Visma DI Admin

Generelt

Visma DI Admin brukes for å administrere lisenser, brukere og brukergrupper, samt å styre tilgang til klienter og rutiner.

 

For å lette forståelsen vil vi presisere hva vi mener med de forskjellige begrepene: 

Begrep	Forklaring
Klient	Kunde eller firma som du for eksempel kjører regnskap for samt byrået eller klienter som eier lisenser.
Bruker	Bruker som er koblet til klient/firma har tilgang til å bruke systemet i henhold til lisenser knyttet til tilordnet klient. Ansatte og eventuelle revisorer som du ønsker å gi tilgang til systemet knyttes til byråets klient. Brukere knyttet til onlinekunder/­tilknytningskunder knyttes til aktuell klient som du har lagt inn lisensene på.
Medarbeider	Ansatt i eget firma eller i en annen klient.   Medarbeideren kan være koblet til en bruker, og opprettes på følgende måter: I DI-Office I Visma DI Admin Via synkronisering fra DI-Business

 

 

Pålogging

 

Du starter Visma DI Admin under kategorien Hjem i gruppen Gå til med kommandoen Program i Visma DI Meny.

 

Tast inn brukernavn og passord i påloggingsbildet. Du kan starte programmet selv om du har tilgang til (og er pålogget) andre DI-Office programmer.

 

Standard administratorbruker

Første gang du logger på etter installasjon, benytter du følgende brukernavn og passord:

Brukernavn:	admin
Passord:	admin

 

Passord bør endres under innlogging.  Dette gjør du ved å velge Endre passord. Legg deretter inn nåværende passord og nytt passord. Du blir bedt om å taste inn det nye passordet på nytt under Bekreft nytt passord.

 

Merk! For å få tilgang til Visma DI Admin, må du være opprettet som bruker og administrator. Det vil si at det må være haket av for Administrator DI-Office og Aktiv i fanen for Brukerens Egenskaper.

 

 

Bildevelger

I bildevelgeren til venstre i detaljbildet kan du velge hva du ønsker å administrere.

 

Brukere I Visma DI Admin administreres brukerne på to nivåer, gruppenivå og brukernivå. Her kan du administrere brukere og tilganger.   Lisenser Viser en oversikt over alle lisenser, både på byrået og for evt. klienter som har egne lisenser.   Aktivitetslogg I aktivitetsloggen kan du om ønskelig se hvem og hva som er endret av sentrale data i databasen.   Påloggede brukere Dette bildet viser deg en oversikt over alle brukere som logget på systemet.   Låste klienter Bildet gir en oversikt over klienter som er i bruk eller er låst i DI-Business.

 

 

Brukere (Gruppe- og brukeradministrasjon)

I Visma DI Admin administreres brukerne på to nivåer, gruppenivå og brukernivå.

 

 

 

VUD (Visma User Directory)

VUD (Visma User Directory) er et system som håndterer autentisering og administrasjon av brukere og tjenester for Visma-applikasjoner. VUD støtter også Single Sign-on, som gjør at en bruker kan logge seg inn en gang og deretter få tilgang til flere applikasjoner og online tjenester levert av Visma.

 

NB! Før du kan aktivere må VUD være installert.

 

Merk! Etter at VUD er installert, må du logge deg inn i VUD med standard brukernavn "vudadmin" og passord "visma" for å sette nytt passord på brukeren.

 

Når du trykker på knappen Aktiver VUD vil du få opp en slik dialog:

 

Skriv inn navnet på maskinen hvor VUD er installert, samt fyll ut informasjon om porter og passord til "vudadmin"-brukeren. Standardverdier for SSO-port er 50100 og Management-port er 50200. Dette kan endres under installasjon av VUD.

 

NB! Dersom du har flere klienter med samme organisasjonsnummer vil du først få opp et bilde over disse. I bildet må du krysse av for den klienten du ønsker å overføre til VUD.

