blir denne delbetalt. Dersom overført beløp er lik hovedstolen blir posten oppgjort, og dersom overført beløp er større enn hovedstolen, blir posten oppgjort og overskytende ført mot renteinntekter. Dersom posten ikke finnes/er oppgjort tidligere, blir overføringen i sin helhet ført mot renteinntekter.

 

 

Rapportering av innbetalinger/feilsendinger/korrigeringer

For at Conecto skal få melding om eventuelle innbetalinger som har skjedd direkte, feilsendte saker eller korrigering av hovedstol må dette innrapporteres. Dette skjer ved at det dannes en ny fil som skal sendes til Conecto. Denne filen dannes under oppdatering av bilag. Hvis det er ført på poster som er oversendt Conecto, vil disse føringene samles i en egen fil under oppdatering av bunten.

 

Dersom du benytter samlefiler blir filen lagret på område spesifisert på 000-klienten. Dersom dette ikke benyttes, dannes filen på klientområdet (\DI\nnn) og heter DIRBET.txt.

Når/hvis filen lagres, sjekker programmet først om filen (DIRBET.txt) allerede finnes. Gjør den det, føyes nye opplysninger til i den eksisterende fila. Om fila ikke finnes fra før, opprettes den og opplysningene legges i den nye fila.

 

NB! Når fila er oversendt Conecto, må man enten endre navn på filen eller fjerne den fra katalogen. Gjør man ikke det vil nye direktebetalinger bli tilføyd i eksisterende fil.

 

Det er viktig at innbetalinger som mottas direkte av firmaet for poster som er overført Conecto for innkreving, føres med bilagsart Bank. Det er fordi Conecto må skille mellom betalinger som er mottatt fra kunde, og for eksempel delvis kreditering eller korreksjon av posten.

 

Kun bilag som er krysset mot poster oversendt Conecto, kommer med i filen.

 

 

Rapportering av Avsluttede saker fra Conecto

Rapportering av avsluttede saker fra Conecto mottas som fil.

 

Dersom du benytter samlefiler, kan du importere denne under Fellesrutiner | Import. Kryss der av for Import fra Conecto, og hak av for de klientene dette gjelder. Trykk så Kjør for å starte importen.

 

 

Benytter du derimot ikke samlefiler, importeres filen under Verktøy | Import av data | Kunder og transaksjoner fra faktureringssystem | Conecto betalingsoppfølging, kvittering og oppdrag. Merk Inkluder under Oppdatering og velg Filnavn på oppdateringsfilen:

 

Det er en forutsetning at blanketten er definert under Egenskaper | Felles | Utskriftsoppsett. Velg Blankettoppsett. Under DI-Regnskap | Importdata finner du mappen Eksternt Purre-/Inkassoselskap. Du krysser av for Bruk blankettmotor og velger blankett-fil Conecto.dib:

 

Etter importen skrives det ut en rapport som spesifiserer avsluttede saker fra Conecto:

 

Rapporten kan brukes som underbilag for eventuelle føringer i regnskapet.

 

Dette er poster som er avsluttet før hovedstolen er oppgjort. Listen kan brukes som grunnlag for evt. føring av tap på fordringer. Ved slike føringer så må du huske å merke av for «Betalingsposter (fra ekstern betalingsoppfølger)» under bilagsregistrering. Dette for at disse postene ikke lenger skal være med i rapportering til Conecto (og filen dirbet.txt), siden saken er avsluttet.