 

Når du aktiverer for VUD blir alle brukere, brukergrupper og klienter, inklusive rettigheter og klienttilgang, eksportert til VUD. Det genereres samtidig et tilfeldig 5-tegns passord på alle brukerne i VUD. Etter at eksporten er ferdig får man opp en rapport over alle passordene. Passordene blir også lagret i en fil som du finner her: C:\ProgramData\DI Systemer\DI-Business\passwords<dato og klokkeslett>.csv.

 

Leder/administrator for et byrå/firma må da gi alle brukerne det nye midlertidige passordet.

 

Merk! Når man logger seg inn første gang med det nye midlertidige passordet, vil man få beskjed om å endre til et nytt passord som tilfredsstiller kravene administrator har valgt for passordkompleksitet i VUD.   Standard passordkompleksitet i VUD (kan endres av administrator) krever at passordet: må være minimum 6 tegn langt må endres innen hver 90 dager kan ikke være likt som de 3 foregående passordene som var benyttet kan ikke inneholde en vesentlig del av navnet på brukeren eller brukernavnet må inneholde tegn av minst 3 av disse gruppene: store bokstaver (A til Z) små bokstaver (a til z) tall (0 til 9) ikke-alfabetiske tegn (som for eksempel: !, $, #, %) spesialtegn (Unicode-tegn)

 

Merk! For at klienter skal bli eksportert til VUD må det være fylt ut navn på klienten, samt organisasjonsnummer, adresse 1, postnummer og -sted, og landkode. Mangler dette på noen av klientene, blir ikke disse automatisk overført til VUD. Disse klientene må da overføres en etter en ved å korrigere på de aktuelle klientene, og aktivere for VUD-synkronisering ved å sette egenskapen Ekskluder klient fra VUD til Nei, under <Firmaets navn> | Egenskaper | Integrasjoner og gruppe Visma User Directory.

 

Etter at VUD er aktivert vil man få opp en ny innloggingsdialog når man starter opp Visma DI. Det er også mulig å velge "Single sign-on" i dette bildet. Krysser man av for dette, vil man automatisk også bli innlogget dersom man starter opp andre Visma programmer som støtter VUD.

 

Administrasjon av brukere, brukergrupper og rettigheter til klienter kan gjøres enten i VUD administrasjonsprogrammet eller i Visma DI Admin. Endringer synkroniseres begge veier.

 

Det er mulig å se hvilke klienter som er overført til VUD ved å hente opp kolonnen VUD i klientlisten:

 

Tips! Dersom man i ettertid ønsker å overføre en klient som ikke ble overført pga. likt organisasjonsnummer eller navn, må man gå til menyvalget <Klientens navn> | Egenskaper | Integrasjoner. Der må valget Ekskluder klient fra VUD under gruppen Visma User Directory settes til Nei. Når du nå endrer organisasjonsnummer eller navn slik at disse ikke er lik andre klienter og så lagrer, blir klienten automatisk overført til VUD.

 

Viser til generell dokumentasjon i VUD for mer informasjon om hvordan VUD benyttes.

 

Administratorbrukere

Administratorbrukere har tilgang til alle klienter og produkter/rutiner som er lisensiert.

 

Det finnes to administratorrettigheter, DI-Office og DI-Business. DI-Business gjelder produksjonssystemene (DI-Regnskap, DI-Fakturering, DI-Prosjekt) mens DI-Office gjelder resten av systemet. Dette gir anledning til å gi administratorrettigheter i DI-Business for en bruker uten at brukeren har tilgang til alt i DI-Office.

 

Administrator DI-Business:

• kan se alle klienter i DI-Business
• har tilgang til alle lisensierte rutiner i DI-Business
• har ikke tilgang til å endre andre klienter enn de vedkommende har tilgang til
• har ikke tilgang til å endre tilknyttet kunde fra klientlisten i DI-Business for andre klienter enn de vedkommende har tilgang til

 

Merk! Du kan ikke slå av/på administratorrettigheten for DI-Office på den innloggede brukeren.

 

Grupper

Ny gruppe

Å samle medarbeiderne i grupper gir bedre oversikt og enklere administrasjon. Du bestemmer hvilke rettigheter som skal tildeles den enkelte gruppe. Medarbeidere som senere blir opprettet under denne gruppen, får samme rettigheter som gruppen.

 

Du kan overstyre rettigheter på brukernivå, men vi anbefaler at du setter rettigheter på gruppe­nivå og melder den enkelte medarbeider inn i den gruppen som har de rettigheter du ønsker han/hun skal ha.

 

Slik lager du ny gruppe: Velg Ny gruppe fra knappen på toppen Skriv inn gruppens navn og tast <Tab> Legg til rettigheter og tilganger som gruppen skal ha i fanene Gruppens egenskaper, Klientrettigheter og Rutinerettigheter

 

Gruppens egenskaper

Viser gruppens navn. Dersom medlemmene som opprettes under denne gruppen skal ha administratorrettigheter, haker du av for dette.

 

Klientrettigheter (gruppenivå)

Når du endrer på rettighetene til en gruppe, endres også rettigheten på den enkelte bruker. Vi kan si at rettighetene arves ned til brukernivå. Endrer du derimot rettigheter på den enkelte bruker vil ikke dette påvirke resten av gruppen.

 

Huk av i kolonnen Tilgang for de klientene gruppen skal ha tilgang til.

 

	Gir tilgang til alle klientene på listen.
	Fjerner tilgang til alle klientene på listen.
	Eventuelle overstyringer som ligger på brukeren fjernes.

 

Fra søkefeltet kan du søke på klientnummer eller klientnavn. Skriv inn søkeord og tast <Enter> eller trykk på søkeknappen.

 

Du har også mulighet til å stå i klientlisten når du søker. Du må da stå i kolonnen for Nr når du skriver inn nummeret på klienten og i kolonnen for Navn dersom det er navnet du vil søke opp.

 

Merk! Du kan sortere klientene alfabetisk eller numerisk ved å trykke på kolonneoverskriftene, for eksempel Nr eller Navn.

 

Rutinerettigheter (gruppenivå)

Når du endrer på rettighetene til en gruppe, endres også rettigheten på den enkelte bruker. Vi kan si at rettighetene arves ned til brukernivå. Endrer du derimot rettigheter på den enkelte bruker, vil ikke dette påvirke resten av gruppen.

 

I feltet for Produkter må du først velge aktuelt produkt og deretter hake av i kolonnen Tilgang for de rutinene gruppen skal ha tilgang til.

 

	Gir tilgang til alle rutiner på listen.
	Fjerner tilgang til alle rutiner på listen.
	Eventuelle overstyringer som ligger på brukeren fjernes.

 

Merk! Under Verktøy | Alternativer | Generelt kan du hake av dersom du ikke ønsker at brukerne skal se de rutiner de ikke har tilgang til.

 

Slette Gruppe

For å slette en gruppe, kan du gjøre dette ved hjelp av knappen Slett gruppen. Vær oppmerksom på at dersom du sletter en gruppe, slettes alle brukerne i gruppen.

 

Brukere

Ny bruker

Kobler du en bruker til en medarbeider er det medarbeiderens navn som vises når du er logget på. Som bruker kan du derfor i praksis logge på med forskjellige identiteter avhengig av hvilken medarbeider du er koblet til. Selv om du har tilgang til å lage en kobling slik at du får logge på som andre, er det likevel mest vanlig å opprette seg selv som medarbeider i de forskjellige firmaene/klientene og deretter lage en kobling slik at du får din egen kalender. Alternativt kan du la være å lage en kobling og dermed logge på som deg selv. Denne innloggingen medfører redusert tilgang til for eksempel kalenderfunksjoner.

 

Dersom du logger på som en annen, må du huske å fjerne denne tilknytningen før du eventuelt starter et nytt firma/en ny klient. Du kan eventuelt ha flere brukere som er tilknyttet hver sin medarbeider.

 

Vi anbefaler at du leser nøye gjennom feltbeskrivelse for brukerens egenskaper før du oppretter en ny bruker første gang. Husk at fremgangsmåten er noe annerledes dersom du har endret standard valg under Verktøy | Alternativer.

 

Slik oppretter du en ny bruker som allerede er definert som medarbeider i DI-Office: Stå på den gruppen som den nye brukeren skal tilhøre. Velg knappen Ny bruker. Velg medarbeider fra listen som kommer opp og trykk OK. Skriv inn Brukernavn og tast <Tab>. Rediger brukerens egenskaper og rettigheter.

 

Merk! Brukeren som blir opprettet arver samme rettigheter som resten av gruppen. Du kan eventuelt endre rettighetene på brukernivå.

 

 

Kobling til medarbeider

For de fleste brukere er det mest naturlig å ha en kobling til medarbeider slik at vedkommende også får tilgang til dokumenter og kalenderfunksjoner. Dette må være en person i det byrået/firmaet du jobber for (for eksempel deg selv). 

 

Dersom medarbeideren allerede er opprettet i et av de andre programmene i DI-Business, kan du velge fra listen. Den inneholder alle medarbeidere som ikke er brukere.

 

Slik oppretter/sletter du kobling:   Opprette Marker bruker og velg Rediger | Koble til medarbeider. Du kan også høyreklikke i feltet bak Medarbeider: Slette Marker bruker og velg Rediger | Fjern kobling til medarbeider. Du kan også høyreklikke i feltet bak Medarbeider: Endre Marker bruker og velg Rediger | Bytt medarbeider.

 

Klientrettigheter (brukernivå)

Endringer som eventuelt gjøres på en bruker, vil ikke ha innvirkning på andre brukere eller grupper. Dersom du operer på brukernivå, er det lett å miste oversikten over hvilke rettigheter den enkelte bruker har. Brukeren bør derfor alltid meldes inn i grupper. Han/hun vil da få alle rettigheter til den gruppen han/hun er medlem av.

Ønsker du likevel å sette tilgang på brukernivå, gjør du følgende:

Huk av i kolonnen Tilgang for de klientene brukeren eventuelt skal ha tilgang til.

	Gir tilgang til alle klientene på listen.
	Fjerner tilgang til alle klientene på listen.
	Eventuelle overstyringer som ligger på brukeren fjernes.

 

Fra søkefeltet kan du søke på klientnummer eller klientnavn. Skriv inn søkeord og tast <Enter> eller trykk på søkeknappen.

 

Du har også mulighet til å stå i klientlisten når du søker. Du må da stå i kolonnen for Nr når du skriver inn nummeret på klienten og i kolonnen for Navn dersom det er navnet du vil søke opp.

 

Merk! Du kan sortere klientene alfabetisk eller numerisk ved å trykke på kolonneoverskriftene, for eksempel Nr eller Navn.

 

Rutinerettigheter (brukernivå)

I feltet for Produkter må du først velge aktuelt produkt og deretter hake av i kolonnen Tilgang for de rutinene gruppen skal ha tilgang til.

 

	Gir tilgang til alle rutiner på listen.
	Fjerner tilgang til alle rutiner på listen.
	Eventuelle overstyringer som ligger på brukeren fjernes.

 

Merk! Etter at du har endret rettigheter for en bruker, kan det være nødvendig å oppdatere med F5 eller at bruker logger ut og inn på nytt.

 

Slette bruker

Dersom du vil slette en bruker kan dette gjøres på flere måter. Det enkleste er å benytte knappen Slett brukeren. Eventuelt kan du slette brukeren under Rediger | Slett brukeren eller du kan markere ønsket bruker, høyreklikk og velg Slett brukeren fra menyen.

 

Merk! Dersom en bruker ligger under flere grupper, kan du høyreklikke på brukeren og velge Fjern fra Gruppe.

 

Melde inn en bruker i flere grupper

Du kan velge å melde inn en bruker i flere grupper. Dette gjør du ved å holde nede <Ctrl>-tasten samtidig som du drar brukeren over til ønsket gruppe. Slipp når gruppen er merket blå. Brukeren arver alle rettighetene til de gruppene den er en del av.

 

Flytte bruker til ny gruppe

Ønsker du å flytte en bruker til en annen gruppe, kan du markere brukeren og dra den over til ønsket gruppe. Slipp når gruppen er merket blå. Brukeren arver alle rettighetene til den ”nye” gruppen de er flyttet til og har mistet tidligere rettigheter.

 

Spørsmål og svar

En bruker har ikke lenger tilgang til …

• Er vedkommende pålogget riktig firma/klient?
• Er vedkommende knyttet opp som medarbeider til dette firmaet/denne klienten?
• Sjekk at klient har gyldige lisenser?
• Sjekk gruppene brukeren er medlem av. Har tilgang til rutinen falt bort?
• Sjekk egenskapene på rutinerettighet. Har tilgang til rutinen falt bort?

 

Brukeren har glemt passordet

• Merk brukernavn og legg inn nytt passord under Brukerens egenskaper.

 

Brukeren er medlem av gruppen Administrasjon og trenger tilgang til en ekstra rutine, for eksempel Vedlikehold av smartlenker. Du ønsker ikke å melde brukeren inn som Administrator.

• Opprett en egen gruppe som du kaller Vedlikehold smartlenker. På gruppenivå kan du kun gi tilgang til denne aktiviteten. Meld brukeren inn i denne gruppen.
• På denne måten blir det enkelt å melde inn en annen i gruppen når vedkommende har ferie osv. Det er samtidig enkelt å se hvem som er medlem av hvilke grupper.

 

Brukeren skal ha samme rettigheter som den gruppen vedkommende er innmeldt i, men skal ha tilgang til andre klienter.

• Så lenge rutinerettighetene er de samme, kan brukeren ligge i samme gruppe. Hak av for de klienter du ønsker brukeren skal ha tilgang til på brukernivå.

 

I firma X ønskes tilgang til fakturagruppe for en bruker, mens i firma Y ønskes tilgang kun på regnskap for samme bruker. Hvordan løser jeg dette?

• Ettersom du ikke ønsker at vedkommende skal ha tilgang til for eksempel faktura i firma Y, anbefaler vi å opprette to forskjellige brukere.

 

Riktige rettigheter er satt, men brukeren har andre tilganger enn dette?

• Dersom en rettighet står med fet skrift, betyr det at den er overstyrt på brukernivå

 

 

Lisenser

Viser en oversikt over alle lisenser, både på byrået og for evt. klienter som har egne lisenser.

 

 

 

Merk! Hvert firma har egne lisenskoder. Det er derfor viktig at du markerer riktig firma før du starter lisensbehandling.

 

 

Aktivitetslogg

I aktivitetsloggen kan du om ønskelig se hvem og hva som er endret av sentrale data i databasen, i tillegg til at loggen inneholder oppføringer av feil og annen relevant informasjon ved oversendinger til og mottak av informasjon fra Visma AutoInvoice, Visma.net AutoPay, og Visma AutoCollect, med mere. Det logges også informasjon om endring av koder på poster som er remittert og overført til Visma.net AutoPay, samt informasjon om endring og lukking av regnskapsperioder og avgiftsterminer, endring av neste fakturanummer, osv.

 

 

Se også

Aktivitetslogg

 

 

Påloggede brukere

Dette bildet viser deg en oversikt over alle brukere som logget på systemet.

 

 

Se også

Brukere

 

 

Låste klienter

Bildet gir en oversikt over klienter som er i bruk eller er låst. En klient vil være i bruk mens en DI-Business rutine kjøres, og vil være låst mens DI-Business rutiner som regnes som kritiske kjøres. Er en klient f.eks. i bruk er det ikke mulig å ta eller legge tilbake sikkerhetskopi. Det er heller ikke mulig å kjøre kritiske rutiner dersom en klient er i bruk. En kritisk rutine er rutiner som sperrer for samtidig bruk av andre rutiner, slik som årsavslutning, reorganisering av registre, oppretting av nye register og kjøring av korrigeringsrutiner fra Fellesrutiner.

 

Dersom en rutine f.eks. har blitt manuelt stoppet i Microsoft Windows Oppgavebehandler, kan det skje at systemet ikke fanger opp at rutinen er stoppet. Da kan administrator i dette bildet låse opp klienten igjen.